Integracje / Gwarancje i Reklamacje
Integracja AI z Gwarancje i Reklamacje
Podłączamy zgłoszenia reklamacyjne, karty gwarancyjne i historię napraw, żeby asystent automatycznie kwalifikował każdą sprawę do trybu rękojmi albo gwarancji producenta. Asystent pilnuje terminów 14 i 30 dni, przygotowuje projekty odpowiedzi z podstawą prawną i zestawia wadliwe serie produkcyjne.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Gwarancje i Reklamacje. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Gwarancje i Reklamacje
G&R to system do prowadzenia spraw reklamacyjnych stosowany przez producentów i dystrybutorów obsługujących zgłoszenia od konsumentów i firm. Może działać jako moduł w ERP, osobna aplikacja albo dobrze zbudowany arkusz z odpowiednimi polami. Obejmuje dwa odrębne reżimy prawne: gwarancję producenta zapisaną w karcie dla danego modelu i rękojmię z Kodeksu cywilnego, która obowiązuje przez dwa lata od wydania towaru niezależnie od karty.
W codziennej pracy dane reklamacyjne często siedzą w kilku miejscach naraz: zgłoszenia w ERP, karty gwarancyjne jako pliki PDF dla każdej linii produktowej, historia napraw w Excelu prowadzonym przez serwis, faktury w programie księgowym. Pracownik przyjmujący zgłoszenie wypełnia pola: data wpływu, model, numer serii produkcyjnej, typ dokumentu zakupu i opis wady. Na tej podstawie AI kwalifikuje sprawę i śledzi terminy odpowiedzi.
Co podłączamy w Gwarancje i Reklamacje
- Zgłoszenia reklamacyjne: data wpływu, dane klienta, opis wady i status sprawy
- Karty gwarancyjne modeli: warunki, termin i procedura dla każdej linii produktowej
- Historia napraw: daty, wymienione części i decyzje przy poprzednich wizytach serwisu
- Dokumenty zakupu: paragon, faktura imienna lub potwierdzenie zamówienia z datą
- Numery seryjne i partie produkcyjne: do grupowania reklamacji według serii
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Które reklamacje przekroczą 14-dniowy termin do końca tygodnia?"
„Czy tę reklamację obsługujemy z rękojmi czy z gwarancji producenta?"
„Przygotuj projekt odpowiedzi do tej sprawy z podstawą prawną"
„Ile zgłoszeń dotyczy tej samej serii produkcyjnej i jaka wada się powtarza?"
Co dokładnie podłączamy w Gwarancje i Reklamacje
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
Czytamyimię, adres i flaga: konsument albo przedsiębiorca, uzupełniana przy przyjęciu każdego zgłoszenia
AsystentUstala zakres kwalifikacji: rękojmia ma inne zasady w B2B niż przy konsumencie, AI uwzględnia to w podstawie prawnej projektu odpowiedzi
Czytamydata wpływu, aktualny status i data ostatniej zmiany statusu dla każdego otwartego zgłoszenia
AsystentCodziennie sprawdza otwarte sprawy, wysyła przypomnienie 5 dni przed terminem ustawowym i eskalację do przełożonego 2 dni przed
Czytamytekst wpisany przez klienta lub pracownika w osobnym polu opisu wady, nie jako część ogólnego komentarza do sprawy
AsystentGrupuje opisy w kategorie wad nawet gdy klienci piszą różnymi słowami, wykrywa powtarzające się problemy w zgłoszeniach z tej samej partii
Czytamynazwa i adres punktu serwisowego, do którego trafiły naprawy danego egzemplarza lub modelu produktowego
AsystentWykrywa, czy konkretny serwis obsługuje wiele reklamacji tej samej wady, co może wskazywać na problem serwisowy, nie produktowy
Czytamydecyzje podjęte przy wcześniejszych zgłoszeniach tego samego egzemplarza: uznanie, odmowa, rodzaj realizacji
AsystentDołącza historię decyzji do projektu odpowiedzi, gdy klient reklamuje po raz drugi ten sam egzemplarz po nieudanej naprawie
Co się zmienia
Biuro reklamacji nie przegapia ustawowych terminów, każda sprawa trafia od razu do właściwego trybu prawnego, a projekt odpowiedzi czeka na pracownika zanim otworzy maila od klienta.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Gwarancje i Reklamacje na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Gwarancje i Reklamacje zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Gwarancje i Reklamacje
Podłączamy się do istniejących danych: moduł reklamacyjny w ERP lub Optimie przez bazę danych albo cykliczny eksport, karty gwarancyjne z plików PDF z warstwą tekstową lub bazy wiedzy, historię napraw z arkusza albo systemu serwisowego. Jeśli dane siedzą w kilku miejscach naraz, łączymy je w jeden widok dostępny asystentowi przy każdym zgłoszeniu.
Asystent pracuje w trybie odczytu. Projekt odpowiedzi i kwalifikację wpisuje do systemu dopiero po zatwierdzeniu przez pracownika, nie samodzielnie. Dane reklamacyjne zostają na Waszym serwerze: asystent nie kopiuje ich na zewnątrz. Dostęp do baz i plików konfigurujemy z Waszym administratorem lub informatykiem na etapie wdrożenia.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy lub cyklicznego eksportu z systemu reklamacyjnego: ERP, aplikacja albo arkusz
- Karty gwarancyjne modeli w formacie tekstowym lub PDF z warstwą OCR, nie tylko jako skany nieczytelne dla AI
- Regularnie uzupełniane pola: data zakupu, model produktu i numer partii produkcyjnej w każdym zgłoszeniu
- Wyznaczona osoba po stronie firmy do testów kwalifikacji i zatwierdzania projektów odpowiedzi na starcie wdrożenia
- Dostęp do systemu księgowego lub repozytorium dokumentów zakupu: paragon, faktura imienna, potwierdzenie zamówienia
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik działu jakości
Po sezonie posprzedażowym kierownik otwiera przegląd reklamacji z ostatnich sześciu tygodni. Wpłynęło kilkadziesiąt zgłoszeń, z czego część dotyczy tego samego modelu z podobnie brzmiącymi opisami wady i zbliżonymi numerami partii produkcyjnych.
Z asystentem: Asystent zestawił te sprawy według modelu, numeru partii i kategorii wady. Kierownik dostaje gotowe zestawienie i alert, zamiast ręcznie szukać wzorców w kilkudziesięciu zgłoszeniach.
Pracownik biura reklamacji
Pracownik otwiera zgłoszenie od klienta, który odsyła ekspres do kawy po raz drugi. Poprzednia naprawa była cztery miesiące temu, produkt wrócił z serwisu, ale klient opisuje tę samą usterkę co wtedy.
Z asystentem: Asystent dołącza do projektu odpowiedzi historię poprzedniej naprawy: daty, wymienione części i decyzję. Pracownik ma cały kontekst w jednym miejscu, bez szukania w archiwum maili.
Kierownik biura reklamacji
Kierownik loguje się w poniedziałek rano. W systemie czekają cztery otwarte sprawy bez odpowiedzi: trzy mijają ustawowy termin w ciągu trzech dni, jedna mija dokładnie dziś.
Z asystentem: Asystent wyświetlił listę tych spraw uszeregowaną według daty terminu z przypisanymi opiekunami. Kierownik rozdziela pracę od razu, zamiast ręcznie przeglądać wszystkie zgłoszenia po datach.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Gwarancje i Reklamacje →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie wysyła odpowiedzi do klienta samodzielnie: każdy projekt odpowiedzi wymaga zatwierdzenia przez pracownika.
- Nie zmienia danych w zgłoszeniu ani nie aktualizuje statusu sprawy bez potwierdzenia osoby odpowiedzialnej.
- Nie ocenia zasadności roszczeń spornych ani spraw skierowanych na drogę sądową: te wymagają oceny prawnika.
- Nie weryfikuje tożsamości klienta ani autentyczności dołączonych dokumentów zakupu.
Pytania o integrację z Gwarancje i Reklamacje
Czy musimy przepisać stare zgłoszenia do systemu przed wdrożeniem?
Nie. Podłączamy się do Waszego obecnego systemu i asystent zaczyna od danych, które już tam są. Stare zgłoszenia zostają tam, gdzie leżą. Jeśli część historycznych pól jest pusta, asystent zaznacza braki zamiast zgadywać, żeby kwalifikacja była uczciwa.
Co jeśli nasze karty gwarancyjne są tylko w postaci skanów PDF bez warstwy tekstowej?
Skany bez warstwy tekstowej nie są czytelne dla AI. Przed wdrożeniem zamieniamy je na przeszukiwalny format: OCR na plikach PDF albo przeniesienie warunków gwarancji do bazy wiedzy jako tekst. To jednorazowa praca na starcie, po której AI pracuje na aktualnych warunkach dla każdego modelu produktowego.
Jak asystent radzi sobie z opisami wad pisanymi różnymi słowami przez klientów?
AI grupuje opisy w kategorie na podstawie znaczenia, nie dosłownego brzmienia. Klienci piszący "nie włącza się", "gaśnie po chwili" i "przestało działać" mogą opisywać ten sam problem. AI łączy takie zgłoszenia w jedną kategorię i pokazuje to w zestawieniu serii. Pracownik może kategorię poprawić, jeśli AI się pomyliło.
Czy asystent działa też przy reklamacjach od firm, nie tylko od konsumentów?
Tak, ale kwalifikacja jest inna. Przy przedsiębiorcy rękojmia nie obowiązuje w takim zakresie jak przy konsumencie, a strony mogą ją wyłączyć umową. AI sprawdza status klienta przy każdym zgłoszeniu i dostosowuje kwalifikację oraz projekt odpowiedzi do tego, czy po drugiej stronie jest konsument czy firma.
Piętnaście minut o Gwarancje i Reklamacje
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Gwarancje i Reklamacje, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Obsługa klienta i marketing
Gwarancje i Reklamacje jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.