Integracje / Systim
Programy księgowe i ERP
Integracja AI: Systim
Przez REST API Systim podłączamy faktury sprzedaży, stany magazynowe, rozrachunki i historię kontrahentów. Asystent pilnuje przeterminowanych płatności, ostrzega przed brakami towaru i odpowiada na pytania o sprzedaż bez otwierania systemu.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem Systim?
Łączymy się z Systim przez REST API: żądania HTTPS, dane w formacie JSON, bez instalacji na serwerze Systim i bez bezpośredniego dostępu do bazy. Klucz API generujecie w panelu Administracja Systim i przekazujecie nam jednorazowo.
- Na start potrzebujemy
- Plan Systim z dostępem do API, sprawdźcie w ustawieniach konta lub u opiekuna Systim
- Czego asystent nie robi
- Nie wystawia faktur, zamówień ani innych dokumentów bez wyraźnego polecenia i potwierdzenia z Waszej strony.
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z Systim w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Stany magazynowe Systim. Moduł pobiera bieżące stany ze Systim i zestawia je z minimami z kartotek towarów. Widzicie od razu, które indeksy wymagają zamówienia, i jednym kliknięciem przechodzicie do karty towaru z historią dostaw i otwartymi ZD.
- Widzicie w jednym miejscu, które indeksy spadły poniżej minimum z kartoteki Systim
- Sprawdzacie, czy rezerwacje z otwartych Z mają pokrycie w bieżącym stanie magazynu
- Asystent wskazuje indeksy bez ZD, gdy stan spadł do zera lub poniżej minimum
- Towary z ZD w toku dostają oznaczenie informacyjne, nie alarmowe
- Kliknięcie wiersza otwiera kartę z historią WZ, PZ i ZD danego indeksu
Pytanie w czacie
Zadajecie jedno pytanie, asystent wyciąga dane z Systim i macie odpowiedź w kilka sekund. Gotowe do przeglądu właściciela.
Mam za chwilę przegląd u właściciela. Pokaż z Systim, kto nam nie zapłacił i od ilu dni.
Karta w narzędziu
Karta ze Systim daje całą historię ruchów towaru: ostatnie PZ, powiązane Z i ZD, i to, co asystent proponuje Wam zrobić dalej.
Jedno miejsce, żeby zobaczyć, czego brakuje na Waszym magazynie i gdzie jest luka w zamówieniu do dostawcy. Bez otwierania Systim.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Systim włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
Czytamynumer FV, data wystawienia, termin płatności, kwota brutto i netto, NIP kontrahenta, status: opłacona, nieopłacona, częściowo opłacona
AsystentLiczy przeterminowanie, grupuje zaległe według liczby dni i przygotowuje draft przypomnienia dopasowany do historii płatności kontrahenta
Czytamydostawca, kwota, termin płatności własnych zobowiązań wobec dostawcy, status opłacenia po stronie kosztowej
AsystentPilnuje terminów płatności Waszych zobowiązań i ostrzega, gdy zbliża się termin zapłaty do dostawcy
Czytamynarastające saldo kontrahenta, historia wpłat, dokładna liczba dni przeterminowania każdej należności
AsystentWykrywa wzorzec chronicznego spóźnienia, odróżnia go od jednorazowego opóźnienia i dobiera ton wiadomości do kontrahenta
Czytamystan bieżący, minimalny stan z kartoteki produktu, rezerwacje z otwartych zamówień, jednostka miary
AsystentPorównuje stan z minimum, sprawdza czy jest otwarte ZD i proponuje projekt zamówienia do właściwego dostawcy na podstawie historii FZ
Czytamystatusy realizacji zamówień Z i ZD, powiązane dokumenty WZ i PZ, otwarte ZD na konkretny indeks towarowy
AsystentŚledzi realizację, wykrywa opóźnienia i przy uzupełnianiu braków sprawdza, czy zamówienie do dostawcy już istnieje
CzytamyNIP, dane kontaktowe, opiekun handlowy, kategoria klienta, historia sprzedaży, przypisane kanały e-commerce
AsystentNa żądanie zwraca podsumowanie kontrahenta przed rozmową: obroty, ostatnie zamówienie, saldo rozrachunków i przypisany opiekun
Czytamyzamówienia z Allegro, WooCommerce, Shopera, IdoSell i PrestaShop zsynchronizowane w Systim przez API kanałów
AsystentMonitoruje realizację, łączy zamówienia ze stanami magazynowymi i wykrywa pozycje, dla których na magazynie brakuje towaru
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Które faktury są przeterminowane i o ile dni?”
- „Ile sprzedaliśmy firmie X w tym roku i czy ma zaległości?”
- „Które produkty mają stan magazynowy poniżej minimum?”
- „Czy są niezrealizowane zamówienia z WooCommerce na magazynie?”
Co się zmienia
Handlowiec i właściciel dostają codziennie gotową listę zaległych płatności i braków towaru, zamiast samodzielnie przeglądać rozrachunki i kartoteki w Systim.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Systim to system ERP w modelu SaaS dla małych i średnich firm handlowych, usługowych i produkcyjnych. Działa w przeglądarce, bez instalacji na komputerze. Łączy fakturowanie, magazyn, zamówienia i rozrachunki w jednym miejscu. Firmy e-commerce podłączają do niego sprzedaż z Allegro, WooCommerce, Shopera, IdoSell i PrestaShop, a dokumenty trafiają do jednej bazy w ramach platformy.
Na co dzień pracownicy wystawiają faktury i faktury zakupu, prowadzą kartoteki towarów z minimalnymi stanami, obsługują zamówienia od klientów i do dostawców, śledzą rozrachunki i historię kontrahentów. Systim synchronizuje dokumenty z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Jako platforma SaaS działa z każdego urządzenia z przeglądarką, bez osobnego serwera u klienta.
Gdzie to działa najlepiej
Handlowiec B2B
Handlowiec ma telefon do stałego klienta za godzinę. Chce znać obroty firmy w ostatnich miesiącach, regularność zamówień i ewentualne zaległości. Ręcznie: kartoteka kontrahenta, historia dokumentów, widok rozrachunków w Systim.
Z asystentem: Pyta asystenta jednym zdaniem i dostaje podsumowanie w kilkanaście sekund: obroty, ostatnie zamówienie, saldo. Wchodzi na rozmowę z gotowym obrazem klienta.
Właściciel firmy
Co tydzień właściciel robi przegląd sprzedaży. Wcześniej: eksport z Systim, zestawienie w Excelu, filtrowanie według kontrahentów i handlowców. Zajmowało to każdorazowo około 20 minut.
Z asystentem: Pyta asystenta rano o wyniki tygodnia i dostaje odpowiedź pogrupowaną według kontrahentów, produktów albo handlowców. Przegląd zajmuje 2 minuty zamiast 20.
Pracownik biura handlowego
Firma ma ponad 200 indeksów. Popularny produkt spada do zera, zamówienie do dostawcy wychodzi za późno i klient dzwoni z pretensjami. Przy setce dziennych transakcji nikt nie przegląda ręcznie kartoteki każdego towaru.
Z asystentem: Asystent każdego dnia sprawdza stany i wysyła alert, gdy indeks schodzi poniżej minimum. Ostrzeżenie pojawia się z wyprzedzeniem, które realnie starcza na złożenie i realizację dostawy.
Jak się łączymy
Łączymy się z Systim przez REST API: żądania HTTPS, dane w formacie JSON, bez instalacji na serwerze Systim i bez bezpośredniego dostępu do bazy. Klucz API generujecie w panelu Administracja Systim i przekazujecie nam jednorazowo. W trybie standardowym asystent wyłącznie odczytuje dane. Projekt zamówienia lub przypomnienie trafia do Systim dopiero po Waszym zatwierdzeniu.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na Waszym serwerze. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych potrzebne do odpowiedzi. Gdy Wasz plan Systim nie obejmuje API, działamy na eksportach CSV i XML: pobieracie plik z Systim, skrypt przekazuje go asystentowi. Mniej automatyczne, ale wykonalne przy mniejszej liczbie dokumentów.
Czego potrzebujemy od Was
- Plan Systim z dostępem do API, sprawdźcie w ustawieniach konta lub u opiekuna Systim
- Klucz API wygenerowany w panelu Administracja Systim, do przekazania przy konfiguracji
- Uzupełnione pola minimalnego stanu w kartotekach towarów, jeśli chcecie monitoring braków
- Osoba po stronie firmy, która zatwierdza projekty przypomnień i zamówień przed wysłaniem
- Przy braku API: możliwość regularnego eksportu CSV z Systim i dostęp do folderu na serwerze
Czego asystent nie robi
- Nie wystawia faktur, zamówień ani innych dokumentów bez wyraźnego polecenia i potwierdzenia z Waszej strony.
- Nie zmienia danych w Systim samodzielnie: stany, ceny, dane kontrahentów asystent odczytuje, nie modyfikuje.
- Nie zastępuje księgowej: weryfikacja VAT, deklaracje podatkowe i rozliczenia to praca człowieka.
- Nie widzi danych innych firm na tej samej platformie Systim: AI pracuje wyłącznie na dokumentach Waszej firmy.
Częste pytania
Co jeśli nasz plan Systim nie obejmuje dostępu do API?
Systim pozwala eksportować dane do CSV i XML z niemal każdego widoku. Skrypt przekazuje plik do asystenta. Mniej automatyczne niż pełne API, ale przy mniejszej skali faktur i zamówień działa bez zmian w planie abonamentowym. Monitorowanie należności i stanów można uruchomić tym sposobem.
W kartotekach towarów mamy puste pole minimalnego stanu. Czy to blokuje start?
Monitoring braków działa tylko tam, gdzie pole jest uzupełnione. Przed uruchomieniem alertów warto przejrzeć przynajmniej najważniejsze indeksy i wpisać wartości. Możemy pomóc wytypować, od których zacząć, na podstawie historii sprzedaży z Systim.
Czy asystent może sam wysyłać przypomnienia do klientów bez naszej akceptacji?
Domyślnie przygotowuje draft do zatwierdzenia: wiadomość czeka na akceptację, zanim wyjdzie pod Waszym podpisem. Pełną automatyzację wysyłki można uruchomić osobno, gdy zdecydujecie, że drafty działają zgodnie z oczekiwaniami. To Wasza decyzja, nie domyślne zachowanie asystenta.
Mamy dwa magazyny w różnych lokalizacjach. Czy asystent odróżnia ich stany?
Tak, pod warunkiem że oba magazyny są widoczne w Waszym Systim. Asystent sprawdza stany osobno dla każdej lokalizacji i przy wykryciu niedoboru sugeruje najpierw przesunięcie towaru między magazynami (MM), zanim zaproponuje zamówienie zewnętrzne do dostawcy.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: programy księgowe i erp
Systim jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.