Integracje / Comarch Optima
Integracja AI z Comarch Optima
Podpinamy Handel, Kasę/Bank i Rejestry VAT. Asystent odpowiada, kto ile zalega, które zakupy nie mają jeszcze potwierdzenia w KSeF i podpowiada dekretację.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Comarch Optima. Bez umowy i bez karty.
▶ Zobaczcie, jak to działa
5:54
Cały odcinek o Comarch Optima
Nagrane na działającym panelu podłączonym pod Comarch Optima. Widać każde pytanie, każdą odpowiedź i to, czego asystent zrobić nie może, bo nie dostał uprawnień.
Opis odcinka i rozdziały →Czym jest Comarch Optima
Comarch Optima to polskie oprogramowanie ERP obecne w dziesiątkach tysięcy firm. Trafia przede wszystkim do małych i średnich przedsiębiorstw: firm handlowych, produkcyjnych i biur rachunkowych. W codziennej pracy służy do wystawiania faktur, prowadzenia rozrachunków, obsługi kasy i banku oraz składania deklaracji VAT. Użytkownicy poruszają się między ekranami modułów, filtrując dane i eksportując zestawienia do raportów.
Program działa jako zestaw modułów, które można dobierać osobno: Handel i Faktury, Kasa/Bank, Księga Handlowa, Rejestry VAT, KSeF i inne. Każdy trzyma inne dane. W Polsce dominują instalacje lokalne, gdzie dane przechowywane są w bazie MS SQL Server na serwerze firmy. Comarch oferuje też środowisko chmurowe, z nieco innym sposobem dostępu do danych.
Co podłączamy w Comarch Optima
- Handel i magazyn
- Kasa/Bank i rozrachunki
- Rejestry VAT i KSeF
- Kartoteki kontrahentów
- CRM i serwis
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Kto ma u nas zaległości powyżej 30 dni i na jaką kwotę?"
„Które faktury zakupowe nie mają jeszcze potwierdzenia w KSeF?"
„Ile zeszło marży na tym kliencie od stycznia?"
„Przygotuj wezwania do zapłaty dla trzech największych dłużników."
Co dokładnie podłączamy w Comarch Optima
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyPlan kont, schematy dekretacji i dzienniki zapisów. Stąd asystent dowiaduje się, jak firma zwykle księguje poszczególne rodzaje dokumentów.
AsystentSugeruje konto i schemat dekretacji dla faktury zakupu na podstawie historii i planu kont. Przy nowych kontrahentach proponuje kilka wariantów z krótkim uzasadnieniem.
CzytamyNagłówki i pozycje FS, FZ, korekt, ZO i ZD: numer dokumentu, NIP, daty wystawienia i sprzedaży, kwoty netto i brutto, stawki VAT.
AsystentWykrywa duplikaty i sprawdza zgodność NIP oraz stawek VAT przy każdym nowym dokumencie, zanim błąd trafi do rejestru lub na kontrolę skarbową.
CzytamyNumer KSeF nadany przez Krajowy System e-Faktur, data nadania i odbioru, aktualny status wysyłki faktury.
AsystentWskazuje faktury zakupu bez nadanego numeru KSeF i pomaga sprawdzić kompletność wysyłek przed zamknięciem okresu rozliczeniowego.
CzytamyOznaczenia dokumentów (RO, WEW, FP i inne), daty wpisu do rejestru, dane kontrahentów i kwoty w rozbiciu na stawki VAT.
AsystentPrzegląda rejestry przed wysyłką pliku JPK i sygnalizuje brakujące oznaczenia, niezgodności dat wpisu i niespójne kwoty między pozycjami a nagłówkiem dokumentu.
CzytamyBieżące ilości towaru, ceny nabycia, kody i nazwy pozycji w powiązaniu z dokumentami handlowymi.
AsystentOdpowiada na pytania o poziom zapasów konkretnego towaru i zestawia stany z dokumentami zakupu bez potrzeby otwierania Optimy i filtrowania kolejnych widoków.
CzytamyNIP, dane adresowe, przypisany termin płatności, limit kredytowy i grupa cenowa każdego kontrahenta.
AsystentWeryfikuje zgodność NIP z danymi na fakturze i pokazuje warunki handlowe kontrahenta przy pytaniach o otwarte rozrachunki i należności.
CzytamyDane wielu podmiotów obsługiwanych w jednym środowisku Optimy, każdy z osobną ewidencją dokumentów i zapisów.
AsystentObsługuje pytania o dane kilku firm w jednym środowisku, zachowując separację między podmiotami. Przydatne dla biur rachunkowych obsługujących wielu klientów.
Co się zmienia
Księgowa przestaje eksportować raporty do Excela, żeby odpowiedzieć na jedno pytanie zarządu.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Comarch Optima na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Comarch Optima zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Comarch Optima
Przy instalacjach lokalnych, które dominują w Polsce, łączymy się z bazą MS SQL Server Optimy bezpośrednio, korzystając z uprawnień odczytu. Przy środowiskach chmurowych Comarch pracujemy przez API serwera aplikacji Comarch ERP lub przez pliki eksportu do formatu pośredniego. Wybór metody zależy od konfiguracji: API nie daje dostępu do wszystkich danych, szczególnie w Księdze Handlowej i rejestrach, które są dostępne wyłącznie przez SQL.
Asystent pracuje na serwerze klienta lub naszym prywatnym serwerze. Dane z Optimy nie trafiają do żadnych publicznych usług chmurowych ani zewnętrznych API. Odczytujemy dane i przetwarzamy je lokalnie. Zapis, na przykład wygenerowanie dokumentu wezwania do zapłaty, następuje wyłącznie po potwierdzeniu przez użytkownika.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy MS SQL Server Optimy lub do API serwera aplikacji Comarch ERP.
- Aktywne moduły Optimy objęte integracją: Handel, Kasa/Bank, Księga Handlowa lub inne uzgodnione.
- Osoba po stronie klienta znająca konfigurację Optimy i strukturę danych firmy.
- Serwer do uruchomienia asystenta: lokalny u klienta albo nasz prywatny serwer.
- Uprawnienia odczytu na odpowiednich tabelach SQL lub dostęp do konta API Comarch.
Gdzie to działa najlepiej
Właściciel firmy handlowej
Pyta rano, które faktury zakupu od dostawców unijnych z ubiegłego miesiąca nie trafiły do rejestru VAT. Dotychczas czekał, aż księgowa przejrzy Optimę i wyeksportuje zestawienie do Excela.
Z asystentem: Asystent odpytuje rejestry VAT w bazie Optimy i po kilku sekundach zwraca listę z numerami faktur i danymi kontrahentów. Odpowiedź bez logowania do programu i bez eksportu.
Pracownik działu księgowości
Wprowadza fakturę zakupu od nowego dostawcy i nie wie, na które konto ją zadekretować według schematu obowiązującego w firmie. Musiałaby szukać w archiwum poprzednich dekretacji lub pytać główną księgową.
Z asystentem: Asystent przegląda plan kont i schematy dekretacji w Księdze Handlowej, proponuje warianty z krótkim uzasadnieniem i czeka na decyzję. Czas poświęcony na każdy dokument wyraźnie się skraca.
Handlowiec lub manager sprzedaży
Przed spotkaniem z klientem chce wiedzieć, ile ABC Sp. z o.o. ma otwartych rozrachunków, które są przeterminowane i czy wysłano już wezwanie do zapłaty. Dotychczas pytał kogoś z księgowości i czekał.
Z asystentem: Asystent filtruje otwarte pozycje według kontrahenta i terminu wymagalności, zwraca kwoty i daty. Generuje też projekt wezwania gotowy do szybkiego przeglądu i wysłania.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Comarch Optima →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Asystent nie wprowadza ani nie zmienia żadnych danych w Optimie bez potwierdzenia przez użytkownika.
- Nie decyduje o dekretacji samodzielnie: proponuje konto i schemat, ale ostateczne zdanie ma księgowa.
- Nie wysyła JPK_V7 ani innych deklaracji skarbowych, tylko wskazuje problemy przed ich złożeniem.
- Nie zastępuje Optimy ani systemu ERP: pracuje obok, odczytując dane, ale nie prowadzi samodzielnej ewidencji.
Pytania o integrację z Comarch Optima
Czy integracja wymaga zmian w konfiguracji naszej Optimy?
Nie modyfikujemy konfiguracji Optimy ani jej nie aktualizujemy. Łączymy się z bazą danych lub API w trybie odczytu. Wasza Optima działa tak jak dotychczas, a asystent pracuje obok niej, nie ingerując w ustawienia ani w strukturę programu.
Ile czasu zajmuje uruchomienie integracji z Optimą?
Zależy od liczby modułów. Pierwsze dwa lub trzy, najczęściej rozrachunki i faktury, uruchamiamy zazwyczaj w ciągu kilku tygodni od audytu. Pełny zakres z Księgą Handlową i kontrolą JPK planujemy etapami, żeby każdy obszar działał dobrze zanim dodamy kolejny.
Co jeśli nasze dane w Optimie obsługuje biuro rachunkowe?
W takim przypadku integrację omawiamy razem z biurem rachunkowym. Comarch Optima ma moduł Biuro Rachunkowe obsługujący wiele podmiotów. Można skonfigurować asystenta tak, żeby pracował z danymi jednej lub kilku firm przy zachowaniu separacji danych między nimi.
Do jakich danych w Optimie będzie miał dostęp asystent?
Zakres dostępu ustalamy razem przed wdrożeniem. Podłączamy tylko te moduły i tabele, które są potrzebne do uzgodnionych funkcji. Jeśli na początku pracujemy wyłącznie z rozrachunkami i fakturami, asystent nie ma wglądu w Księgę Handlową ani inne obszary bazy SQL.
Piętnaście minut o Comarch Optima
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Comarch Optima, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Programy księgowe i ERP
Comarch Optima jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.