Integracje / KSeF
Integracja AI z KSeF
Asystent sprawdza, co poszło do KSeF, dopina dekrety i pilnuje, żeby nic nie wypadło z JPK przed terminem.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod KSeF. Bez umowy i bez karty.
Czym jest KSeF
KSeF to rządowy system wymiany faktur elektronicznych, obowiązkowy dla czynnych podatników VAT w Polsce. Obsługuje dwa strumienie danych: faktury wystawione przez firmę i faktury zakupowe od kontrahentów. Każdy dokument dostaje unikalny numer KSeF nadany przez system po akceptacji, a jego status można sprawdzać w czasie rzeczywistym.
Dane przechowywane są w infrastrukturze ministerialnej i dostępne przez otwarte API w ustandaryzowanym schemacie FA(2). W codziennej pracy firma śledzi statusy faktur (Przetwarzana, Zaakceptowana, Odrzucona), pola kwotowe i identyfikatory każdego dokumentu. Popularne programy księgowe, jak Comarch Optima, enova365, WAPRO czy Symfonia, mogą łączyć się z KSeF przez własne moduły lub zewnętrzne integracje.
Co podłączamy w KSeF
- Faktury wysłane do KSeF
- Faktury odebrane
- Numery referencyjne i UPO
- Dekretacja
- Kontrola JPK
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Które faktury nie dotarły do KSeF?"
„Czy wszystkie zakupy z tego miesiąca mamy odebrane?"
„Co się nie zgadza między KSeF a naszą księgowością?"
„Pilnuj, żeby nic nie wypadło z JPK przed terminem."
Co dokładnie podłączamy w KSeF
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyPola P_1, P_2, P_15, NIP i nazwa sprzedawcy, status faktury oraz UriElementu z każdej faktury wystawionej na NIP firmy
AsystentPorównuje listę faktur z KSeF z rozrachunkami w programie księgowym i flaguje pozycje bez dopasowania lub z błędnym statusem
CzytamyNumer KSeF, data akceptacji, kwota brutto z pola P_15 i status dla faktur wysłanych przez firmę do systemu
AsystentWeryfikuje, które dokumenty przeszły akceptację, a które czekają na przetworzenie lub zostały odrzucone przez system ministerialny
CzytamyUnikalny identyfikator nadany przez system i status Przetwarzana, Zaakceptowana lub Odrzucona dla każdej faktury
AsystentPrzypina numer KSeF i datę akceptacji do właściwego dekretu w rejestrze VAT zakupu w programie księgowym
CzytamyP_13_1 i P_14_1 (netto i VAT według stawki 23%) oraz P_15 (kwota należności ogółem) z każdego dokumentu w systemie
AsystentZestawia z kwotami na dekrecie i wskazuje konkretne dokumenty, gdzie wartości się rozjeżdżają, nawet o kilka groszy
CzytamyLista dokumentów za dany okres z programu księgowego z polami numeru KSeF, statusu i kwot do porównania
AsystentSprawdza przed terminem JPK_V7, czy każdy wpis ma wypełniony numer KSeF i status Zaakceptowana, i generuje raport braków
CzytamyNIP nabywcy i sprzedawcy przypisany do faktury w systemie ministerialnym, weryfikowany przy każdym pobraniu danych
AsystentWykrywa faktury wystawione z błędnym NIP-em nabywcy, które trafiły do KSeF pod inny numer niż firma oczekiwała
CzytamyUnikalny wskaźnik do oryginalnego pliku XML faktury w archiwum KSeF, dostępny przez API razem z metadanymi dokumentu
AsystentZachowuje referencję do dokumentu źródłowego i przypina ją do dekretu jako dowód na potrzeby audytu lub pytań z urzędu skarbowego
Co się zmienia
Rozjazd między KSeF a księgowością wychodzi na jaw w trakcie miesiąca, nie przy zamknięciu.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z KSeF na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. KSeF zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z KSeF
Łączymy się z KSeF przez otwarte API systemu ministerialnego. Dostęp wymaga tokena autoryzacyjnego przypisanego do NIP-u firmy, wygenerowanego przez osobę z uprawnieniami w KSeF. Asystent pracuje wyłącznie w trybie odczytu: pobiera faktury, statusy i identyfikatory, nie wysyła ani nie modyfikuje dokumentów w systemie ministerialnym.
Asystent działa na serwerze klienta lub w prywatnej chmurze wskazanej przez firmę. Dane z KSeF nie trafiają do zewnętrznych usług. Połączenie z programem księgowym realizujemy przez API lub bazę danych, zależnie od systemu. Każda zmiana w programie, jak dopisanie numeru KSeF do dekretu, wymaga potwierdzenia przez użytkownika.
Czego potrzebujemy od Was
- Token autoryzacyjny do API KSeF wygenerowany przez osobę z uprawnieniami w systemie, przypisany do NIP-u firmy
- Dostęp do programu księgowego przez API lub bazę danych: Comarch Optima, enova365, WAPRO, Symfonia, Rewizor i inne
- Wyznaczona osoba po stronie firmy odpowiedzialna za uprawnienia w KSeF i zarządzanie tokenem autoryzacyjnym
- Ustalenie zakresu: co asystent sprawdza, jak często i kto dostaje powiadomienia przy brakach przed terminem JPK
- Opcjonalnie: dostęp do danych historycznych z KSeF do testów przed uruchomieniem automatyzacji na bieżących dokumentach
Gdzie to działa najlepiej
Księgowa w firmie handlowej
Trzy dni przed terminem JPK_V7 sprawdza rejestr VAT zakupu. Kilkanaście dokumentów nie ma numeru KSeF, bo dostawcy wystawili faktury z opóźnieniem albo pod błędnym NIP-em nabywcy.
Z asystentem: Asystent generuje raport z listą konkretnych kontrahentów i brakujących numerów. Księgowa kontaktuje się z dostawcami z wyprzedzeniem i zdąża przed terminem.
Właściciel firmy dystrybucyjnej
Trzech dostawców regularnie wystawiało faktury z błędnym NIP-em nabywcy. Trafiały do KSeF pod inny numer. Braki w rejestrach VAT wychodziły dotąd dopiero przy zamknięciu miesiąca, kiedy było za mało czasu na korektę.
Z asystentem: Asystent wychwycił rozbieżność w trakcie miesiąca i wskazał konkretnych dostawców. Właściciel zażądał korekty, zanim JPK poszło do urzędu.
Główna księgowa
Podczas wewnętrznego audytu pada pytanie o faktury zakupowe z poprzedniego kwartału i potwierdzenie statusu każdej z nich w KSeF. Ręczne sprawdzenie każdego dokumentu zajęłoby kilka godzin pracy.
Z asystentem: Asystent pokazuje dla każdego wpisu w rejestrze numer KSeF, status Zaakceptowana i referencję do oryginalnego XML. Zestawienie gotowe w kilka minut.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z KSeF →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie wysyła ani nie modyfikuje faktur w KSeF, pracuje wyłącznie w trybie odczytu danych z systemu
- Nie dopisuje numerów KSeF ani nie zmienia dekretów w programie księgowym bez potwierdzenia przez użytkownika
- Nie podejmuje decyzji przy rozbieżnościach kwot, wskazuje konkretny dokument do weryfikacji przez księgową
- Nie obsługuje faktur papierowych ani skanów PDF wystawionych poza systemem KSeF
Pytania o integrację z KSeF
Czy integracja zadziała, jeśli obsługujemy kilka NIP-ów lub grupę VAT?
Każdy NIP wymaga osobnego tokena autoryzacyjnego do API KSeF. Jeśli firma obsługuje kilka podmiotów lub jest w grupie VAT, konfigurujemy oddzielne połączenia dla każdego NIP-u. Dane z poszczególnych podmiotów zostają rozdzielone i trafiają do właściwych rejestrów w programie księgowym.
Co się stanie, kiedy KSeF będzie niedostępny dzień przed terminem JPK?
Asystent pracuje na danych już pobranych i zapisanych lokalnie. Jeśli API KSeF nie odpowiada, system sygnalizuje brak połączenia i ponawia próbę według ustawionego harmonogramu. Raport braków generowany jest na podstawie ostatnich dostępnych danych, co daje czas na ręczną weryfikację przed terminem.
Czy asystent obsługuje faktury korygujące i zaliczkowe?
Tak. Korekty i faktury zaliczkowe mają własne numery KSeF i statusy, identyczne jak faktury zwykłe. Asystent czyta je tak samo i dopasowuje do odpowiednich dekretów w rejestrze. Przy fakturach zaliczkowych z wieloma pozycjami dopasowanie może wymagać dodatkowego potwierdzenia przez użytkownika.
Jak długo trwa uruchomienie integracji z naszym programem księgowym?
To zależy od programu i sposobu dostępu do jego danych. Pierwsze testy przeprowadzamy na danych historycznych z KSeF, zanim uruchomimy automatyzację na bieżących dokumentach. Firma widzi wyniki przed startem i może ocenić, co działa, a co trzeba dostroić pod swoje procesy, bez ryzyka przy zamknięciu miesiąca.
Piętnaście minut o KSeF
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod KSeF, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Programy księgowe i ERP
KSeF jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.