Integracje / SAP SuccessFactors
Kadry, płace i rekrutacja
Integracja AI: SAP SuccessFactors
Podłączamy SuccessFactors przez OData API i czytamy encje TimeAccount, EmpJob oraz moduły Time Off, Goals i Learning Management. Asystent odpowiada pracownikom na pytania o saldo urlopu, status wniosku i zaległe szkolenia bez angażowania HR.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie SAP SuccessFactors włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamySaldo urlopu wypoczynkowego, urlopy okolicznościowe, godziny nadliczbowe i data ostatniej aktualizacji konta.
AsystentPodaje aktualne saldo z datą stanu, żeby pracownik mógł zaplanować wniosek bez angażowania HR.
CzytamyStanowisko, dział, oddział i pole managerId wskazujące bezpośredniego przełożonego w strukturze firmy.
AsystentOdpowiada na pytanie o przełożonego, zamieniając identyfikator managerId na imię i nazwisko z encji User.
CzytamyLista złożonych wniosków z datami beginDate i endDate oraz polem approvalStatus (Pending, Approved, Rejected).
AsystentPodaje status konkretnego wniosku z imieniem osoby zatwierdzającej, bez potrzeby logowania do SuccessFactors.
CzytamyCel, jego waga, pole percentComplete z aktualnym postępem i termin rozliczenia z pola dueTo.
AsystentPokazuje postęp realizacji celów i przypomina o terminie rozliczenia przed oceną roczną.
CzytamyPrzypisane szkolenia z polem dueDate i completionStatus (Not Started, In Progress, Completed).
AsystentWymienia zaległe i zbliżające się szkolenia z nazwami kursów i datami, bez przeszukiwania systemu.
CzytamyRaporty niestandardowe zdefiniowane przez HR w module Ad Hoc Reporting i eksponowane przez API.
AsystentDostarcza menedżerowi gotowe zestawienie dla jego działu bez czekania na odpowiedź globalnego HR.
CzytamyImię, nazwisko i podstawowe dane z encji User, powiązane z polem managerId z encji EmpJob.
AsystentZamienia identyfikatory na czytelne imiona i nazwiska w każdej odpowiedzi o strukturze organizacyjnej.
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Ile mam jeszcze urlopu wypoczynkowego w tym roku?”
- „Czy mój wniosek urlopowy na grudzień jest już zatwierdzony?”
- „Mam jakieś zaległe szkolenia z przekroczonym terminem?”
- „Kiedy muszę rozliczyć cele roczne i jaki mam teraz postęp?”
Co się zmienia
Pracownicy dostają odpowiedzi na pytania kadrowe w kilkanaście sekund, a HR przestaje odbierać dziesiątki powtarzających się wiadomości o urlopach i szkoleniach.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
SAP SuccessFactors to chmurowy system HR należący do SAP, używany przez duże i średnie firmy, często jako globalna platforma kadrowa całej korporacji. Pracownicy logują się codziennie, żeby składać wnioski urlopowe, przeglądać cele roczne i śledzić postęp szkoleń. HR zarządza strukturą organizacyjną, danymi kadrowymi i procesami ocen.
System obejmuje moduły Employee Central (dane pracownicze i struktura organizacyjna), Time Off, Goals, Learning Management i Performance. Wszystkie dane trzymane są w chmurze SAP. Dostęp odbywa się przez OData API w wersji 2 lub 4, zależnie od encji. Dane płacowe często siedzą poza SuccessFactors, w osobnym systemie SAP HCM on-premise, i nie są automatycznie dostępne przez API.
Gdzie to działa najlepiej
pracownik działu sprzedaży
Agnieszka w piątek przed długim weekendem chce sprawdzić saldo urlopu, zanim złoży wniosek. Zamiast logować się do SuccessFactors i szukać zakładki Time Off, wpisuje pytanie do asystenta w czacie.
Z asystentem: Asystent wywołuje encję TimeAccount z jej userId i po kilku sekundach podaje saldo oraz datę ostatniej aktualizacji. Agnieszka planuje wniosek bez angażowania HR.
menedżer polskiego oddziału
Kierownik chce wiedzieć, ile wniosków urlopowych w jego dziale czeka na grudzień, ale globalny HR odpowiada z opóźnieniem. Samodzielny eksport z SuccessFactors daje surową tabelę z setkami kolumn bez kontekstu.
Z asystentem: Asystent pobiera raport z People Analytics filtrowany po strukturze organizacyjnej menedżera i oddaje gotowe zestawienie. Bez czekania, bez ręcznego składania tabeli.
specjalista HR
Konsultant odbiera codziennie kilkanaście powtarzających się pytań o status wniosków urlopowych i zaległe szkolenia. Każda odpowiedź wymaga zalogowania się do SuccessFactors i znalezienia konkretnej osoby.
Z asystentem: Asystent przejmuje pytania informacyjne i statusowe. HR zyskuje czas na sprawy wymagające oceny: rozmowy z pracownikami i decyzje, których system nie podejmie.
Jak się łączymy
Łączymy się przez OData API v2 lub v4. Administrator zakłada API client application w panelu Admin Center, nadaje zakresy obejmujące konkretne moduły i generuje klucz dostępu. Uwierzytelnienie odbywa się przez OAuth 2.0 z metodą SAML bearer assertion. Serwer MCP działa w Polsce lub w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
Pracujemy wyłącznie w trybie odczytu. Każde zapytanie pobiera dane na żywo z API, a serwer dołącza userId zalogowanej osoby, żeby pracownik nie mógł zobaczyć danych kolegi. Wyniki nie są zapisywane po stronie asystenta po zakończeniu odpowiedzi. Dane płacowe w osobnym SAP HCM on-premise nie są dostępne przez SuccessFactors API bez otwarcia tej encji przez globalne IT.
Czego potrzebujemy od Was
- Klucz API z Admin Center SuccessFactors z zakresami dla potrzebnych modułów.
- Osoba po stronie IT lub globalnego HR IT do zatwierdzenia zakresów API.
- Wpis w rejestrze czynności przetwarzania (RCPD) dla nowej integracji z asystentem.
- Umowa DPA z dostawcą modelu AI, jeśli dane przetwarzane są poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
- Wersja SuccessFactors z aktywnym modułem Employee Central i włączonym OData API.
Czego asystent nie robi
- Nie składa wniosków urlopowych za pracownika. Podaje saldo i wskazuje, gdzie złożyć wniosek w SuccessFactors.
- Nie zmienia żadnych danych w systemie. Każda modyfikacja rekordu wymaga pracy bezpośrednio w SuccessFactors.
- Nie wyświetla danych innego pracownika. Każde zapytanie jest filtrowane po userId zalogowanej osoby.
- Nie sięga do danych płacowych w osobnym SAP HCM on-premise, chyba że globalne IT otworzyło tę encję w zakresach API.
Częste pytania
Czy asystent działa, gdy SuccessFactors zarządza centrala za granicą?
Tak, pod warunkiem że polska Legal Entity siedzi w tym samym tenancy i globalne IT nada klucz API z zakresami obejmującymi polskich pracowników. Bez zatwierdzonego klucza dane polskiego oddziału nie są dostępne przez API, nawet gdy oddział jest pełnoprawnym uczestnikiem systemu.
Czy menedżer może przez asystenta sprawdzić dane całego swojego zespołu?
Tak. Serwer MCP weryfikuje hierarchię na podstawie pola managerId z encji EmpJob i udostępnia menedżerowi dane pracowników przypisanych do jego węzła. Menedżer nie widzi danych spoza swojego bezpośredniego zespołu, a HR admin widzi wyłącznie pracowników swojej Legal Entity.
Co się dzieje, jeśli globalne IT nie otworzyło konkretnej encji w zakresach API?
Zapytanie zwróci błąd uprawnień, a asystent poinformuje pracownika, że ta informacja jest niedostępna. Przed uruchomieniem integracji weryfikujemy, które zakresy są nadane, i ustalamy z Waszym IT, jakie dane mają być dostępne dla polskiego oddziału.
Czy integracja działa z oboma wersjami OData, v2 i v4?
Tak. Korzystamy z OData v2 do większości encji Employee Central, bo obejmuje szeroki zakres danych kadrowych. OData v4 stosujemy dla encji, które ta nowsza wersja obsługuje. Wersja zależy od tego, które encje udostępnia Wasz tenant, i ustalamy to przy konfiguracji klucza API.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: kadry, płace i rekrutacja
SAP SuccessFactors jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.