Integracje / SL2021
Urzędy, rejestry i zgodność
Integracja AI: SL2021
Podłączamy zakładki Wniosek o płatność, Harmonogram płatności, Korespondencja i Monitorowanie wskaźników przez REST API oraz eksporty CSV. Asystent spina te dane z dokumentami finansowymi z ERP, sprawdza opisy kwalifikujące na każdym dokumencie i pilnuje terminów dla kilku projektów jednocześnie.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Dane z SL2021 w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Dokumenty kwalifikujące SL2021. Moduł łączy eksport dokumentów finansowych z ERP z harmonogramem rzeczowo-finansowym pobranym z SL2021. Każdy dokument przypisany do projektu trafia do automatycznej kontroli opisów kwalifikujących przed złożeniem wniosku. Zespół widzi na jednym ekranie, czego brakuje w opisie każdego dokumentu i które postępowania zakupowe wymagają wyjaśnienia.
- Pobiera dokumenty finansowe z ERP przypisane do numeru projektu w SL2021
- Sprawdza opis: nr umowy, nr zadania z HRF, kategorię wydatku, kwalifikowalność VAT
- Porównuje każdą fakturę z protokołem wyboru wykonawcy z zakładki Zamówienia w SL2021
- Wyświetla listę braków dla każdego dokumentu przed złożeniem wniosku o płatność
- Generuje zestawienie gotowe do importu do zakładki Wydatki w nowym wniosku w SL2021
Pytanie w czacie
Asystent spina dane z HR, CRM i SL2021 w jednym pytaniu: zamiast zbierać liczby z trzech systemów przed raportem, specjalista ds. wskaźników dostaje gotowe zestawienie z sygnałem, gdzie trzeba działać.
Sprawdź w SL2021, czy wskaźniki produktu projektu PARP-INN-007 są na dobrej drodze do wartości docelowej z umowy. Mamy za kilka tygodni raport z postępu.
Karta w narzędziu
Karta dokumentu pokazuje dokładnie, czego brakuje w opisie kwalifikującym i jakie postępowanie zakupowe warto sprawdzić: kierownik projektu widzi konkretny krok do wykonania, nie ogólny błąd.
Jeden ekran zastępuje ręczne porównywanie eksportu ERP z harmonogramem w SL2021: zamiast przekładać pliki między systemami, zespół widzi gotową listę do poprawy przed każdym wnioskiem.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie SL2021 włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
Czytamynumery postępowań zakupowych, wartości umów z dostawcami i protokoły wyboru wykonawcy
AsystentSprawdza, czy faktura z ERP zawiera numer postępowania i czy kwota nie przekracza wartości z protokołu wyboru, zanim dokument trafi do zestawienia wniosku.
Czytamypodział budżetu projektu na zadania i kategorie wydatków zgodnie z umową o dofinansowanie
AsystentPrzypisuje każdy dokument finansowy do właściwego zadania i kategorii, wykrywa rozbieżności między ERP a HRF przed złożeniem wniosku.
Czytamyfaktury, listy płac i zestawienia płatności z polem analitycznym numeru projektu lub centrum kosztowego
AsystentBuduje gotową tabelę wydatków kwalifikowalnych według zadań i kategorii z HRF, do sprawdzenia i importu do zakładki Wydatki w nowym wniosku.
Czytamydane z HR, CRM i statystyk sprzedaży powiązane z zobowiązaniami wskaźnikowymi umowy, lecz przechowywane poza SL2021
AsystentCo miesiąc zbiera liczby ze wskazanych źródeł i porównuje z wartościami docelowymi z umowy. Sygnalizuje ryzyko nieosiągnięcia wskaźnika z wyprzedzeniem kilku miesięcy.
Czytamyadnotacje na fakturach: numer umowy, numer zadania z HRF, kategoria kosztów, kwalifikowalność VAT, współfinansowanie UE
AsystentPrzegląda każdy dokument z eksportu ERP i wskazuje, czego brakuje w opisie dla danego projektu, zanim zestawienie trafi do zakładki Wydatki.
Czytamydaty okien złożenia wniosków z harmonogramów obu projektów, wyprowadzone z umów i zakładki Harmonogram płatności
AsystentTydzień przed każdym terminem generuje listę: co zebrać za dany okres, co jest gotowe w ERP, czego brakuje, dla każdego projektu z osobna.
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Które dokumenty z tego kwartału mają niekompletny opis kwalifikujący?”
- „Ile dni zostało do złożenia wniosku o płatność w projekcie FENG?”
- „Czy wskaźniki produktu są na dobrej drodze do osiągnięcia wartości docelowej?”
- „Co trzeba poprawić po wezwaniu do uzupełnienia od instytucji pośredniczącej?”
Co się zmienia
Osoba rozliczająca dwa projekty unijne naraz dostaje gotowe zestawienie wydatków, listę braków w opisach i kalendarz terminów, zanim złoży którykolwiek wniosek.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
SL2021 to aplikacja webowa Centralnego Systemu Teleinformatycznego (CST2021), przez którą beneficjenci programów unijnych 2021-2027 składają wnioski o płatność i rozliczają projekty. Korzystają z niej firmy, które dostały dofinansowanie z programów takich jak FENG czy programy regionalne i muszą regularnie raportować wydatki do instytucji pośredniczącej.
W codziennej pracy poruszacie się między zakładkami: Wniosek o płatność, Harmonogram płatności, Zamówienia, Personel projektu, Dokumenty, Korespondencja i Monitorowanie. Każda zakładka to osobny zestaw danych projektu przechowywany po stronie CST2021, do którego logujecie się przez przeglądarkę. Eksporty CSV i Excel są dostępne z większości zakładek i stanowią punkt wyjścia do pracy z dokumentami finansowymi z Waszego ERP.
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik projektu B+R
Na tydzień przed terminem złożenia wniosku do PARP kierownik dostaje sygnał: trzy faktury od podwykonawcy nie mają numeru zadania z HRF, a jedno postępowanie zakupowe przekracza wartość protokołu wyboru.
Z asystentem: Asystent wskazuje, czego brakuje na każdym dokumencie i które postępowanie wymaga wyjaśnienia. Kierownik koryguje opisy i kontaktuje się z podwykonawcą przed złożeniem, nie po wezwaniu z IP.
Specjalista ds. wskaźników
W połowie realizacji projektu FEM 2021-2027 zarząd pyta: czy damy radę osiągnąć wskaźnik zatrudnienia nowych badaczy do końca roku? Dane siedzą w HR i w umowach o pracę, a nie w SL2021.
Z asystentem: Asystent zbiera dane z HR i porównuje z wartością docelową z umowy. Wynik: brakuje dwóch etatów i rekrutacja musi ruszyć w ciągu sześciu tygodni, żeby zdążyć.
Właściciel firmy
Instytucja pośrednicząca wysyła przez SL2021 wezwanie do uzupełnienia: cztery strony urzędowego języka z uwagami do złożonego wniosku. Osoba odpowiedzialna za rozliczenia jest na urlopie.
Z asystentem: Asystent czyta pismo z zakładki Korespondencja, rozkłada je na listę konkretnych punktów do poprawy i przygotowuje szkic odpowiedzi. Właściciel widzi, co trzeba poprawić i ile czasu na to zostało.
Jak się łączymy
SL2021 udostępnia REST API z uwierzytelnianiem OAuth 2.0, które pozwala na odczyt danych projektu: harmonogramu płatności, listy złożonych wniosków ze statusami, korespondencji i wartości wskaźników. Dostęp do API wymaga uprawnień nadanych przez instytucję pośredniczącą na koncie beneficjenta. Wiele firm zaczyna od eksportów CSV i Excel dostępnych z każdej zakładki SL2021, zanim uruchomi pełne API.
Portal redAi wraz z bazą danych i historią rozmów stoi na Waszym serwerze. Do modelu AI trafiają polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania obcych modeli na Waszych danych projektowych. Zapis do SL2021 nie następuje automatycznie: każde zestawienie i opis przygotowujemy do Waszego sprawdzenia, a import i złożenie wniosku z podpisem kwalifikowanym wykonujecie sami.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do API SL2021 lub eksporty CSV z zakładek projektu, z uprawnieniami nadanymi przez instytucję pośredniczącą.
- ERP z możliwością eksportu faktur i list płac według pola analitycznego projektu lub centrum kosztowego.
- Aktualny harmonogram rzeczowo-finansowy z podziałem budżetu na zadania i kategorie wydatków.
- Osoba po Waszej stronie znająca strukturę projektów, umów i wymagania instytucji pośredniczących.
- Numer umowy o dofinansowanie i zakres czasowy rozliczanego okresu dla każdego projektu.
Czego asystent nie robi
- Nie składa wniosku o płatność. Złożenie wymaga podpisu kwalifikowanego beneficjenta, który należy do Was.
- Nie wpisuje danych do SL2021 automatycznie. Każde zestawienie przygotowuje do Waszego sprawdzenia i dopiero po akceptacji trafia do importu.
- Nie zastępuje audytu kwalifikowalności. Sprawdza kompletność formalną opisów, a ostateczną ocenę wydaje instytucja przy weryfikacji.
- Nie czyta danych projektów innych beneficjentów. Zakres dostępu obejmuje wyłącznie projekty powiązane z Waszym kontem w SL2021.
Częste pytania
Jak długo trwa uruchomienie integracji z SL2021 od momentu decyzji?
Zależy od gotowości eksportów z Waszego ERP i od czasu nadania uprawnień do API przez instytucję pośredniczącą. Gdy eksporty są gotowe i macie dostęp do SL2021, konfigurację zamykamy w kilka dni. Prośba do IP o dostęp do API może potrwać dłużej, dlatego wiele firm zaczyna od eksportów CSV i API dodaje w kolejnym kroku.
Co jeśli nasz ERP nie ma pola analitycznego projektu na dokumentach?
To najczęstsza przeszkoda przy starcie. Comarch ERP XL, Enova365, Optima i SAP Business One pozwalają dodać pole analityczne projektu do faktury i listy płac. Jeśli Wasz system tego nie ma, zaczynamy od ręcznego eksportu z filtrem po numerze projektu i omawiamy, jak ustawić to automatycznie.
Czy asystent rozróżnia wymagania dwóch różnych instytucji pośredniczących?
Tak. Każda instytucja pośrednicząca może mieć własny wzór opisu kwalifikującego wpisany w regulaminie naboru. Asystent dostaje wzory dla każdego projektu osobno i weryfikuje według tych reguł, nie jednego szablonu. Dwa programy, jak FENG i FEM, to osobne zestawy wymagań dla każdego projektu.
Co się stanie, gdy zmienimy osobę odpowiedzialną za rozliczenia?
Nowa osoba dostaje dostęp do tej samej historii: zestawień, raportów i kalendarzy terminów dla wszystkich projektów. Asystent pracuje na danych projektów, nie jest przypisany do jednego użytkownika. Wystarczy, że nowa osoba zna strukturę projektów i ma dostęp do SL2021, a reszta działa bez konfigurowania od nowa.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: urzędy, rejestry i zgodność
SL2021 jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.