Integracje / Spedtrans Maciosoft
Integracja AI ze Spedtrans Maciosoft
Podłączamy bazę Microsoft SQL Server Spedtransu i czytamy zlecenia, faktury sprzedaży i kosztowe, dokumenty CMR oraz dane przewoźników. Asystent odpowiada na pytania o status zlecenia, pilnuje brakujących zwrotów CMR i zestawia marżę per klient bez eksportu do Excela.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Spedtrans Maciosoft. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Spedtrans Maciosoft
Spedtrans Maciosoft to program TMS dla polskich firm spedycyjnych i transportowych, które prowadzą zlecenia krajowe i międzynarodowe. Obsługuje pełen cykl: przyjęcie zlecenia, dokumenty przewozowe, faktury i rozliczenia z przewoźnikami oraz klientami. Trafia do biur, gdzie kilku spedytorów prowadzi własne portfele klientów i każdego dnia obsługuje dziesiątki zleceń w różnych walutach na relacjach krajowych i zagranicznych.
Wszystkie dane siedzą w bazie Microsoft SQL Server: zlecenia z stawkami i datami, dokumenty CMR, AWB i CIM, faktury sprzedaży i kosztowe, baza przewoźników z licencjami i datami ważności OCP. W codziennej pracy spedytor otwiera program okienkowy, szuka zlecenia po numerze lub kliencie i sprawdza statusy. Zbiorcze zestawienia robi się przez eksport do Excela.
Co podłączamy w Spedtrans Maciosoft
- Zlecenia transportowe i spedycyjne: status, relacja, daty załadunku i rozładunku
- Dokumenty CMR: data zwrotu oryginału, blokady wystawienia faktury
- Faktury sprzedaży (FS) i kosztowe (FK): porównanie kwoty FK ze stawką ze zlecenia
- Baza przewoźników: numer licencji, data ważności OCP, NIP
- Stawki sprzedaży i kosztu z przeliczeniem walutowym po kursie z daty dokumentu
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Co ze zleceniem firmy Marek Trans z 14 maja, czy CMR już wrócił?"
„Które zlecenia są gotowe do fakturowania, a które czekają na zwrot CMR?"
„Jaka była marża na kliencie Logipol Transport przez ostatnie 3 miesiące?"
„Którym przewoźnikom kończy się OCP w ciągu najbliższych 30 dni?"
Co dokładnie podłączamy w Spedtrans Maciosoft
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyStatus zlecenia, data potwierdzenia rozładunku, liczba dni od planowanej daty rozładunku, przewoźnik
AsystentWyciąga listę zleceń otwartych bez potwierdzonego rozładunku po przekroczeniu zadanej liczby dni i podaje klienta oraz przypisanego przewoźnika.
CzytamyTyp dokumentu przewozowego, data zwrotu oryginału, powiązanie ze zleceniem i fakturą sprzedaży
AsystentWyciąga dzienną listę zamkniętych zleceń z pustą datą zwrotu, grupuje po spedytorach i wskazuje z numerami, które blokują wystawienie faktury.
CzytamyKwota FK, stawka kosztu zapisana w zleceniu, waluta, numer dokumentu, powiązanie po numerze zlecenia
AsystentPorównuje kwotę każdej faktury kosztowej ze stawką ze zlecenia i sygnalizuje rozbieżność przed przekazaniem dokumentu do księgowości.
CzytamyData ważności polisy OCP przewoźnika, NIP, numer licencji, zlecenia przypisane do przewoźnika
AsystentGeneruje dzienną listę przewoźników z OCP wygasającym w ciągu 30 dni, zanim firma zleci im kolejny transport.
CzytamyStawki sprzedaży i kosztu ze wszystkich zleceń danego kontrahenta za wybrany okres, waluty, kursy z dat dokumentów
AsystentZestawia marżę per klient, per relację i per spedytor za dowolny okres z przeliczeniem walutowym, bez eksportu do Excela.
CzytamyStatus zlecenia, potwierdzenie rozładunku, data zwrotu CMR, status faktury sprzedaży i termin płatności
AsystentOdpowiada na pytania klientów firmy o status przesyłki przez czat na stronie lub automat mailowy, bez angażowania spedytora.
Co się zmienia
Spedytorzy przestają szukać danych po tabelach ręcznie, a zestawienia marży i listy braków CMR są gotowe w kilkanaście sekund.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Spedtrans Maciosoft na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Spedtrans Maciosoft zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Spedtrans Maciosoft
Łączymy się z bazą Microsoft SQL Server bezpośrednio: tworzymy osobne konto bazodanowe z uprawnieniami wyłącznie do SELECT na wybranych tabelach Spedtransu. Żadnych uprawnień do INSERT, UPDATE ani DELETE. Dane są aktualne niemal w czasie rzeczywistym, a asystent stoi na serwerze klienta, więc dane nie wychodzą poza sieć firmy.
Tam, gdzie dział IT nie dopuszcza zewnętrznych połączeń z serwerem produkcyjnym, pracujemy na plikach CSV lub Excel generowanych przez Spedtrans według harmonogramu. Dane mają wtedy kilka godzin opóźnienia i nie nadają się do pytań o bieżący status. Jeśli obok Spedtransu stoi Symfonia Finanse i Księgowość albo Comarch Optima na SQL Server, asystent może odpytać oba systemy jednocześnie.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do serwera Microsoft SQL Server z prawem do założenia konta read-only na bazie Spedtransu
- Wersja Spedtrans Maciosoft korzystająca z bazy SQL Server, nie wersja plikowa
- Osoba po stronie klienta z dostępem administratora do bazy lub kontakt z działem IT
- Zgoda na instalację asystenta na serwerze firmy lub dostęp do maszyny w sieci lokalnej
- Lista pytań, na które firma chce odpowiedzi: status zleceń, brakujące CMR, marża, alerty OCP
Gdzie to działa najlepiej
Szef biura spedycji
Koniec miesiąca, szef pyta, które zlecenia można już fakturować, a które czekają na zwrot CMR. Dotychczas odpowiedź wracała po godzinie w postaci pliku XLS, niekompletnego, bo jedno zlecenie trafiało w inny filtr.
Z asystentem: Asystent wyciąga w kilkanaście sekund listę pogrupowaną po spedytorach: co gotowe do faktury, co czeka na CMR, z numerami zleceń i nazwami klientów.
Spedytor z własnym portfelem
Przyszła faktura kosztowa od przewoźnika na 1 350 EUR, a w zleceniu stoi 1 200 EUR. Spedytor nie sprawdza każdej faktury ręcznie przed wysłaniem dokumentów do księgowości.
Z asystentem: Asystent oznacza rozbieżność jednym zdaniem i informuje spedytora, zanim dokument trafi do Symfonii. Korekta lub wyjaśnienie dzieje się przed zaksięgowaniem, nie po.
Właściciel firmy spedycyjnej
Właściciel chce porównać marżę na kliencie Logipol Transport w ostatnim kwartale z podziałem na relacje. Dotychczas wymagało to eksportu, otwarcia w Excelu i ręcznego przeliczenia kursów przez pół godziny.
Z asystentem: Asystent zwraca zestawienie bezpośrednio z bazy: stawki, kursy z dat dokumentów, suma i średnia per relacja. Widać od razu, które trasy zarabiają, a które są zaniżone.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Spedtrans Maciosoft →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Asystent czyta bazę Spedtransu i nic w niej nie zmienia: nie wystawia faktur, nie zamyka zleceń, nie aktualizuje statusów.
- Nie zastępuje spedytora w weryfikacji dokumentów ani w decyzjach o przyjęciu i wycenie zlecenia.
- Nie weryfikuje poprawności danych wpisanych do Spedtransu: jeśli stawka w zleceniu jest błędna, liczy marżę na tym, co jest w bazie.
- Nie wysyła alertów ani raportów automatycznie bez wcześniejszego ustawienia harmonogramu podczas wdrożenia.
Pytania o integrację z Spedtrans Maciosoft
Czy wdrożenie wymaga jakichkolwiek zmian w Spedtransie?
Nie. Integracja działa przez osobne konto bazodanowe z uprawnieniami wyłącznie do odczytu. W samym Spedtransie nie zmienia się żadnych ustawień, nie instaluje wtyczek ani nie aktualizuje wersji programu. Spedtrans działa dokładnie tak jak wcześniej.
Jak długo trwa uruchomienie integracji ze Spedtransem?
Zaczynamy od przeglądu struktury bazy: które tabele są aktywnie używane, gdzie siedzą stawki, statusy i daty dokumentów. Potem definiujemy pytania i testujemy na rzeczywistych danych firmy. Nie ma uczenia modelu ani długich projektów wdrożeniowych. Czas zależy głównie od dostępności działu IT i liczby pytań do skonfigurowania.
Czy asystent może odpowiadać na pytania naszych klientów o status przesyłki?
Tak, jeśli asystent jest wystawiony na zewnątrz. Klienci firmy mogą pytać o status zlecenia przez czat na stronie lub automat mailowy. Odpowiedź pochodzi wprost z bazy Spedtransu: potwierdzenie rozładunku, status CMR, termin wystawienia faktury, bez angażowania spedytora.
Co z marżą, gdy zlecenia są w EUR, a faktury kosztowe wpływają w PLN?
Asystent przelicza po kursie z daty dokumentu, tak jak jest zapisany w zleceniu lub fakturze w bazie Spedtransu. Dzięki temu historyczne zestawienia nie zmieniają się wraz z bieżącym kursem i są spójne z tym, co było w dniu zamknięcia zlecenia.
Piętnaście minut o Spedtrans Maciosoft
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Spedtrans Maciosoft, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Transport, spedycja i magazyn
Spedtrans Maciosoft jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.