Jak podłączyć AI do Systim i co zrobi z Waszymi fakturami, magazynem i sprzedażą?

Systim ma REST API, więc podłączenie zewnętrznego narzędzia AI jest możliwe bez żadnych sztuczek. Z tego API wyciągacie faktury sprzedaży, stany magazynowe, rozrachunki i historię kontrahentów, a AI może na tych danych pilnować przeterminowanych płatności, ostrzegać przed brakami towaru i odpowiadać na pytania o sprzedaż bez wchodzenia do systemu. Poniżej pokazujemy, jak to wygląda krok po kroku i co naprawdę da się z tego wyciągnąć w codziennej pracy biura.

Co trzyma Systim i które dane naprawdę przydają się AI?

Systim zbiera dużo. Ale nie każde dane mają sens w automatycznej analizie. Zanim weźmiemy się za połączenie, warto wiedzieć, co jest dostępne i na co AI realnie zareaguje.

Dane, z którymi AI pracuje najchętniej:

• Faktury sprzedaży (FV): numer, data wystawienia, termin płatności, kwota brutto i netto, NIP i nazwa kontrahenta, status: opłacona, nieopłacona, częściowo opłacona.
• Faktury zakupu i koszty: podobna struktura, ale po stronie kosztowej. Gdy AI ma pilnować też Waszych zobowiązań wobec dostawców, to właśnie tutaj zagląda.
• Rozrachunki: Systim prowadzi osobny widok rozrachunków z narastającym saldem kontrahenta, historią wpłat i dokładną liczbą dni przeterminowania.
• Stany magazynowe: dla każdego indeksu: stan bieżący, minimalny stan magazynowy (jeśli uzupełniony w kartotece towaru), rezerwacje z otwartych zamówień, jednostka miary.
• Zamówienia od klientów (Z) i do dostawców (ZD): statusy realizacji, powiązane dokumenty wydania zewnętrznego (WZ) i przyjęcia zewnętrznego (PZ).
• Karty kontrahentów: NIP, adres, dane kontaktowe, przypisany opiekun, historia sprzedaży, przypisana kategoria klienta.
• Zamówienia z integracji sklepowych: jeśli macie podpięte Allegro, WooCommerce, Shoper, IdoSell czy PrestaShop, zamówienia z tych kanałów trafiają do Systim i są widoczne przez API tak samo jak pozostałe dokumenty.

Czego Systim nie robi sam: nie analizuje trendów, nie wykrywa wzorców w płatnościach, nie łączy danych z różnych widoków w jedną odpowiedź. To robi AI. Systim trzyma dane, AI wyciąga z nich sens.

Jak fizycznie wygląda połączenie: API, klucze i to, czego producent nie udostępnia

Systim udostępnia REST API. Oznacza to, że zewnętrzny program może odpytywać system przez żądania HTTPS i dostawać dane w formacie JSON. Żadnej instalacji na serwerze, żadnego bezpośredniego dostępu do bazy danych.

Żeby podłączyć AI, potrzebujecie trzech rzeczy:

• Planu z dostępem do API: API jest dostępne w wyższych planach Systim. Sprawdźcie w ustawieniach konta lub u opiekuna Systim, czy Wasz plan je obejmuje. Jeśli nie, to eksport CSV jest legalną alternatywą (o tym za chwilę).
• Klucza API: generuje się go w panelu Systim, zazwyczaj w sekcji Administracja lub Integracje. Klucz to ciąg znaków, który dokładacie do każdego zapytania jako nagłówek autoryzacyjny. Nie udostępniajcie go osobom spoza firmy.
• Wiedzy o zasobach API: Systim ma udokumentowane REST API z listą dostępnych zasobów: faktury, kontrahenci, produkty, dokumenty magazynowe, zamówienia. Dokumentacja trafia do rąk zarejestrowanych integratorów lub jest dostępna bezpośrednio z panelu konta.

Co można robić przez API: odczytywać dane, tworzyć nowe dokumenty (np. wystawiać fakturę proforma na podstawie danych z zamówienia), aktualizować statusy. Część raportowa Systim nie zawsze ma odpowiednik w API: niektóre zestawienia są dostępne tylko przez panel webowy.

Gdy API nie jest dostępne w Waszym planie, da się działać inaczej. Systim pozwala eksportować dane do CSV i XML z niemal każdego widoku. Plik trafia na dysk, skrypt przekazuje go do AI. Mniej automatyczne, ale wykonalne przy mniejszej skali. Przy fakturach KSeF sprawa jest prostsza: Systim synchronizuje dokumenty z Krajowym Systemem e-Faktur, a struktura XML jest tam ustandaryzowana i łatwa do maszynowego odczytu.

Jednej rzeczy producent nie udostępnia przez API: danych innych firm korzystających z tej samej platformy SaaS. Oczywiste z powodów bezpieczeństwa, ale warto powiedzieć to wprost: AI widzi wyłącznie dane Waszej firmy.

Jak AI pilnuje faktur po terminie i przygotowuje przypomnienia

To jeden z tych przypadków, gdzie AI odciąża biuro natychmiast. Typowo wygląda to tak: co rano, o ustalonej godzinie, narzędzie AI odpytuje Systim o listę nieopłaconych FV. Dla każdej faktury sprawdza termin płatności z dokumentu i oblicza, ile dni minęło od tego terminu.

Faktury, które przekroczyły termin o więcej niż X dni (np. 7, 14 albo 30 w zależności od Waszej polityki), trafiają na listę do działania. Dla każdej z nich AI:

• Zagląda do karty kontrahenta: kto to, jaki ma telefon i mail, kto w firmie jest przypisanym opiekunem.
• Sprawdza historię rozrachunków: czy klient spóźnia się po raz pierwszy, czy to pattern, jak wyglądały poprzednie płatności.
• Przygotowuje gotowy draft wiadomości e-mail lub SMS z numerem FV, kwotą brutto i terminem. Ton jest inny przy pierwszym opóźnieniu, inny przy chronicznym spóźnialskim.
• Oznacza faktury, przy których warto zadzwonić zamiast pisać: np. kwota powyżej progu, który sami ustalacie.

U klienta handlującego materiałami budowlanymi okazało się po uruchomieniu, że co miesiąc 3-4 faktury spośród 70 wystawianych leżały bez reakcji powyżej 30 dni. Nikt celowo ich nie ignorował. Po prostu nikt nie sprawdzał widoku rozrachunków systematycznie. Po podpięciu AI codziennie rano na biurku pojawia się lista: co przeterminowane, o ile i do kogo dziś zadzwonić albo napisać. Handlowiec nie musi już samodzielnie przeglądać systemu.

AI nie wysyła przypomnień samodzielnie, chyba że sami taką automatyzację uruchomicie świadomie. Domyślnie przygotowuje draft do zatwierdzenia przez człowieka. To dobry punkt wyjścia: wiadomość wychodzi pod Waszym podpisem i z Waszą decyzją.

Niskie stany magazynowe: jak AI ostrzega, zanim zabraknie towaru

Systim pozwala wpisać dla każdego produktu "minimalny stan magazynowy" w kartotece towaru. To pole bywa uzupełniane przy wdrożeniu, a potem zapomniane. AI może przywrócić je do życia.

Narzędzie każdego dnia pobiera z API aktualne stany wszystkich aktywnych indeksów i porównuje "stan bieżący" z "minimalnym stanem". Gdy stan spada poniżej minimum, AI:

• Generuje listę produktów do uzupełnienia z ilościami brakującymi do minimalnego lub zalecanego poziomu.
• Sprawdza, czy jest już otwarte zamówienie do dostawcy (ZD) na ten towar, żeby nie tworzyć duplikatu.
• Na podstawie historii faktur zakupu (FZ) proponuje, do którego dostawcy wystawić nowe ZD i jaką ilość wpisać.
• Przy magazynach wielolokalizacyjnych sprawdza stany osobno dla każdego i sugeruje najpierw przesunięcie MM między magazynami, zanim uruchomi zamówienie zewnętrzne.

Firma dystrybuująca materiały eksploatacyjne do drukarek, z katalogiem ponad 200 indeksów, kilka razy w roku wpadała w ten sam problem: popularny tusz schodził na zero, zamówienie wychodziło za późno, klient dzwonił niezadowolony. Bez automatycznego monitorowania trudno to wyłapać przy setce dziennych transakcji. Po uruchomieniu alertów AI ostrzeżenie pojawia się z wyprzedzeniem, które realnie starcza na realizację dostawy.

Jeden warunek: pole "minimalny stan" musi być uzupełnione w kartotekach produktów. Jeśli przez lata stało puste, zanim uruchomicie monitoring, warto przejrzeć choć te najważniejsze indeksy i wpisać wartości.

Co AI odpowie od razu na pytania o sprzedaż i kontrahenta

Trzecia wartość. Handlowiec albo właściciel może po prostu zapytać, zamiast otwierać Systim i szukać po raportach. Kilka pytań, które w praktyce padają najczęściej:

• "Ile sprzedaliśmy firmie Kowalski Transport w tym roku?"
• "Które 10 produktów sprzedało się najlepiej w ostatnim kwartale?"
• "Czy firma ABC Handel ma jakieś otwarte należności?"
• "Jakie zamówienia z WooCommerce są niezrealizowane na magazynie?"
• "Które faktury z zeszłego miesiąca jeszcze nie wpłynęły?"
• "Kto z klientów nie zamawiał od ponad 90 dni?"

AI odpytuje API Systim w czasie rzeczywistym, przetwarza dane i odpowiada w zwykłym języku. Nie trzeba wchodzić do systemu, filtrować raportów ani eksportować CSV.

Szczególnie przydatne przed rozmową z klientem B2B. Zanim handlowiec zadzwoni, pyta AI o podsumowanie: co klient kupował, jak często, czy ma zaległości. Ta informacja jest w Systim, ale żeby ją wyciągnąć ręcznie, trzeba otworzyć kartotekę kontrahenta, przejrzeć historię dokumentów i osobno zajrzeć w rozrachunki. AI robi to w kilkanaście sekund.

Właściciel jednej firmy usługowej zaczął korzystać z tej funkcji przed cotygodniowymi przeglądami sprzedaży. Zamiast tworzyć ręcznie zestawienie w Excelu, pyta AI rano o wyniki tygodnia. Dostaje odpowiedź pogrupowaną według kontrahentów, produktów albo handlowców, zależnie od pytania. Raport, który wcześniej zajmował 20 minut, teraz zajmuje 2.

Od czego zacząć, żeby nie robić tego od nowa za miesiąc

Zanim w ogóle podejdziecie do API, sprawdźcie trzy rzeczy w Systim:

• Czy Wasz plan obejmuje API? Sprawdźcie w ustawieniach konta albo napiszcie do pomocy Systim. Bez tego klucz API się nie wygeneruje i całe podejście wymaga zmiany na eksport CSV.
• Czy kartoteki produktów mają uzupełnione minimalne stany? Bez tych wartości monitoring magazynu działa połowicznie. Warto przejrzeć choć Top 20 najważniejszych indeksów przed startem.
• Czy faktury mają uzupełnione terminy płatności? Brzmi oczywisto, ale zdarza się, że część starszych FV ma pusty termin albo termin wpisany opisowo w polu uwag. AI nie wywnioskuje daty z tekstu: potrzebuje konkretnej daty w polu "termin płatności".

Kolejny krok to albo własny deweloper, który podłączy API Systim do narzędzia AI, albo gotowe narzędzie w portalu redAi, gdzie wystarczy wkleić klucz API i wskazać, co ma być monitorowane. Zazwyczaj pierwsze sensowne efekty widać po tygodniu: AI ma już historię faktur, wie, które kontrakty są ryzykowne, i pierwsze przypomnienia trafiły do klientów z opóźnieniami. Alerty magazynowe zaczynają pracować po kilku dniach, gdy pojawią się pierwsze zakupy obniżające stany.

Chcecie zobaczyć, jak to wygląda na realnych danych z Waszego Systim? Umówcie się na 15 minut rozmowy, a pokażemy, co można uruchomić bez przepisywania całego procesu. Sprawdźcie też realne wdrożenia u firm, które już połączyły swoje systemy z AI i co z tego wyciągnęły na co dzień.