Integracje / Produkcja i przemysł / Simple.ERP i Xpertis
Programy księgowe i ERP
Integracja AI: Simple.ERP i Xpertis
Podłączamy moduły FK, MT i Obieg Dokumentów z Simple.ERP oraz Xpertis, żeby asystent odpowiadał na pytania o salda MPK, paragraf budżetowy, terminy przeglądów środków trwałych i status faktur w obiegu. Bez eksportu danych, bez angażowania księgowej.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem Simple.ERP i Xpertis?
Łączymy się z Simple.ERP i Xpertis przez połączenie read-only do bazy relacyjnej lub przez mechanizmy dostępne w systemie. Nie ingerujemy w strukturę danych.
- Na start potrzebujemy
- Dostęp read-only do bazy danych Simple.ERP lub Xpertis albo do dostępnych mechanizmów eksportu z systemu.
- Czego asystent nie robi
- Asystent nie księguje dokumentów i nie tworzy poleceń księgowania w Simple.ERP ani Xpertis.
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z Simple.ERP i Xpertis w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Faktury w Obiegu (Simple.ERP). Moduł zbiera faktury zakupowe z Obiegu Dokumentów Simple.ERP i pokazuje, na którym etapie akceptacji jest każda z nich. Zespół widzi, kto ma dokument do zatwierdzenia i ile dni minęło od wpływu, bez logowania do programu.
- Pobiera faktury z modułu OD Simple.ERP i aktualizuje statusy przy każdej zmianie etapu
- Pokazuje aktualny etap akceptacji i rolę osoby, która ma dokument w danej chwili
- Liczy dni od wpływu i oznacza dokumenty przekraczające termin standardowego obiegu
- Pozwala filtrować według etapu, kontrahenta i liczby dni w obiegu
- Asystent zgłasza do koordynatora FK dokumenty bez przydziału lub bez aktywności
Pytanie w czacie
Asystent przeszukuje rozrachunki Xpertis FK i w kilka sekund zwraca gotowe zestawienie na spotkanie, bez ręcznego filtrowania w module.
Które zobowiązania z modułu FK Xpertis są przeterminowane o ponad 14 dni? Potrzebuję zestawienia przed spotkaniem z zarządem.
Karta w narzędziu
Karta z Simple.ERP pokazuje pełną historię obiegu jednej faktury: widać, gdzie i kiedy dokument utknął, bez szukania w programie.
Jeden ekran zastępuje ręczne sprawdzanie statusów w Simple.ERP: widać wszystkie faktury zakupowe, aktualny etap i to, gdzie obieg stoi.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Simple.ERP i Xpertis włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyFaktury VAT, polecenia przelewu (PP), polecenia księgowania (PK) i noty odsetkowe z modułu FK Simple.ERP.
AsystentOdpowiada, które faktury mają termin płatności w nadchodzącym tygodniu i jakie przelewy czekają na realizację.
CzytamyNumery inwentarzowe, daty zakupu, klasyfikacja KŚT, terminy przeglądów technicznych i harmonogram amortyzacji środków trwałych.
AsystentWysyła alert przed terminem przeglądu z numerem inwentarzowym i odpowiedzialną osobą, odpowiada na pytania o plan amortyzacji.
CzytamyPełna treść umów serwisowych i handlowych: strony, przedmiot, okres obowiązywania, warunki wypowiedzenia, daty indeksacji.
AsystentStreszcza umowę do kilku zdań z najważniejszymi warunkami, żeby dyrektor nie musiał czytać całości przed spotkaniem.
CzytamyLista zobowiązań z terminami wymagalności, kwotami i nazwami kontrahentów z modułu Finansowo-Księgowego Xpertis.
AsystentZwraca listę zobowiązań przeterminowanych o zadaną liczbę dni z kontrahentami, kwotami i datami wymagalności.
CzytamyRodzaje umów pracowniczych, daty rozpoczęcia i zakończenia, terminy przedłużeń z modułu Kadry i Płace Xpertis.
AsystentInformuje, które umowy pracownicze wygasają w nadchodzącym miesiącu i kto jest odpowiedzialny za ich przedłużenie.
CzytamySalda centrów kosztów i lista należności od klientów z datami wymagalności oraz kwotami zaległości z modułu FK Xpertis.
AsystentZestawia saldo centrum kosztów z należnościami od klientów, pokazuje, kto zalega i od kiedy, bez wchodzenia do systemu.
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Ile zostało na MPK 310 w tym kwartale?”
- „Które środki trwałe mają przegląd do końca miesiąca?”
- „Które zobowiązania przeterminowały się o więcej niż 14 dni?”
- „Gdzie jest faktura od Kowalski Transport z 14 września i kto ją ma do akceptacji?”
Co się zmienia
Kierownicy i dyrektorzy dostają odpowiedzi o budżecie, majątku i umowach w kilka sekund, bez wchodzenia do systemu i bez angażowania działu finansowego.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Simple.ERP to system ERP firmy SIMPLE S.A., obecny głównie w instytucjach publicznych: szpitalach, uczelniach, urzędach i spółkach komunalnych. Xpertis, dawny Macrologic działający dziś w strukturach Asseco, trafia częściej do firm produkcyjnych i usługowych. Oba systemy mają budowę modułową, a dane w nich są dobrze ustrukturyzowane: plan kont, kartoteki kontrahentów, rejestry dokumentów i kartoteki środków trwałych.
Na co dzień pracownicy otwierają kolejne moduły, żeby sprawdzić saldo, status dokumentu albo termin przeglądu. Dane siedzą w relacyjnej bazie danych na serwerze firmy lub instytucji, nie w chmurze. Xpertis obejmuje też moduł Kadry i Płace z kartotekami umów pracowniczych. W jednostkach budżetowych Simple.ERP prowadzi plan finansowy z podziałem na paragrafy i zaangażowanie wydatków.
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik działu
Przed spotkaniem budżetowym kierownik pyta przez chat: ile zostało na MPK 310 w tym kwartale? Dostępu do modułu FK Simple.ERP nie ma, a czekanie na odpowiedź z księgowości zajmuje zwykle kilka godzin.
Z asystentem: Asystent sprawdza plan i bieżące wykonanie dla MPK 310, zwraca konkretną kwotę w kilka sekund. Kierownik idzie na spotkanie z liczbami, bez dzwonienia do działu finansowego.
Kierownik techniczny
Zakład komunalny ma kilkadziesiąt środków trwałych rozrzuconych po terenie. Terminy serwisów były pilnowane ręcznie przez jedną osobę. Kartoteka MT Simple.ERP ma aktualne dane, ale nikt jej nie sprawdza regularnie.
Z asystentem: Asystent skanuje kartotekę MT i wysyła alert z wyprzedzeniem: numer inwentarzowy, termin przeglądu i odpowiedzialna osoba. Ręczny zeszyt z terminami przestaje być potrzebny.
Główna księgowa Xpertis
Główna księgowa potrzebuje listy zobowiązań przeterminowanych o ponad 14 dni. Normalnie przeszukuje filtry w module FK Xpertis i ręcznie zbiera dane do raportu, co zajmuje kilkanaście minut.
Z asystentem: Asystent przeszukuje rozrachunki i zwraca listę z nazwami kontrahentów, kwotami i datami wymagalności. Raport jest gotowy w kilkanaście sekund.
Jak się łączymy
Łączymy się z Simple.ERP i Xpertis przez połączenie read-only do bazy relacyjnej lub przez mechanizmy dostępne w systemie. Nie ingerujemy w strukturę danych. Asystent działa wyłącznie w trybie odczytu: nie tworzy dokumentów, nie zmienia rekordów i nie wykonuje żadnej operacji zapisu bez jawnego potwierdzenia ze strony użytkownika.
W instytucjach publicznych i firmach, gdzie dane finansowe nie mogą opuszczać infrastruktury firmy, dostępny jest wariant pod klucz z modelem językowym na własnym serwerze klienta. W standardowych wdrożeniach do modelu trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp read-only do bazy danych Simple.ERP lub Xpertis albo do dostępnych mechanizmów eksportu z systemu.
- Aktywne i regularnie uzupełniane moduły: minimum FK lub MT, żeby dane były aktualne i kompletne.
- Osoba po stronie klienta znająca strukturę systemu, która potwierdzi zakres i oceni jakość danych przed startem.
- Serwer lub maszyna wirtualna na infrastrukturze klienta do uruchomienia modelu językowego, jeśli dane mają nie opuszczać firmy.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie księguje dokumentów i nie tworzy poleceń księgowania w Simple.ERP ani Xpertis.
- Nie zmienia danych w systemie bez jawnego potwierdzenia użytkownika, każda operacja zapisu wymaga osobnej akceptacji.
- Nie zastępuje głównej księgowej przy zamknięciu miesiąca, deklaracjach VAT ani sprawozdaniach finansowych.
- Nie działa poprawnie, gdy pola w systemie są puste lub nieaktualne: odpowiada na podstawie tego, co faktycznie jest w bazie.
Częste pytania
Czy asystent działa z obydwoma systemami jednocześnie, czy tylko z jednym?
Podłączamy albo Simple.ERP, albo Xpertis, zależnie od tego, który system macie. Jeśli w firmie działają oba systemy lub system przeszedł migrację, ustalamy zakres na etapie audytu. Nie łączymy danych z różnych instancji bez wcześniejszego uzgodnienia z Wami.
Kto w firmie może zadawać pytania asystentowi?
To ustalamy na etapie konfiguracji. Asystent może być dostępny dla kierowników bez dostępu do FK, dla zarządu albo dla wybranych ról. Nie dajemy automatycznie dostępu wszystkim pracownikom, bo część danych, np. rozrachunki z kontrahentami czy harmonogram płatności, jest wrażliwa i wymaga odpowiednich uprawnień.
Co się dzieje, gdy dane w Simple.ERP lub Xpertis są nieaktualne albo niekompletne?
Asystent odpowiada na podstawie tego, co jest w systemie. Jeśli kartoteka MT ma puste pola terminów przeglądów albo rejestr umów nie jest uzupełniany, AI nie wymyśli brakujących danych. Dlatego zaczynamy od przeglądu jakości danych, zanim uruchomimy jakikolwiek moduł.
Czy asystent może samodzielnie wysyłać raporty, czy tylko odpowiada na pytania?
Może robić jedno i drugie. Odpowiada na pytania wpisane w chat, ale może też generować cykliczne zestawienia, np. w poniedziałek rano: wykonanie budżetu, faktury do opłacenia w tym tygodniu i alerty z kartoteki MT. Format i częstotliwość ustalamy przy konfiguracji.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: programy księgowe i erp
W tej samej branży: produkcja i przemysł
Simple.ERP i Xpertis jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.