Jak AI pilnuje wniosków o płatność w SL2021, gdy rozliczacie dwa projekty unijne naraz?

Tak, AI może już teraz odciążyć osobę rozliczającą projekty unijne w SL2021. Wyciąga wydatki z ERP i przypisuje je do zadań i kategorii budżetowych z harmonogramu rzeczowo-finansowego, sprawdza kompletność opisów na dokumentach przed złożeniem wniosku o płatność, pilnuje terminów i wskaźników, a pisma z instytucji tłumaczy na konkretną listę rzeczy do poprawy. Wniosek składacie Wy, z podpisem kwalifikowanym. Do tego momentu asystent odrabia lwią część pracy papierkowej.

Jedna osoba, dwa projekty, jeden wniosek na kwartał: tak wygląda rozliczanie dotacji w polskiej firmie

Firma dostaje dofinansowanie z dwóch programów naraz. Powiedzmy FENG (Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki) na prace B+R i z programu regionalnego, na przykład Funduszy Europejskich dla Mazowsza (FEM 2021-2027), na inwestycję w maszyny. Dwa projekty, dwie instytucje pośredniczące, dwa niezależne harmonogramy złożenia wniosków o płatność, dwa zestawy wskaźników, dwie odrębne korespondencje w SL2021. I jedna osoba w firmie, która to wszystko ogarnia, często przy okazji innych obowiązków.

Każdy wniosek o płatność rozliczający to kilkadziesiąt dokumentów: faktury, listy płac, karty czasu pracy, protokoły odbioru, zestawienia wydatków. Na każdym dokumencie powinien znaleźć się opis kwalifikujący: numer umowy o dofinansowanie, numer zadania z harmonogramu rzeczowo-finansowego, kategoria wydatku i informacja o kwalifikowalności VAT. Jeden pominięty element albo zły numer zadania na fakturze, a instytucja wyśle wezwanie do uzupełnienia. To przesuwa rozliczenie i wypłatę o tygodnie.

Przy dwóch projektach ta praca się dubluje. Daty zamknięcia kwartałów się nakładają. Wskaźniki produktu i rezultatu dotyczą innych rzeczy i są mierzone inaczej. Wymagania obu instytucji pośredniczących nieznacznie się różnią, bo inne regulaminy naboru i inne umowy. Jedna osoba, która to ogarnia ręcznie, popełnia błędy. Nie dlatego, że jest niestaranna. Po prostu za dużo zmiennych, żeby pilnować tego bez wsparcia.

Co jest w SL2021 i skąd AI może to czytać: REST API, eksporty i granice systemu

SL2021 to aplikacja webowa Centralnego Systemu Teleinformatycznego (CST2021), przez którą beneficjenci programów 2021-2027 składają wnioski o płatność i rozliczają projekty. Jako beneficjent pracujecie w niej głównie na kilku zakładkach: Wniosek o płatność, Harmonogram płatności, Zamówienia, Personel projektu, Dokumenty, Korespondencja i Monitorowanie. Każda zakładka to oddzielny zasób danych Waszego projektu.

SL2021 udostępnia REST API opisane w dokumentacji technicznej CPPC (Centrum Projektów Polska Cyfrowa) i Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej. Interfejs działa przez OAuth 2.0 i pozwala na odczyt danych projektu: harmonogramu płatności, listy złożonych wniosków ze statusami, danych z zakładki Korespondencja oraz wartości wskaźników z Monitorowania. Dostęp do API wymaga uprawnień nadanych przez instytucję pośredniczącą na koncie beneficjenta.

Ale warto wiedzieć o kilku ograniczeniach wprost:

• API jest przede wszystkim do odczytu. Tworzenie nowego wniosku o płatność i wprowadzanie dokumentów do zestawienia nadal robi się w interfejsie webowym lub przez import pliku CSV w formacie zestawienia dokumentów. Złożenie wniosku wymaga podpisu kwalifikowanego, więc ostatni krok zawsze należy do Was.
• Eksporty CSV i Excel są dostępne z większości zakładek: lista dokumentów z wniosku, tabela wydatków, dane personelu projektu, lista zamówień z postępowań. Większość firm zaczyna właśnie od tych eksportów jako podstawy pracy z AI, zanim podepnie pełne API.
• Dane z ERP płyną z Waszego systemu finansowego: faktury, listy płac, karty czasu pracy. Połączenie tych dwóch źródeł to właśnie miejsce pracy asystenta.

Połączenie wygląda więc tak: eksporty z SL2021 (harmonogram, lista wydatków, dane personelu, korespondencja) po jednej stronie, eksport dokumentów finansowych z ERP po drugiej. Asystent spina te dwa źródła, sprawdza kompletność i przygotowuje materiał gotowy do wklejenia z powrotem do systemu.

Co wyciągamy z ERP i jak to trafia do wniosku o płatność

Zanim asystent zaczyna sprawdzać, dostaje kilka rzeczy:

• Eksport faktur z ERP przypisanych do projektu, z numerem umowy o dofinansowanie, numerem zadania z HRF lub centrum kosztowym projektu. W Comarch ERP XL, Enova365, Optimie czy SAP Business One da się dodać pole analityczne projektu do dokumentu albo filtrować faktury po tym polu i wyeksportować zestawienie.
• Eksport list płac albo kart czasu pracy personelu projektowego za dany okres, jeśli koszty osobowe są kwalifikowalne w projekcie.
• Aktualny harmonogram rzeczowo-finansowy z budżetem podzielonym na zadania i kategorie wydatków (plik z SL2021 albo z umowy).
• Zakres czasowy wniosku: miesiąc albo kwartał, zależnie od harmonogramu płatności w umowie o dofinansowanie.

Z tych danych asystent buduje zestawienie wydatków kwalifikowalnych według zadań i kategorii z HRF. To punkt wyjścia do zakładki Wydatki w nowym wniosku o płatność. Zamiast przepisywać każdą fakturę ręcznie, dostajecie gotową tabelę do sprawdzenia i importu.

Asystent weryfikuje też zgodność z zamówieniami. Jeśli faktura dotyczy dostawcy, z którym prowadziliście postępowanie zakupowe wpisane w zakładce Zamówienia w SL2021, sprawdza, czy numer postępowania jest na fakturze i czy kwota nie przekracza wartości z protokołu wyboru. To ważne przy zakupach powyżej progów zasady konkurencyjności i przy wydatkach objętych PZP.

Jakie błędy w opisach dokumentów wyłapuje AI zanim złożycie wniosek

To jest ta część, gdzie asystent robi największą robotę. I gdzie firma, bez tego wsparcia, traci najwięcej czasu na poprawki po wezwaniach z IP.

Na każdym dokumencie finansowym w projekcie unijnym musi znajdować się opis kwalifikujący. Wymogi z wytycznych są zwykle takie: numer umowy o dofinansowanie, numer działania lub poddziałania, numer zadania z harmonogramu rzeczowo-finansowego, kategoria kosztów (np. Koszty bezpośrednie / Zakup usług zewnętrznych), informacja o współfinansowaniu ze środków UE, kwalifikowalność VAT. Niektóre instytucje pośredniczące mają własny wzór opisu wpisany w regulaminie naboru.

Asystent przechodzi przez każdy dokument z eksportu ERP i sprawdza, czy opis spełnia wymogi dla danego projektu. Wynik to lista: dokumenty z kompletnym opisem, dokumenty z opisem niekompletnym z podaniem, czego konkretnie brakuje, dokumenty bez opisu w ogóle.

Typowy przypadek z biura: faktura od podwykonawcy opłacona z konta firmowego, zaksięgowana do projektu w ERP, ale bez adnotacji o numerze umowy o dofinansowanie. System pokazuje wydatek w projekcie, ale opis na dokumencie tego nie potwierdza. Instytucja zakwestionowałaby ten wydatek albo cofnęła go do wyjaśnienia. Asystent wyłapuje to przy kompletowaniu wniosku, a nie po złożeniu.

Inny scenariusz: koszty osobowe wpisane przez pracownika do zadania numer 2, podczas gdy HRF przewiduje te koszty w zadaniu numer 3. Różnica, którą asystent widzi porównując eksport kart czasu pracy z budżetem projektu. Korygujecie to przed złożeniem, zamiast dostać uwagę od IP po kilku tygodniach weryfikacji.

Dla personelu projektu asystent porównuje też dane z kart czasu pracy z zadeklarowanym zaangażowaniem miesięcznym w zakładce Personel projektu. Jeśli karta mówi, że dana osoba pracowała przy projekcie 60 godzin w miesiącu, a w SL2021 wpisano zaangażowanie odpowiadające 80 godzinom, to błąd formalny, który instytucja wyłapie na etapie weryfikacji wniosku.

Jak AI pilnuje terminów, wskaźników i korespondencji z instytucją

Harmonogram płatności w umowie o dofinansowanie to nie tylko daty. To zobowiązanie. Złożenie wniosku po terminie albo brak wniosku w oknie złożenia może skutkować wypowiedzeniem umowy o dofinansowanie lub obniżeniem kwoty refundacji. Przy dwóch projektach z różnymi harmonogramami łatwo o pomyłkę, szczególnie gdy okna złożenia nakładają się w tym samym miesiącu.

Asystent prowadzi kalendarz terminów dla obu projektów z wyprzedzeniem. Tydzień przed terminem złożenia wniosku generuje listę: jakie dokumenty trzeba zebrać za dany okres, co jest już gotowe w ERP, czego brakuje, ile czasu zostało. Nie czeka na pytanie, sam informuje osobę odpowiedzialną za rozliczenia.

Wskaźniki produktu i rezultatu to osobny temat. Firma zobowiązała się np. do wdrożenia określonej liczby produktów z dziedziny B+R, zatrudnienia dodatkowych badaczy, osiągnięcia określonego przychodu z nowych rynków. Dane na te wskaźniki często siedzą gdzie indziej niż w SL2021: w HR, w CRM, w statystykach sprzedaży, w raportach z działów. Asystent co miesiąc zbiera te liczby ze wskazanych źródeł i porównuje z wartościami docelowymi wpisanymi w umowie. Jeśli widzi, że do końca projektu coś może nie zostać osiągnięte, mówi o tym wcześniej, nie w ostatnim kwartale realizacji, kiedy jest już za późno na korektę.

Korespondencja z instytucją to zakładka w SL2021, gdzie IP wysyła pisma: wyniki weryfikacji wniosku, wezwania do uzupełnienia, pytania do złożonych dokumentów. Wezwanie do uzupełnienia ma zwykle 7 lub 14 dni na odpowiedź, zależnie od zapisów umowy. Pismo z IP potrafi być napisane urzędowym językiem, z odesłaniami do regulaminów i wytycznych, gdzie konkretne uwagi są rozproszone po kilku akapitach. Czyta się to powoli, a odpowiedź trzeba napisać precyzyjnie.

Asystent czyta takie pismo i na wyjściu daje listę: co konkretnie poprawić, do jakich dokumentów się odnieść, jakie wyjaśnienie jest oczekiwane. Z tej listy przygotowuje też szkic odpowiedzi na pismo, który sprawdzacie i podpisujecie. Zamiast tłumaczyć urzędowy język i pisać odpowiedź od zera, dostajecie gotowy materiał do weryfikacji i wysłania.

Kontrola projektu, prowadzona przez IP lub zewnętrznych audytorów, weryfikuje dokumentację projektową: umowy z personelem, karty czasu pracy za każdy miesiąc realizacji, dokumenty postępowań zakupowych (protokoły wyboru, oferty, korespondencję z wykonawcami), faktury z opisami, dowody zapłaty, protokoły odbioru. Asystent prowadzi rejestr dokumentacji pod kontrolę: dla każdego wydatku z wniosku tworzy rekord z listą dokumentów wymaganych i zaznacza, które są w systemie, a których brakuje. Przed kontrolą można wygenerować raport braków i uzupełnić je zawczasu, zamiast szukać ich na gorąco w dniu przyjazdu audytorów.

Od czego zacząć, gdy Wasza firma ma już aktywne projekty w SL2021

Nie trzeba zaczynać od integracji z SL2021 przez API. Wystarczą trzy kroki, żeby asystent zaczął realnie działać.

Krok pierwszy: struktura projektu. Pobieracie z SL2021 harmonogram rzeczowo-finansowy (export z zakładki budżetu umowy o dofinansowanie), listę złożonych wniosków ze statusami i aktualny harmonogram płatności. Te pliki dajemy asystentowi jako bazę, żeby wiedział, do jakich zadań i kategorii przypisywać wydatki i kiedy są kolejne wnioski do złożenia.

Krok drugi: ERP. Konfigurujemy eksport faktur z kodem projektu lub centrum kosztowym. W Comarch ERP, Optimie, Enova365 czy SAP Business One da się dodać pole analityczne projektu do dokumentu lub filtrować faktury po analityce. Eksport raz w miesiącu wystarczy na start. Jeśli system nie ma takiego pola, zaczynamy od ręcznego zestawienia faktur projektowych w arkuszu, które asystent przetworzy.

Krok trzeci: personel i wskaźniki. Jeśli koszty osobowe są kwalifikowalne, podpinamy ewidencję czasu pracy: arkusz Excel z kartami albo eksport z systemu kadrowego. Dla wskaźników wskazujemy źródła danych: raport sprzedaży z CRM, dane zatrudnienia z HR, zestawienie wdrożeń z działu projektów.

Z tych trzech źródeł asystent zaczyna działać od pierwszego miesiąca. Kolejny krok to integracja z API SL2021, gdy chcecie automatyczny odczyt korespondencji i statusów wniosków bez ręcznych eksportów. To wymaga uzgodnienia uprawnień z instytucją pośredniczącą, ale otwiera możliwość monitorowania systemu bez logowania do niego codziennie.

Chcecie sprawdzić, jak to wygląda przy Waszych projektach i Waszym ERP? 15 minut rozmowy wystarczy, żeby ocenić, co ma sens przy Waszej liczbie projektów i gdzie asystent zaczyna oszczędzać czas już w pierwszym kwartale. Mamy też realne wdrożenia u firm z aktywną dotacją, gdzie podobna konfiguracja już działa przy wnioskach z FENG i programów regionalnych.