Jak AI podłączone do Simple.ERP i Xpertis odpowiada na pytania o budżet, majątek i umowy w firmie?

AI podłączone do Simple.ERP lub Xpertis potrafi w kilka sekund odpowiedzieć, ile zostało z budżetu na konkretny dział, które faktury zakupu czekają na opłacenie i kiedy mija termin kolejnego przeglądu środka trwałego. Nie wymaga to eksportu danych ani angażowania księgowej. AI sięga bezpośrednio do modułów FK, MT i Obiegu Dokumentów, przetwarza dane i zwraca konkretną odpowiedź albo gotowe zestawienie.

Co wyciągamy z Simple.ERP i Xpertis do AI?

Oba systemy mają zbliżoną budowę modułową, choć różnią się nomenklaturą i specyfiką obsługiwanych branż. Simple.ERP (SIMPLE S.A.) jest szczególnie obecny w instytucjach publicznych: szpitalach, uczelniach, urzędach i spółkach komunalnych. Xpertis, dawny Macrologic działający dziś w strukturach Asseco, trafia częściej do firm produkcyjnych i usługowych. Obie platformy trzymają dane, które dla AI są konkretne i dobrze ustrukturyzowane.

Z Simple.ERP wyciągamy:

• Moduł FK (Finanse i Księgowość): plan kont, salda, rozrachunki z kontrahentami, rejestr VAT, polecenia przelewu (PP), polecenia księgowania (PK), noty odsetkowe
• Moduł MT (Majątek Trwały): kartoteka środków trwałych z numerami inwentarzowymi, datami zakupu, klasyfikacją KŚT, terminami przeglądów i harmonogramem amortyzacji
• Moduł OD (Obieg Dokumentów): dokumenty w obiegu, statusy akceptacji, daty wygaśnięcia umów, etapy zatwierdzania
• Moduł ZAM (Zamówienia): zamówienia zakupu, statusy realizacji, powiązania z fakturami zakupu
• W jednostkach budżetowych: plan finansowy jednostki, wykonanie wg paragrafów budżetowych, zaangażowanie wydatków

Z Xpertis analogicznie: moduł Finansowo-Księgowy z centrami kosztów, kartotekami kontrahentów i harmonogramem płatności, karta środka trwałego z numerem inwentarzowym i planem amortyzacji, moduł Kadry i Płace z danymi o rodzajach i terminach umów pracowniczych.

Pytania o budżet i rozrachunki: jak to wygląda na co dzień

Dyrektor albo kierownik działu pyta przez chat: "Ile zostało na MPK 310 w tym kwartale?". AI sięga do modułu FK Simple.ERP, sprawdza plan dla tego miejsca powstawania kosztów, liczy bieżące wykonanie i odpowiada wprost. Trzy sekundy. Bez dzwonienia do księgowości i bez czekania na raport.

W instytucjach publicznych pytania brzmią inaczej. "Jakie jest wykonanie paragrafu 4210 na koniec miesiąca?" albo "Czy mamy zaangażowanie na tę fakturę z działu BHP?". AI czyta plan finansowy jednostki i zestawia go z danymi bieżącymi. Kierownicy wydziałów dostają odpowiedź bez wchodzenia do systemu, bo większość z nich dostępu do FK i tak nie ma.

W Xpertis podobnie: AI sprawdza saldo centrum kosztów, listę faktur przeterminowanych z modułu FK i harmonogram płatności na nadchodzący tydzień. Typowe pytanie głównej księgowej: "Które zobowiązania przeterminowały się o więcej niż 14 dni?". AI przeszukuje rozrachunki i zwraca listę z nazwami kontrahentów, kwotami i datami wymagalności. Zamiast ręcznego przeglądania filtrów w systemie.

Majątek trwały: pilnowanie terminów, których nikt nie pilnuje

To jeden z obszarów, gdzie AI robi realną różnicę. Firmy i instytucje mają środki trwałe: maszyny, pojazdy, sprzęt IT, urządzenia medyczne, klimatyzatory w biurze. Każdy ma swój numer inwentarzowy, datę zakupu i termin kolejnego przeglądu technicznego albo serwisu. W teorii. W praktyce te terminy siedzą w kartotece MT albo w osobnym pliku, a ktoś musi pamiętać, żeby to regularnie sprawdzać.

AI może to przejąć. Łączy się z modułem MT Simple.ERP lub kartoteką środków trwałych w Xpertis, skanuje daty przeglądów i wysyła alert: "Za 14 dni mija termin przeglądu instalacji elektrycznej, numer inwentarzowy 00523, odpowiada: Jan Kowalski". Można też zapytać wprost: "Które środki trwałe mają przegląd do końca miesiąca?" i dostać gotową tabelę.

U jednego z naszych klientów, zakładu komunalnego z kilkudziesięcioma środkami trwałymi rozrzuconymi po terenie, terminy serwisów były pilnowane przez jedną osobę w zeszycie. AI podłączone do Simple.ERP zastąpiło ten zeszyt. Alerty trafiają teraz do kierownika technicznego automatycznie, z wyprzedzeniem dopasowanym do rodzaju środka trwałego.

Przy okazji AI odpowiada na pytania o amortyzację: "Jak wygląda plan amortyzacji środka 00412 na resztę roku?" albo "Które środki są już całkowicie zamortyzowane?". To pytania, które normalnie wymagają otwarcia karty środka trwałego w systemie i ręcznego czytania danych.

Obieg dokumentów i umowy: streszczanie zamiast czytania od deski do deski

Moduł OD w Simple.ERP i obieg dokumentów w Xpertis trzymają faktury, umowy, wnioski i korespondencję krążącą między działami. Część z nich czeka na akceptację, część ma swoje terminy obowiązywania, a część po prostu zalega gdzieś w systemie.

AI robi tu trzy konkretne rzeczy. Streszcza dokumenty. Umowa serwisowa na 12 stron? AI czyta ją i zwraca: przedmiot umowy, strony, okres obowiązywania, warunki wypowiedzenia i termin kolejnej indeksacji wynagrodzenia. Dyrektor nie musi czytać całości, żeby wiedzieć, z czym ma do czynienia przed spotkaniem.

Pilnuje terminów wygaśnięcia. AI sprawdza pole "Data zakończenia umowy" w obiegu dokumentów i generuje cykliczną listę umów, którym zostało mniej niż 30 albo 60 dni do końca. Rejestr umów przestaje być czymś, co "ktoś kiedyś zaktualizuje w Excelu".

Odpowiada na pytania o status dokumentów. "Gdzie jest faktura od Kowalski Transport z 14 września?" AI sprawdza, na którym etapie obiegu utknął dokument, kto ma go teraz do akceptacji i od ilu dni czeka. Nie trzeba dzwonić po biurze ani pisać maili.

Zestawienia dla dyrektora bez angażowania działu finansowego

Powtarzalne raporty to jedno z bardziej naturalnych zastosowań. Dyrektor finansowy, zarząd albo kierownik jednostki często potrzebuje tych samych informacji co tydzień albo co miesiąc: wykonanie budżetu, stan rozrachunków, faktury do opłacenia w najbliższych dniach, zbliżające się terminy umów.

AI może przygotować takie zestawienie samodzielnie. Łączy dane z kilku modułów jednocześnie: z FK pobiera salda i rozrachunki, z MT bierze alerty terminowe, z OD dociąga listę umów do odnowienia. Całość trafia do dyrektora w uzgodnionym formacie, rano w poniedziałek albo na konkretne żądanie wpisane w chat.

W Xpertis, gdzie firmy często mają bardziej rozbudowany moduł sprzedaży, AI może dokładać do takiego raportu dane o należnościach od klientów: kto zalega, od kiedy i na jaką kwotę. Zestawienie budżet plus cashflow plus majątek w jednym miejscu. Bez ręcznej pracy, bez czekania na to, aż księgowa skończy eksportować dane do Excela.

Od czego zaczynamy integrację

Pierwsze pytanie, które zawsze zadajemy, brzmi: jakie dane macie w systemie i czy są aktualne? To ważniejsze niż technikalia. Kartoteka środków trwałych z nieaktualnymi datami przeglądów jest bezużyteczna dla AI tak samo jak dla człowieka. Rejestr umów z pustymi polami "Data zakończenia" nic AI nie powie.

Zaczynamy od przeglądu tego, które moduły są faktycznie używane i regularnie uzupełniane. Potem definiujemy zakres: czy zależy Wam na rozrachunkach, na majątku, na umowach z OD, a może na wszystkich trzech. Na tej podstawie budujemy połączenie read-only do bazy lub przez dostępne API, konfigurujemy AI pod konkretne pytania i testujemy na realnych danych z systemu.

W przypadku instytucji publicznych z Simple.ERP dochodzi jeden dodatkowy warunek: dane finansowe są wrażliwe, a przepisy często wymagają, żeby nie opuszczały infrastruktury jednostki. Uruchamiamy wtedy model językowy na własnym serwerze klienta. To standard, nie wyjątek, i dotyczy też firm prywatnych, które mają podobne wymagania ze strony zarządu lub audytorów.

Jeśli chcecie sprawdzić, od czego zacząć w Waszym przypadku i które moduły dadzą najszybszy efekt, umówcie się na bezpłatny audyt. Przyglądamy się danym w systemie, oceniamy ich jakość i aktualność, a potem wskazujemy konkretny punkt startowy. Jak to wygląda u firm, które już przez to przeszły, opisujemy w realnych wdrożeniach.