Integracje / TETA (Unit4)
Kadry, płace i rekrutacja
Integracja AI: TETA (Unit4)
Podłączamy moduły TETA HR, TETA Płace i TETA Finanse, żeby asystent miał dostęp do kartotek pracowników, list płac i zestawień kosztów według MPK. Kierownicy i kadrowcy pytają o urlopy, kończące się umowy i koszty osobowe działów, a odpowiedź pojawia się w kilka sekund bez angażowania działu kadr.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Dane z TETA (Unit4) w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Kartoteki pracowników z TETA HR. Moduł pobiera kartoteki z TETA HR i zestawia dla kadrowca aktualny stan umów, absencji i dni urlopowych w jednym ekranie. Bez logowania do systemu kadrowego: przegląd całego zespołu w kilka sekund, a kliknięcie w wiersz otwiera kartę z pełną historią pracownika.
- Pobiera typ umowy, wymiar etatu i status aktywności z kartoteki TETA HR
- Pokazuje bieżące absencje: L4, urlop wypoczynkowy, opiekę nad dzieckiem
- Liczy pozostałe i zaległe dni urlopu oraz wyróżnia osoby z zaległościami
- Alarmuje o umowach na czas określony kończących się w ciągu 30 dni
- Wykrywa brakujące dokumenty: niepodpisane aneksy, wygasające orzeczenia i szkolenia BHP
Pytanie w czacie
Controller dostaje zestawienie MPK w kilkadziesiąt sekund, bez ręcznego łączenia eksportów z TETA Finanse i TETA Płace.
Które działy przekroczyły budżet osobowy w tym kwartale według TETA Finanse? Potrzebuję porównania planu z wykonaniem według MPK.
Karta w narzędziu
Karta z TETA HR daje kadrowcowi pełny obraz: umowa, urlop i historia w jednym miejscu, bez logowania do systemu.
Jeden ekran zastępuje ręczne przeglądanie TETA HR: kadrowiec widzi, co pilne, i działa bez szukania po kartotekach.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie TETA (Unit4) włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
Czytamytyp umowy, data zawarcia i końca, aneksy, stanowisko i wymiar etatu dla każdego pracownika
AsystentOdpowiada na pytanie o aktualny status umowy konkretnej osoby i wskazuje, kiedy kończy się kontrakt na czas określony
Czytamyurlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, L4, opieka nad dzieckiem, liczba godzin nadliczbowych
AsystentPodaje aktualny stan dni urlopowych i absencje działu, odpowiada też na pytanie o nadgodziny w wybranym miesiącu
Czytamyskładniki wynagrodzenia brutto i netto, historia miesięcznych rozliczeń, deklaracje ZUS
AsystentZestawia koszty wynagrodzenia pracownika lub działu za wskazany okres, z podziałem na rodzaj umowy i składniki
Czytamydekretacje kosztów osobowych na MPK, zestawienia według działów i kwartałów, odchylenia od planu
AsystentPorównuje koszty osobowe między działami lub kwartałami i wskazuje, który dział przekroczył budżet w danym okresie
Czytamydaty ważności orzeczeń lekarskich, daty ostatnich szkoleń BHP ogólnych i stanowiskowych
AsystentCodziennie sprawdza terminy w kartotekach i wysyła alert do kadr lub kierownika z listą osób z wygasającymi dokumentami
Czytamytreść regulaminu pracy, wynagradzania, ZFŚS i porozumień ze związkami zawodowymi
AsystentOdpowiada na pytanie pracownika lub kierownika, cytując konkretny punkt regulaminu, bez potrzeby przeszukiwania PDF
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Ile dni urlopu wypoczynkowego zostało pracownikowi do końca roku?”
- „Kiedy kończą się umowy na czas określony w moim dziale?”
- „Które działy przekroczyły budżet osobowy w ostatnim kwartale?”
- „Kiedy wygasają badania profilaktyczne u pracowników na stanowisku operatora?”
Co się zmienia
Dział kadr przestaje odpowiadać na powtarzalne pytania o urlopy i umowy, a kierownicy dostają aktualne dane z TETA HR i TETA Płace bez maila i czekania.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
TETA to system ERP i HR od firmy Unit4, używany przez firmy zatrudniające kilkadziesiąt do kilkuset pracowników. W codziennej pracy sięgają po niego kadrowcy: prowadzą kartoteki, rozliczają listy płac, pilnują terminów umów o pracę i dat badań profilaktycznych. Kierownicy i controllerzy logują się rzadziej, ale potrzebują z systemu konkretnych liczb na bieżąco.
System podzielony jest na moduły: TETA HR zbiera kartoteki pracowników, dokumenty nieobecności, daty szkoleń BHP i treści umów z aneksami. TETA Płace trzyma składniki wynagrodzenia, historię list płac i deklaracje ZUS. TETA Finanse obsługuje rozrachunki z kontrahentami oraz zestawienia kosztów według MPK. Dane przechowywane są w bazie relacyjnej na serwerze firmy lub w infrastrukturze Unit4.
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik działu produkcji
Przed porannym standup-em potrzebuje wiedzieć, kto z jego 15-osobowego zespołu jest dziś na zwolnieniu lekarskim i ile godzin nadliczbowych nazbierał dział w bieżącym miesiącu.
Z asystentem: Asystent pobiera dane z modułu Nieobecności i TETA Płace, odpowiada w kilka sekund. Kierownik wchodzi na spotkanie z gotowymi liczbami bez angażowania działu kadr.
Pracownik działu magazynu
Planuje urlop na przyszły tydzień i nie wie, ile dni zostało mu do końca roku. Pyta przez firmowy czat zamiast dzwonić do kadr albo czekać na odpowiedź mailową od kadrowca.
Z asystentem: Asystent sprawdza kartotekę w TETA HR i odpowiada z aktualną liczbą dni urlopowych. Pracownik planuje wolne bez angażowania kadr.
Controller finansowy
Na koniec kwartału chce porównać koszty osobowe działu sprzedaży i logistyki z podziałem na umowy o pracę i zlecenia. Normalnie eksportuje dane z TETA Finanse do Excela i skleja z listami płac.
Z asystentem: Asystent łączy dane z TETA Płace i TETA Finanse i zwraca zestawienie w tabeli gotowej do wklejenia w prezentację. Praca na pół godziny zajmuje teraz minutę.
Jak się łączymy
Łączymy się z TETA przez API, które Unit4 udostępnia do integracji z systemami zewnętrznymi. Między API a modelem językowym budujemy warstwę pośrednią: obsługuje autoryzację użytkowników, loguje każde zapytanie i tłumaczy pytania naturalne na zapytania do konkretnych modułów. Model nigdy nie siedzi bezpośrednio na bazie TETA.
Asystent pracuje wyłącznie w trybie odczytu. Dane z TETA nie są zmieniane bez potwierdzenia człowieka. Portal i warstwa pośrednia działają na serwerze klienta, a do modelu językowego trafia tylko to, co potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta. To ważne przy RODO: zakres danych przekazywanych do modelu jest minimalny i kontrolowany.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do API TETA z odblokowanymi endpointami dla wybranych modułów
- Administrator TETA po stronie klienta do konfiguracji i weryfikacji dostępów
- Zdefiniowany zakres uprawnień: kto może pytać o jakie dane i moduły
- Serwer lub środowisko chmurowe firmy do hostowania warstwy pośredniej asystenta
- Aktywna obsługa API w posiadanych licencjach TETA HR, Płace i Finanse
Czego asystent nie robi
- Nie edytuje danych w TETA: nie zmienia kartotek, nie zatwierdza list płac, nie aktualizuje umów.
- Nie ocenia wyników: nie interpretuje, czy koszty są za wysokie ani czy rotacja jest niepokojąca.
- Nie wysyła pism ani aneksów samodzielnie: przygotowuje projekt, który kadrowiec weryfikuje i akceptuje.
- Nie zastępuje decyzji kadrowych ani prawnych: nie wydaje zaświadczeń z mocą prawną ani nie rozstrzyga sporów.
Częste pytania
Co jeśli nasze TETA działa w starszej wersji bez pełnego API?
Sprawdzamy z waszym administratorem, które endpointy są dostępne w tej wersji. Przy ograniczonym API możemy oprzeć się na eksportach danych lub plikach z wybranych modułów. Zakres asystenta dopasowujemy do tego, co technicznie osiągalne, i potwierdzamy to przed podpisaniem umowy.
Czy kierownicy będą musieli uczyć się nowego narzędzia?
Nie. Asystent działa przez Teams, Slack lub firmowy intranet, czyli miejsca, w których kierownicy już pracują. Pytają normalnym językiem, tak jak piszą wiadomość. Nie ma nowego interfejsu, nie ma szkolenia z obsługi systemu i nie trzeba logować się do TETA.
Co jeśli dane w TETA są nieaktualne lub błędne?
Asystent odpowiada na podstawie tego, co aktualnie stoi w bazie TETA. Jeśli kartoteka jest nieuzupełniona albo dekretacja nieprawidłowa, odpowiedź to odzwierciedli. To częsty sygnał, że baza wymaga porządku przed intensywnym odpytywaniem, i lepiej to zobaczyć wcześnie niż późno.
Czy pracownicy będą widzieć wynagrodzenia swoich kolegów?
Nie. Warstwa autoryzacji pilnuje, że każda osoba widzi tylko swoje dane. Kierownik dostaje dane swojego zespołu, controller dane finansowe przypisanych MPK. Zakres uprawnień definiujemy wspólnie przed wdrożeniem i jest egzekwowany na poziomie każdego zapytania.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: kadry, płace i rekrutacja
TETA (Unit4) jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.