Integracje / Dokumentacja RODO
Integracja AI z Dokumentacja RODO
Podłączamy rejestr czynności przetwarzania, rejestr umów powierzenia i rejestr upoważnień z plików Excel, Word i SharePoint. Asystent porównuje te dokumenty między sobą, wskazuje luki i przygotowuje projekt wpisu po każdej zmianie procesu.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Dokumentacja RODO. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Dokumentacja RODO
Dokumentacja RODO to zestaw rejestrów, które każda firma przetwarzająca dane osobowe pracowników lub klientów powinna prowadzić na bieżąco. Obejmuje co najmniej pięć obszarów: rejestr czynności przetwarzania z kilkunastoma polami na każdy wpis, rejestr umów powierzenia z procesorami, rejestr upoważnień pracowniczych, rejestr naruszeń i rejestr DPIA. W firmie z kilkudziesięcioma procesami to setki pól do utrzymania.
W praktyce te dokumenty rzadko żyją w jednym systemie: RCP w Excelu, umowy powierzenia w folderze na SharePoincie, upoważnienia w plikach Word lub w systemie kadrowym, rejestr szkoleń w osobnej tabeli HR. Asystent czyta ze wszystkich tych źródeł jednocześnie, zestawia dane między rejestrami i wyłapuje rozbieżności, których pracownicy nie łączą ręcznie podczas bieżącej pracy.
Co podłączamy w Dokumentacja RODO
- Rejestr czynności przetwarzania (RCP): czytamy pola wpisów, daty przeglądów i flagi DPIA
- Rejestr umów powierzenia: sprawdzamy daty ważności i zestawiamy z listą systemów IT firmy
- Rejestr upoważnień: weryfikujemy daty wygaśnięcia i zgodność z aktualną listą pracowników
- Rejestr naruszeń: wyciągamy kategorie danych, liczbę osób i bieg terminu 72 godzin
- Rejestr DPIA: odczytujemy poziom ryzyka rezydualnego i daty zatwierdzonych przeglądów
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Które systemy IT nie mają aktywnej umowy powierzenia z dostawcą?"
„Komu wygasło upoważnienie do danych i kto już nie figuruje na liście pracowników?"
„Jakie wpisy w RCP mają zaległy termin przeglądu?"
„Co wiadomo o systemie, z którego wyciekły dane, i czy umowa powierzenia z dostawcą jest aktualna?"
Co dokładnie podłączamy w Dokumentacja RODO
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyCel przetwarzania, podstawa prawna, kategorie danych, lista odbiorców zewnętrznych, termin retencji, powiązane systemy IT, data przeglądu
AsystentWykrywa wpisy bez daty przeglądu lub z terminem, który minął, i na podstawie opisu zmiany procesu generuje projekt nowego wpisu z wstępnie wypełnionymi polami
CzytamyNazwa procesora, numer umowy, data zawarcia i wygaśnięcia, zakres powierzenia, informacja o podpowierzeniu, status aneksu
AsystentZestawia z listą systemów IT i wskazuje narzędzia bez aktywnej umowy lub z wygasłą, tworzy zadanie dla IOD przy każdym nowym wpisie w inwentaryzacji
CzytamyImię, nazwisko, zakres dostępu, powiązany system IT, data udzielenia upoważnienia i data wygaśnięcia
AsystentPorównuje z aktualną listą pracowników i wykrywa aktywne upoważnienia osób nieobecnych w firmie oraz pracowników z dostępem bez wpisu w rejestrze
CzytamyData i godzina incydentu, opis zdarzenia, kategorie danych, szacowana liczba osób, decyzja o zgłoszeniu do UODO, bieg terminu 72 godzin
AsystentNa podstawie nazwy systemu wyciąga powiązane dane z RCP i generuje szkic formularza zgłoszenia do UODO z wypełnionymi polami wynikającymi z rejestrów
CzytamyPowiązanie z wpisem RCP, poziom ryzyka rezydualnego, data zatwierdzonego przeglądu, osoba zatwierdzająca
AsystentPrzy zmianie procesu lub incydencie sprawdza, czy dla danego systemu wykonano ocenę skutków i jaki był wynik, i sygnalizuje potrzebę nowej oceny
CzytamyImię, nazwisko, data szkolenia, zakres szkolenia, termin kolejnego szkolenia
AsystentZestawia z listą aktywnych pracowników i daje posortowaną listę osób bez ważnego szkolenia lub z terminem, który minął, gotową do przekazania HR
CzytamyLista licencji i aplikacji używanych przez pracowników, w tym nowo wdrożone narzędzia SaaS
AsystentPorównuje z rejestrem umów powierzenia i RCP, wskazuje systemy bez aktywnej umowy i procesy bez powiązanego wpisu w rejestrze czynności
Co się zmienia
IOD przestaje ręcznie porównywać rozproszone listy, a braki w dokumentacji wychodzą na jaw zanim dotrze audytor lub kontrola UODO.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Dokumentacja RODO na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Dokumentacja RODO zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Dokumentacja RODO
Czytamy pliki bezpośrednio z lokalizacji, do których dostęp skonfigurujemy razem z firmą: Excele z rejestrami, Wordy z upoważnieniami, foldery na dysku sieciowym lub SharePoincie. Nie trzeba specjalistycznego systemu do RODO. Integracja działa przede wszystkim w trybie odczytu. Zapis projektów wpisów lub aktualizacja rejestrów odbywa się po potwierdzeniu przez IOD lub wskazaną osobę.
Asystent pracuje na serwerze firmy, pliki z dokumentacją RODO nie są przesyłane do zewnętrznych systemów. Dostęp do folderów konfigurujemy z minimalnym zakresem uprawnień. Wyniki zestawień i projekty wpisów trafiają do wskazanego folderu w strukturze klienta lub jako zadania do zatwierdzenia przez IOD.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do pliku z rejestrem czynności przetwarzania w formacie tabelarycznym (Excel lub podobny)
- Folder z umowami powierzenia i lista systemów IT lub licencji używanych przez firmę
- Rejestr upoważnień i aktualna lista pracowników w formacie cyfrowym
- Wskazana osoba (IOD lub odpowiedzialny za compliance) do zatwierdzania projektów wpisów i alertów
- Dokumentacja prowadzona w plikach cyfrowych: brak wymogu specjalistycznego systemu do RODO
Gdzie to działa najlepiej
Inspektor ochrony danych
Dział sprzedaży kupuje nowy CRM w SaaS. Loginy rozchodzą się po handlowcach, zaczynają spływać dane klientów. Trzy miesiące później IOD pyta, czy jest podpisana umowa powierzenia z dostawcą. Nikt nie pamięta, kto zamawiał system.
Z asystentem: Asystent zestawia inwentaryzację IT z rejestrem umów i w kilka minut wskazuje brak aktywnej umowy, podaje nazwę dostawcy i tworzy zadanie: sprawdź DPA lub aneks aktualizacyjny.
IOD w firmie logistycznej
Wyciek danych z systemu do rozliczeń kierowców. IOD ma 72 godziny na decyzję o zgłoszeniu do UODO i musi zebrać fakty rozrzucone po IT, HR i finansach. Wcześniej to oznaczało telefony do trzech działów.
Z asystentem: Asystent wyciąga z RCP liczbę rekordów, kategorie danych (PESEL, numer konta), status umowy powierzenia z dostawcą systemu. IOD skupia się od razu na ocenie ryzyka i treści zgłoszenia.
Kierownik działu operacyjnego
Firma zaczyna nagrywać rozmowy z klientami do celów szkoleniowych. Kierownik opisuje zmianę: czas przechowywania nagrań to 30 dni, dostęp mają kierownik i trener zewnętrzny.
Z asystentem: Asystent generuje projekt wpisu RCP: cel, proponowana podstawa prawna z adnotacją do weryfikacji przez IOD, kategorie danych, retencja, odbiorcy zewnętrzni i sugestia sprawdzenia potrzeby DPIA.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Dokumentacja RODO →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie zmienia wpisów w rejestrach bez potwierdzenia IOD lub wskazanej osoby odpowiedzialnej za compliance.
- Nie podejmuje decyzji o zgłoszeniu naruszenia do UODO ani nie wysyła formularza samodzielnie.
- Nie wskazuje ostatecznej podstawy prawnej ani nie interpretuje przepisów: projekty wpisów to punkt wyjścia, nie gotowy dokument.
- Nie zastępuje inspektora ochrony danych: decyzje o DPIA, ocenie ryzyka i komunikacji z osobami, których dane dotyczą, leżą po stronie człowieka.
Pytania o integrację z Dokumentacja RODO
Jak długo trwa uruchomienie integracji, jeśli dokumentacja jest w wielu plikach?
Nie trzeba reorganizować dokumentacji przed wdrożeniem. Asystent dostosowuje się do struktury plików, które macie: czyta kolumny po nazwach i mapuje je do rejestrów. Uruchomienie na gotowych plikach to kwestia konfiguracji dostępów, nie przebudowy dokumentów.
Czy dane z naszych rejestrów RODO wychodzą poza serwer firmy podczas analizy?
Asystent pracuje na serwerze firmy. Pliki z dokumentacją, w tym dane osobowe pracowników i klientów zawarte w rejestrach, nie są przesyłane do zewnętrznych systemów ani do chmury dostawcy. Wyniki zestawień zostają w strukturze folderów klienta.
Czy asystent działa też, gdy w firmie nie ma wyznaczonego IOD?
Tak. W firmach, gdzie dokumentacją RODO zajmuje się prawnik, compliance officer lub wyznaczony pracownik, asystent działa tak samo: wysyła alerty do wskazanej osoby, generuje projekty wpisów i zestawienia luk do weryfikacji. Przy konfiguracji wskazujecie po prostu osobę zatwierdzającą, niezależnie od jej tytułu.
Co się dzieje z alertami i projektami wpisów, gdy IOD jest na urlopie?
Alerty i projekty wpisów trafiają do folderu lub kolejki wskazanej przy konfiguracji. Możecie wskazać zastępcę lub kilka osób powiadamianych jednocześnie. Żadna zmiana w rejestrach nie odbywa się automatycznie: wszystko czeka na zatwierdzenie przez człowieka po powrocie lub przez zastępcę.
Piętnaście minut o Dokumentacja RODO
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Dokumentacja RODO, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Urzędy, rejestry i zgodność
Dokumentacja RODO jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.