Faktury sprzedaży automatyczne w startupie IT — 0 minut księgowej, 100% poprawności

Sytuacja przed wdrożeniem

Startup IT B2B (SaaS produkcyjny) — 380 klientów na subskrypcji. Co miesiąc 1 dnia: księgowa wystawia 380 faktur w iFirmie, dopasowuje terminy i kwoty do indywidualnych warunków każdego klienta (różne stawki za nadlimit, rabaty z umów, opóźnienia, walutowe). Średnio 15 minut na fakturę. Z błędami — 4–8 reklamacji miesięcznie ("dlaczego mam taką kwotę"). Księgowa pracowała pierwsze 5 dni miesiąca tylko nad fakturowaniem.

Co zrobiliśmy

RedAI zna każdą umowę klienta (po wgraniu PDF i parsingu warunków + ręcznej weryfikacji). 1 dnia miesiąca o 7:00: dla każdego klienta pobiera dane usage (z logów aplikacji), liczy fakturę (bazowa + nadlimit + rabaty + waluta po kursie NBP), wystawia w iFirmie przez API, wysyła e-mailem z brandowym PDF, dodaje do CRM. Jeśli płatność nie wpłynie w terminie — dzień po terminie AI wysyła grzeczne przypomnienie, po 7 dniach drugie, po 14 dniach voice AI dzwoni do osoby decyzyjnej (z umowy).

Rezultat

Czas księgowej na fakturowanie: 5 godzin/mies. → 0. Błędy w fakturach: 4–8/mies. → 0 (sprawdzone audytem). Średnie opóźnienie płatności: 18 dni → 4 dni (z powodu proaktywnego monitowania). Cash flow: zwolniono ~ 280 tys. zł kapitału obrotowego. Bonus: zarząd ma w realtime dashboard należności + prognoza wpływów.