Integracje / Dolineo
Kadry, płace i rekrutacja
Integracja AI: Dolineo
Podłączamy do Dolineo panel raportów, ścieżki rozwojowe i plany szkoleniowe przypisane do grup pracowniczych. Asystent pilnuje dat ważności certyfikatów BHP i uprawnień UDT, odpowiada na pytania z treści kursów i zestawia zaległości szkoleniowe bez klikania po raportach.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem Dolineo?
Łączymy się z Dolineo przez REST API wbudowane w plan subskrypcyjny platformy. Przed startem sprawdzamy Waszą umowę z dostawcą Dolineo, bo nie wszystkie poziomy subskrypcji obejmują dostęp do API.
- Na start potrzebujemy
- Aktywny dostęp do API Dolineo w planie subskrypcyjnym, potwierdzony w umowie z dostawcą platformy
- Czego asystent nie robi
- Nie zapisuje niczego w Dolineo: statusy ukończeń, wyniki i daty ważności pozostają niezmienione.
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z Dolineo w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Uprawnienia i certyfikaty Dolineo. Moduł pobiera z Dolineo statusy ważności uprawnień UDT, SEP E1 i certyfikatów BHP i układa je w jednej tabeli z filtrowaniem po dziale. Koordynator widzi, komu i za ile dni wygasa dokument oraz czy kurs odnowienia jest już przypisany w Dolineo, bez otwierania platformy.
- Pobiera z Dolineo statusy ważności UDT, SEP E1 i BHP dla całej firmy
- Liczy dni do wygaśnięcia i oznacza: aktywne, wygasa wkrótce, przeterminowane
- Sprawdza, czy kurs odnowienia w Dolineo jest już przypisany do pracownika
- Co piątek wysyła koordynatorowi zestawienie uprawnień wygasających w 30 dni
- Po zatwierdzeniu zgłasza zapis na kurs odnowienia dla wskazanego pracownika
Pytanie w czacie
Zamiast mailowania do HR i czekania na raport, kierownik dostaje odpowiedź z Dolineo w kilka sekund i może od razu poprosić Asystenta o wysłanie listy do zainteresowanych.
Sprawdź w Dolineo, kto z działu sprzedaży powinien był odnowić RODO w tym kwartale i jeszcze tego nie zrobił.
Karta w narzędziu
Karta jednego uprawnienia z Dolineo: Asystent widzi, że kurs odnowienia nie jest jeszcze przypisany, i proponuje działanie bez klikania po platformie.
Moduł zastępuje cotygodniowe ręczne przeglądanie Dolineo: Asystent sam wylicza terminy, grupuje zaległości i przygotowuje zestawienie gotowe do wysłania na spotkanie zarządu.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Dolineo włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
Czytamystatusy ukończenia kursu (ukończony, w trakcie, nierozpoczęty), wynik testu końcowego, daty zapisania i ukończenia
AsystentZestawia listę osób z zaległościami szkoleniowymi według działu bez otwierania panelu i ręcznego filtrowania po kursach
Czytamydata wydania i ważności certyfikatu BHP stanowiskowego, numer dokumentu, przypisanie do pracownika i działu
AsystentAlarmuje z ustalonym wyprzedzeniem i podaje imię, typ certyfikatu oraz liczbę dni do wygaśnięcia w cotygodniowym zestawieniu
Czytamynumery uprawnień do obsługi wózków widłowych i suwnic oraz uprawnień elektrycznych SEP E1 z datami wygaśnięcia
AsystentPilnuje pięcioletniego cyklu odnowień i co piątek dostarcza koordynatorowi gotowe zestawienie z datami i liczbą pozostałych dni
Czytamyścieżki rozwojowe jako osobny obiekt w Dolineo oraz plany szkoleniowe przypisane do konkretnych grup pracowniczych
AsystentWskazuje, które grupy mają opóźnione ścieżki i ile osób nie zaczęło przypisanego planu, bez wchodzenia do panelu
Czytamypliki PDF, strony kursu i wideo z transkryptem dostępne przez API Dolineo, indeksowane według treści szkolenia
AsystentOdpowiada pracownikowi na pytanie z treści szkolenia, podając konkretny fragment bez konieczności otwierania platformy
Czytamylista dostępnych kursów z przypisaniem do kategorii: szkolenia obowiązkowe, techniczne, miękkie i produktowe
AsystentPorównuje katalog z ukończeniami pracownika i proponuje kurs pasujący do stanowiska, którego pracownik jeszcze nie ukończył
Czytamystatus ukończenia i data ostatniego zaliczenia szkoleń obowiązkowych nieposiadających formalnej daty wygaśnięcia
AsystentPrzypomina o odnowieniu w cyklu przyjętym przez firmę i wskazuje osoby, które nie odnowiły szkolenia w wyznaczonym terminie
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Kto z działu magazynu ma wygasające uprawnienia w ciągu 60 dni?”
- „Które osoby nie ukończyły szkolenia z RODO w tym kwartale?”
- „Jaki jest termin odpowiedzi na reklamację pisemną według kursu?”
- „Czy mamy w katalogu Dolineo kurs z negocjacji handlowych?”
Co się zmienia
HR przestaje ręcznie przeglądać listy uprawnień, bo asystent co tydzień dostarcza zestawienie wygasających certyfikatów z imionami, typami i liczbą pozostałych dni.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Dolineo to platforma e-learningowa dla firm, które prowadzą szkolenia pracownicze w jednym miejscu. Sprawdza się w przedsiębiorstwach z obowiązkowymi szkoleniami BHP, certyfikatami technicznymi i uprawnieniami zawodowymi: produkcja, logistyka, firmy z pracownikami hali. Katalog kursów obejmuje szkolenia obowiązkowe, techniczne i miękkie, a każdy typ ma własną logikę ważności certyfikatów.
W codziennej pracy HR widzi w Dolineo panel raportów z filtrowaniem po grupie, kursie, dacie i statusie. Ścieżki rozwojowe są osobnym obiektem w platformie, oddzielnym od kursów jednostkowych, a plany szkoleniowe przypisuje się do grup pracowniczych. Dane trzymane są w chmurze Dolineo po stronie dostawcy, a dostęp do nich odbywa się przez API wbudowane w plan subskrypcyjny.
Gdzie to działa najlepiej
Koordynator szkoleń HR
Piątek rano, za godzinę spotkanie zarządu. Koordynatorka potrzebuje listy uprawnień UDT wygasających w ciągu trzydziestu dni dla całej hali produkcyjnej. W Dolineo musiałaby filtrować ręcznie po dziale, kursie i dacie, co zajmuje sporą część poranka.
Z asystentem: Asystent dostarcza zestawienie automatycznie co piątek rano. Koordynatorka widzi imiona, typy uprawnień i liczbę dni do wygaśnięcia bez otwierania Dolineo.
Pracownik obsługi klienta
Trzy miesiące po ukończeniu kursu z obsługi reklamacji przychodzi pierwsza reklamacja pisemna. Pracownik nie pamięta terminu odpowiedzi i nie wie, na którym slajdzie w Dolineo był ten szczegół.
Z asystentem: Pisze pytanie do asystenta i dostaje konkretną odpowiedź z treści kursu w kilka sekund, bez szukania w platformie.
Kierownik działu logistyki
Przed kwartalnym przeglądem HR kierownik chce wiedzieć, kto z jego ludzi nie ukończył RODO w tym kwartale. Nie ma dostępu do panelu Dolineo, a zapytanie do HR zajmie cały dzień.
Z asystentem: Pyta asystenta bezpośrednio i dostaje imienną listę z działu bez angażowania HR i bez czekania na raport.
Jak się łączymy
Łączymy się z Dolineo przez REST API wbudowane w plan subskrypcyjny platformy. Przed startem sprawdzamy Waszą umowę z dostawcą Dolineo, bo nie wszystkie poziomy subskrypcji obejmują dostęp do API. Połączenie działa wyłącznie w trybie odczytu: pobieramy dane o ukończeniach, certyfikatach i materiałach, nic w platformie nie zapisujemy bez Waszego potwierdzenia.
Asystent stoi na serwerze Waszej firmy albo u procesora danych z podpisaną umową powierzenia przetwarzania danych osobowych. Pliki i bazy zostają na tej infrastrukturze, a do modelu trafia tylko to, co potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta. Pracodawca przetwarza je na podstawie obowiązku prawnego wynikającego z przepisów BHP i Kodeksu pracy.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywny dostęp do API Dolineo w planie subskrypcyjnym, potwierdzony w umowie z dostawcą platformy
- Osoba po stronie klienta znająca strukturę grup pracowniczych i kategorie kursów w Dolineo
- Lista kursów z przypisanymi okresami ważności certyfikatów: BHP stanowiskowe (rok), UDT i SEP E1 (pięć lat)
- Podpisana umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych przed uruchomieniem integracji
Czego asystent nie robi
- Nie zapisuje niczego w Dolineo: statusy ukończeń, wyniki i daty ważności pozostają niezmienione.
- Nie decyduje, co zrobić z wygasającym certyfikatem: zgłasza fakt, decyzję podejmuje HR lub przełożony.
- Nie przypisuje kursów ani ścieżek pracownikom: każde zapisanie wymaga potwierdzenia z Waszej strony.
- Nie uzupełnia luk w danych: jeśli kurs w Dolineo nie ma wpisanej daty ważności, asystent jej nie przyjmuje.
Częste pytania
Czy asystent może łączyć dane z Dolineo z naszym systemem kadrowym?
Tak, jeśli system kadrowy udostępnia API lub eksport pliku z aktualną strukturą organizacyjną. Asystent może wtedy porównać grupy w Dolineo z działami z HR i oznaczyć nieścisłości, na przykład pracownika przypisanego w Dolineo do nieaktualnego działu. Zakres takiej integracji ustalamy razem przed wdrożeniem.
Na jakie kanały asystent wysyła powiadomienia o wygasających certyfikatach?
Domyślnie zestawienie trafia do czatu. Przy wdrożeniu możemy skonfigurować wysyłkę na e-mail koordynatora lub do kanału Teams albo Slack, jeśli firma z nich korzysta. Częstotliwość i próg wyprzedzenia, np. trzydzieści albo czterdzieści pięć dni, ustalamy razem przed startem.
Czy można ograniczyć asystenta do wybranych działów albo grup pracowniczych?
Tak. Przy wdrożeniu konfigurujemy, do których grup pracowniczych z Dolineo asystent ma dostęp. Jeśli chcecie zacząć od hali produkcyjnej i magazynu, asystent pracuje tylko na tych danych. Rozszerzenie na kolejne działy wymaga tylko zmiany konfiguracji, bez przebudowy integracji.
Co się dzieje z integracją, gdy firma zmieni plan subskrypcyjny Dolineo?
Jeśli nowy plan nie obejmuje dostępu do API, integracja przestaje działać. Sprawdzamy to przed wdrożeniem i prosimy o potwierdzenie warunków subskrypcji. Zmiana planu w trakcie współpracy wymaga ponownej weryfikacji z dostawcą Dolineo przed wznowieniem połączenia.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: kadry, płace i rekrutacja
Dolineo jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.