Integracje / Handel i dystrybucja / Hurtownie i dystrybucja / Vendo.ERP
Programy księgowe i ERP
Integracja AI: Vendo.ERP
Podłączamy moduły Sprzedaży i Finansów: czytamy dokumenty ZO ze statusami i pozycjami, stany dostępne artykułów oraz rozrachunki z otwartymi FV. Asystent odpowiada handlowcom na pytania o realizację zamówień i codziennie przygotowuje wezwania do zapłaty dla przeterminowanych należności.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem Vendo.ERP?
Łączymy się z Vendo.ERP przez REST API (odpowiedzi w formacie JSON) albo bezpośrednimi zapytaniami do bazy MS SQL Server z kontem read-only. Gdy API nie jest aktywne, trzecia droga to zaplanowane eksporty do CSV lub XLS: asystent odbiera plik z folderu i przetwarza go.
- Na start potrzebujemy
- Konto serwisowe w Vendo.ERP z uprawnieniami read-only do modułów Sprzedaż i Finanse.
- Czego asystent nie robi
- Nie zmienia statusów zamówień ani nie potwierdza ZO: wszelkie zmiany robi pracownik w systemie.
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z Vendo.ERP w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Zamówienia ZO z Vendo.ERP. W portalu redAi budujemy ekran zsynchronizowany z modułem Sprzedaży Vendo.ERP: zamówienia ZO trafiają tu automatycznie z aktualnymi statusami, brakami towaru i powiązanymi dokumentami WZ. Widzicie w jednym miejscu, które zamówienia są gotowe do wysyłki, które czekają na towar i gdzie wymagana jest decyzja, bez logowania do systemu.
- Pobiera aktywne ZO z Vendo.ERP z bieżącymi statusami i terminami realizacji
- Oznacza pozycje bez pokrycia stanowego i łączy je z otwartymi ZD dostawców
- Wyświetla powiązane dokumenty WZ: które pozycje opuściły magazyn, a które są w kompletacji
- Filtruje zamówienia według terminu realizacji i statusu braków towaru
- Po kliknięciu otwiera kartę ZO z historią zmian i podpowiedzią asystenta
Pytanie w czacie
Asystent przegląda rozrachunki z Waszego Vendo.ERP i wskazuje faktury po terminie z podziałem na progi, gotowe do wygenerowania wezwania po Waszym zatwierdzeniu.
Jakie faktury Galvex Technika są przeterminowane w Vendo.ERP i o ile dni każda z nich?
Karta w narzędziu
Karta zamówienia łączy dane z modułów Sprzedaży i Magazynu Vendo.ERP: asystent wskazuje pozycje bez pokrycia i proponuje kolejne kroki, bez otwierania kilku ekranów w systemie.
Ekran zamówień łączy dane z Waszego Vendo.ERP z asystentem AI: braki towaru, postęp kompletacji i gotowość do wysyłki widoczne od razu, bez otwierania kilku ekranów w systemie.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Vendo.ERP włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyKontrahent, data złożenia, planowana data realizacji i aktualny status: nowe, potwierdzone, w realizacji, wysłane, zrealizowane, anulowane.
AsystentOdpowiada handlowcowi na pytanie o status i termin konkretnego ZO bez logowania do systemu, podaje etap realizacji i planowaną datę wysyłki.
CzytamyIndeks artykułu, nazwa, ilość zamówiona, ilość zarezerwowana i cena jednostkowa dla każdej pozycji zamówienia.
AsystentSprawdza, które pozycje są skompletowane, a które czekają, i podaje handlowcowi lub magazynierowi komplet informacji o stanie realizacji.
CzytamyStan ogólny, ilość zarezerwowana na otwarte ZO i stan dostępny, przy wielu lokalizacjach z rozbiciem na magazyny.
AsystentCzyta stan dostępny, nie ogólny, i odpowiada, czy artykuł można obiecać klientowi, lub sygnalizuje brak pokrycia wymagający działania.
CzytamySaldo ogólne, kwota przeterminowana, liczba dni po terminie, numer i data FV, powiązania z KP/KW i przelewami bankowymi.
AsystentWyłapuje faktury po terminie, dzieli je na progi (do 7, 7 do 30, powyżej 30 dni) i przygotowuje projekt wezwania z danymi z faktury.
CzytamyPowiązane wydania zewnętrzne do konkretnego ZO: które pozycje opuściły magazyn i kiedy wystawiono dokument WZ.
AsystentUzupełnia odpowiedź o status wysyłki: informuje, które pozycje już wyszły z magazynu, a które są jeszcze w kompletacji.
CzytamyOtwarte zamówienia do dostawców z planowanymi datami dostaw dla artykułów brakujących na ZO od odbiorców.
AsystentŁączy brak na stanie z datą planowanej dostawy z ZD i dołącza tę informację do raportu: czy dostawa zdąży przed terminem realizacji ZO.
CzytamyLista ZO danego kontrahenta z wybranego okresu z ilościami, najczęściej zamawiane indeksy artykułów i wartości zamówień.
AsystentOdpowiada na pytania o historię zakupów klienta i powtarzalne zamówienia, bez ręcznego przeszukiwania list w systemie.
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Gdzie jest zamówienie ZO/4521 i kiedy dotrze do klienta?”
- „Które faktury kontrahenta Firma ABC są przeterminowane i o ile dni?”
- „Jakie zamówienia mają za mało towaru na stanie przed planowaną realizacją?”
- „Czy artykuł KOM-002 jest dostępny i od kiedy będzie, jeśli teraz brakuje?”
Co się zmienia
Handlowcy dostają odpowiedzi o zamówieniach i stanach w kilka sekund, a przeterminowane należności trafiają na wezwanie zanim ktoś zapomni.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Vendo.ERP to modułowy system ERP dla firm produkcyjnych i handlowych, które obsługują zamówienia od odbiorców, prowadzą magazyn i wystawiają faktury. System grupuje pracę w obszarach: sprzedaż, magazyn, produkcja, finanse i księgowość, kadry oraz panel B2B, przez który kontrahenci składają zamówienia samodzielnie przez przeglądarkę.
Na co dzień handlowiec zagląda do listy ZO po statusach i terminach, magazynier sprawdza stany artykułów, a księgowa sięga po rozrachunki i otwarte faktury. Dane siedzą w bazie Microsoft SQL Server. Nowsze instalacje mają REST API do integracji z systemami zewnętrznymi. Przy starszych lub bez aktywnego modułu integracji dane można pobierać przez zaplanowane eksporty do pliku albo bezpośrednie zapytania do bazy.
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik magazynu
Rano przed kompletacją przegląda ZO z datą realizacji na najbliższe 3 dni. Jedno zamówienie na 50 szt. indeksu KOM-002 ma stan dostępny 0: artykuł jest w systemie, ale cały zarezerwowany na wcześniejsze zamówienie.
Z asystentem: Asystent wyłapał brak przed kompletacją, sprawdził otwarte ZD i dołączył informację o planowanej dacie dostawy. Kierownik decyduje, czy przyspieszyć ZD, czy zmienić termin uzgodniony z klientem.
Handlowiec w terenie
Jest u klienta, który pyta o status zamówienia ZO/4521 złożonego tydzień temu. Nie ma dostępu do komputera z Vendo.ERP i nie chce kazać klientowi czekać na odpowiedź po powrocie do biura.
Z asystentem: Pisze do asystenta numer ZO i dostaje: status, planowaną datę wysyłki, listę pozycji i informację, które z nich mają już wystawiony WZ. Klient słyszy konkretną odpowiedź po kilku sekundach.
Specjalista ds. należności
Koniec miesiąca. Zamiast ręcznie przeglądać rozrachunki w Vendo.ERP per kontrahent, chce wiedzieć, kto przekroczył 30 dni po terminie płatności i ile łącznie jest do odzyskania.
Z asystentem: Asystent zwraca listę z saldem i liczbą dni po terminie per kontrahent, a do każdego przygotowuje projekt wezwania z NIP-em, numerem FV, kwotą i terminem. Specjalista zatwierdza i wysyła.
Jak się łączymy
Łączymy się z Vendo.ERP przez REST API (odpowiedzi w formacie JSON) albo bezpośrednimi zapytaniami do bazy MS SQL Server z kontem read-only. Gdy API nie jest aktywne, trzecia droga to zaplanowane eksporty do CSV lub XLS: asystent odbiera plik z folderu i przetwarza go. Każda droga daje dostęp wyłącznie do odczytu, bez możliwości zapisu do systemu.
Portal z bazą rozmów i plikami roboczymi stoi na serwerze klienta. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania obcych modeli na danych klienta. Konto serwisowe do Vendo.ERP ma uprawnienia read-only: asystent nie tworzy, nie zmienia ani nie usuwa żadnych rekordów w systemie ERP.
Czego potrzebujemy od Was
- Konto serwisowe w Vendo.ERP z uprawnieniami read-only do modułów Sprzedaż i Finanse.
- Sprawdzenie u dostawcy, czy REST API jest aktywne w waszej instalacji i na jakich warunkach licencji.
- Dostęp do bazy MS SQL Server lub zaplanowane eksporty do pliku, gdy REST API nie jest dostępne.
- Osoba po stronie klienta do testów i odbioru: administrator lub koordynator odpowiedzialny za moduły.
- Lista magazynów i obszarów rozrachunków objętych integracją, uzgodniona przed uruchomieniem.
Czego asystent nie robi
- Nie zmienia statusów zamówień ani nie potwierdza ZO: wszelkie zmiany robi pracownik w systemie.
- Nie wystawia dokumentów WZ, FV ani wezwań do zapłaty samodzielnie: przygotowuje projekt, zatwierdza człowiek.
- Nie odpytuje modułu kadrowego ani nie pobiera pełnych plików PDF dokumentów, bo producent nie udostępnia ich przez standardowe API.
- Nie rezerwuje towarów ani nie blokuje stanów magazynowych w systemie ERP.
Częste pytania
Czy asystent wymaga dodatkowej licencji lub modułu w Vendo.ERP?
Zależy od drogi integracji. REST API może wymagać aktywacji modułu integracji i to sprawdzacie u waszego dostawcy Vendo.ERP. Przy drodze przez bazę MS SQL lub eksporty plików nie potrzebujecie dodatkowych licencji: wystarczy konto serwisowe z uprawnieniami read-only.
Czy handlowcy będą musieli uczyć się nowego programu albo zmieniać sposób pracy?
Nie. Asystent działa obok Vendo.ERP i nie zastępuje systemu: handlowcy zadają pytania głosowo albo pisemnie, a Vendo.ERP zostaje ich głównym narzędziem do potwierdzania i zamykania zamówień. Zmiany w systemie nadal robi pracownik, tak jak do tej pory.
Co się dzieje z integracją po aktualizacji Vendo.ERP do nowej wersji?
Przy integracji przez REST API aktualizacja rzadko zrywa połączenie, bo producent stara się utrzymywać wsteczną zgodność. Przy bezpośrednim dostępie do bazy SQL warto po aktualizacji sprawdzić, czy struktura tabel się nie zmieniła. Uzgadniamy z waszym administratorem Vendo.ERP plan na wypadek takiej zmiany.
Czy asystent obsługuje kilka magazynów albo lokalizacji w jednej instalacji Vendo.ERP?
Tak. Vendo.ERP przy kilku lokalizacjach przechowuje stany artykułów z rozbiciem na magazyny i asystent czyta te dane razem. Może odpowiadać z uwzględnieniem konkretnego magazynu, jeśli handlowiec albo kierownik magazynu o to pyta.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: programy księgowe i erp
W tej samej branży: hurtownie i dystrybucja
Vendo.ERP jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.