Integracja AI z Comarch Optima: co podłączamy i co firma z tego ma

Comarch Optima stoi w dziesiątkach tysięcy polskich firm. Trzyma faktury, rozrachunki, zapisy kasowe, schematy dekretacji i rejestry VAT. I zazwyczaj stoi tam bez żadnego asystenta, który umiałby z tego coś wyciągnąć szybciej niż człowiek klikający przez kolejne ekrany. My to zmieniamy. Poniżej opisuję konkretnie, co robimy, kiedy wpinamy AI do Optimy, jakie dane wyciągamy i co z nich robi asystent.

Które moduły Optimy podłączamy i dlaczego

Optima to nie jeden program, tylko zestaw modułów. Każdy trzyma inne dane. Kiedy budujemy integrację, wybieramy te, gdzie firma traci czas lub robi błędy. Nie podłączamy wszystkiego na raz.

• Handel i Faktury: faktury sprzedaży (FS), faktury zakupu (FZ), korekty, zamówienia od odbiorców (ZO), zamówienia do dostawców (ZD). Tu leżą dokumenty handlowe z pozycjami, stawkami VAT i powiązaniami między dokumentami.
• Kasa/Bank: rozrachunki otwarte, zapisy kasowe, wyciągi bankowe, terminy płatności. Tu widać, kto płaci i kto nie.
• Księga Handlowa: plan kont, schematy dekretacji, dzienniki zapisów. Stąd AI czerpie wiedzę o tym, jak firma zwykle księguje poszczególne rodzaje dokumentów.
• Rejestry VAT i JPK_V7: zakupy i sprzedaż w rejestrach, oznaczenia dokumentów (RO, WEW, FP i inne), dane do pliku JPK.
• KSeF: status wysyłki faktury, numer KSeF nadany przez Krajowy System e-Faktur, daty nadania i odbioru.
• Biuro Rachunkowe: jeśli obsługujemy wiele podmiotów, asystent może pracować z danymi kilku firm w jednym środowisku, z separacją danych między podmiotami.

Zazwyczaj pierwsza faza to dwa, trzy moduły. Rozrachunki i faktury pojawiają się prawie zawsze, bo efekt jest widoczny szybko i nie wymaga dotykania procesów księgowych, które bywają wrażliwe organizacyjnie.

Jakie dane wyciągamy i w jakiej postaci

Optima trzyma dane w bazie MS SQL Server. Dostęp jest możliwy przez API Optimy (tzw. serwer aplikacji Comarch) albo bezpośrednio przez bazę. Przy instalacjach lokalnych, które są w Polsce zdecydowanie najczęstsze, pracujemy bezpośrednio na SQL pod kontrolą uprawnień. Daje to dostęp do szczegółów, których API nie udostępnia.

Z modułu Handel i Faktury pobieramy nagłówki i pozycje dokumentów: numer dokumentu, NIP kontrahenta, datę wystawienia, datę sprzedaży, kwoty netto i brutto, stawki VAT, typ dokumentu, numer KSeF jeśli już nadany. Z rozrachunków bierzemy otwarte pozycje z datami wymagalności, kwotami, walutą i historią powiązanych zapisów. Ze stanów magazynowych: ilości bieżące, ceny nabycia, kody i nazwy towarów. Z kartoteki kontrahentów: NIP, dane adresowe, przypisany termin płatności, limit kredytowy, grupę cenową.

U jednego z naszych klientów, firmy handlowej z kilkudziesięcioma dostawcami, lista otwartych rozrachunków w Optimie przekraczała 600 pozycji. Nikt nie wiedział na bieżąco, które są przeterminowane o więcej niż 60 dni i komu już wysłano wezwanie. Asystent odpowiada na to pytanie w kilka sekund, bez otwierania raportu w Optimie i bez filtrowania tabel.

Co robi AI z danymi z Optimy: konkretne funkcje

Same dane to materiał. Wartość pochodzi z tego, co asystent z nimi robi.

Podpowiedzi dekretacji i schematy księgowe. Asystent patrzy na fakturę zakupu, sprawdza typ kosztu, kontrahenta, kwoty i proponuje konto oraz schemat dekretacji z planu kont firmy. Przy stałych dostawcach i powtarzalnych dokumentach trafia prawie zawsze. Przy nowych kontrahentach sugeruje kilka wariantów z krótkim uzasadnieniem i czeka na decyzję księgowej. To nie zastępuje człowieka, ale skraca czas na zastanowienie przy każdym dokumencie.

Wykrywanie duplikatów i niespójności. Porównujemy faktury zakupu z rejestrami VAT i KSeF. Pytamy automatycznie: czy ten dokument nie trafił już do rejestru, czy NIP na fakturze zgadza się z NIP-em w kartotece kontrahenta, czy stawka VAT pasuje do rodzaju towaru lub usługi. Ręczne błędy przy wprowadzaniu zdarza się łapać po tygodniach lub przy kontroli skarbowej. Asystent wychwytuje je przy wprowadzeniu.

Generowanie wezwań do zapłaty. Asystent filtruje otwarte rozrachunki według zadanych kryteriów: przeterminowanie powyżej X dni, kwota powyżej określonego progu, brak odnotowanego kontaktu w ostatnim czasie. Dla każdego kontrahenta spełniającego kryteria generuje gotowy dokument z jego danymi, numerami faktur, kwotami i terminem reakcji. Do wysłania bezpośrednio albo do szybkiego przeglądu przez handlowca.

Odpowiedzi na pytania o dane finansowe. To jedna z rzeczy, które najbardziej zaskakują właścicieli. Pytasz asystenta: "ile nam wisi ABC Sp. z o.o. i od kiedy?", "które faktury zakupu z zeszłego miesiąca nie mają jeszcze numeru KSeF?", "jakie zakupy od dostawców unijnych nie trafiły jeszcze do rejestru VAT?". Asystent odpytuje bazę Optimy, przetwarza wyniki i odpowiada. Bez logowania do programu, bez filtrowania, bez eksportu do Excela.

Kontrola przed JPK_V7. Przed zamknięciem okresu i wysyłką pliku JPK asystent przechodzi przez rejestry i szuka problemów: brakujące lub niepoprawne oznaczenia dokumentów (np. brak oznaczenia RO przy paragonach), niezgodność dat wystawienia i wpisu do rejestru, dokumenty bez przypisanego kontrahenta, niespójne kwoty między pozycjami faktury a nagłówkiem. Typowe rzeczy, które ktoś musiał sprawdzać ręcznie albo trafiały do korekty JPK po wysyłce.

Dane zostają w firmie: jak to działa od strony bezpieczeństwa

To pytanie pada przy każdej rozmowie z klientem. Słusznie.

Dane z Optimy nie trafiają do żadnego zewnętrznego publicznego modelu językowego. Architektura, którą stosujemy, zakłada, że model AI pracuje na serwerze klienta lub naszym prywatnym serwerze. Nie przepychamy danych przez API takich jak ChatGPT ani żadną inną publiczną usługę chmurową.

Konkretnie wygląda to tak: asystent dostaje pytanie od użytkownika, odpytuje bazę Optimy, pobiera wyniki, przetwarza je lokalnie i zwraca odpowiedź. Dane nie opuszczają kontrolowanego środowiska firmy. Dla firm pracujących z dużą liczbą kontrahentów, mających umowy NDA albo obsługujących dane osobowe w dokumentach finansowych, to nie jest opcja do rozważenia. To warunek wstępny.

Opisujemy to szerzej w artykule o prywatnej instancji AI: jaką architekturę wybrać i czym różni się hostowanie modelu u siebie od używania publicznych API.

API Optimy czy bezpośrednio baza SQL

Optima udostępnia własne API przez serwer aplikacji Comarch ERP. Ale nie daje ono dostępu do wszystkiego. Szczegóły zapisów w Księdze Handlowej, schematy dekretacji czy szczegółowa analiza rejestrów VAT wymagają pracy bezpośrednio na bazie MS SQL.

Wybór metody zależy od kilku rzeczy. Czy Optima działa lokalnie czy w chmurze Comarch? Jakie uprawnienia dostajemy na bazie SQL? Czy asystent ma odpowiadać na pytania w czasie rzeczywistym czy wystarczy synchronizacja co kilka minut? Przy instalacjach lokalnych, które są zdecydowanie dominujące wśród naszych klientów, wybieramy SQL. Przy środowiskach chmurowych pracujemy przez API lub przez plik eksportu do formatu pośredniego.

Od czego zaczynamy: audyt tego, co w Optimie boli najbardziej

Zanim cokolwiek podłączymy, rozmawiamy o tym, gdzie jest problem. Nie techniczny, biznesowy. Pytamy konkretnie:

• Ile czasu tygodniowo ktoś z zespołu spędza na sprawdzaniu rozrachunków i wysyłaniu przypomnień?
• Zdarzyło się, że faktura zakupu trafiła do rejestru VAT dwa razy albo z błędnym NIP-em?
• Jak wygląda proces przed wysyłką JPK: ktoś ręcznie przegląda rejestry czy plik leci bez weryfikacji?
• Kto i jak wysyła wezwania do zapłaty i czy jest jakiś system śledzenia, do kogo już poszło?
• Czy pytania w stylu "ile wisi nam klient X" trafiają do kogoś w firmie i ile czasu zajmuje odpowiedź?

Na podstawie tych odpowiedzi wybieramy, od których modułów Optimy zacząć i co asystent ma robić w pierwszej kolejności. Pełna integracja ze wszystkim naraz nie ma sensu na start. Jeden obszar, który działa dobrze i daje wynik po kilku tygodniach, jest więcej wart niż cztery uruchomione na pół.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak integracje z systemami finansowo-księgowymi wyglądały u innych firm, zajrzyj na realne wdrożenia. A jeśli masz Optimę i chcesz wiedzieć wprost, co AI może tam zrobić, zapraszamy na bezpłatny audyt. Przejdziemy przez to, jak używacie Optimy i wskażemy konkretnie, od czego warto zacząć.