Rozliczenia podróży służbowych — sieć handlowa zamknęła 1100 delegacji/mies. w jeden dzień

Sytuacja przed wdrożeniem

Sieć handlowa terenowa, 140 handlowców. Każdy miał miesięcznie 6–10 delegacji służbowych. Rozliczenie: papierowe paragony + formularz Excel + ręczna kalkulacja diet i kilometrówki + dekretacja w księgowości. Średnio 25 minut/delegacja. Księgowość poświęcała 6 etatów na same delegacje. Częste błędy (źle naliczona dieta po stawce, paragony nieczytelne, kilometrówka źle wyliczona).

Co zrobiliśmy

Aplikacja mobilna dla handlowca: zdjęcie paragonu z restauracji/parkingu/paliwa → AI OCR (rozpoznaje datę, kwotę, kategorie), aplikacja śledzi przejechane kilometry z GPS (z weryfikacją trasy biznesowej), handlowiec klika "zakończ delegację" — AI generuje gotowe rozliczenie: kwoty + diety wg stawek (8 godz./24 godz., diety zagraniczne automatycznie z aktualnych stawek), kilometrówka, dokumentacja. Księgowa widzi to w panelu, jednym klikiem akceptuje (lub zgłasza wątpliwość — wtedy AI prosi handlowca o uzupełnienie).

Rezultat

Czas księgowości/delegacja: 25 min → 90 sek. Spadek zatrudnienia w działu rozliczeń: 6 → 1 etat (5 osób przeszło do innych zadań). Średni czas od zakończenia delegacji do wypłaty zwrotu handlowcowi: 11 dni → 24h. Handlowcy: NPS dla pracodawcy +24 pp ("wreszcie ktoś szanuje mój czas i pieniądze"). Roczne saving: 1,8 mln zł.