Biblioteka 215+ scenariuszy automatyzacji AI w polskich firmach.
Każdy scenariusz to konkretne liczby, dział, branża, narzędzia i osoba decyzyjna. Filtruj po dziale, branży lub tagu. Część zrealizowaliśmy u własnych klientów, część bazuje na publicznie dostępnych historiach z rynku polskiego. Pełne referencje z kontaktem do decydenta udostępniamy po podpisaniu NDA.
AI w księgowości: dekretacja faktur, OCR dokumentów, zamknięcie miesiąca, raporty zarządcze.
Fundusz PE: due diligence skrócone z 9 tygodni do 18 dni
Fundusz Private Equity
Diligence to gra w „znajdź problem przed deal closing". AI nie znajduje za prawnika — ale flaguje 80% standardowych miejsc szybciej.
Bank: onboarding firmowego klienta z 8 dni do 4 godzin
Bank komercyjny
Bank komercyjny segmentu B2B. Onboarding firmowego klienta z 8 dni do 4 godzin. AI prowadzi przez KYC/AML, weryfikuje dokumenty, sprawdza listy sankcyjne. Klient otworzył konto między telefonem o 9:00 a podpisem o 13:00.
Fundacja: 18 aplikacji grantowych w rok zamiast 4 — sukces 7 projektów
Fundacja edukacyjna
Najczęstsze ograniczenie NGO to nie pomysły, tylko pojemność administracyjna na ich opisanie.
Likwidacja szkód: pierwsza wycena szkody komunikacyjnej w 4 minuty
Towarzystwo ubezpieczeniowe
Towarzystwo ubezpieczeniowe. Pierwsza wycena szkody komunikacyjnej w 4 minuty (zamiast 6 dni). 74% szkód bez rzeczoznawcy. Klient wysyła 6 zdjęć przez WhatsApp, AI rozpoznaje uszkodzenia.
ESG: roczny raport CSRD przygotowany w 3 tygodnie zamiast 5 miesięcy
Grupa kapitałowa (produkcja)
Grupa kapitałowa, 8 spółek, 1 900 osób. CSRD raport roczny przygotowany w 3 tygodnie zamiast 5 miesięcy. AI agreguje dane z ERP, HR, energii, floty, dostawców i mapuje na 1 200 wskaźników ESRS.
Kancelaria korporacyjna: pierwsze review kontraktu w 12 minut zamiast 4 godzin
Usługi prawne
Kancelaria korporacyjna 28 prawników. Pierwsze review kontraktu w 12 minut zamiast 4 godzin. AI flaguje ryzykowne klauzule, generuje porównanie ze wzorami kancelarii, sugeruje korekty. Każdy associate ma asystenta partnera.
Tax optimization — odzyskanie 1,2 mln zł rocznie z ulg, których nikt nie używał
Firma technologiczna (R&D-heavy)
Ulga B+R, IP Box, ulga na ekspansję, ulga sponsoringowa, ulga prototyp — wiele firm nie używa, bo "skomplikowane". AI mapuje, dokumentuje, kalkuluje. 1,2 mln zł odzyskane w pierwszym roku.
Zamknięcie miesiąca w 3 dni — średnia firma produkcyjna 280 osób oszczędza 67% czasu zespołu finansów
Producent kosmetyków naturalnych
Zamknięcie miesiąca: 11 dni z udziałem 6 osób. AI ssie dane, robi rekonciliacje, wyłapuje "co się różni", komentuje. Człowiek już tylko analizuje wyjątki. Z 11 dni → 3 dni.
OCR i dekretacja 2400 faktur miesięcznie — biuro rachunkowe odzyskało 4 etaty
Biuro rachunkowe
Wcześniej każda faktura kosztowa wymagała ręcznego wpisania 14 pól + ustalenia konta księgowego. AI robi to w 4 sekundy z 96% dokładnością. Czas na zamknięcie miesiąca: z 12 dni do 4.
Spółka komunalna — skuteczność wywozu +27%, reklamacje -44%
Spółka komunalna
Spółka komunalna (347 osób). Po wdrożeniu RedAI: +27% skuteczność wywozu odpadów, -44% reklamacje mieszkańców, 14 dni horyzont planowania tras zbiórki. Wdrożenie pod klucz, sprzęt w serwerowni klienta, dane nie opuszczają firmy.
Producent obuwia roboczego — terminowość +44%, kary za opóźnienia -58%
Producent obuwia roboczego
Producent obuwia roboczego (93 osoby). Po wdrożeniu RedAI: +44% terminowość dostaw do klientów B2B, -58% kary umowne za opóźnienia, 21 dni → 9 dni czas realizacji zamówienia. Wdrożenie pod klucz, sprzęt w serwerowni klienta, dane nie opuszczają firmy.
Producent kabli energetycznych — OEE +18% dzięki planowaniu AI
Producent kabli energetycznych
Producent kabli energetycznych (124 osoby). Po wdrożeniu RedAI: 92% precyzja planowania surowców, -37% zaległości w realizacji zamówień, +18% OEE głównych linii produkcyjnych. Wdrożenie pod klucz, sprzęt w serwerowni klienta, dane nie opuszczają firmy.
Firma utrzymania czystości — wykorzystanie ekip +38% przy mniejszej liczbie reklamacji
Firma utrzymania czystości
Firma utrzymania czystości (286 osób). Po wdrożeniu RedAI: +38% wykorzystanie ekip mobilnych, -44% reklamacje od klientów B2B, 24 godz. optymalizacja tras w czasie rzeczywistym. Wdrożenie pod klucz, sprzęt w serwerowni klienta, dane nie opuszczają firmy.
Producent betonu — predictive maintenance ograniczył awarie o 58%
Producent betonu prefabrykowanego
Producent betonu prefabrykowanego (67 osób). Po wdrożeniu RedAI: +44% precyzja prognozy zamówień, -58% awarie maszyn dzięki predictive maintenance, 14 dni zwiększony horyzont planowania. Wdrożenie pod klucz, sprzęt w serwerowni klienta, dane nie opuszczają firmy.
Firma leasingowa — wnioski rozpatrywane w 24h, +27% akceptacji
Firma leasingowa
Firma leasingowa (67 osób). Po wdrożeniu RedAI: +27% akceptacje wniosków leasingowych w 24h, -44% zwroty wniosków za braki, 128 wniosków dziennie obsługiwanych przez AI. Wdrożenie pod klucz, sprzęt w serwerowni klienta, dane nie opuszczają firmy.
Wytwórnia farmaceutyczna — konsolidacja 3 spółek w 2 dni zamiast 11
Wytwórnia farmaceutyczna
Wytwórnia farmaceutyczna (194 osoby). Po wdrożeniu RedAI: +38% cykl planowania budżetu rocznego, -58% czas konsolidacji 3 spółek, 11 dni → 2 dni closing finansowy. Wdrożenie pod klucz, sprzęt w serwerowni klienta, dane nie opuszczają firmy.
Klub piłkarski ekstraklasy — zgodność licencyjna PZPN dzięki kontroli AI
Klub sportowy ekstraklasa
Klub sportowy ekstraklasa (38 osób). Po wdrożeniu RedAI: 99% zgodność z regulaminem licencyjnym PZPN, -72% powtórki dokumentów do urzędu skarbowego, 4 dni/mies. odzyskane przez dział finansowy. Wdrożenie pod klucz, sprzęt w serwerowni klienta, dane nie opuszczają firmy.
Spółka deweloperska — rozliczenia projektów inwestycyjnych 9× szybsze
Spółka deweloperska
Spółka deweloperska (52 osoby). Po wdrożeniu RedAI: 14 dni → 36 godz. rozliczenie inwestycji wieloetapowej, +47% precyzja prognozy budżetu, -39% błędy podziału kosztów wspólnych. Wdrożenie pod klucz, sprzęt w serwerowni klienta, dane nie opuszczają firmy.
Sieć restauracji — rozliczenia napiwków AI uciszyły konflikty z personelem
Restauracja sieciowa
Restauracja sieciowa (78 osób). Po wdrożeniu RedAI: -83% błędne rozliczenia napiwków, 12 godz./tyg. odzyskane przez menadżerów lokali, +24% satysfakcja kelnerów po zmianie. Wdrożenie pod klucz, sprzęt w serwerowni klienta, dane nie opuszczają firmy.
Producent maszyn pakujących — cykl gotówkowy skrócony 4×
Producent maszyn pakujących
Producent maszyn pakujących (124 osoby). Po wdrożeniu RedAI: 21 dni → 5 dni cykl gotówkowy, +18 dni oszczędność dni w cash flow, -67% błędy w fakturach eksportowych. Wdrożenie pod klucz, sprzęt w serwerowni klienta, dane nie opuszczają firmy.
Spółka windykacyjna — skuteczność +38% dzięki analizie spraw AI
Spółka windykacyjna
Spółka windykacyjna (46 osób). Po wdrożeniu RedAI: +38% skuteczność miesięczna, 17 → 4 dni średni czas reakcji na sprawę, -44% nakład czasu na analizę dokumentów. Wdrożenie pod klucz, sprzęt w serwerowni klienta, dane nie opuszczają firmy.
Firma transportowa — rozliczenia kierowców automatyzowane w 18 minut
Firma transportowa
Firma transportowa (78 osób). Po wdrożeniu RedAI: 92% koszty z OCR i CMR rozliczone automatycznie, -31% spory z kierowcami o rozliczenia, 6 godz. → 18 min rozliczenie tygodnia delegacji. Wdrożenie pod klucz, sprzęt w serwerowni klienta, dane nie opuszczają firmy.
Kancelaria adwokacka — time tracking AI zwiększył billable o 58%
Kancelaria adwokacka
Kancelaria adwokacka (14 osób). Po wdrożeniu RedAI: +58% efektywny czas billable na prawnika, -92% zapominane wpisy time-tracking, 14 godz./tyg. odzyskane przez aplikantów. Wdrożenie pod klucz, sprzęt w serwerowni klienta, dane nie opuszczają firmy.
Hurtownia farmaceutyczna — OCR 4 200 faktur/mies. z dokładnością 99.4%
Hurtownia farmaceutyczna
Hurtownia farmaceutyczna (93 osoby). Po wdrożeniu RedAI: 4 200 faktur miesięcznie przez OCR, 99.4% dokładność OCR po 60 dniach uczenia, -22% koszty obsługi zakupowej. Wdrożenie pod klucz, sprzęt w serwerowni klienta, dane nie opuszczają firmy.
Spółdzielnia mleczarska zamyka miesiąc w 1 dzień zamiast tygodnia
Spółdzielnia mleczarska
Spółdzielnia mleczarska (167 osób). Po wdrożeniu RedAI: 6 dni → 1 dzień zamknięcie miesiąca, -89% błędne księgowania środków trwałych, 12 godz./tyg. odzyskane przez głównego księgowego. Wdrożenie pod klucz, sprzęt w serwerowni klienta, dane nie opuszczają firmy.
Biuro rachunkowe podwoiło portfel klientów bez nowych rekrutacji
Biuro rachunkowe Warszawa
Biuro rachunkowe Warszawa (21 osób). Po wdrożeniu RedAI: +47% klientów obsłużonych tym samym zespołem, 38 godz./mies. odzyskane na księgową, błędność -68% błędy formalne w deklaracjach. Wdrożenie pod klucz, sprzęt w serwerowni klienta, dane nie opuszczają firmy.
Kancelaria notarialna: projekt aktu z 12 dokumentów w 8 minut
Kancelaria notarialna
Kancelaria notarialna, 3 notariuszy, 11 asystentów. Projekt aktu notarialnego z 12 dokumentów źródłowych w 8 minut zamiast 2-3 godzin. Najwięcej kosztują nie skomplikowane akty, tylko literówki w PESEL — tego problemu już nie ma.
US/ZUS przypomnienia i rozliczenia — zero opóźnień w 16 miesięcy, koniec kar i odsetek
Mała firma rodzinna
Małe firmy często mają kary za opóźnione VAT/PIT/ZUS — zapomnienie, nieobecność, urlop księgowej. AI: kalendarz, przypomnienia, generowanie przelewów w bankowości elektronicznej. Zero opóźnień w 16 miesięcy.
Limity kredytowe klientów B2B — automatyczne, oparte na real-time risk score
Dystrybucja materiałów budowlanych
Limity kredytowe ustalał ręcznie dyrektor handlowy — średnio raz na 3 lata. Niektórzy klienci mieli za wysokie (ryzyko), inni za niskie (utracona sprzedaż). AI: aktualizuje co tydzień, analizuje BIK, KRD, historię płatności, sygnały branżowe.
Sprawozdanie finansowe roczne — AI buduje analitykę i komentarz, główna księgowa kończy w 4 dni
Producent średniej wielkości
Sprawozdanie finansowe wymagało: F-01, F-02, F-03, oszacowań rezerw, polityk rachunkowości, opisów istotnych zmian. 3 tygodnie pracy księgowości + 2 dni biegłego. AI: 80% drafta, księgowa kończy w 4 dni.
Klasyfikacja PKWiU dla eksportu — zero błędów w deklaracjach celnych po 8 miesiącach
Producent kosmetyków (eksport)
Eksport poza UE wymagał ręcznej klasyfikacji każdego produktu (PKWiU + CN code). Spedytor mylił się 5–8% — duże opóźnienia. AI: zna kategorie, wybiera kod w 6 sek., generuje deklaracje. Błędy: zero.
Inwentaryzacja roczna w 3 dni zamiast 2 tygodni — magazyn central. hurtowni AGD
Hurtownia AGD
Inwentaryzacja roczna: 14 dni × 28 osób, zwykle z magazynem zamkniętym (utrata sprzedaży). AI: tablet z aplikacją, każdy pracownik prowadzony krok po kroku, AI wykrywa "tu coś nie pasuje" natychmiast. Inwentaryzacja w 3 dni.
Sprawozdania GUS bez zaległości — średnia firma produkcyjna wysyła Z-05 i Z-06 z 24h zapasu, nie w noc deadline
Producent opakowań tekturowych
Sprawozdania GUS to "święto" co miesiąc/kwartał: 4 godziny każde, deadline w środku nocy. AI: pobiera dane ze wszystkich systemów (księgowość, HR, magazyn), wypełnia, weryfikuje, zostawia człowiekowi tylko zatwierdzenie.
Rozliczenia walutowe EUR/USD/GBP — eksporter dropshipping zaoszczędził 240 tys. zł na różnicach kursowych
Dropshipping (EU/UK/US)
Firma przewalutowała EUR/USD/GBP "kiedy potrzebowała" — średnio gorszy kurs od średniej o 1,4%. AI: prognozuje 14 dni naprzód, wybiera optymalne dni, rekomenduje hedging na duże kwoty. Średnia różnica kursowa zoptymalizowana.
Audyt VAT naliczonego — odzyskanie 380 tys. zł z faktur, które ktoś źle zaksięgował
Producent stolarki budowlanej
Niektóre faktury miały złą stawkę VAT (23% zamiast 8% dla niektórych usług budowlanych), w niektórych pominięto odliczenie. AI: pełen audyt historii 18 mies. — wykrył 280 błędów na łączną kwotę 380 tys. zł do odzyskania.
Multisport i karty benefitów — automatyzacja kalkulacji składek za 1400 pracowników w 7 firmach
Firma HR-tech / benefity
Multisport, Medicover, kafeteria, lunch — każdy pracownik miał inną konfigurację, częściowo opłacaną przez firmę, częściowo przez niego (potrącenia z pensji). 4 osoby kalkulowały to ręcznie 5 dni miesięcznie. AI: 35 minut.
Mapowanie kosztów z konta księgowego na kategorie zarządcze — sieć restauracji widzi marżowość w realtime
Sieć restauracji
Manager lokalizacji nie wiedział, ile naprawdę kosztuje "produkt" (food cost, labor cost, media, czynsz, marketing per kuwerta). Czekał miesiąc na zamknięcie. AI codziennie agreguje, mapuje, raportuje. Manager reaguje w tygodniu, nie miesiąc.
Asystent zamknięcia bilansu — biegły rewident skraca audyt z 6 tygodni do 2
Producent średniej wielkości
Wcześniej audyt to były tygodnie "podaj dokumenty potwierdzające pozycję X". AI: zna każdą pozycję bilansu, ma podpięcia do źródłowych dokumentów, odpowiada biegłemu od ręki. Audyt z 6 tyg. → 2 tyg.
Rozliczenia podróży służbowych — sieć handlowa zamknęła 1100 delegacji/mies. w jeden dzień
Sieć handlowa terenowa
Każdy handlowiec rozliczał miesięcznie 8 delegacji. Księgowość weryfikowała ręcznie — średnio 25 minut/delegacja. AI: OCR paragonów, kategoryzacja, zgodność z limitami, kilometrówka z GPS aplikacji służbowej. Czas: 25 min → 90 sek.
Cash flow rolling 13 tygodni — producent komponentów elektronicznych przewiduje zatory z dokładnością 94%
Producent komponentów elektronicznych
CFO ręcznie prognozował cash flow w Excelu — dokładność 71%, alerty pojawiały się za późno. AI agreguje: planowane wpływy z CRM, opóźnienia klientów historyczne, zaplanowane wydatki. Dokładność 94%, alerty 21 dni naprzód.
Raporty zarządcze CFO z narracją AI — 6 godzin pracy zamiast 3 dni
Sieć fitness
CFO 3 dni miesięcznie pisał raport zarządczy: liczby + komentarze + rekomendacje. AI: ssie dane, pisze pierwszą wersję z konkretnymi obserwacjami ("salon w Lublinie znowu nad budżetem za media o 23%"), CFO tylko redaguje i dodaje swoje top-of-mind.
JPK-VAT bez bólu — automatyczna walidacja przed wysyłką do US, zero korekt
Hurtownia elektrotechniczna
Każdy miesiąc 3–8 korekt JPK-VAT po wezwaniu z US (literówki w NIP-ach, brakujące pola). Każda korekta to dzień pracy + ryzyko sankcji. AI sprawdza JPK przed wysyłką, sygnalizuje 27 typów błędów. Korekt od 14 miesięcy: 0.
Windykacja przedsądowa — wezwania do zapłaty z lepszym tonem, 38% więcej odzyskanych należności
Hurtownia spożywcza
Windykacja przed sądem: generyczne pisma, sztywny ton, 22% skuteczność. AI: zna historię klienta (10 lat relacji?), pisze stosowny ton, proponuje sensowne raty. Odzyskane należności +38%, klienci nie odchodzą.
Faktury sprzedaży automatyczne w startupie IT — 0 minut księgowej, 100% poprawności
Startup IT B2B (SaaS)
Co miesiąc 380 faktur, każda 15 minut roboty. Księgowa tonęła, błędy się mnożyły. Pełna automatyzacja: AI zna każdą umowę, wystawia, wysyła, monituje. Czas pracy: 5 godzin → 0.
Rozliczenia we wspólnotach mieszkaniowych — administrator obsługuje 480 lokali bez przeciążenia
Administracja wspólnot mieszkaniowych
Lokatorzy dzwonili z 200 pytań tygodniowo: "dlaczego mam taki rachunek", "kiedy następna płatność", "ile na koncie wspólnoty". AI dostępne 24/7 w aplikacji lokatora — odpowiada konkretnymi liczbami z systemu rozliczeń.
Refundy automatyczne w serwisie B2B — 1500 zł średnia oszczędność na case, koniec ręcznego klikania w przelewy
Serwis sprzętu biurowego B2B
Naruszenie SLA = obowiązek refundacji. Wcześniej koordynator ręcznie liczył minuty, decydował, wystawiał notę. 35% przypadków pomijał. AI codziennie sprawdza, automatycznie wystawia notę kredytową w Comarchu, klient dostaje powiadomienie. Zero zaniedbań.
Twoja branża nie jest na liście? To znaczy, że jeszcze nie zrobiliśmy jej publicznie.
Mamy wdrożenia w branżach, których nie publikujemy na życzenie klientów. Umów 30-min rozmowę — pokażemy 2–3 najbliższe Twojej sytuacji pod NDA.