Integracje / System TMS
Integracja AI z System TMS
Zlecenia, dokumenty CMR i statusy w jednym asystencie, niezależnie od tego, na czym pracuje Wasza spedycja.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod System TMS. Bez umowy i bez karty.
Czym jest System TMS
System TMS to oprogramowanie do zarządzania transportem drogowym, w którym spedycja prowadzi zlecenia od przyjęcia po rozliczenie. Każde zlecenie ma swój numer, daty załadunku i rozładunku, adresy, dane przewoźnika z NIP-em i numerem rejestracyjnym pojazdu oraz aktualny status. Do zleceń trafiają dokumenty: CMR, WZ, potwierdzenia dostawy i listy pakowania. Pracują w nim spedytorzy obsługujący transport krajowy i międzynarodowy.
Dane System TMS przechowuje w relacyjnej bazie SQL, a dostęp zewnętrzny jest możliwy przez API, eksport do XML lub CSV albo bezpośrednie połączenie z bazą. Spedytorzy przez cały dzień wpisują statusy, dołączają dokumenty i sprawdzają, co dzieje się z każdą przesyłką. System obejmuje obszary: zlecenia, dokumentacja przewozowa, rozliczenia z przewoźnikami i analizy rentowności tras.
Co podłączamy w System TMS
- Zlecenia transportowe
- Dokumenty CMR i WZ
- Statusy i awizacje
- Rozliczenia przewoźników
- Rentowność kursów
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Gdzie jest ten transport i czy zdąży na okno czasowe?"
„Które zlecenia nie mają jeszcze kompletu dokumentów?"
„Ile zarobiliśmy na tej relacji w tym miesiącu?"
„Który przewoźnik ma najwięcej opóźnień?"
Co dokładnie podłączamy w System TMS
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
Czytamynumer ZT, zleceniodawca, daty załadunku i rozładunku, adresy nadania i dostawy
AsystentIdentyfikuje zlecenie po numerze lub dacie i odpowiada na pytanie klienta o status przesyłki bez udziału spedytora
Czytamynazwa firmy, NIP, osoba kontaktowa, numer rejestracyjny pojazdu
AsystentDopasowuje przychodzące dokumenty PDF do zlecenia po numerze rejestracyjnym i zgłasza brak aktywnej polisy OCP
Czytamyaktualny status (zlecone, w realizacji, dostarczone, reklamacja), ETA, notatki o przestojach
AsystentWykrywa zlecenia z przekroczoną datą dostawy i generuje poranną listę dla spedytora z numerami i danymi przewoźników
Czytamypliki PDF dołączone do zlecenia: CMR, WZ, potwierdzenie dostawy, podpisy i pieczątki
AsystentCzyta PDF, dopasowuje dokument do zlecenia po numerze lub rejestracji i oznacza niekompletne jako wymagające uzupełnienia
Czytamykwota frachtu, waluta, cena wystawiona klientowi, termin płatności dla przewoźnika
AsystentLiczy marżę na każdym zleceniu i zestawia przychody z kosztami dla wybranej trasy, klienta lub przewoźnika
Czytamytekst notatek wpisanych do zlecenia: przestoje, powody opóźnień, ustalenia z przewoźnikiem
AsystentWłącza notatki do projektu maila do klienta lub układa chronologię zdarzeń przy obsłudze reklamacji
Czytamyflaga pilne, brak potwierdzenia odbioru dokumentów, polisa OCP, termin płatności
AsystentWysyła spedytorowi powiadomienie o zleceniach bez aktualizacji statusu lub zbliżającym się terminie płatności bez dokumentów
Co się zmienia
Spedytor odpowiada klientowi od razu, zamiast najpierw dzwonić do kierowcy.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z System TMS na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. System TMS zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z System TMS
Łączymy się z System TMS przez API systemu, bezpośrednie połączenie z bazą SQL albo eksport do XML lub CSV. Większość popularnych systemów TMS ma przynajmniej jeden z tych kanałów. Asystent pracuje w trybie odczytu. Zapis do TMS, na przykład przy zmianie statusu lub dołączeniu dokumentu, wymaga potwierdzenia przez spedytora.
Asystent działa na serwerze klienta albo w izolowanym środowisku chmurowym bez dostępu z zewnątrz. Dane z TMS nie trafiają do zewnętrznych modeli AI. Synchronizacja odbywa się co kilka minut, więc asystent widzi zmiany statusów niemal w czasie rzeczywistym. Dostęp do TMS konfigurujemy na osobnym koncie z uprawnieniami ograniczonymi do odczytu.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do API, eksportu XML/CSV lub bazy SQL systemu TMS
- Osoba techniczna po stronie klienta do pierwszej konfiguracji połączenia
- Uzupełnione pola w zleceniach: status, numer rejestracyjny, daty załadunku i rozładunku
- Aktywna licencja System TMS z dostępem do bazy lub API producenta
- Konto z uprawnieniami do odczytu zleceń, dokumentów i statusów
Gdzie to działa najlepiej
Spedytor międzynarodowy
Klient pisze na WhatsAppie, gdzie jest jego towar jadący do Berlina. Spedytor ma otwarte 40 zleceń w System TMS i właśnie rozmawia z przewoźnikiem przez telefon.
Z asystentem: Asystent wyszukuje zlecenie po dacie i adresie, odczytuje status i notatkę o ewentualnym przestoju i wysyła odpowiedź. Spedytor nie traci czasu na przeklikiwanie zakładek.
Menedżer spedycji
Rano, przed odprawą z zespołem, menedżer chce wiedzieć, które zlecenia przekroczyły termin dostawy. W System TMS musiałby ręcznie przeglądać dziesiątki pozycji.
Z asystentem: Asystent generuje listę zleceń z przekroczoną datą dostawy z numerami, danymi przewoźników i ostatnim wpisanym statusem. Menedżer zaczyna dzień od konkretnych działań.
Pracownik ds. dokumentów
Przewoźnik przesyła skan CMR mailem po dostawie do Hamburga. Normalnie spedytor otwiera mail, sprawdza numer zlecenia w System TMS i ręcznie dołącza plik do właściwej pozycji.
Z asystentem: Asystent odczytuje PDF, dopasowuje CMR do zlecenia po numerze rejestracyjnym i dacie i dołącza do archiwum. Jeśli brakuje podpisu lub pieczątki, od razu zgłasza brak spedytorowi.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z System TMS →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie zmienia danych w TMS bez potwierdzenia spedytora, nawet oczywistych poprawek statusu
- Nie wystawia faktur ani not obciążeniowych i nie zastępuje modułu księgowego TMS
- Nie sięga do zewnętrznych systemów GPS ani aplikacji kierowcy, jeśli nie są podłączone do TMS
- Nie dopasuje dokumentu ani nie odczyta statusu, jeśli pola zlecenia są puste lub błędnie wypełnione
Pytania o integrację z System TMS
Czy integracja działa z każdym systemem TMS, czy tylko z wybranymi?
Zależy od tego, co TMS udostępnia technicznie. Sprawdzamy, czy macie API, eksport XML lub CSV albo dostęp do bazy SQL. Większość popularnych systemów ma przynajmniej jeden z tych kanałów. Jeśli TMS nie daje żadnego dostępu do danych, mówimy o tym wprost na etapie audytu.
Co się stanie, gdy spedytor zapomni wpisać status do TMS?
Asystent czyta to, co jest w systemie. Jeśli status nie jest aktualizowany, AI widzi ostatni wpis i informuje o tym spedytora zamiast przekazywać nieaktualne dane klientowi. Brak danych to też sygnał: asystent może flagować zlecenia bez aktualizacji przez określony czas i przypominać spedytorowi o uzupełnieniu.
Jak długo trwa wdrożenie integracji z System TMS?
Pierwsza funkcja, najczęściej statusy dla klientów lub wykrywanie opóźnień, wychodzi zwykle po kilku tygodniach. Potem zbieramy feedback od spedytorów i rozszerzamy o kolejne procesy. Nie robimy wielkiego wdrożenia na raz, bo nie da się wszystkiego sprawdzić poza warunkami realnej pracy.
Czy asystent może pisać do klientów samodzielnie, bez akceptacji spedytora?
To zależy od konfiguracji. Przy odpowiedziach na pytania o status asystent może działać automatycznie, bo odpowiedź pochodzi wprost z TMS i jest faktualna. Przy reklamacjach, wyjaśnieniach opóźnień lub wezwaniach do zapłaty asystent przygotowuje projekt, który spedytor akceptuje przed wysyłką.
Piętnaście minut o System TMS
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod System TMS, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Transport, spedycja i magazyn
System TMS jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.