Jak AI podłączone do TETA ERP i TETA HR odpowiada kadrowym, kierownikom i zarządowi na pytania o urlopy, koszty i umowy?

AI wpięte w TETA ERP i TETA HR pobiera dane z modułów kadrowych, płacowych i finansowych i odpowiada na pytania zespołu bez angażowania pracownika działu kadr. Kierownik może zapytać o stan urlopów swojego działu, controller o koszty konkretnego MPK za ostatni miesiąc, a dyrektorka HR o listę pracowników z umowami kończącymi się w tym kwartale. Zamiast maila do kadr i oczekiwania na zestawienie, odpowiedź pojawia się w ciągu kilku sekund.

Jakie dane TETA przechowuje i jak AI do nich dociera?

TETA ERP to system, który w firmach zatrudniających kilkadziesiąt lub kilkaset osób trzyma praktycznie wszystko. TETA HR przechowuje kartoteki pracowników z pełną historią zatrudnienia, dokumenty nieobecności (urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, opieka nad dzieckiem, L4), daty badań profilaktycznych i szkoleń BHP, treści umów o pracę i aneksów. TETA Płace ma składniki wynagrodzenia, historię list płac, deklaracje ZUS. TETA Finanse prowadzi rozrachunki z kontrahentami, zestawienia kosztów według MPK i strukturę budżetową działów.

Problem nie leży w tym, że tych danych brakuje. Leży w tym, że wyciągnięcie konkretnej odpowiedzi wymaga znajomości struktury raportów, odpowiednich uprawnień i kilku minut w interfejsie systemu. Kadrowiec robi to sprawnie. Kierownik działu produkcji, który potrzebuje tej informacji raz na tydzień, zwykle prosi o nią mailowo.

AI łączy się z TETA przez API lub warstwę integracyjną. Nie dajemy modelowi językowemu dostępu do całej bazy. Wyciągamy konkretne tabele i dokumenty, definiujemy pytania, na które asystent ma odpowiadać, i budujemy warstwę autoryzacji: kto może pytać o co. Pracownik widzi swoje dane, kierownik dane swojego zespołu, controller dane finansowe przypisanych MPK.

Pytania kadrowych i kierowników: co AI obsługuje samodzielnie?

Największa wartość w codziennej pracy to obsługa pytań powtarzalnych. Tych, na które ktoś z kadr odpowiada kilka razy dziennie i które nie wymagają interpretacji ani decyzji, tylko odczytu danych. Typowe przykłady:

• Ile dni urlopu wypoczynkowego zostało pracownikowi X do końca roku?
• Kiedy mija termin badań profilaktycznych u konkretnej osoby?
• Kto z działu magazynu jest teraz na zwolnieniu lekarskim?
• Kiedy kończy się umowa na czas określony u Y?
• Czy pracownik Z ma aktualne szkolenie BHP stanowiskowe?
• Jaka jest liczba godzin nadliczbowych w moim dziale za październik?

U jednego z klientów, firmy produkcyjnej zatrudniającej ponad 200 osób, dział kadr dostawał co miesiąc kilkadziesiąt takich zapytań od kierowników zmiany i brygadzistów. Każde wymagało wejścia do kartoteki pracownika w TETA HR, sprawdzenia zakładki "Nieobecności" lub "Dokumenty kadrowe" i odpisania mailem. Po wdrożeniu AI kierownicy zadają te pytania bezpośrednio do asystenta przez Teams. Kadrowcy zyskują czas na zadania, które naprawdę wymagają ich wiedzy.

AI może też odpowiadać bezpośrednio pracownikowi. Przez firmowy czat lub intranet pracownik pyta: "ile mam urlopu na żądanie w tym roku?" i dostaje odpowiedź bez kontaktu z kadrami. To szczególnie przydatne w firmach z dużą rotacją lub wieloma lokalizacjami, gdzie dostęp do kadr jest utrudniony.

Koszty działu i dane płacowe: co pytamy, co dostajemy?

Controller albo dyrektor finansowy chce wiedzieć, jak wyglądają koszty osobowe w poszczególnych działach za ostatni kwartał. Normalnie: otwiera TETA Finanse, filtruje zestawienie według MPK, eksportuje do Excela, skleja z danymi z list płac. Zajmuje to od kilkunastu minut do pół godziny, zależnie od liczby departamentów i tego, czy dekretacje były robione konsekwentnie.

AI może to zestawienie przygotować na zapytanie. "Pokaż mi koszty osobowe działu logistyki za sierpień z podziałem na umowy o pracę i zlecenia." Model pobiera dane z TETA Płace (składniki wynagrodzenia z ostatnich list płac) oraz z TETA Finanse (dekretacje na właściwe MPK), łączy je i zwraca zestawienie w odpowiedzi tekstowej albo jako tabelę gotową do przeklejenia.

Ważna uwaga: AI tu nie interpretuje, nie ocenia, czy wydatki są za wysokie. Odpowiada na pytania operacyjne. Jeśli liczby budzą wątpliwości albo nie zgadzają się z dekretem, to zadanie dla człowieka. Model jest tu szybkim pomocnikiem controllera, nie zastępcą.

Pytania, które sprawdzają się w praktyce przy danych finansowych z TETA:

• Porównaj koszty osobowe działu sprzedaży w Q2 i Q3 tego roku.
• Jakie składniki wynagrodzenia wchodzą w koszt pracownika X w tym miesiącu?
• Który dział przekroczył budżet osobowy w ostatnim kwartale?
• Ile kosztuje nas zatrudnienie pracownika na umowie o pracę w porównaniu do zlecenia na tym samym stanowisku?

Pilnowanie terminów: umowy, badania profilaktyczne, szkolenia BHP

To jeden z obszarów, gdzie AI realnie chroni firmę przed realnym problemem, nie hipotetycznym. W TETA HR każdy pracownik ma dokumenty z datami: data końca umowy o pracę na czas określony, data ważności badań profilaktycznych (wstępnych, okresowych, kontrolnych), data ostatniego szkolenia BHP stanowiskowego i ogólnego.

AI może codziennie rano sprawdzać te daty i wysyłać do działu kadr lub bezpośrednio do kierownika podsumowanie: "w ciągu 30 dni kończą się umowy trzech pracowników z działu montażu. Badania profilaktyczne wygasają u dwóch osób na stanowisku operatora wózka widłowego." Bez tagowania w Excelu, bez ręcznego przerzucania przez kartoteki.

Typowy scenariusz w firmach, które nie mają tego zautomatyzowanego: umowa kończy się w piątek, HR dowiaduje się w poniedziałek. Pracownik świadczył pracę przez weekend bez ważnej umowy. To nie jest abstrakcyjna możliwość, to realna sytuacja z działów kadr w firmach produkcyjnych. Podobnie z badaniami: pracownik dopuszczony do pracy na maszynie ma wygasłe orzeczenie lekarskie, a nikt nie sprawdził, bo ostatni przegląd był ręczny trzy miesiące temu.

Alerty można konfigurować z wyprzedzeniem: 7, 14 lub 30 dni, zależnie od dokumentu i stanowiska. AI może też od razu przygotować projekt pisma z prośbą o skierowanie na badania lub projekt aneksu, używając danych z karty pracownika. Kadrowiec przegląda, poprawia jeśli trzeba i wysyła.

Zestawienia dla zarządu bez angażowania HR Business Partnera na kilka godzin

Zarząd potrzebuje co jakiś czas przeglądu sytuacji kadrowej: ilu pracowników jest zatrudnionych, jak wygląda rotacja, co się dzieje z kosztami wynagrodzeń w stosunku do planu. Normalnie to zadanie dla HR Business Partnera lub controllera, który zbiera dane z kilku miejsc i składa raport. Przy dużej firmie to praca na kilka godzin, przy mniejszej na kilkadziesiąt minut, ale i tak wymaga czyjejś uwagi.

AI może przygotować takie zestawienie cyklicznie, na przykład w każdy poniedziałek rano przed tygodniowym stand-upem zarządu. Pobiera z TETA HR: liczbę aktywnych umów według rodzaju (pełny etat, część etatu, umowa zlecenia, B2B), strukturę zatrudnienia według działów, wskaźnik absencji z modułu nieobecności za ostatnie 30 dni. Z TETA Płace: sumaryczny koszt osobowy za ostatni miesiąc w porównaniu do poprzedniego. Następnie generuje streszczenie w kilku zdaniach lub tabelę gotową do wklejenia w prezentację.

Chodzi o to, żeby zarząd wchodził na spotkanie z podstawowym kontekstem, zamiast zaczynać rozmowę od "a ile nas właściwie kosztuje ten dział w tym kwartale?" i czekać, aż ktoś wróci z Excelem. AI ten kontekst dostarcza automatycznie.

Odpowiadanie na pytania z regulaminów i streszczanie dokumentów kadrowych

TETA HR przechowuje nie tylko dane ustrukturyzowane, ale też dokumenty: regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin ZFŚS, porozumienia ze związkami zawodowymi. Pracownicy i kierownicy zadają pytania, które wymagają wejścia w te dokumenty: "czy pracownik na urlopie wychowawczym zachowuje prawo do nagrody rocznej?" albo "ile dni urlopu okolicznościowego przysługuje na ślub dziecka?"

AI podłączone do TETA może mieć dostęp do tych dokumentów przez mechanizm RAG, czyli pobierania fragmentów tekstu na podstawie zadanego pytania. Odpowiada, cytując konkretny punkt regulaminu, bez konieczności przeszukiwania PDF przez pracownika kadr. Przydatne szczególnie w firmach, gdzie regulaminy były wielokrotnie aneksowane i nikt nie pamięta, która wersja jest aktualna i co dokładnie zmieniono w ostatnim porozumieniu.

Od czego zaczyna się wdrożenie przy TETA ERP i TETA HR?

Pierwsze pytanie, które zadajemy klientowi: które pytania do działu kadr są najczęstsze i pochłaniają najwięcej czasu? Z tej listy wybieramy trzy, cztery konkretne przypadki i od nich zaczynamy. Nie od pełnej integracji wszystkich modułów i nie od próby zrobienia wszystkiego naraz.

Technicznie: TETA oferuje API do integracji zewnętrznych. Budujemy warstwę pośrednią, która obsługuje autoryzację, loguje zapytania i tłumaczy pytania naturalne na zapytania do systemu. Model językowy nie ma bezpośredniego dostępu do bazy TETA. Dane wychodzą przez kontrolowany interfejs, co jest istotne zarówno z perspektywy bezpieczeństwa, jak i wymagań RODO przy przetwarzaniu danych osobowych pracowników.

Czas wdrożenia zależy od liczby integrowanych modułów i zakresu uprawnień. Prosty scenariusz: obsługa pytań o urlopy i kończące się umowy z TETA HR to kilka tygodni od uruchomienia API do działającego prototypu. Pełna integracja z TETA Finanse, generowanie raportów zarządowych i automatyczne alerty terminowe to projekt na kilka miesięcy. Zawsze zaczynamy od audytu: co firma ma w systemie, jakie dane są faktycznie kompletne, które moduły są odblokowane na integracje.

Jeśli używacie TETA ERP lub TETA HR i zastanawiacie się, od jakiego modułu zacząć i co realnie da się wyciągnąć z Waszej konfiguracji, możemy to razem przejrzeć podczas bezpłatnego audytu. Przykłady z podobnych wdrożeń w polskich firmach znajdziecie w realnych wdrożeniach.