US/ZUS przypomnienia i rozliczenia — zero opóźnień w 16 miesięcy, koniec kar i odsetek

Sytuacja przed wdrożeniem

Firma rodzinna handlowo-usługowa (28 osób). Księgowość prowadzona przez 1 księgową na pół etatu + zewnętrzne biuro rachunkowe dla podatków. Częste problemy: zapomnienie o terminie ZUS-u (księgowa na urlopie), opóźniony PIT-4 (czekanie na potwierdzenie biura), brak płynności na konkretny dzień. Kary i odsetki: ~ 4–6 tys. zł rocznie.

Co zrobiliśmy

RedAI prowadzi pełny kalendarz US/ZUS dla firmy: VAT do 25, PIT-4 do 20, ZUS do 20/15 (przedsiębiorca/płatnik), CIT zaliczki kwartalne, podatek od nieruchomości, lokalne. 5 dni przed terminem: e-mail + SMS do prezesa: "Za 5 dni płatność X kwota Y tys. zł — zatwierdź". 2 dni przed: jeśli nie zatwierdzone, telefon głosowy. Po zatwierdzeniu: AI generuje plik przelewu PLI w formacie banku (PKO), prezes wgrywa w bankowość elektroniczną, podpisuje (uwierzytelnia). Zachowanie historii.

Rezultat

Opóźnienia w US/ZUS: średnio 3–5 rocznie → 0 (w 16 miesiącach). Kary i odsetki: 4–6 tys. zł rocznie → 0. Prezes: spokojny — wie, że nie zapomni. Księgowa: może wziąć urlop bez stresu. Bonus: w wymianie księgowej (pol-emerytka) nowa osoba miała pełny kalendarz + procedurę — zerowy okres adaptacji.