Integracje / boxTMS
Integracja AI z boxTMS
Podłączamy boxTMS przez REST API lub cykliczny eksport CSV, dając asystentowi dostęp do zleceń transportowych, stawek frachtu i dokumentów przypisanych do każdego zlecenia. Asystent sprawdza statusy, wyłapuje zlecenia bez ruchu i braki CMR oraz FV kosztowej przed wystawieniem faktury.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod boxTMS. Bez umowy i bez karty.
Czym jest boxTMS
boxTMS to system klasy TMS (Transport Management System) działający wyłącznie w chmurze, obsługiwany przez przeglądarkę. Przeznaczony dla firm spedycyjnych i transportowych, które przyjmują zlecenia przewozu, rozliczają fracht i wystawiają faktury. Dane trzyma na serwerach producenta jako usługa SaaS, bez instalacji po stronie firmy.
Codziennie spedytor otwiera w nim nowe zlecenia transportowe, przypisuje przewoźnika, wpisuje stawki frachtu sprzedaży i zakupu, zmienia statusy i rejestruje dokumenty: CMR podpisany przez odbiorcę, FV kosztową od przewoźnika, WZ, POD i FV sprzedażową. System gromadzi historię zmian statusów, notatki wewnętrzne i pełny rejestr kontrahentów: nadawców, odbiorców i przewoźników.
Co podłączamy w boxTMS
- Zlecenia transportowe: numer, trasa, stawka sprzedaży i zakupu, status
- Dokumenty zlecenia: CMR, FV kosztowa, WZ, POD z typem i datą dodania
- Historia statusów: które zlecenie stoi bez zmiany od kilku dni
- Kontrahenci i przewoźnicy: dane kontaktowe przypisane do zlecenia
- Zestawienie marży: suma frachtu sprzedaży i zakupu per klient lub spedytor
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Które zlecenia są w realizacji, ale nie miały żadnego ruchu od 4 dni?"
„Czy do zlecenia 1284/10 są już CMR i FV kosztowa potrzebne do faktury?"
„Jaka była marża na kliencie Logistix w tym kwartale?"
„Napisz maila do przewoźnika, że brakuje skanu CMR do zlecenia 1290/10"
Co dokładnie podłączamy w boxTMS
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
Czytamynumer, data przyjęcia, trasa z adresami i terminami załadunku i rozładunku, stawka sprzedaży i zakupu, przypisany spedytor, status
AsystentOdpowiada na pytania o konkretne zlecenie, wylicza marżę jednostkową, wskazuje zlecenia bez wpisanej stawki zakupu
Czytamytyp dokumentu (CMR, FV kosztowa, WZ, POD, FV sprzedażowa), data dodania, status dokumentu
AsystentSprawdza kompletność dokumentów przed wystawieniem faktury, zestawia braki dla całej listy zleceń do fakturowania
Czytamykolejne statusy zlecenia z datami i godzinami każdej zmiany, od przyjęcia do zamknięcia
AsystentWyłapuje zlecenia bez zmiany statusu od kilku dni i podaje je razem z danymi przewoźnika do kontaktu
Czytamynazwa firmy, dane kontaktowe (telefon, mail), rola w zleceniu: nadawca, odbiorca lub przewoźnik
AsystentPodaje dane kontaktowe do konkretnego zlecenia i generuje wiadomość z prośbą o brakujący dokument
Czytamysuma stawek sprzedaży i zakupu grupowana po kliencie lub spedytorze za wybrany przedział dat
AsystentZestawia marżę bez Excela, wskazuje relacje z najniższą rentownością i mówi wprost o zleceniach z pustymi polami finansowymi
Czytamynotatki wewnętrzne przypisane do zlecenia, dopisywane przez spedytorów przy obsłudze transportu
AsystentPrzeszukuje notatki do zlecenia, gdy spedytor szuka kontekstu rozmowy z przewoźnikiem lub klientem
Co się zmienia
Spedytor zamiast przeglądać listę i szukać w mailach dostaje rano gotowy raport brakujących dokumentów i zleceń bez ruchu.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z boxTMS na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. boxTMS zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z boxTMS
Łączymy się z boxTMS przez REST API producenta, które zwraca dane w formacie JSON. Token API generuje administrator konta w panelu boxTMS, w sekcji Administracja lub Integracje. Asystent pracuje na serwerze klienta i odpytuje API wyłącznie w trybie odczytu. Zapis przez API uruchamiamy tylko dla ściśle określonych pól i zawsze po potwierdzeniu przez użytkownika.
Gdy API nie jest dostępne w planie subskrypcji, podłączamy boxTMS przez cykliczny eksport CSV lub Excel: plik ląduje na serwerze firmy raz dziennie o stałej porze, asystent przetwarza go bez przesyłania danych na zewnątrz. Dostępność skanów dokumentów PDF przez API wymaga osobnej weryfikacji z producentem, bo nie wszystkie plany SaaS zwracają pliki binarne.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywny dostęp do REST API boxTMS lub skonfigurowany cykliczny eksport CSV/Excel ze zleceń
- Konto z uprawnieniami administratora w boxTMS do wygenerowania tokenu API
- Osoba w firmie znająca boxTMS, która przeprowadzi z nami jednorazowy audyt kompletności danych
- Dokumenty zleceń rejestrowane w boxTMS, nie tylko w skrzynce mailowej spedytora
- Stawki frachtu zakupu wpisywane do zleceń na bieżąco, nie tylko stawki sprzedaży
Gdzie to działa najlepiej
spedytor w biurze
Piątek 16:00, na liście 40 zleceń tygodnia. Spedytor nie wie, które stoi bez zmiany od kilku dni: lista wygląda tak samo, nie ma czasu sprawdzać każdego z osobna przed weekendem.
Z asystentem: Asystent wyciąga zlecenia z niezmienianym statusem od czterech i więcej dni, podaje numery, trasy i dane przewoźnika. Spedytor dzwoni tam, gdzie trzeba, zamiast przeglądać całą listę.
właściciel firmy
Spotkanie z klientem Logistix za dwa dni. Właściciel chce wiedzieć, jak wyglądała marża na tym kliencie w ostatnim kwartale i czy stawki negocjowane rok temu są dalej opłacalne.
Z asystentem: Asystent pobiera zlecenia z filtrem na klienta i okres, zestawia sumę frachtu sprzedaży i zakupu oraz wynik. Właściciel wchodzi na spotkanie z konkretnymi liczbami, nie z arkuszem.
spedytor przed fakturowaniem
Koniec miesiąca, kilkanaście zleceń w statusie do fakturowania. Spedytor chce wystawić faktury, ale nie jest pewien, czy wszystkie CMR i FV kosztowe od przewoźników już wpłynęły i są w systemie.
Z asystentem: Asystent sprawdza każde zlecenie z listy i zestawia braki CMR i FV kosztowej. Spedytor dostaje wykaz przed wystawieniem faktur i dzwoni do przewoźnika jeszcze tego samego dnia.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z boxTMS →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie zmienia statusów, stawek ani żadnych danych w boxTMS bez wyraźnego potwierdzenia użytkownika
- Nie wystawia faktur ani nie wysyła ich do klientów: to robi spedytor w boxTMS lub system księgowy
- Nie uzupełnia brakujących stawek zakupu ani pól zleceń: pokazuje skalę braków, ale danych nie dopisuje
- Odpowiada tylko z tego, co jest zarejestrowane w boxTMS: dokumenty leżące w mailu lub na dysku lokalnym dla asystenta nie istnieją
Pytania o integrację z boxTMS
Czy asystent sięga tylko do bieżących zleceń, czy też do historycznych?
Przez REST API można odpytywać zlecenia z dowolnym filtrem daty, więc asystent sięga zarówno do aktualnych, jak i historycznych. Przy eksporcie CSV zakres zależy od ustawień eksportu w boxTMS. Warto sprawdzić, jak daleko wstecz sięgają dane na Waszym koncie, zanim zaplanujecie zestawienia marży za wcześniejsze okresy.
Skąd wiadomo, że nasze dane w boxTMS są wystarczająco kompletne, żeby AI miało z czego odpowiadać?
Zanim uruchomimy integrację, robimy jednorazowy audyt: sprawdzamy, jaki procent zleceń ma wpisaną stawkę zakupu, czy dokumenty są rejestrowane w systemie i czy statusy są zmieniane na bieżąco. Wynik audytu pokazuje, co uzupełnić, żeby asystent odpowiadał na podstawie pełnych danych, a nie połowy rekordów.
Co, jeśli spedytor zapyta o zlecenie, którego szczegółów nie ma w boxTMS?
Asystent powie wprost, że pole jest puste albo dokumentu nie ma w systemie, zamiast zgadywać. To bywa użyteczne samo w sobie: ujawnia, które pola są pomijane przy tworzeniu lub zamykaniu zleceń. Dlatego audyt danych przed wdrożeniem traktujemy jako pierwszą korzyść, a nie tylko formalność.
Czy wdrożenie integracji z boxTMS wymaga zmiany codziennej pracy spedytorów?
W większości przypadków nie. Asystent pracuje na tym, co już jest w systemie. Jedyna praktyczna zmiana, która poprawia wyniki, to pilnowanie, żeby dokumenty i stawki zakupu trafiały do boxTMS na bieżąco, a nie kilka dni po fakcie. To dobra praktyka niezależnie od AI, a wdrożenie często ją po prostu wymusza.
Piętnaście minut o boxTMS
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod boxTMS, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Transport, spedycja i magazyn
boxTMS jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.