Integracje / SaldeoSMART
Integracja AI z SaldeoSMART
Podłączamy SaldeoSMART przez API i czytamy dane po odczycie OCR: pola faktur, słownik kontrahentów, statusy obiegu i historię dekretów. Asystent weryfikuje arytmetykę, wyłapuje duplikaty i proponuje konta księgowe dla każdego dokumentu.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod SaldeoSMART. Bez umowy i bez karty.
Czym jest SaldeoSMART
SaldeoSMART to system do obiegu i archiwizacji dokumentów finansowych, po który sięgają biura rachunkowe i firmy obsługujące dziesiątki lub setki faktur miesięcznie. Każdy dokument trafia do systemu jako skan PDF lub zdjęcie, przechodzi przez wbudowany silnik OCR i wchodzi w zdefiniowaną ścieżkę akceptacji z przypisanymi osobami.
Dane dokumentów trzymane są w chmurze SaldeoSMART. System obejmuje kilka obszarów: słownik kontrahentów z historią zakupów, kolejkę obiegu z przypisanymi akceptującymi, archiwum dokumentów i historię dekretów. Dla wielu biur SaldeoSMART jest spięty z systemem FK, najczęściej Comarch Optima lub Symfonia, skąd pochodzi historia kont księgowych używanych przy propozycjach dekretacji.
Co podłączamy w SaldeoSMART
- Odczyt OCR faktury: numer, NIP, daty, pozycje, kwoty netto i brutto
- Słownik kontrahentów: porównanie danych z historią poprzednich faktur
- Kolejka obiegu: statusy dokumentów i czas oczekiwania na akceptację
- Historia dekretów: konta Wn i Ma z wcześniej zaksięgowanych faktur
- Powiadomienia: alerty o brakach, duplikatach i zbliżających się terminach płatności
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Które faktury dziś czekają na akceptację dłużej niż dwa dni?"
„Czy ta faktura od dostawcy IT może być duplikatem czegoś, co już mamy?"
„Na jakie konto księgowałyśmy poprzednie faktury od tej firmy?"
„Czy OCR poprawnie odczytał kwoty na tej fakturze?"
Co dokładnie podłączamy w SaldeoSMART
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyPrzypisane centrum kosztów lub projekt MPK powiązane z kontrahentem w słowniku SaldeoSMART.
AsystentSprawdza, czy bieżąca faktura trafia do właściwego centrum kosztów na podstawie historii tego dostawcy w systemie.
CzytamyStawka VAT przypisana do każdej pozycji faktury, kwota VAT na pozycji i łączny VAT w stopce dokumentu.
AsystentWeryfikuje, czy VAT wyliczony z każdej pozycji zgadza się z kwotą w stopce. Wykrywa rozbieżności, które OCR mógł pominąć.
CzytamyData wystawienia, data sprzedaży i termin płatności z pól odczytanych przez OCR.
AsystentSprawdza, czy data sprzedaży nie wyprzedza daty wystawienia i czy termin płatności jest logicznie zgodny z pozostałymi polami dokumentu.
CzytamyStatus przypisania dokumentu w ścieżce akceptacji: czy akceptujący jest wskazany i od kiedy dokument czeka bez ruchu.
AsystentWykrywa faktury bez przypisanego akceptującego i wysyła alert, zanim dokument utknie na statusie niewidocznym dla nikogo.
CzytamyFaktury, które wróciły do nadawcy po odrzuceniu w ścieżce akceptacji, wraz z datą ostatniej zmiany statusu.
AsystentSygnalizuje, gdy odrzucony dokument nie zmienił statusu przez ustalony czas. Pilnuje, żeby faktura nie wypadła z pola widzenia.
CzytamyKontrahent z bieżącej faktury nieobecny wcześniej w słowniku kontrahentów SaldeoSMART.
AsystentOznacza dokument jako wymagający ręcznej dekretacji. Nie podstawia konta bez historii potwierdzającej, że dopasowanie jest właściwe.
CzytamyNIP dostawcy, numer dokumentu, kwota brutto i data wystawienia z każdej nowo wczytanej faktury.
AsystentPorównuje cztery pola jednocześnie z fakturami już obecnymi w systemie. Wstrzymuje obieg, gdy kombinacja pokrywa się z istniejącym dokumentem.
Co się zmienia
Faktury trafiają do księgowej już sprawdzone: bez błędów arytmetycznych, bez duplikatów i z gotową propozycją dekretu do zatwierdzenia.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z SaldeoSMART na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. SaldeoSMART zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z SaldeoSMART
Łączymy się z SaldeoSMART przez oficjalne API programu, które udostępnia dane dokumentów, ich statusy i pola po odczycie OCR. Alternatywnie integracja może przechodzić przez narzędzia do automatyzacji, np. n8n lub Make. Asystent działa w trybie odczytu: pobiera dane, analizuje je i zapisuje komentarze lub zmienia statusy wyłącznie po zatwierdzeniu przez odpowiednią osobę.
Asystent AI stoi na serwerze klienta lub biura rachunkowego, nie na zewnętrznej infrastrukturze. Dane z faktur, w tym dane osobowe kontrahentów objęte RODO, nie opuszczają środowiska klienta. Architekturę wdrożenia ustalamy przed startem: gdzie stoi agent, kto ma do niego dostęp i jak wygląda ścieżka danych między SaldeoSMART a modelem.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywny dostęp do API SaldeoSMART lub konto z uprawnieniami do integracji zewnętrznych.
- Osoba po stronie klienta, która zatwierdza konfigurację ścieżki obiegu i progów alertów.
- Dostęp do historii zaksięgowanych dokumentów, jeśli chcemy uruchomić podpowiedź dekretu.
- Informacja o systemie FK spięty z SaldeoSMART (np. Comarch Optima lub Symfonia), jeśli dotyczy.
- Ustalona lista typów dokumentów do objęcia integracją przed uruchomieniem pilota.
Gdzie to działa najlepiej
Właściciel biura rachunkowego
Co miesiąc kilkadziesiąt faktur od stałych dostawców trafia do SaldeoSMART. Przed wdrożeniem kontrola duplikatów odbywała się ręcznie albo w ogóle. Jedno biuro, kilka klientów i kilkaset dokumentów miesięcznie.
Z asystentem: Asystent porównuje każdą nową fakturę z historią w systemie i oznacza możliwy duplikat przed wejściem do obiegu. Biuro unika podwójnych płatności bez angażowania dodatkowych godzin pracy.
Kierownik działu finansów
Faktura od stałego dostawcy IT trafia do SaldeoSMART z błędnie rozpoznanym kontrahentem po OCR. Nazwa w polu dokumentu różni się od wpisu w słowniku, ale kwoty się zgadzają, więc weryfikacja ręczna nie wyłapała tego przez kilka miesięcy z rzędu.
Z asystentem: Asystent wykrywa niedopasowanie kontrahenta do słownika i wstrzymuje dokument przed akceptacją z komentarzem wskazującym konkretne pole do sprawdzenia.
Księgowa obsługująca faktury
Faktura kosztowa za najem biura wpłynęła do SaldeoSMART od dostawcy już wielokrotnie obecnego w systemie. Księgowa otwiera dokument i widzi propozycję dekretu z kontem 405 i centrum kosztów uzupełnionymi automatycznie na podstawie poprzednich zaksięgowań.
Z asystentem: Weryfikuje propozycję, koryguje jedno pole i zatwierdza. Nie musi szukać, jak były dekretowane poprzednie faktury od tego samego dostawcy.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z SaldeoSMART →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie księguje faktur samodzielnie. Każde zaksięgowanie wymaga zatwierdzenia przez księgową.
- Nie zmienia danych na dokumentach bez potwierdzenia osoby odpowiedzialnej za dany obieg.
- Nie decyduje o duplikatach: oznacza dokument i wstrzymuje obieg, ale ostateczna decyzja należy do człowieka.
- Nie proponuje dekretu dla nowych kontrahentów bez historii. Tylko sygnalizuje potrzebę ręcznej dekretacji.
Pytania o integrację z SaldeoSMART
Jak długo trwa wdrożenie integracji asystenta z SaldeoSMART?
Pilot na jednym typie dokumentów, np. fakturach zakupowych od stałych dostawców, można uruchomić w ciągu kilku dni od uzyskania dostępu do API. Rozszerzenie na inne typy i uruchomienie podpowiedzi dekretu trwa dłużej i zależy od dostępności historii zaksięgowań w systemie.
Czy asystent radzi sobie z fakturami wystawionymi w walutach obcych?
Faktury walutowe mają w SaldeoSMART dodatkowe pola: waluta, kurs przeliczenia i kwota w PLN. Asystent weryfikuje te pola tak samo jak w fakturze złotówkowej, sprawdzając arytmetykę przeliczenia. Jeśli kurs wpisany ręcznie odbiega od wartości odczytanej przez OCR, dokument trafia do oznaczenia jako wymagający sprawdzenia.
Co się dzieje, gdy asystent błędnie oznaczy poprawną fakturę jako duplikat?
Oznaczenie to komentarz w SaldeoSMART i wstrzymanie obiegu, nie usunięcie dokumentu. Księgowa przegląda kolejkę weryfikacji, sprawdza fakturę i ręcznie zdejmuje flagę. Dla dostawców wystawiających cykliczne faktury o tej samej kwocie można dostosować progi dopasowania, żeby ograniczyć fałszywe trafienia.
Czy wdrożenie zmienia codzienną pracę zespołu w interfejsie SaldeoSMART?
Interfejs SaldeoSMART pozostaje taki sam. Asystent dokłada komentarze i statusy w polach, które już istnieją w systemie. Zmienia się efekt końcowy: faktury trafiają do obiegu z gotową propozycją dekretu i oznaczonymi problemami, zamiast bez żadnej wstępnej weryfikacji.
Piętnaście minut o SaldeoSMART
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod SaldeoSMART, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
SaldeoSMART jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.