Integracje / ePUAP i e-Doręczenia
Urzędy, rejestry i zgodność
Integracja AI: ePUAP i e-Doręczenia
Podłączamy skrzynkę e-Doręczeń przez API REST i konto ePUAP, skąd pobieramy treść pism, daty doręczeń i statusy przesyłek. Asystent parsuje PDF i XML, wyciąga terminy odpowiedzi, kategoryzuje pismo według organu i natychmiast wysyła alert do właściwej osoby w firmie.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie ePUAP i e-Doręczenia włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyTyp dokumentu: decyzja, postanowienie, wezwanie, zawiadomienie, upomnienie lub protokół; treść żądania organu
AsystentKlasyfikuje dokument i wyciąga wprost, czego urząd żąda, np. kopii deklaracji VAT-7 za wskazany kwartał
CzytamyLiczba dni na odpowiedź wpisana w treści pisma (7 lub 14 dni) i data, od której biegnie termin
AsystentOblicza konkretną datę graniczną, wpisuje ją do kalendarza firmy i uruchamia wielopoziomową serię alertów przypominających
CzytamyImię i nazwisko referenta, wydział, telefon lub e-mail organu podane w treści pisma
AsystentDołącza dane referenta do alertu, żeby odpowiedzialna osoba wiedziała od razu, do kogo zadzwonić w sprawie
CzytamyZsynchronizowane dane wszystkich aktywnych przesyłek i pism z obu systemów, posortowane według terminu
AsystentGeneruje poranne zestawienie aktywnych spraw urzędowych z terminami od najpilniejszych, bez konieczności logowania do systemów
CzytamyNumer sprawy i sygnatura akt z treści pisma, powiązane z wcześniejszymi pismami pod tą samą sygnaturą
AsystentGrupuje pisma według sygnatury i pokazuje historię wymiany z urzędem jako kontekst przy każdym nowym dokumencie
CzytamyDokumenty ze skrzynki podawczej ePUAP: treść pisma, UPO oraz metadane z sygnaturą i nazwą organu
AsystentWykrywa nowy dokument i informuje wskazaną osobę; pełne pobranie treści może wymagać jednorazowego zalogowania przez profil zaufany
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Czy przyszło dziś coś nowego z urzędu skarbowego albo ZUS?”
- „Do kiedy mamy czas na odpowiedź na to wezwanie?”
- „Jakie sprawy urzędowe mają termin w tym lub przyszłym tygodniu?”
- „Czy pismo z GUS zostało już doręczone i z jaką datą?”
Co się zmienia
Firma nie przegapi już żadnego terminu urzędowego, bo każde pismo z e-Doręczeń i ePUAP trafia z alertem i streszczeniem do właściwej osoby w ciągu minut od wpływu.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
ePUAP i e-Doręczenia to dwa systemy, przez które urzędy w Polsce doręczają pisma firmom. e-Doręczenia działają na Adresie do Doręczeń Elektronicznych z udokumentowanym API REST. ePUAP to starszy kanał skrzynki podawczej z ograniczonym dostępem programistycznym. Obowiązek posiadania ADE obejmuje spółki z KRS i przedsiębiorców z CEIDG. Dane przesyłek trzymane są po stronie operatora systemu e-Doręczenia.
W codziennej pracy ktoś w firmie loguje się co kilka dni, sprawdza skrzynkę i próbuje ocenić, co zrobić z pismem. Ryzyko tkwi w mechanizmie doręczenia zastępczego: jeśli adresat nie odbierze wiadomości w ciągu 14 dni od pierwszej próby, pismo uznaje się za doręczone z mocy prawa i termin odpowiedzi biegnie bez względu na faktyczne otwarcie skrzynki.
Gdzie to działa najlepiej
Główna księgowa
Rano o 8:15 widzi w Teams alert z informacją, że wczoraj wieczorem wpłynęło wezwanie z Urzędu Skarbowego. Nie musiała logować się do ePUAP ani e-Doręczeń.
Z asystentem: Asystent dołącza streszczenie żądania, konkretny termin odpowiedzi i dane referenta US. Księgowa wie od razu, co przygotować i do kogo zadzwonić.
Właściciel na urlopie
Firma przez dwa tygodnie nie otwierała skrzynki e-Doręczeń. Asystent wykrył pismo z ZUS w dniu wpływu i wysłał SMS, zanim minął 14-dniowy termin doręczenia zastępczego.
Z asystentem: Właściciel zadzwonił do radcy prawnego tego samego dnia. Firma znała sprawę i zdążyła zareagować z zapasem czasu przed upływem terminu odpowiedzi.
Koordynator korespondencji
W tym samym tygodniu wpływają pisma z US, ZUS, GUS i inspekcji pracy. Koordynator dostaje rano jedno zestawienie wszystkich spraw posortowanych od najpilniejszych.
Z asystentem: Asystent przypisał każde pismo do właściwej osoby według mapowania: US do księgowej, GUS do analityka, inspekcja do HR. Koordynator rozdziela zadania w kilka minut.
Jak się łączymy
Z e-Doręczeniami łączymy się przez API REST operatora systemu. Asystent odpytuje skrzynkę cyklicznie w konfigurowalnych odstępach czasu i pobiera nowe przesyłki wyłącznie w trybie odczytu. Żadne pismo nie jest wysyłane ani potwierdzane bez decyzji uprawnionej osoby. W ePUAP pełne pobranie treści pisma może wymagać jednorazowego zalogowania przez profil zaufany.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze klienta. Parsowanie PDF i XML odbywa się lokalnie, a do modelu trafia tylko polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta. Połączenie z API e-Doręczeń jest szyfrowane, uprawnienia ograniczone do odczytu skrzynki.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywny Adres do Doręczeń Elektronicznych (ADE) zarejestrowany na firmę
- Poświadczenia do API e-Doręczeń: dane konta operatora przypisanego do ADE firmy
- Dostęp do skrzynki ePUAP firmy (opcjonalnie, przy integracji z tym kanałem)
- Jedna osoba do warsztatu mapowania przepływu alertów, trwającego godzinę lub dwie
- Wskazany kanał powiadomień: Teams, Slack, e-mail lub SMS gotowy do odbioru alertów
Czego asystent nie robi
- Nie wysyła pism do urzędów: każda odpowiedź wymaga kwalifikowanego podpisu uprawnionej osoby
- Nie interpretuje prawa: nie ocenia, czy decyzja jest słuszna ani czy warto się odwoływać
- Nie weryfikuje samodzielnie ważności kwalifikowanego podpisu elektronicznego na dokumencie
- Nie zmienia żadnych danych w e-Doręczeniach ani ePUAP: pracuje wyłącznie w trybie odczytu
Częste pytania
Jak długo trwa wdrożenie tej integracji od pierwszego kontaktu?
Podpięcie do API e-Doręczeń i konfiguracja parsera zajmuje kilka dni roboczych. Do tego dochodzi warsztat mapowania przepływu alertów, który trwa godzinę lub dwie, i testy na realnych pismach z historii firmy. Od pierwszego spotkania do startu produkcyjnego mija zazwyczaj jeden do dwóch tygodni.
Czy system działa, gdy firma dostaje tylko jedno pismo na kwartał?
Tak, schemat jest identyczny niezależnie od liczby pism. Przy małej korespondencji zmienia się tylko prostota mapowania, bo alert trafia do jednej lub dwóch osób. Asystent odpytuje skrzynkę regularnie bez względu na to, czy pism jest pięć dziennie, czy jedno na kwartał.
Co się dzieje, gdy urząd wyśle pismo w niestandardowym szablonie?
Przed startem testujemy parser na realnych pismach z historii firmy, bo ZUS, urzędy skarbowe i GUS stosują różne szablony dokumentów. Jeśli AI nie wyciągnie terminu z treści, wysyła alert z pełną treścią pisma i oznacza go jako wymagający ręcznej weryfikacji terminu. Nic nie przepada w ciszy.
Ile osób z firmy musi się zaangażować, żeby zacząć?
Do warsztatu mapowania potrzebujemy jednej osoby, która wie, kto w firmie podejmuje decyzje w sprawach z urzędami. Może to być właściciel, główna księgowa lub koordynator korespondencji. Warsztat trwa godzinę lub dwie i kończy się gotową listą, kto dostaje jaki alert i w jakim kanale.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: urzędy, rejestry i zgodność
ePUAP i e-Doręczenia jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.