Integracje / Handel i dystrybucja / Hurtownie i dystrybucja / ZSMOPL
Urzędy, rejestry i zgodność
Integracja AI: ZSMOPL
Podłączamy pliki CSV i XML generowane przez ERP lub WMS hurtowni przed wysyłką do Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego. Asystent czyta raporty stanów, obrotu i braków produktów leczniczych, waliduje XML przed wysłaniem i ostrzega o pozycjach, którym grozi wyczerpanie zapasu.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem ZSMOPL?
Asystent łączy się z danymi w trybie odczytu. Punkty styku to folder sieciowy lub baza ERP lub WMS, gdzie lądują pliki CSV i XML przed wysyłką do GIF, oraz katalog z odpowiedziami zwrotnymi od GIF.
- Na start potrzebujemy
- Dostęp odczytowy do folderu sieciowego lub bazy ERP lub WMS z plikami raportów ZSMOPL
- Czego asystent nie robi
- Asystent nie wysyła raportów do GIF i nie podpisuje ani nie inicjuje komunikatów SOAP.
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z ZSMOPL w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Raporty ZSMOPL do GIF. W portalu budujemy ekran, który zbiera raporty ZSMOPL wygenerowane przez konwerter ERP i pokazuje ich status po stronie GIF. Specjalista widzi od razu, które pliki zostały przyjęte, które odrzucono i ile pozycji wymaga korekty, bez logowania do systemu ZSMOPL. Kliknięcie wiersza otwiera kartę z listą błędów z odpowiedzi GIF i historią wysyłek.
- Pokazuje status wysyłki każdego raportu ZSMOPL: przyjęty, z uwagami lub odrzucony
- Waliduje plik XML przed wysyłką: GTIN, numery serii, terminy ważności, ujemne ilości
- Wyświetla błędy z odpowiedzi SOAP GIF i grupuje je według kodu błędu i pozycji
- Śledzi historię korekt i ponownych wysyłek dla każdego raportu z archiwum
- Ostrzega o produktach poniżej progu i szacuje wyczerpanie na podstawie obrotu
Pytanie w czacie
Asystent zestawia stany i obrót z ZSMOPL i wskazuje produkty zagrożone brakiem z szacowaną liczbą dni do wyczerpania, bez otwierania arkusza.
Mam raport stanów i obrót z ostatnich trzech tygodni z ZSMOPL. Które produkty wyczerpią się, zanim przyjdzie dostawa w tym tygodniu?
Karta w narzędziu
Karta raportu ZSMOPL zestawia błędy z odpowiedzi GIF z historią wysyłek, żeby specjalista wiedział, co poprawić przed terminem korekty.
Moduł zbiera raporty ZSMOPL z konwertera ERP i pokazuje ich status w GIF bez otwierania systemu ZSMOPL.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie ZSMOPL włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
Czytamyilości w opakowaniach lub sztukach, kody GTIN lub EAN, numery serii, daty ważności każdego produktu leczniczego
AsystentOdpowiada na pytania o dostępność konkretnego leku, podaje numer serii i datę ważności, dopisuje ostrzeżenie gdy stan zbliża się do progu
Czytamytransakcje wychodzące z datą, kodem odbiorcy i ilością dla każdej apteki, hurtowni lub szpitala
AsystentWykrywa odbiorców, którzy nagle przestali zamawiać, i liczy tempo sprzedaży do prognozowania daty wyczerpania zapasu
Czytamyprodukty niedostępne lub dostarczone poniżej zamówionej ilości z datami i kodami produktów
AsystentAnalizuje archiwum braków i wskazuje produkty powtarzające się cyklicznie jako sygnał do zmiany wielkości zamówień lub dostawcy
CzytamyXML z potwierdzeniami przyjęcia raportu i listą kodów błędów zwróconych przez SOAP web service
AsystentZestawia, które raporty przyjęto bez błędów, a które wymagały korekty, i grupuje powtarzające się typy problemów
Czytamyplik wygenerowany przez konwerter ERP z polami GTIN, daty ważności, numery serii, ilości i kody postaci farmaceutycznej
AsystentWaliduje plik przed wysłaniem: sprawdza obecność wymaganych pól, format dat zgodny ze schematem, brak ujemnych ilości i pustych serii
Czytamyarchiwalne pliki CSV lub dane z bazy systemu wewnętrznego obejmujące stany i obrót z wielu tygodni
AsystentCzyta historię wielotygodniową, żeby powiązać obecny stan z tempem sprzedaży i wskazać konkretną datę zagrożenia wyczerpaniem
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Ile mamy amoksycyliny 500 mg i jaki numer serii jest teraz na stanie?”
- „Które produkty wyczerpią się przed planowaną dostawą w tym tygodniu?”
- „Czy ostatni XML dla GIF przeszedł walidację bez błędów?”
- „Które apteki przestały zamawiać w tym miesiącu w porównaniu do poprzedniego?”
Co się zmienia
Hurtownia przestaje tracić czas na ręczne sprawdzanie stanów i szukanie błędów w XML, a problemy w raportach GIF wychodzą przed wysłaniem, nie po.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
ZSMOPL to ustawowy obowiązek każdej hurtowni farmaceutycznej w Polsce. System służy Głównemu Inspektoratowi Farmaceutycznemu do monitorowania stanów magazynowych, obrotu i braków produktów leczniczych w całym łańcuchu dystrybucji. Raporty trafiają do GIF w formacie XML przez SOAP web service, a dane do nich hurtownia pobiera z własnego systemu ERP lub WMS.
Na co dzień z ERP lub WMS wychodzi eksport CSV, konwerter tworzy XML, XML idzie przez SOAP, GIF odsyła potwierdzenie lub listę błędów. Trzy obszary raportowania to stany (ilości, serie, daty ważności), obrót (transakcje do aptek, szpitali, hurtowni) i braki (czego nie ma lub mniej niż zamówiono). Dane pośrednie żyją w plikach na serwerze, bazie ERP lub tymczasowych eksportach na dysku.
Gdzie to działa najlepiej
Pracownik biura obsługi
Apteka dzwoni i pyta, czy jest metformina 1000 mg, jaki numer serii i czy termin ważności daje radę. Pracownik ma otwarte trzy okna i kolejkę telefonów.
Z asystentem: Pyta asystenta jednym zdaniem. AI przeszukuje ostatni raport stanów i zwraca ilość, numer serii i datę ważności. Jeśli stan jest niski, dopisuje ostrzeżenie bez pytania. Odpowiedź pojawia się w kilka sekund.
Kierownik logistyki
Co poniedziałek rano chce wiedzieć, czego niedługo zabraknie, ale żeby to wyliczył, musi zestawić stany z obrotem z poprzedniego tygodnia w arkuszu. Zajmuje mu to pierwsze dwie godziny dnia.
Z asystentem: Asystent zestawia raport stanów z obrotem i zwraca listę produktów z obecnymi stanami i szacowaną datą wyczerpania przy obecnym tempie sprzedaży. Gotowe bez otwierania arkusza.
Specjalista ds. ZSMOPL
Konwerter wygenerował XML do wysłania do GIF. Zanim kliknie wysyłkę, chce sprawdzić, czy plik jest poprawny, bo ostatnio GIF odesłał błąd o pustym numerze serii i raport trzeba było poprawiać po terminie.
Z asystentem: Asystent sprawdza plik: obecność GTIN, format dat zgodny ze schematem, brak ujemnych ilości, puste numery serii. Wynik w kilka sekund z listą pozycji do poprawienia, zanim raport jest już spóźniony.
Jak się łączymy
Asystent łączy się z danymi w trybie odczytu. Punkty styku to folder sieciowy lub baza ERP lub WMS, gdzie lądują pliki CSV i XML przed wysyłką do GIF, oraz katalog z odpowiedziami zwrotnymi od GIF. Wystarczy konto z dostępem odczytowym do tego zasobu i jednorazowa konfiguracja wskazująca asystentowi lokalizację plików.
Portal redAi wraz z plikami i historią rozmów stoi na serwerze klienta. Niczego w procesie wysyłki do ZSMOPL nie zmieniamy: konwerter CSV do XML i wysyłka przez SOAP działają dalej bez modyfikacji. Nie podłączamy się do SOAP web service GIF ani do systemów Centrum e-Zdrowia.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp odczytowy do folderu sieciowego lub bazy ERP lub WMS z plikami raportów ZSMOPL
- Pliki CSV lub XML eksportowane przez ERP lub WMS do katalogu dostępnego na serwerze
- Osoba po stronie firmy znająca strukturę eksportów i ścieżki do plików raportów
- Ustalenie z dostawcą ERP, gdzie są pliki pośrednie, jeśli ZSMOPL obsługuje oprogramowanie zewnętrzne
- Opcjonalnie: dostęp do bazy ERP z historią stanów i zamówień, żeby prognozy wyczerpania były pełniejsze
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wysyła raportów do GIF i nie podpisuje ani nie inicjuje komunikatów SOAP.
- Nie podejmuje decyzji o złożeniu zamówienia, wyborze dostawcy ani cenie zakupu.
- Nie interpretuje rozbieżności między danymi w WMS a plikiem XML: wskazuje różnicę, decyzję zostawia człowiekowi.
- Nie ma danych o przestojach produkcyjnych u producentów ani warunkach umów z dostawcami, chyba że firma je dostarczy.
Częste pytania
Co się stanie z integracją, gdy zmieni się format eksportu po aktualizacji ERP?
Gdy ERP zmieni układ kolumn lub nazwy pól w eksporcie CSV, asystent będzie czytał dane według starego schematu i może je źle interpretować. W takiej sytuacji aktualizujemy konfigurację integracji. Wystarczy nas poinformować przed planowaną aktualizacją ERP, żeby zmiany weszły razem.
Czy kilku pracowników może jednocześnie pytać asystenta o stany i obrót?
Tak. Portal redAi obsługuje wielu użytkowników równocześnie. Każdy pracownik loguje się na swoje konto i pyta asystenta niezależnie. Dane odczytywane są z tych samych plików lub bazy, więc wszyscy widzą ten sam aktualny stan magazynu.
Jak często asystent odświeża dane z ERP lub WMS?
To zależy od konfiguracji i od tego, jak często ERP generuje eksport. Jeśli system generuje plik CSV co godzinę, asystent pracuje na danych sprzed maksymalnie godziny. Możemy też skonfigurować bezpośrednie pobieranie z bazy ERP, żeby dane były świeższe. Częstotliwość ustalamy na początku, pod Wasz rytm pracy.
Co jeśli raport braków z naszego ERP ma inną strukturę niż standardowy schemat ZSMOPL?
Różne systemy ERP eksportują dane w różnych układach kolumn i kodowaniach. Przed uruchomieniem czytamy Wasz plik i dostosowujemy mapowanie pól do jego struktury. Nie wymagamy zmiany po stronie ERP: dostosowujemy się do tego, co Wasz system już generuje.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: urzędy, rejestry i zgodność
W tej samej branży: hurtownie i dystrybucja
ZSMOPL jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.