Integracje / MyBenefit
Integracja AI z MyBenefit
Podłączamy eksporty CSV i API MyBenefit: salda punktowe z podziałem na środki ZFŚS i budżet pracodawcy, historię zamówień oraz wnioski oczekujące na akceptację. Asystent odpowiada pracownikom o punktach, pilnuje wygasających budżetów i przygotowuje plik importu do modułu Lista Płac w Comarch Optima.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod MyBenefit. Bez umowy i bez karty.
Czym jest MyBenefit
MyBenefit to platforma kafeteryjna Benefit Systems, w której pracownik ma konto z saldem punktowym podzielonym na środki ZFŚS i budżet pracodawcy. Z katalogu zamawia świadczenia: karty sportowe, vouchery, bilety, dofinansowanie wypoczynku. Platforma działa jako SaaS w chmurze i obsługuje firmy zatrudniające od kilkudziesięciu pracowników wzwyż.
Na co dzień administrator w panelu MyBenefit zatwierdza wnioski pracowników, śledzi historię zamówień i pobiera eksporty CSV z rozliczeniami za wybrany okres. Eksport zawiera kolumny: ID pracownika, typ benefitu, wartość, datę, status i źródło finansowania. Wszystkie dane trzymane są w chmurze Benefit Systems i dostępne przez panel lub, po podpisaniu umowy integracyjnej, przez REST API.
Co podłączamy w MyBenefit
- Saldo punktowe z podziałem na ZFŚS i budżet pracodawcy
- Historia zamówień: typ benefitu, wartość, status realizacji
- Wnioski oczekujące: kolejka i czas oczekiwania na akceptację
- Eksport CSV zamówień do importu w module Lista Płac Optimy
- Aktywność konta: data logowania i ostatniego zamówienia
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Ile punktów mi zostało i do kiedy muszę je wydać?"
„Które świadczenia z kafeterii wchodzą na listę płac jako przychód?"
„Kto w firmie nie zamówił nic przed końcem okresu rozliczeniowego?"
„Ile wydał każdy dział na karty sportowe i vouchery w tym kwartale?"
Co dokładnie podłączamy w MyBenefit
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyBieżące saldo w punktach z podziałem na środki ZFŚS i budżet pracodawcy, data końca okresu rozliczeniowego
AsystentOdpowiada pracownikowi, ile punktów ma z jakiego źródła i kiedy wygasają, bez angażowania HR
CzytamyTyp benefitu, wartość punktowa, data zamówienia, status realizacji (zrealizowane, oczekujące, anulowane) dla każdego pracownika
AsystentZestawia zamówienia per pracownik i per dział, buduje podstawę do analizy kosztów kafeterii przed renegocjacją pakietu
CzytamyLista wniosków w kolejce do zatwierdzenia przez HR lub komisję socjalną wraz z czasem oczekiwania od złożenia
AsystentSprawdza raz dziennie, czy jakiś wniosek przekroczył ustalony limit czasu, i wysyła przypomnienie do osoby odpowiedzialnej
CzytamyPlik z ID pracownika, typem świadczenia, wartością, miesiącem i źródłem finansowania (ZFŚS lub budżet pracodawcy)
AsystentDzieli świadczenia na zwolnione z PIT i opodatkowane według reguł firmy, generuje plik importu do modułu Lista Płac w Comarch Optima
CzytamyData ostatniego logowania i data ostatniego zamówienia dla każdego pracownika w kafeterii
AsystentMiesiąc przed wygaśnięciem budżetu przygotowuje listę nieaktywnych kont, z której HR wysyła spersonalizowane przypomnienie
CzytamyZagregowane wartości zamówień z podziałem na działy i typy świadczeń za wybrany okres
AsystentGeneruje zestawienie wydatków pokazujące, które działy korzystają z kafeterii i na jakie świadczenia, przydatne przy rozmowie z zarządem o budżecie benefitów
Co się zmienia
HR przestaje odpowiadać na pytania o salda i terminy, a plik do Optimy z podziałem na świadczenia ZFŚS i opodatkowane trafia do zatwierdzenia gotowy.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z MyBenefit na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. MyBenefit zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z MyBenefit
MyBenefit udostępnia API REST partnerom i klientom enterprise po podpisaniu osobnej umowy integracyjnej z Benefit Systems. Standardowa umowa SaaS tego nie obejmuje: dostęp do API uzgadnia się z opiekunem klienta. Bez tej umowy pracujemy na eksportach CSV pobieranych z panelu administratora, które zawierają kolumny ID pracownika, typ benefitu, wartość, datę, status i źródło finansowania.
Asystent pracuje wyłącznie w trybie odczytu. Nie zmienia sald, nie zatwierdza wniosków, nie składa zamówień. Pliki przetwarzane są na serwerze klienta. Zapis, na przykład import pliku do Optimy, następuje po zatwierdzeniu przez HR lub księgową. Dokumentacja komisji socjalnej i zaświadczenia o sytuacji materialnej pracowników pozostają poza zakresem integracji.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do panelu administratora MyBenefit z uprawnieniami do pobierania eksportów CSV
- Umowa integracyjna z Benefit Systems, jeśli firma potrzebuje danych w czasie rzeczywistym przez API
- Osoba po stronie HR lub kadr do przeglądu i zatwierdzenia pliku przed importem do Optimy
- Zdefiniowane reguły podziału: które typy świadczeń idą z ZFŚS, a które z budżetu pracodawcy
- Comarch Optima z aktywnym modułem Lista Płac, gdy integrujemy rozliczenia płacowe
Gdzie to działa najlepiej
Specjalista HR
Przed zamknięciem listy płac HR pobiera eksport CSV z MyBenefit za miniony miesiąc. Musi sprawdzić, które świadczenia trafiają na przychód pracownika, a które są zwolnione z PIT, i ręcznie przepisać dane do Optimy.
Z asystentem: Asystent mapuje plik, dzieli świadczenia według zdefiniowanych reguł ZFŚS i budżetu pracodawcy, zwraca gotowy CSV do importu. HR sprawdza i zatwierdza zamiast przeklejać dane ręcznie przez popołudnie.
Pracownik biurowy
Pracownik pyta przez chatbota, ile punktów zostało mu ze środków ZFŚS i do kiedy ważne, bo chce zamówić voucher przed końcem roku. Jest 18:00, HR nie odbiera.
Z asystentem: Asystent odpytuje dane konta i odpowiada konkretnie: saldo z ZFŚS, saldo z budżetu pracodawcy, data wygaśnięcia. Pytanie nie trafia do skrzynki HR.
Główna księgowa
Zarząd przed renegocjacją umowy z Benefit Systems pyta, ile firma wydała na kafeterię w tym roku z podziałem na działy i typy świadczeń. Dane są rozsiane po miesięcznych eksportach CSV z całego roku.
Z asystentem: Asystent scala eksporty za wskazany okres, liczy wydatki per dział i per typ świadczenia, zwraca gotowe zestawienie. Praca, która zajęłaby popołudnie w Excelu, trwa kilka minut.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z MyBenefit →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie zatwierdza wniosków ani nie zmienia sald punktowych pracowników w MyBenefit.
- Nie ma wglądu w dokumentację komisji socjalnej ani zaświadczenia o sytuacji materialnej pracownika.
- Nie generuje pliku importu do Optimy bez kroku zatwierdzenia przez HR lub księgową.
- Nie rozstrzyga samodzielnie, czy dane świadczenie jest zwolnione z PIT: reguły definiuje firma, asystent je stosuje.
Pytania o integrację z MyBenefit
Czy eksport CSV z panelu wystarczy na start, bez API?
Tak. Eksport z panelu administratora działa od razu, bez żadnych zgód po stronie Benefit Systems. Dostarczacie plik CSV z zamówieniami, my konfigurujemy mapowanie kolumn i reguły podziału świadczeń. API przydaje się dopiero, gdy firma chce chatbota odpowiadającego pracownikom na bieżąco, poza godzinami pracy HR.
Jak długo trwa wdrożenie integracji z MyBenefit?
Wersja oparta na eksportach CSV działa w ciągu jednego dnia roboczego: dostarczacie plik, konfigurujemy mapowanie kolumn i reguły podziału. Wersja z API wymaga dodatkowo czasu na podpisanie umowy integracyjnej z Benefit Systems, co zależy od tempa decyzji po stronie klienta i jego opiekuna w Benefit Systems.
Co się stanie, gdy Benefit Systems zmieni format pliku eksportu?
Mapowanie kolumn jest konfigurowalne i aktualizujemy je przy każdej zmianie formatu, bez przebudowy integracji. Przy zmianach po stronie API robimy analogicznie. Zgłoście nam, gdy w panelu MyBenefit pojawi się komunikat o nadchodzącej zmianie lub dostaniecie informację od opiekuna Benefit Systems.
Czy asystent sam wyśle pracownikom przypomnienia o wygasających punktach?
Asystent przygotowuje listę osób z wygasającym budżetem i projekt wiadomości. Wysyłka może trafiać do zatwierdzenia HR albo, jeśli firma tak ustali, iść automatycznie. Zakres automatyzacji ustalamy razem przed uruchomieniem, żeby decyzja o komunikacji do pracowników była świadoma.
Piętnaście minut o MyBenefit
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod MyBenefit, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Kadry, płace i rekrutacja
MyBenefit jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.