Jak AI czyta zamówienia, stany i rozrachunki z Vendo.ERP i co z tego ma Wasza firma?

Vendo.ERP trzyma wszystko, czego handlowiec szuka kilka razy dziennie: status zamówienia, aktualny stan towaru w magazynie i to, czy kontrahent ma otwarte, przeterminowane faktury. AI podłączone do tego systemu może odpowiadać na te pytania w kilka sekund bez otwierania programu, sprawdzać każdej nocy, które zamówienia nie mają pokrycia w stanach, i przygotowywać gotowe wezwania do zapłaty, zanim ktoś zapomni o należnościach po terminie. Fizycznie wygląda to tak: AI ma dostęp do danych z Vendo.ERP przez API albo bezpośrednio z bazy i pracuje na tych samych liczbach, które widzi pracownik po zalogowaniu.

Co wyciągamy z Vendo.ERP: trzy obszary, gdzie AI daje efekt najszybciej

Vendo.ERP jest zbudowany modułowo: sprzedaż, magazyn, produkcja, finanse i księgowość, kadry, panel B2B dla kontrahentów. Nie ma sensu integrować wszystkiego naraz. Trzy obszary, gdzie AI realnie pomaga od pierwszych tygodni, to zamówienia od odbiorców, stany magazynowe i rozrachunki.

Zamówienia od odbiorców. W Vendo.ERP każde zamówienie to dokument ZO z nagłówkiem zawierającym: nazwę kontrahenta, datę złożenia, planowaną datę realizacji i aktualny status. Statusy, które zwykle interesują handlowców: nowe, potwierdzone, w realizacji, wysłane, zrealizowane, anulowane. W pozycjach ZO są: indeks artykułu, nazwa, ilość zamówiona, ilość zarezerwowana i cena jednostkowa. Do każdego zamówienia dołączają powiązane dokumenty: WZ (wydanie zewnętrzne), gdy towar wychodzi z magazynu, i FV (faktura VAT sprzedaży), gdy transakcja jest zafakturowana. Firmy korzystające z panelu B2B Vendo.ERP mają jeszcze jedno źródło ZO: zamówienia złożone przez kontrahentów samodzielnie przez przeglądarkę, które trafiają do systemu dokładnie tak samo jak zamówienia wpisywane przez handlowca. AI nie rozróżnia ich inaczej niż człowiek.

Stany magazynowe. Każdy artykuł ma w systemie trzy liczby, które realnie mają znaczenie: stan ogólny, ilość zarezerwowaną na otwarte ZO i stan dostępny, czyli to, co można sprzedać bez kolizji z już przyjętymi zamówieniami. Firmy prowadzące kilka lokalizacji widzą te wartości rozbitę na magazyny. AI czyta stan dostępny, nie ogólny: to jedyna liczba, która mówi prawdę o tym, co faktycznie można obiecać klientowi.

Rozrachunki z kontrahentami. Tu siedzi zestawienie wystawionych FV z datami płatności, kwotami brutto i tym, ile pozostało do zapłaty. Vendo.ERP grupuje rozrachunki per kontrahent: saldo ogólne, kwota przeterminowana i o ile dni minął termin płatności. Do rozrachunków dołączają dokumenty KP i KW dla płatności gotówkowych oraz powiązania z przelewami bankowymi po ich zaksięgowaniu.

Jak fizycznie wygląda podłączenie: API, baza MS SQL i eksporty jako droga zapasowa

To sekcja, na którą warto poświęcić chwilę, bo od wyboru drogi integracji zależy, co będzie możliwe i jak szybko.

Nowsze instalacje Vendo.ERP oferują REST API do integracji z systemami zewnętrznymi. Żeby z niego korzystać, administrator systemu tworzy konto serwisowe z odpowiednimi uprawnieniami i generuje token uwierzytelniający. Przez API można odpytywać listę ZO z filtrowaniem po statusie i dacie, szczegóły pojedynczego zamówienia wraz z pozycjami, stany artykułów i zestawienie rozrachunków per kontrahent. Odpowiedzi przychodzą w formacie JSON.

Ważne zastrzeżenie: nie każda instalacja ma REST API aktywowane. Zależy to od wersji systemu i od tego, czy licencja obejmuje moduł integracji. Dlatego pierwszym krokiem jest zawsze rozmowa z dostawcą albo administratorem waszej instalacji i sprawdzenie, co jest dostępne i na jakich warunkach. To jeden telefon albo jedno zgłoszenie serwisowe.

Jeśli API nie jest aktywne albo nie pokrywa potrzebnych danych, zostają dwie legalne drogi:

• Bezpośrednie zapytania do bazy MS SQL Server. Vendo.ERP działa na Microsoft SQL Server. Przy koncie z uprawnieniami read-only do bazy można pisać zapytania SQL do tabel zamówień, stanów i rozrachunków. Podejście skuteczne, ale wymaga współpracy z wdrożeniowcem systemu, bo producent nie dokumentuje struktury tabel tak szczegółowo jak API. Warto ustalić, które tabele są bezpieczne do odpytywania bez ryzyka blokowania transakcji w systemie produkcyjnym.
• Zaplanowane eksporty do CSV lub XLS. Vendo.ERP generuje zestawienia z list zamówień, stanów i rozrachunków do pliku. AI odbiera plik z folderu, przetwarza go i na tej podstawie odpowiada. Najprostsza droga na start, choć dane są zawsze o tyle stare, ile wynosi częstotliwość eksportu: raz na godzinę albo raz dziennie, nie w czasie rzeczywistym. Przy pytaniach handlowców o status zamówienia różnica między "przed chwilą" a "godzinę temu" często nie ma znaczenia. Przy alarmach o brakach magazynowych już tak.

Czego producent nie udostępnia przez standardowe API: historii zmian w logu operacyjnym systemu, pełnych plików PDF dokumentów pobieranych strumieniowo i szczegółowych danych z modułu kadrowego. Jeśli te dane są potrzebne, zostaje eksport ręczny albo baza SQL z uprawnieniami do właściwych tabel.

AI odpowiada handlowcom: status ZO i termin dostawy bez logowania do systemu

Typowa sytuacja. Handlowiec jest u klienta i odbiera telefon. Klient pyta: "Gdzie jest moje zamówienie, kiedy przyjedzie?". Handlowiec musi się rozłączyć, znaleźć komputer, zalogować do Vendo.ERP, wyszukać numer ZO, sprawdzić status i datę planowanej wysyłki, może jeszcze zajrzeć w powiązany WZ, żeby zobaczyć, czy towar już wyszedł. Pięć, może dziesięć minut. Klient czeka.

Z AI wygląda to inaczej. Handlowiec pisze albo dyktuje: "ZO/4521, kiedy wyjedzie?". Dostaje odpowiedź: zamówienie potwierdzone, planowana data wysyłki 14 listopada, dwie z pięciu pozycji mają wystawiony WZ/2103, trzy czekają na kompletację. Bez logowania, bez klikania, bez szukania.

Co jeszcze może odpowiedzieć AI na pytania handlowców:

• czy kontrahent ma inne otwarte ZO i na jakim są etapie realizacji
• jaka jest historia zamówień z danego klienta za wybrany okres
• które indeksy artykułów ten klient zamawia najczęściej i w jakich ilościach
• czy do ostatniej faktury kontrahenta wystawiono WZ i czy faktura figuruje jako opłacona w rozrachunkach
• czy dany artykuł jest dostępny na stanie i od kiedy, jeśli właśnie pojawił się brak

Jedno ograniczenie warto zaznaczyć wprost: AI w tym schemacie tylko czyta. Nie zmienia statusów zamówień, nie potwierdza ZO, nie wystawia dokumentów. Zmiany robi pracownik w systemie. To świadomy wybór, zwłaszcza że dane często dotyczą pieniędzy i terminów, gdzie błąd ma skutki finansowe i kontrahent go pamięta długo.

Zamówienia bez pokrycia w magazynie: wyłapać problem przed wysyłką, nie po

Masz ZO z datą realizacji na pojutrze. Towar niby jest w systemie, ale zarezerwowany na inne zamówienie złożone wcześniej. Stan dostępny: 0 sztuk. Nikt tego nie zauważył, bo nikt nie sprawdzał. Handlowiec dowie się, kiedy klient zadzwoni z pretensjami albo gdy magazyn stwierdzi brak przy kompletacji.

AI, działając automatycznie raz lub kilka razy dziennie, przegląda listę ZO z datą realizacji w ciągu najbliższych kilku dni. Dla każdego zamówienia sprawdza, czy stan dostępny artykułu pokrywa ilość z pozycji ZO. Jeśli nie, zamówienie trafia na listę problemową.

Raport idzie rano do kierownika magazynu i opiekuna handlowego. Przykładowy wpis w takim raporcie: "ZO/4521, klient Firma ABC sp. z o.o., brak 20 szt. indeksu KOM-002, planowana realizacja 14.11, brak otwartego zamówienia do dostawcy na ten artykuł." Człowiek, który dostaje taki raport, może działać: przyspieszyć ZD (zamówienie do dostawcy), zaproponować zamiennik, przesunąć termin uzgodniony z klientem, zanim klient sam zadzwoni z rozczarowaniem.

AI może przy tym zaglądać w otwarte ZD, żeby wiedzieć, kiedy brakujący artykuł ma przybiec z dostawy. Jeśli dostawa jest planowana przed datą realizacji ZO: informacja trafia do raportu jako "jest ZD z planowaną datą dostawy 13.11, może zdążyć". Jeśli nie ma żadnego ZD: "brak otwartego zamówienia do dostawcy, wymaga decyzji handlowca lub kierownika magazynu". To razem daje komplet informacji potrzebnych do działania, bez samodzielnego otwierania kilku widoków w systemie.

Należności po terminie: pilnowanie i wezwania bez ręcznej roboty

Rozrachunki w Vendo.ERP pokazują dokładnie, kto, ile i jak dawno nie zapłacił. AI może to czytać codziennie i działać etapami.

Krok pierwszy: przegląd należności. Każdego ranka AI sprawdza listę otwartych FV i wyłapuje te, gdzie data płatności minęła. Wyniki dzieli na progi: do 7 dni po terminie, od 7 do 30 dni, powyżej 30 dni. Każda kategoria wymaga innego tonu komunikacji i innych kroków.

Krok drugi: przygotowanie wezwania. AI ma szablon wezwania do zapłaty i wypełnia go danymi z rozrachunków: nazwa kontrahenta, NIP, numer i data faktury, kwota brutto, termin płatności, liczba dni po terminie, numer konta bankowego z faktury. Wezwanie pierwszego stopnia to uprzejme przypomnienie z prośbą o uregulowanie. Po kolejnych dniach: ostrzejszy ton, informacja o możliwości naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych. Wezwanie trzecie: formalne pismo z powołaniem na przepisy, z wyraźnym terminem i informacją o możliwych dalszych krokach.

Krok trzeci: decyzja należy do człowieka. AI nie wysyła wezwań samodzielnie. Przygotowane projekty pism trafiają do osoby odpowiedzialnej za należności, która je przegląda i zatwierdza wysyłkę albo odsyła z adnotacją, bo akurat trwają negocjacje harmonogramu spłaty z tym kontrahentem albo transakcja jest właśnie wyjaśniana. Bez zatwierdzenia nic nie wychodzi.

U jednego z klientów wyglądało to tak: specjalista ds. należności dostawał co rano o 7:30 listę na skrzynkę. X faktur do 7 dni po terminie, Y faktur powyżej 30 dni, Z projektów wezwań gotowych do wysyłki. Zamiast spędzać godzinę na wyciąganiu zestawień z systemu i pisaniu pism od zera, spędzał kwadrans na przeglądaniu i zatwierdzaniu. Reszta szła automatycznie. Faktury, przy których wiedział, że sytuacja jest wyjątkowa, odkładał z notatką i AI pomijał je przy następnym przeglądzie przez tyle dni, ile wskazał.

Od czego zacząć i jak nie utknąć na etapie "sprawdzamy możliwości"

Pierwsza rzecz: jeden kontakt z dostawcą albo administratorem waszej instalacji Vendo.ERP. Pytanie brzmi: czy REST API jest aktywne i jakie endpointy są dostępne? To trwa jeden telefon albo jedno zgłoszenie serwisowe. Jeśli API jest aktywne, prośba o konto serwisowe z uprawnieniami read-only do modułów Sprzedaż i Finanse, bez uprawnień do zapisu.

Jeśli API nie jest dostępne albo wymaga dodatkowej licencji, która nie jest teraz możliwa: zacznijcie od eksportów. Vendo.ERP generuje zestawienia zamówień, stanów i rozrachunków do pliku. Ustalcie harmonogram eksportu i folder docelowy. AI odbierze plik, przetworzy go i ruszy. Prosto, bez specjalnych uprawnień.

Drugi krok: wybór jednego procesu na start, nie trzech naraz. Praktycznie najlepiej zaczynać od rozrachunków i wezwań do zapłaty. Zakres danych jest wąski, szablon pisma prosty do przygotowania, a efekt pojawia się od pierwszego tygodnia. ZO i stany magazynowe to krok kolejny, bo wymaga dokładniejszej wiedzy o tym, jak wasza firma obsługuje rezerwacje, kompletację i zamówienia do dostawców.

Trzeci krok: zaangażowanie handlowców od początku, nie po uruchomieniu. Jeśli AI ma odpowiadać na pytania handlowców, oni muszą wiedzieć, do czego się zwracać i jak zadawać pytania. Godzinne spotkanie z trzema konkretnymi przykładami wystarczy. Bez tego wdrożenie stoi, bo nikt nie korzysta, bo nikt nie wie, że może.

Chcecie zobaczyć, jak to wygląda na waszych danych z Vendo.ERP? Zapraszamy na 15 minut rozmowy bez zobowiązań. Możecie też zajrzeć na realne wdrożenia, żeby zobaczyć, jak podobne firmy korzystają z AI przy obsłudze zamówień i należności.