Integracje / SAP S/4HANA
Integracja AI z SAP S/4HANA
Podłączamy moduły FI, MM, SD i CO przez serwisy OData lub RFC i czytamy tabele zamówień, faktur oraz stanów magazynowych. Asystent odpowiada pracownikom bez licencji SAP na pytania o przeterminowane faktury, status dostaw i wykonanie budżetu centrum kosztów.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod SAP S/4HANA. Bez umowy i bez karty.
Czym jest SAP S/4HANA
SAP S/4HANA to system ERP firmy SAP, który obsługuje finanse, zakupy, sprzedaż, logistykę i controlling w jednym miejscu. Trafia głównie do średnich i dużych przedsiębiorstw produkcyjnych, handlowych i usługowych. Dane trzyma w bazie SAP HANA, działającej na własnych serwerach firmy albo w chmurze dostarczonej przez SAP.
Na co dzień pracownicy logują się przez SAP GUI albo Fiori i wykonują transakcje: FBL5N do przeglądania faktur, ME23N do zamówień zakupu, MMBE do stanów magazynowych. Dostęp wymaga licencji, której większość handlowców, kierowników projektów i asystentów biura nie ma, więc pytania o dane z SAP lądują na biurku kontrolera lub księgowej.
Co podłączamy w SAP S/4HANA
- FI: otwarte pozycje klientów i dostawców z BSID i BSIK, terminy i kwoty
- MM: nagłówki i pozycje zamówień zakupu z EKKO i EKPO, daty dostaw
- MM: stany magazynowe według lokalizacji z tabel MARD i widoku MMBE
- SD: zamówienia sprzedaży z VBAK i VBAP, statusy dostaw z LIKP i LIPS
- CO: wykonanie budżetu centrów kosztów i zleceń wewnętrznych za wybrany okres
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Które faktury klienta ABC są przeterminowane i o ile dni?"
„Czy materiał 1000234 z zamówienia zakupu dotarł już na magazyn?"
„Jak wygląda wykonanie kosztów na centrum kosztów 1050 za sierpień?"
„Czy dostawa do oddziału w Poznaniu wyszła już z naszego magazynu?"
Co dokładnie podłączamy w SAP S/4HANA
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyNumery dokumentów BELNR, daty BLDAT, terminy płatności FAEDT, kwoty WRBTR i warunki ZTERM z tabel BSID i BSEG.
AsystentZestawia przeterminowane faktury według liczby dni po terminie i przygotowuje opiekunowi klienta listę zalegających kontrahentów z kwotami.
CzytamyNumer dokumentu, termin płatności, kwota i dane kontrahenta z tabeli BSIK, analogicznie do struktury pozycji klientów.
AsystentOdpowiada na pytania o wymagalne zobowiązania wobec dostawców: które faktury zakupowe są otwarte i na jaką łączną kwotę.
CzytamyNagłówki i pozycje z EKKO i EKPO: data dostawy EINDT, cena netto NETPR, znacznik końcowego dostarczenia ELIKZ.
AsystentSprawdza, czy dostawca potwierdził termin i czy materiał dotarł na magazyn, weryfikując pole ELIKZ i ruchy magazynowe w tabeli MSEG.
CzytamyIlości dostępne według lokalizacji magazynu, jednostka miary i numer partii z tabel MARD i widoku MMBE.
AsystentPodaje aktualny stan materiału w konkretnym magazynie lub zakładzie bez konieczności otwierania przez użytkownika transakcji MMBE.
CzytamyNagłówki VBAK i pozycje VBAP: data zamówienia AUDAT, żądana data dostawy VDATU, status dostawy LFSTK dla każdej pozycji.
AsystentStreszcza zamówienia z wieloma pozycjami w jedno zdanie: co zamówiono, co wyszło z magazynu, czego brakuje i do kiedy planowana wysyłka.
CzytamyDane wysyłki z LIKP i LIPS oraz faktury sprzedaży z VBRK i VBRP: kiedy towar opuścił magazyn, ile sztuk i dla jakiego odbiorcy.
AsystentOdpowiada, czy dostawa do konkretnego odbiorcy wyszła z magazynu i kiedy wystawiono fakturę sprzedaży dla danego klienta.
CzytamyWykonanie kosztów na centrum kosztów lub zleceniu wewnętrznym za wybrany okres, plan versus wykonanie z modułu CO i raportów CO-PA.
AsystentPorównuje plan z wykonaniem i odpowiada jednym zdaniem z konkretnymi liczbami, bez uruchamiania transakcji KE30 przez kontrolera.
Co się zmienia
Kontroler przestaje odpisywać na kilkadziesiąt pytań tygodniowo, bo pracownicy dostają dane z SAP bezpośrednio przez czat, bez licencji i bez czekania.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z SAP S/4HANA na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. SAP S/4HANA zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z SAP S/4HANA
W S/4HANA łączymy się przez serwisy OData wystawiane przez SAP Gateway. Używamy gotowych serwisów SAP: API_PURCHASEORDER_PROCESS_SRV, API_BILLING_DOCUMENT_SRV i API_SALES_ORDER_SRV. Tam, gdzie OData nie jest skonfigurowane, stosujemy RFC lub BAPI, np. RFC_READ_TABLE. Pobieramy dane wyłącznie w trybie odczytu.
Asystent działa na serwerze klienta lub w prywatnej chmurze firmy. Dane z SAP nie trafiają do zewnętrznych systemów. Konto techniczne dostaje ograniczony profil uprawnień: F_BKPF_BUK do dokumentów FI wybranych spółek i M_MSEG_WMB do ruchów magazynowych w konkretnych zakładach. Zakres danych można ograniczyć per rola użytkownika: handlowiec widzi tylko swój obszar sprzedaży VKORG, kontroler całość.
Czego potrzebujemy od Was
- Konto techniczne w SAP (communication user lub system user) z uprawnieniami do odczytu wybranych modułów.
- Dostęp sieciowy do instancji SAP z serwera asystenta przez HTTP, HTTPS albo RFC.
- Administrator SAP lub architekt BASIS po stronie klienta do przyznania profili uprawnień i testów połączenia.
- Lista najczęstszych pytań pracowników kierowanych do kontrolerów i administratorów SAP jako punkt wyjścia do definicji zakresu.
- Informacja o stanie instancji: wersja (ECC czy S/4HANA), czy SAP Gateway jest aktywne, jakie serwisy OData są dostępne.
Gdzie to działa najlepiej
opiekun klienta
Jedzie na spotkanie z kontrahentem za godzinę. Przez Teams pyta, które faktury tego klienta są przeterminowane i o ile dni przekroczyły termin płatności. Kontroler ma zamknięcie miesiąca i nie może teraz odpisać.
Z asystentem: Asystent sięga do BSID, zestawia otwarte pozycje z przekroczonym FAEDT i odpowiada z listą kwot oraz liczbą dni po terminie. Opiekun jedzie na spotkanie przygotowany, bez czekania na maila.
kierownik produkcji
W poniedziałek rano sprawdza, czy materiał potrzebny w tym tygodniu dotarł na magazyn. Zna numer zamówienia, ale nie ma dostępu do ME23N ani MMBE i nie chce po raz kolejny dzwonić do logistyki.
Z asystentem: Asystent sprawdza pole ELIKZ w EKPO i ruchy w tabeli MSEG. Odpowiada, ile sztuk przyjęto i kiedy, albo podaje datę dostawy potwierdzoną przez dostawcę. Kierownik może planować produkcję bez telefonu do logistyki.
kierownik centrum kosztów
Pod koniec miesiąca chce sprawdzić wykonanie budżetu swojego centrum kosztów, zanim zadzwoni do niego kontroler z uwagami. Nie ma dostępu do modułu CO i czeka zazwyczaj na raport w Excelu od kontrolera.
Z asystentem: Asystent pobiera dane z CO, zestawia plan z wykonaniem za bieżący okres i odpowiada zdaniem z konkretnymi liczbami. Kierownik widzi od razu, gdzie przekroczył plan, bez czekania na plik od kontrolera.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z SAP S/4HANA →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie wprowadza ani nie modyfikuje żadnych danych w SAP. Każda zmiana dokumentu wymaga działania człowieka zalogowanego w systemie.
- Nie zastępuje pełnego raportu zarządczego. Odpowiada na pytania operacyjne, nie generuje zestawień CO-PA ani bilansu.
- Nie ma dostępu do danych poza zdefiniowanym zakresem. Widzi tylko te moduły i spółki, na które dostało uprawnienia w SAP.
- Nie ocenia kondycji finansowej kontrahenta ani nie prognozuje wyników. Zwraca dane z SAP, decyzje należą do pracownika.
Pytania o integrację z SAP S/4HANA
Jak długo trwa wdrożenie integracji z SAP?
Zależy od liczby modułów i stanu instancji. Jeśli SAP Gateway jest aktywne i mamy konto techniczne, pierwsze połączenie z jednym modułem działa w ciągu kilku dni roboczych. Pełna integracja z FI, MM, SD i CO z testami na realnych pytaniach firmy zajmuje zwykle kilka tygodni.
Czy można ograniczyć, które dane widzi konkretny pracownik?
Tak. Zakres danych zależy od roli użytkownika asystenta i profilu uprawnień konta technicznego w SAP. Handlowiec może widzieć tylko klientów ze swojego obszaru sprzedaży VKORG, kontroler całość. Ograniczenia ustawiamy zarówno po stronie profili SAP, jak i po stronie konfiguracji asystenta.
Czy asystent może sam informować pracowników, nie czekając na pytanie?
Tak. Asystent może działać proaktywnie: codziennie rano skanuje BSID pod kątem otwartych pozycji z przekroczonym terminem płatności i wysyła każdemu opiekunowi klienta listę jego zalegających kontrahentów na Teams albo mailem. Nie trzeba pytać, żeby dostać informację.
Czy integracja działa, jeśli mamy SAP w chmurze, a nie na własnych serwerach?
Tak, choć szczegóły zależą od modelu chmurowego, z którego korzystacie. W SAP hostowanym w chmurze SAP Gateway działa standardowo i serwisy OData są dostępne przez HTTPS. Do ustalenia pozostaje dostęp sieciowy z serwera asystenta do Waszej instancji i sposób uwierzytelniania konta technicznego.
Piętnaście minut o SAP S/4HANA
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod SAP S/4HANA, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Programy księgowe i ERP
SAP S/4HANA jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.