Integracje / Skrzynka zleceń transportowych
Integracja AI ze Skrzynka zleceń transportowych
Podłączamy skrzynkę mailową firmy i system TMS, żeby asystent czytał zlecenia z maili, PDF-ów i skanów OCR. Asystent wyciąga pola zlecenia, porównuje je z kartoteką kontrahentów i umowami ramowymi, oznacza rozbieżności i zakłada szkic w fireTMS, Spedtrans lub boxTMS do zatwierdzenia przez spedytora.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Skrzynka zleceń transportowych. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Skrzynka zleceń transportowych
Skrzynka zleceń transportowych to codziennie zapełniający się punkt wejścia w firmach spedycyjnych, przewozowych i produkcyjnych z własną logistyką. Zlecenia spływają jednocześnie z kilku źródeł: treść wklejona w mail, PDF w załączniku, skan z faksu, eksport CSV z platformy zakupowej klienta albo link do portalu zakupowego z formatem właściwym tylko tej jednej firmie.
Każdy klient ma własny schemat. Dane trafiają finalnie do TMS: fireTMS, Spedtrans, Marcos, boxTMS albo do arkusza Excel. W każdym z tych systemów zlecenie ma te same obszary: kartoteka kontrahenta, trasa z adresami i oknami czasowymi, ładunek z typem naczepy, stawka z warunkami płatności i ewentualne dane ADR. Kartoteki i cenniki ramowe trzymane są w bazie TMS po stronie firmy.
Co podłączamy w Skrzynka zleceń transportowych
- Kartoteka kontrahentów TMS: pobieramy dane klienta i warunki handlowe do porównania
- Pola zlecenia: adresy załadunku i rozładunku, okna czasowe, typ naczepy, waga, palety
- Dane ADR: klasa zagrożenia, numer UN, ilość i grupa pakowania z treści zlecenia
- Umowy ramowe: stawka frachtu i termin płatności ze zlecenia kontra cennik w kartotece
- Skrzynka IMAP lub Microsoft 365: odczyt maili i załączników PDF do kolejki przetwarzania
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Które zlecenia z dziś rano mają rozbieżność stawki w stosunku do umowy?"
„Czy w tym PDF-ie są kompletne dane ADR, czy czegoś brakuje?"
„Ile zleceń trafiło do kolejki ręcznej weryfikacji w tym tygodniu i dlaczego?"
„Czy klient z tego maila jest już w kartotece, czy to nowy kontrahent do założenia?"
Co dokładnie podłączamy w Skrzynka zleceń transportowych
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyZlecenie wklejone bezpośrednio w treść maila, bez załącznika, często bez stałego formatu
AsystentWyciąga pola zlecenia z nieustrukturyzowanego tekstu i przypisuje je do odpowiednich pól szkicu w TMS
CzytamyPliki CSV z platform klientów z kolumnami o niestandardowych nazwach jak 'Requested Delivery Date'
AsystentMapuje kolumny platformy na pola TMS i oznacza wartości, których nie udało się jednoznacznie przypisać
CzytamyObrazy PNG lub JPG z faksu albo zdjęcia wydrukowanego formularza robione telefonem przez klienta
AsystentOdczytuje tekst przez OCR, wyciąga pola zlecenia i przy obrazach trudnych opisuje, które fragmenty wymagają ręcznej weryfikacji
CzytamyHistoria adresów załadunku i rozładunku zarejestrowanych w kartotece TMS z wcześniejszych zleceń
AsystentPorównuje nowe adresy z historią, żeby nie zakładać duplikatów w kartotece i uzupełnić brakujące dane adresowe
CzytamyNumer referencyjny klienta, trasa, okna czasowe, typ naczepy i stawka z zatwierdzonego szkicu
AsystentPrzygotowuje gotowy projekt maila do klienta z danymi zlecenia, który spedytor sprawdza i wysyła po zatwierdzeniu
CzytamyPola nieczytelne na skanach, nieznani nadawcy, braki danych ADR lub niejednoznaczne adresy załadunku
AsystentGrupuje niekompletne pozycje z opisem konkretnych braków, żeby spedytor wiedział, czego szukać, zamiast przerabiać zlecenie od zera
Co się zmienia
Spedytor zamiast przepisywać kilkanaście pól z maili i PDF-ów dostaje gotowy szkic zlecenia z oznaczonymi rozbieżnościami i zatwierdza go jednym kliknięciem.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Skrzynka zleceń transportowych na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Skrzynka zleceń transportowych zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Skrzynka zleceń transportowych
fireTMS łączymy przez REST API z tokenem z panelu administratora: zakładamy zlecenia, pobieramy słowniki kontrahentów i adresów. Spedtrans obsługuje import przez pliki XML w katalogu wymiany, bez dostępu do bazy serwera. Marcos wymaga bezpośredniego zapisu do bazy MSSQL lub Firebird albo pliku wymiany uzgodnionego z Transbit przed wdrożeniem. boxTMS udostępnia REST API dla partnerów na warunkach z umowy z dostawcą.
Asystent pracuje w trybie odczytu na etapie przetwarzania maili i dokumentów. Zapis do TMS następuje dopiero po zatwierdzeniu przez spedytora jako osobny krok po weryfikacji wyniku. Treść maili klientów nie trafia do zewnętrznych usług bez umowy z zapisami o braku retencji. Jeśli firma prowadzi zlecenia w Excelu, asystent zapisuje dane do CSV lub XLSX w uzgodnionej strukturze kolumn bez potrzeby dostępu do żadnego API.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do skrzynki przez IMAP lub Microsoft 365 z zgodą administratora tenanta
- Konto w TMS z uprawnieniami do API lub dostęp do katalogu wymiany plików XML
- Kartoteka kontrahentów w TMS uzupełniona o dane klientów i aktualne cenniki ramowe
- Osoba po stronie firmy znająca strukturę zleceń do weryfikacji wyników pilota
- W przypadku Marcosa: sprawdzenie zapisów umowy serwisowej z Transbit przed podłączeniem do bazy
Gdzie to działa najlepiej
Spedytor na porannej zmianie
Przychodzi do biura i w skrzynce czeka kilkanaście nowych wiadomości. Część to PDF-y z tabelkami, jedna to skan z faksu, dwie to zlecenia wklejone w mail bez załącznika. Do tej pory każde otwierał po kolei i przepisywał pola do TMS ręcznie.
Z asystentem: Asystent przetworzył całą kolejkę przed początkiem zmiany. Spedytor otwiera szkice w TMS, przegląda oznaczone rozbieżności i zatwierdza. Przepisywanie zamienia się w weryfikację.
Kierownik spedycji
Klient z podpisaną umową ramową zaczął wysyłać zlecenia ze stawką wyższą od cennika. Przez kilka tygodni nikt tego nie wyłapał, bo spedytorzy przepisywali pole stawki bez porównania z warunkami z kartoteki.
Z asystentem: Asystent oznacza każde takie zlecenie opisem 'rozbieżność stawki' przed zatwierdzeniem. Kierownik widzi wzorzec w szkicach i może wrócić do klienta z pytaniem, zanim zlecenie zostanie przyjęte.
Spedytor z trudnym klientem
Stały klient od lat przysyła zlecenia jako zdjęcie wydrukowanego formularza zrobione telefonem. Zmiana nawyku jest nierealna, a ręczne czytanie ze zdjęcia zajmuje więcej czasu niż z PDF-u i zdarza się pomylić cyfry w adresie.
Z asystentem: Asystent odczytuje tekst przez OCR i wyciąga pola. Zdjęcia proste i jasne przerabia automatycznie. Przekrzywione lub ciemne trafiają do kolejki z opisem, które konkretnie pola były nieczytelne.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Skrzynka zleceń transportowych →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie tworzy nowego kontrahenta w kartotece TMS bez decyzji spedytora: zakłada szkic z flagą 'nowy klient, wymagana weryfikacja'.
- Nie wysyła maili do klientów samodzielnie: projekt potwierdzenia zawsze wymaga zatwierdzenia przez spedytora przed wysyłką.
- Nie uzupełnia brakujących danych ADR z domysłu: przy niekompletnych informacjach oznacza brak i zatrzymuje szkic do ręcznego uzupełnienia.
- Nie zmienia istniejących zleceń ani wpisów w TMS bez potwierdzenia: każda rozbieżność to oznaczenie dla człowieka, nie automatyczna korekta.
Pytania o integrację z Skrzynka zleceń transportowych
Czy możemy podłączyć kilka skrzynek jednocześnie, np. dla różnych spedytorów?
Tak, obsługujemy kilka skrzynek jednocześnie. Każdą można przypisać do osobnego spedytora albo do wspólnej kolejki w TMS. Sposób rozdziału zależy od tego, jak firma dzieli klientów wewnętrznie, i ustalamy to na etapie pilota.
Ile czasu mija od wpłynięcia maila do pojawienia się szkicu w TMS?
Zależy od ustawionego interwału przetwarzania kolejki. Przy konfiguracji co kilka minut szkic pojawia się praktycznie od razu. Możliwa jest też praca wsadowa raz na godzinę, gdy firma woli przeglądać zlecenia blokami, a nie jedno po jednym.
Co się dzieje z mailem, gdy asystent nie rozpozna w nim zlecenia?
Wiadomość trafia do osobnej kolejki 'do przeglądu' z adresem nadawcy i tematem. Asystent nie kasuje ani nie przenosi maili. Spedytor przegląda tę kolejkę i decyduje, czy to zlecenie wymagające innego podejścia, czy zwykła korespondencja biurowa.
Czy integracja działa, jeśli prowadzimy zlecenia w Excelu zamiast TMS?
Tak. Asystent może zapisywać wyciągnięte pola do pliku CSV lub XLSX w uzgodnionej strukturze kolumn zamiast wysyłać do TMS. Spedytor importuje plik do arkusza lub przegląda go bezpośrednio. Takie podejście nie wymaga żadnego dostępu do API.
Piętnaście minut o Skrzynka zleceń transportowych
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Skrzynka zleceń transportowych, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Transport, spedycja i magazyn
Skrzynka zleceń transportowych jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.