KSeF i AI: jak asystent sprawdza faktury, dopina dekrety i pilnuje JPK

Koniec miesiąca. Księgowa w firmie dystrybucyjnej siedzi przy komputerze i ręcznie porównuje listę zakupów z tym, co spłynęło do KSeF. Kilkanaście faktur, każda sprawdzana osobno: numer KSeF, status, kwota, NIP kontrahenta. Jeden błąd i JPK_V7 idzie z niezgodnością. Potem pismo z urzędu, korekta, stres. Ten scenariusz powtarza się u wielu firm, które weszły w obowiązek e-fakturowania i nie mają żadnej automatyzacji pod spodem.

KSeF nie znika. Dla większości czynnych podatników VAT obowiązek jest już aktywny. Zamiast więc omawiać co i kiedy musi być, skupiamy się na tym, co realnie można zautomatyzować. API KSeF jest otwarte, dane są dostępne, format ustandaryzowany. Pytanie: kto je czyta i co z nimi robi.

Co mamy w KSeF i jakie dane możemy stamtąd wyciągnąć

KSeF udostępnia dwa główne strumienie danych. Faktury sprzedaży, które firma wysłała do systemu. Oraz faktury zakupowe, które kontrahenci wystawili na jej NIP. Oba strumienie dostępne przez API. Każda faktura w KSeF dostaje swój numer KSeF, czyli identyfikator nadany przez system po akceptacji dokumentu. To nie jest numer faktury wystawcy. To identyfikator samego KSeF, unikalny w skali całego systemu.

Z każdej faktury możemy wyciągnąć konkretne pola:

• P_1 (data wystawienia faktury przez wystawcę)
• P_2 (numer faktury u wystawcy, np. FV/2025/06/0042)
• P_13_1, P_14_1 (wartość netto i VAT według stawki 23%)
• P_15 (kwota należności ogółem, czyli brutto)
• NIP i nazwa sprzedawcy lub nabywcy
• Status faktury: Przetwarzana, Zaakceptowana, Odrzucona
• UriElementu, unikalny identyfikator pozwalający pobrać oryginalny XML dokumentu

W strukturze FA(2), na której opiera się KSeF, pola siedzą w przewidywalnych miejscach. AI czyta schemat, wyciąga wartości, porównuje z innymi źródłami. Nie trzeba pisać osobnego parsera dla każdego dostawcy. To duża różnica wobec importowania faktur papierowych lub PDF-ów, gdzie każdy wystawca robi swój układ.

Jak AI sprawdza, czy wszystkie zakupy mają fakturę w KSeF

To problem, który pojawia się u prawie każdego klienta na początku wdrożenia. Firma ma listę zamówień lub poleceń przelewu, ale nie wie, czy każdy dostawca wystawił fakturę przez KSeF. Część dostawców ma opóźnienia, część popełnia błędy w NIP-ie nabywcy, część wystawia korektę bez żadnej informacji dla odbiorcy.

AI może regularnie pobierać z KSeF listę faktur zakupowych i porównywać ją z listą rozrachunków lub zamówień z programu księgowego. Typowo wygląda to tak, że asystent sprawdza dla każdego kontrahenta z listy zobowiązań, czy istnieje faktura z KSeF w danym przedziale dat i czy jej status to "Zaakceptowana". Jeśli nie: flaguje brak i informuje osobę odpowiedzialną.

U jednego z naszych klientów, firmy handlowej z kilkudziesięcioma dostawcami, okazało się przy pierwszym przebiegu, że trzech z nich regularnie wystawiało faktury z błędnym NIP-em. Faktury trafiały do KSeF, ale pod inny numer. Bez automatycznego porównywania te braki wychodziły dopiero przy zamknięciu miesiąca, kiedy zostawało mało czasu na kontakt z dostawcą i nie było jak wyegzekwować korekty przed terminem JPK.

Dopinanie faktur do dekretów w programie księgowym

Mamy faktury z KSeF. Mamy dekrety w programie księgowym. Trzeba je połączyć. Dziś tę pracę robi człowiek ręcznie albo półautomatycznie przez import pliku.

AI robi to inaczej. Pobiera fakturę z KSeF, czyta z niej pole P_2 (numer faktury wystawcy), NIP sprzedawcy, datę i kwotę brutto z P_15. Następnie szuka w programie księgowym dekretu, który pasuje do tych parametrów. Jeśli znalazł dopasowanie, dopina numer KSeF do dokumentu w rejestrze VAT zakupu. Jeśli nie znalazł, zgłasza do weryfikacji.

W praktyce dopasowanie rzadko jest idealne za pierwszym razem. Różnice w numerach faktury, literówki w NIP-ie, faktury zaliczkowe z wieloma pozycjami. AI nie działa tu jak proste porównanie ciągów znaków. Działa jak asystent, który szuka najlepszego dopasowania i pyta człowieka tylko wtedy, gdy nie jest pewny. To zasadnicza różnica wobec starego importu CSV.

Co konkretnie można dopinać do dokumentów w programie:

• Numer KSeF do pola identyfikatora w rejestrze VAT zakupu
• Status faktury (Zaakceptowana lub Odrzucona) do pola statusu KSeF w dokumencie
• Data akceptacji przez KSeF do pola daty wpływu
• UriElementu jako referencja do oryginalnego XML-a w archiwum KSeF

Efekt jest prosty: każdy dokument w rejestrze VAT zakupu ma przypiętą informację, że faktura jest w KSeF i jaki ma status. Przy pytaniach z urzędu lub przy wewnętrznym audycie nie trzeba niczego szukać ręcznie.

Wyłapywanie niezgodności kwot przed JPK_V7

JPK_V7 wymaga zgodności między tym, co firma deklaruje jako podatek naliczony, a tym, co faktycznie jest w KSeF. Niezgodność kwot to jeden z częstszych powodów korekt i pism z urzędu skarbowego.

AI zestawia wartości z KSeF z wartościami zaksięgowanymi w programie. Pole P_15 z KSeF (kwota należności ogółem) porównuje z kwotą brutto na dekrecie. Pola P_13_1 i P_14_1 (netto i VAT po stawce) porównuje z pozycjami rejestru VAT zakupu. Gdy są różnice, nawet kilka groszy, asystent je widzi i zaznacza konkretny dokument.

Skąd biorą się takie różnice? Kilka typowych przypadków:

• Ktoś ręcznie poprawił kwotę przy wprowadzaniu, bo miał wydrukowaną wersję i wpisał z literówką
• Dostawca wystawił korektę, do KSeF trafiła z opóźnieniem, a do rejestru weszła wcześniej
• Faktura walutowa, przelicznik wpisany ręcznie nie zgadza się z tym z dokumentu źródłowego
• Dokument w programie powiązany z złą fakturą KSeF po imporcie z innego okresu

AI nie musi wiedzieć, dlaczego jest różnica. Musi ją pokazać i wskazać konkretny dokument. Resztę robi człowiek. Ważne, że problem wychodzi przed JPK, nie po korekcie złożonej miesiąc za późno.

Monitoring braków i przypomnienia przed terminem JPK

JPK_V7 dla większości firm wychodzi co miesiąc. Na kilka dni przed terminem warto wiedzieć, czy wszystkie faktury w rejestrze VAT zakupu mają numer KSeF i status "Zaakceptowana".

AI uruchamia automatyczne sprawdzenie przed każdym terminem. Pobiera z programu księgowego listę dokumentów w rejestrze VAT zakupu za dany okres. Dla każdego dokumentu sprawdza, czy pole numeru KSeF jest wypełnione i czy status faktury to "Zaakceptowana". Jeśli brakuje numeru, status jest inny albo faktury w KSeF nie ma wcale, generuje raport braków. Raport trafia mailem do księgowej lub właściciela, zależnie od tego, jak firma ustawi powiadomienia.

To nie jest wielka filozofia technicznie. Ale firmy, które to mają, nie siedzą wieczorami przed terminem i ręcznie przeklikują listę. Wiedzą o problemie wcześniej i mają czas zadzwonić do dostawcy albo poprosić o korektę. Jeden z klientów po pierwszym miesiącu działania asystenta powiedział, że "przestali się bać JPK". Trochę śmiesznie brzmi, ale to dobra miara: jeśli zamknięcie miesiąca przestaje być źródłem stresu, coś się realnie zmieniło.

Od czego zaczynamy integrację z KSeF

Żeby AI mogło pracować na danych z KSeF, potrzebne są trzy rzeczy:

• Token autoryzacyjny do API KSeF, wygenerowany przez osobę z uprawnieniami w systemie. Token jest przypisany do NIP-u firmy i daje dostęp zarówno do faktur zakupowych, jak i sprzedażowych.
• Dostęp do programu księgowego, najczęściej przez API lub bezpośrednio przez bazę danych. Pracujemy z większością popularnych systemów w Polsce: Comarch Optima, enova365, WAPRO, Symfonia, Rewizor i innymi.
• Ustalenie procesów, czyli co AI sprawdza, jak często, kto dostaje alerty i co się dzieje przy brakach, które nie zostały usunięte do terminu.

Nie potrzeba nowego programu księgowego ani zmiany systemu wystawiania faktur. AI działa jako warstwa, która łączy KSeF z tym, co firma już ma. Pierwsze testy możemy przeprowadzić na danych historycznych z KSeF, żeby zobaczyć, jak wygląda pokrycie faktur w rejestrach, zanim w ogóle uruchomimy automatyzację na bieżących danych. To dobre podejście: firma widzi, co działa, a co trzeba dostroić, bez ryzyka, że coś się posypie przy zamknięciu miesiąca.

Chcesz sprawdzić, jak to by działało konkretnie w Twojej firmie? Umów się na bezpłatny audyt. Razem popatrzymy na Twoje dane z KSeF i program księgowy, i powiemy wprost, co da się połączyć, ile to wymaga pracy i od czego zacząć. Możesz też zajrzeć na realne wdrożenia, żeby zobaczyć, jak integracja KSeF z AI wygląda u innych firm.