Jak AI połączone ze Spedtransem (Maciosoft) odpowiada na pytania o zlecenia, pilnuje brakujących CMR i zestawia marżę bez Excela?

Do Spedtransu można podłączyć AI bez wymiany programu ani migracji danych. Baza siedzi na Microsoft SQL Server: stąd asystent czyta zlecenia, statusy dokumentów, faktury i dane przewoźników, a odpowiada w języku naturalnym zarówno spedytorom, jak i klientom firmy. Brakujące CMR, kończące się OCP, rozbieżność między fakturą kosztową a zleceniem: to wszystko widać w bazie, wystarczy zadać pytanie zamiast otwierać Spedtrans i szukać ręcznie.

Koniec miesiąca w biurze spedycji: scena, którą znasz

Czterech spedytorów, każdy z własnymi klientami i własnymi zleceniami. Szef pyta, które pozycje można już fakturować, a które jeszcze czekają na zwrot oryginału CMR. Pada odpowiedź: "muszę sprawdzić". Wraca po godzinie z plikiem XLS, niekompletnym, bo jedno zlecenie wpadło w inny filtr i nie trafiło do zestawienia. Ktoś obok dzwoni do przewoźnika, żeby dowiedzieć się, czy wysłał CMR z załadunku z dziewiątego. Trzecia osoba składa miesięczne zestawienie marży: eksport ze Spedtransu, otwarcie w Excelu, ręczne przeliczenie stawek sprzedaży na PLN po kursach NBP, kolumna po kolumnie. Godzina, czasem dwie.

To nie jest nieudolność. Tak wygląda spedycja, gdy TMS przechowuje wszystkie dane, ale nie ma szybkiej drogi, żeby zebrać je w jednym miejscu. AI nie zastąpi spedytora, ale może skończyć z tym codziennym szukaniem po tabelach.

Co Spedtrans trzyma w bazie i co stamtąd wyciągamy

W wersji SQL wszystkie dane siedzą w Microsoft SQL Server. Każde zlecenie transportowe lub spedycyjne ma numer, relację (adresy załadunku i rozładunku), stawkę sprzedaży dla klienta, stawkę kosztu od przewoźnika, daty załadunku i rozładunku oraz status. Do zlecenia przypisany jest przewoźnik z jego NIP-em, numerem licencji i datą ważności OCP.

Obok zleceń są dokumenty. List przewozowy CMR z polem na datę zwrotu oryginału: bez tej daty faktura często nie idzie do klienta, a on nie płaci. Dla tras lotniczych AWB, dla kolejowych CIM albo SMGS w zależności od kierunku (SMGS dotyczy przewozów do krajów WNP, CIM do reszty Europy). Faktury sprzedaży (FS) i faktury kosztowe (FK) od przewoźników są powiązane ze zleceniami przez numer zlecenia. Przy zleceniach walutowych dochodzą kursy: zlecenie może być wycenione w EUR, a faktura kosztowa w PLN, więc marżę liczy się po kursie z daty dokumentu.

Z tych danych AI wyciąga:

• listę zleceń bez zwróconego CMR, pole daty zwrotu puste, zlecenie zamknięte lub gotowe do fakturowania
• marżę na zleceniu: stawka sprzedaży minus stawka kosztu, przeliczona przez kurs z daty dokumentu
• zestawienie marży per klient, per relacja, per spedytor za dowolny zakres dat
• listę przewoźników z OCP wygasającym w ciągu 30 dni
• faktury kosztowe, których kwota odbiega od stawki kosztu zapisanej w zleceniu
• pełny status konkretnego zlecenia: rozładunek potwierdzony, CMR odebrany, faktura wystawiona, płatność wpłynęła
• zlecenia otwarte bez potwierdzenia rozładunku powyżej zadanej liczby dni

Czy Spedtrans ma API? Jak wygląda połączenie od strony technicznej

Maciosoft nie udostępnia publicznego REST API ani żadnej oficjalnej warstwy integracyjnej dla zewnętrznych systemów. Spedtrans to program okienkowy z bazą SQL Server: solidny, sprawdzony w polskiej spedycji od lat, ale zaprojektowany bez myśli o otwartym wejściu dla innych aplikacji. Jeśli ktoś obiecuje gotową wtyczkę API do Spedtransu, warto zapytać o dokumentację.

Są dwie drogi, żeby dać AI dostęp do danych:

• Bezpośredni odczyt z SQL Server. Tworzymy osobne konto bazodanowe z uprawnieniami tylko do SELECT na tabelach Spedtransu. Żadnych uprawnień do INSERT, UPDATE ani DELETE: AI czyta, nic nie zmienia. Połączenie idzie przez sterownik SQL Server lub ODBC. Dane są aktualne niemal w czasie rzeczywistym, zapytania działają szybko. Potrzebny dostęp do serwera bazy i zgoda administratora na stworzenie konta z ograniczonymi uprawnieniami.
• Eksporty do plików. Spedtrans generuje eksporty zleceń, faktur i zestawień do Excela lub CSV. Uruchamiamy je automatycznie przez harmonogram po stronie Windows, AI czyta pliki z wyznaczonego folderu. Działa, ale dane mają kilka godzin opóźnienia i nie nadają się do pytań o bieżący status zlecenia.

W praktyce prawie zawsze zaczynamy od odczytu SQL: dane są aktualne, a jedno konto read-only nie wymaga żadnych zmian w działającym Spedtransie. Eksport plików zostawiamy tam, gdzie dział IT nie dopuszcza zewnętrznych połączeń z serwerem produkcyjnym.

Jeśli obok Spedtransu stoi Symfonia Finanse i Księgowość albo Comarch Optima, do której idą faktury, te programy też mają swoje bazy SQL Server. AI może odpytać oba systemy jednocześnie: "czy faktura FS/05/2026 z Spedtransu dotarła do Symfonii, jaki ma numer dokumentu i czy jest już zaksięgowana". W normalnej spedycji to pytanie do dwóch różnych osób, z czekaniem na odpowiedź.

Co AI robi w codziennej pracy spedytora i klienta

Spedytor pisze w oknie czatu: "co ze zleceniem Marek Trans z 14 maja, trasa Monachium-Łódź". AI odpowiada: rozładunek potwierdzony 16 maja, data zwrotu CMR niepotwierdzona, faktura sprzedaży niewystawiona, termin płatności klienta 30 dni od daty FV. Spedytor wie wszystko bez otwierania Spedtransu. Klientowi można przekazać tę samą informację mailem albo przez chat na stronie firmy, jeśli asystent jest wystawiony na zewnątrz.

Przyszła faktura kosztowa od przewoźnika na 1 350 EUR. W zleceniu stoi 1 200 EUR. Różnica może być uzasadniona: dopłata za postój, przewóz ADR, niestandardowe gabaryty. Ale równie dobrze to błąd w fakturze albo inna stawka niż ustalona. AI porównuje kwotę FK z polem stawki kosztu ze zlecenia i oznacza rozbieżność zanim dokument trafi do Symfonii. Jedno zdanie: "FK od Kowalski Transport różni się o 150 EUR od stawki ze zlecenia nr 04521, sprawdź przed zaksięgowaniem". To właściwy moment na weryfikację, nie korekta po zaksięgowaniu.

Codziennie rano asystent sprawdza bazę przewoźników i wysyła listę tych z OCP wygasającym w ciągu 30 dni. Mały alert, ale w praktyce wiele firm odkrywa problem dopiero przy szkodzie. Przewoźnik bez ważnego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej to nie tylko formalność: w razie szkody firma spedycyjna może odpowiadać za brak weryfikacji.

Ten sam asystent może obsługiwać pytania klientów. Firma klienta dzwoni z pytaniem o status przesyłki, a zamiast angażować spedytora, odpowiedź dostaje przez czat lub automat mailowy: "Pańska przesyłka rozładowana w Łodzi 16 maja, oryginał CMR w drodze, faktura zostanie wystawiona po jego wpłynięciu". Bez czekania na przełączenie do odpowiedniej osoby.

Marża bez Excela: zestawienie per klient w kilkanaście sekund

To jeden z najczęstszych powodów, dla których firmy spedycyjne sięgają po integrację z AI. Spedytorzy wiedzą, ile "mniej więcej" zarabiają na danym kliencie. Twarde zestawienie robi się rzadko, bo wymaga eksportu, przeliczenia walut i dłuższej pracy w Excelu. Przez to decyzje o stawkach i negocjacjach opierają się na przeczuciu zamiast na liczbach.

Pytanie zadane asystentowi: "jaka była marża na kliencie Logipol Transport za ostatnie 3 miesiące, z podziałem na relacje". Odpowiedź wychodzi bezpośrednio z bazy: zlecenia z tym kontrahentem, stawki sprzedaży i kosztu, przeliczenie walutowe po kursie z daty dokumentu, suma i średnia na relację. U jednego klienta takie zestawienie pokazało, że trasy do Rumunii generują wyraźnie wyższą marżę niż trasy do Niemiec. Na Niemcy szło więcej zleceń, więcej pracy, ale zarobek był znacznie niższy, bo tamta relacja jest bardziej konkurencyjna i spedytorzy zaniżali stawki, żeby wygrać zlecenia. Bez regularnego zestawienia to wychodziło dopiero po roku i po kilku nietrafionych negocjacjach.

Ten sam mechanizm działa per spedytor: widać, kto negocjuje lepsze stawki, kto bierze trudniejsze relacje i jak to przekłada się na wyniki. Nie jako instrument kary, raczej jako punkt do rozmowy o tym, gdzie szukać poprawy w kolejnym kwartale.

Od czego zaczynamy wdrożenie

Pierwszy krok to przegląd bazy Spedtransu: jakie tabele są aktywnie używane, gdzie siedzą stawki, daty, statusy i pola dokumentów. Robimy to na kopii albo z kontem read-only na produkcji, żeby nic nie tknąć w działającym systemie.

Drugi krok to decyzja o modelu połączenia: bezpośredni SQL czy eksport plików. Większość firm wybiera SQL, bo dane są aktualne. Eksporty działają tam, gdzie dział IT nie dopuszcza zewnętrznych połączeń z serwerem bazy.

Trzeci krok to lista pytań, na które AI ma odpowiadać: status konkretnego zlecenia, brakujące CMR, alert OCP, porównanie faktury kosztowej ze zleceniem, marża per klient. Każde z tych pytań to konkretne zapytanie do bazy SQL, które asystent buduje dynamicznie na podstawie tego, co ktoś wpisał w czacie. Nie ma tu "uczenia modelu" ani długich wdrożeń: podłączamy bazę, definiujemy pytania i testujemy na rzeczywistych danych.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak to wyglądałoby w Twoim biurze, zapraszamy na bezpłatny audyt. Sprawdzimy wersję Spedtransu, strukturę bazy i wspólnie określimy, jakie pytania firma zadaje najczęściej. Jak wygląda to w praktyce u innych spedycji i firm transportowych, pokazujemy w realnych wdrożeniach.