Integracje / Simple.ERP i Xpertis
Integracja AI z Simple.ERP i Xpertis
Podłączamy moduły FK, MT i Obieg Dokumentów z Simple.ERP oraz Xpertis, żeby asystent odpowiadał na pytania o salda MPK, paragraf budżetowy, terminy przeglądów środków trwałych i status faktur w obiegu. Bez eksportu danych, bez angażowania księgowej.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Simple.ERP i Xpertis. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Simple.ERP i Xpertis
Simple.ERP to system ERP firmy SIMPLE S.A., obecny głównie w instytucjach publicznych: szpitalach, uczelniach, urzędach i spółkach komunalnych. Xpertis, dawny Macrologic działający dziś w strukturach Asseco, trafia częściej do firm produkcyjnych i usługowych. Oba systemy mają budowę modułową, a dane w nich są dobrze ustrukturyzowane: plan kont, kartoteki kontrahentów, rejestry dokumentów i kartoteki środków trwałych.
Na co dzień pracownicy otwierają kolejne moduły, żeby sprawdzić saldo, status dokumentu albo termin przeglądu. Dane siedzą w relacyjnej bazie danych na serwerze firmy lub instytucji, nie w chmurze. Xpertis obejmuje też moduł Kadry i Płace z kartotekami umów pracowniczych. W jednostkach budżetowych Simple.ERP prowadzi plan finansowy z podziałem na paragrafy i zaangażowanie wydatków.
Co podłączamy w Simple.ERP i Xpertis
- Moduł FK: salda, rozrachunki, plan kont i przeterminowane zobowiązania
- Moduł MT: kartoteka środków trwałych z terminami przeglądów i amortyzacją
- Moduł OD: dokumenty w obiegu, statusy akceptacji i daty wygaśnięcia umów
- Plan finansowy jednostki: wykonanie według paragrafów i zaangażowanie wydatków
- Moduł ZAM: zamówienia zakupu, statusy realizacji i powiązania z fakturami
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Ile zostało na MPK 310 w tym kwartale?"
„Które środki trwałe mają przegląd do końca miesiąca?"
„Które zobowiązania przeterminowały się o więcej niż 14 dni?"
„Gdzie jest faktura od Kowalski Transport z 14 września i kto ją ma do akceptacji?"
Co dokładnie podłączamy w Simple.ERP i Xpertis
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyFaktury VAT, polecenia przelewu (PP), polecenia księgowania (PK) i noty odsetkowe z modułu FK Simple.ERP.
AsystentOdpowiada, które faktury mają termin płatności w nadchodzącym tygodniu i jakie przelewy czekają na realizację.
CzytamyNumery inwentarzowe, daty zakupu, klasyfikacja KŚT, terminy przeglądów technicznych i harmonogram amortyzacji środków trwałych.
AsystentWysyła alert przed terminem przeglądu z numerem inwentarzowym i odpowiedzialną osobą, odpowiada na pytania o plan amortyzacji.
CzytamyPełna treść umów serwisowych i handlowych: strony, przedmiot, okres obowiązywania, warunki wypowiedzenia, daty indeksacji.
AsystentStreszcza umowę do kilku zdań z najważniejszymi warunkami, żeby dyrektor nie musiał czytać całości przed spotkaniem.
CzytamyLista zobowiązań z terminami wymagalności, kwotami i nazwami kontrahentów z modułu Finansowo-Księgowego Xpertis.
AsystentZwraca listę zobowiązań przeterminowanych o zadaną liczbę dni z kontrahentami, kwotami i datami wymagalności.
CzytamyRodzaje umów pracowniczych, daty rozpoczęcia i zakończenia, terminy przedłużeń z modułu Kadry i Płace Xpertis.
AsystentInformuje, które umowy pracownicze wygasają w nadchodzącym miesiącu i kto jest odpowiedzialny za ich przedłużenie.
CzytamySalda centrów kosztów i lista należności od klientów z datami wymagalności oraz kwotami zaległości z modułu FK Xpertis.
AsystentZestawia saldo centrum kosztów z należnościami od klientów, pokazuje, kto zalega i od kiedy, bez wchodzenia do systemu.
Co się zmienia
Kierownicy i dyrektorzy dostają odpowiedzi o budżecie, majątku i umowach w kilka sekund, bez wchodzenia do systemu i bez angażowania działu finansowego.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Simple.ERP i Xpertis na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Simple.ERP i Xpertis zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Simple.ERP i Xpertis
Łączymy się z Simple.ERP i Xpertis przez połączenie read-only do bazy relacyjnej lub przez mechanizmy dostępne w systemie. Nie ingerujemy w strukturę danych. Asystent działa wyłącznie w trybie odczytu: nie tworzy dokumentów, nie zmienia rekordów i nie wykonuje żadnej operacji zapisu bez jawnego potwierdzenia ze strony użytkownika.
W instytucjach publicznych i firmach, gdzie dane finansowe nie mogą opuszczać infrastruktury firmy, uruchamiamy model językowy na własnym serwerze klienta. Dane nie trafiają do zewnętrznych usług chmurowych. To standard naszych wdrożeń w Simple.ERP i Xpertis, nie wyjątek zarezerwowany dla szczególnych przypadków.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp read-only do bazy danych Simple.ERP lub Xpertis albo do dostępnych mechanizmów eksportu z systemu.
- Aktywne i regularnie uzupełniane moduły: minimum FK lub MT, żeby dane były aktualne i kompletne.
- Osoba po stronie klienta znająca strukturę systemu, która potwierdzi zakres i oceni jakość danych przed startem.
- Serwer lub maszyna wirtualna na infrastrukturze klienta do uruchomienia modelu językowego, jeśli dane mają nie opuszczać firmy.
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik działu
Przed spotkaniem budżetowym kierownik pyta przez chat: ile zostało na MPK 310 w tym kwartale? Dostępu do modułu FK Simple.ERP nie ma, a czekanie na odpowiedź z księgowości zajmuje zwykle kilka godzin.
Z asystentem: Asystent sprawdza plan i bieżące wykonanie dla MPK 310, zwraca konkretną kwotę w kilka sekund. Kierownik idzie na spotkanie z liczbami, bez dzwonienia do działu finansowego.
Kierownik techniczny
Zakład komunalny ma kilkadziesiąt środków trwałych rozrzuconych po terenie. Terminy serwisów były pilnowane ręcznie przez jedną osobę. Kartoteka MT Simple.ERP ma aktualne dane, ale nikt jej nie sprawdza regularnie.
Z asystentem: Asystent skanuje kartotekę MT i wysyła alert z wyprzedzeniem: numer inwentarzowy, termin przeglądu i odpowiedzialna osoba. Ręczny zeszyt z terminami przestaje być potrzebny.
Główna księgowa Xpertis
Główna księgowa potrzebuje listy zobowiązań przeterminowanych o ponad 14 dni. Normalnie przeszukuje filtry w module FK Xpertis i ręcznie zbiera dane do raportu, co zajmuje kilkanaście minut.
Z asystentem: Asystent przeszukuje rozrachunki i zwraca listę z nazwami kontrahentów, kwotami i datami wymagalności. Raport jest gotowy w kilkanaście sekund.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Simple.ERP i Xpertis →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Asystent nie księguje dokumentów i nie tworzy poleceń księgowania w Simple.ERP ani Xpertis.
- Nie zmienia danych w systemie bez jawnego potwierdzenia użytkownika, każda operacja zapisu wymaga osobnej akceptacji.
- Nie zastępuje głównej księgowej przy zamknięciu miesiąca, deklaracjach VAT ani sprawozdaniach finansowych.
- Nie działa poprawnie, gdy pola w systemie są puste lub nieaktualne: odpowiada na podstawie tego, co faktycznie jest w bazie.
Pytania o integrację z Simple.ERP i Xpertis
Czy asystent działa z obydwoma systemami jednocześnie, czy tylko z jednym?
Podłączamy albo Simple.ERP, albo Xpertis, zależnie od tego, który system macie. Jeśli w firmie działają oba systemy lub system przeszedł migrację, ustalamy zakres na etapie audytu. Nie łączymy danych z różnych instancji bez wcześniejszego uzgodnienia z Wami.
Kto w firmie może zadawać pytania asystentowi?
To ustalamy na etapie konfiguracji. Asystent może być dostępny dla kierowników bez dostępu do FK, dla zarządu albo dla wybranych ról. Nie dajemy automatycznie dostępu wszystkim pracownikom, bo część danych, np. rozrachunki z kontrahentami czy harmonogram płatności, jest wrażliwa i wymaga odpowiednich uprawnień.
Co się dzieje, gdy dane w Simple.ERP lub Xpertis są nieaktualne albo niekompletne?
Asystent odpowiada na podstawie tego, co jest w systemie. Jeśli kartoteka MT ma puste pola terminów przeglądów albo rejestr umów nie jest uzupełniany, AI nie wymyśli brakujących danych. Dlatego zaczynamy od przeglądu jakości danych, zanim uruchomimy jakikolwiek moduł.
Czy asystent może samodzielnie wysyłać raporty, czy tylko odpowiada na pytania?
Może robić jedno i drugie. Odpowiada na pytania wpisane w chat, ale może też generować cykliczne zestawienia, np. w poniedziałek rano: wykonanie budżetu, faktury do opłacenia w tym tygodniu i alerty z kartoteki MT. Format i częstotliwość ustalamy przy konfiguracji.
Piętnaście minut o Simple.ERP i Xpertis
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Simple.ERP i Xpertis, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Programy księgowe i ERP
Simple.ERP i Xpertis jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.