Multisport i karty benefitów — automatyzacja kalkulacji składek za 1400 pracowników w 7 firmach

Sytuacja przed wdrożeniem

Firma HR-tech outsourcująca karty benefitowe (Multisport, Medicover, kafeteria) dla 7 firm klientów (łącznie 1400 pracowników końcowych). Co miesiąc kalkulacja: każdy pracownik ma indywidualny pakiet (np. Multisport: pracownik wybiera Plus za 95 zł, firma dopłaca 50%, potrącenie z pensji 47,50 zł). Plus PIT-y, ZUS, koszty podatkowe. 4 osoby liczyły to ręcznie w Excelu 5 dni miesięcznie. Błędów: średnio 23/mies.

Co zrobiliśmy

RedAI: zna konfiguracje wszystkich pakietów (Multisport ma 8 wariantów, Medicover 12, kafeteria — punkty), zna wszystkie umowy z klientami (kto pokrywa ile), pobiera listę pracowników z systemu HR klienta (z aktualizacjami: nowi, zwolnieni, zmiany pakietu w trakcie miesiąca, urlopy bezpłatne). Wylicza w 35 min: koszt każdego pakietu per pracownik, podział firma/pracownik, listę do potrącenia z pensji, fakturę dla klienta, PIT konsekwencje (świadczenia w naturze). Generuje raporty + pliki do importu w iFirmie + raporty kontrolne.

Rezultat

Czas kalkulacji: 5 dni × 4 osoby = 160h → 35 minut + 15 min weryfikacji człowieka. Błędów: 23 → 0 (w 11 miesiącach). Mogli przyjąć kolejnych 8 klientów bez wzrostu zatrudnienia. Roczny wzrost przychodu: +120%. Pracownicy końcowi: zero pytań "skąd te potrącenia" — bo AI dodaje rozliczenie szczegółowe w aplikacji pracowniczej.