Integracje / SAP S/4HANA
Programy księgowe i ERP
Integracja AI: SAP S/4HANA
Podłączamy moduły FI, MM, SD i CO przez serwisy OData lub RFC i czytamy tabele zamówień, faktur oraz stanów magazynowych. Asystent odpowiada pracownikom bez licencji SAP na pytania o przeterminowane faktury, status dostaw i wykonanie budżetu centrum kosztów.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Dane z SAP S/4HANA w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Zamówienia zakupu z SAP MM. W portalu budujemy ekran, który pobiera otwarte zamówienia zakupu z tabel EKKO i EKPO w SAP S/4HANA i daje Wam wgląd bez logowania do systemu. Macie w jednym miejscu widok tego, które dostawy przekroczyły termin, które czekają na awizację i co zostało przyjęte na magazyn. Kliknięcie wiersza otwiera kartę z detalem zamówienia, historią ruchów z MSEG i sugestią asystenta.
- Sprawdzacie otwarte zamówienia z EKKO/EKPO bez logowania do SAP S/4HANA
- Widzicie, które dostawy przekroczyły termin EINDT i czekają na awizację
- Sprawdzacie pole ELIKZ i ruchy w MSEG: ile sztuk przyjęto i kiedy
- Filtrujecie zamówienia według dostawcy, materiału i stanu dostawy
- Pobieracie listę otwartych zamówień do XLSX dla kierownika zakupów
Pytanie w czacie
Asystent sięga do modułu CO w SAP S/4HANA i odpowiada z liczbami plan kontra wykonanie, zanim zdążycie otworzyć transakcję KE30.
Jak wygląda wykonanie kosztów na centrum kosztów CC-1050 w SAP S/4HANA za ten miesiąc? Zaraz mamy przegląd z kontrolerem i chcę znać liczby.
Karta w narzędziu
Kartę zamówienia macie zamiast transakcji ME23N: stan dostawy, historia ruchów z MSEG i gotowa sugestia bez logowania do SAP S/4HANA.
Stan każdego zamówienia widzicie bez logowania do SAP S/4HANA, bez czekania na informację od logistyki.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie SAP S/4HANA włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyNumery dokumentów BELNR, daty BLDAT, terminy płatności FAEDT, kwoty WRBTR i warunki ZTERM z tabel BSID i BSEG.
AsystentZestawia przeterminowane faktury według liczby dni po terminie i przygotowuje opiekunowi klienta listę zalegających kontrahentów z kwotami.
CzytamyNumer dokumentu, termin płatności, kwota i dane kontrahenta z tabeli BSIK, analogicznie do struktury pozycji klientów.
AsystentOdpowiada na pytania o wymagalne zobowiązania wobec dostawców: które faktury zakupowe są otwarte i na jaką łączną kwotę.
CzytamyNagłówki i pozycje z EKKO i EKPO: data dostawy EINDT, cena netto NETPR, znacznik końcowego dostarczenia ELIKZ.
AsystentSprawdza, czy dostawca potwierdził termin i czy materiał dotarł na magazyn, weryfikując pole ELIKZ i ruchy magazynowe w tabeli MSEG.
CzytamyIlości dostępne według lokalizacji magazynu, jednostka miary i numer partii z tabel MARD i widoku MMBE.
AsystentPodaje aktualny stan materiału w konkretnym magazynie lub zakładzie bez konieczności otwierania przez użytkownika transakcji MMBE.
CzytamyNagłówki VBAK i pozycje VBAP: data zamówienia AUDAT, żądana data dostawy VDATU, status dostawy LFSTK dla każdej pozycji.
AsystentStreszcza zamówienia z wieloma pozycjami w jedno zdanie: co zamówiono, co wyszło z magazynu, czego brakuje i do kiedy planowana wysyłka.
CzytamyDane wysyłki z LIKP i LIPS oraz faktury sprzedaży z VBRK i VBRP: kiedy towar opuścił magazyn, ile sztuk i dla jakiego odbiorcy.
AsystentOdpowiada, czy dostawa do konkretnego odbiorcy wyszła z magazynu i kiedy wystawiono fakturę sprzedaży dla danego klienta.
CzytamyWykonanie kosztów na centrum kosztów lub zleceniu wewnętrznym za wybrany okres, plan versus wykonanie z modułu CO i raportów CO-PA.
AsystentPorównuje plan z wykonaniem i odpowiada jednym zdaniem z konkretnymi liczbami, bez uruchamiania transakcji KE30 przez kontrolera.
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Które faktury klienta ABC są przeterminowane i o ile dni?”
- „Czy materiał 1000234 z zamówienia zakupu dotarł już na magazyn?”
- „Jak wygląda wykonanie kosztów na centrum kosztów 1050 za sierpień?”
- „Czy dostawa do oddziału w Poznaniu wyszła już z naszego magazynu?”
Co się zmienia
Kontroler przestaje odpisywać na kilkadziesiąt pytań tygodniowo, bo pracownicy dostają dane z SAP bezpośrednio przez czat, bez licencji i bez czekania.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
SAP S/4HANA to system ERP firmy SAP, który obsługuje finanse, zakupy, sprzedaż, logistykę i controlling w jednym miejscu. Trafia głównie do średnich i dużych przedsiębiorstw produkcyjnych, handlowych i usługowych. Dane trzyma w bazie SAP HANA, działającej na własnych serwerach firmy albo w chmurze dostarczonej przez SAP.
Na co dzień pracownicy logują się przez SAP GUI albo Fiori i wykonują transakcje: FBL5N do przeglądania faktur, ME23N do zamówień zakupu, MMBE do stanów magazynowych. Dostęp wymaga licencji, której większość handlowców, kierowników projektów i asystentów biura nie ma, więc pytania o dane z SAP lądują na biurku kontrolera lub księgowej.
Gdzie to działa najlepiej
opiekun klienta
Jedzie na spotkanie z kontrahentem za godzinę. Przez Teams pyta, które faktury tego klienta są przeterminowane i o ile dni przekroczyły termin płatności. Kontroler ma zamknięcie miesiąca i nie może teraz odpisać.
Z asystentem: Asystent sięga do BSID, zestawia otwarte pozycje z przekroczonym FAEDT i odpowiada z listą kwot oraz liczbą dni po terminie. Opiekun jedzie na spotkanie przygotowany, bez czekania na maila.
kierownik produkcji
W poniedziałek rano sprawdza, czy materiał potrzebny w tym tygodniu dotarł na magazyn. Zna numer zamówienia, ale nie ma dostępu do ME23N ani MMBE i nie chce po raz kolejny dzwonić do logistyki.
Z asystentem: Asystent sprawdza pole ELIKZ w EKPO i ruchy w tabeli MSEG. Odpowiada, ile sztuk przyjęto i kiedy, albo podaje datę dostawy potwierdzoną przez dostawcę. Kierownik może planować produkcję bez telefonu do logistyki.
kierownik centrum kosztów
Pod koniec miesiąca chce sprawdzić wykonanie budżetu swojego centrum kosztów, zanim zadzwoni do niego kontroler z uwagami. Nie ma dostępu do modułu CO i czeka zazwyczaj na raport w Excelu od kontrolera.
Z asystentem: Asystent pobiera dane z CO, zestawia plan z wykonaniem za bieżący okres i odpowiada zdaniem z konkretnymi liczbami. Kierownik widzi od razu, gdzie przekroczył plan, bez czekania na plik od kontrolera.
Jak się łączymy
W S/4HANA łączymy się przez serwisy OData wystawiane przez SAP Gateway. Używamy gotowych serwisów SAP: API_PURCHASEORDER_PROCESS_SRV, API_BILLING_DOCUMENT_SRV i API_SALES_ORDER_SRV. Tam, gdzie OData nie jest skonfigurowane, stosujemy RFC lub BAPI, np. RFC_READ_TABLE. Pobieramy dane wyłącznie w trybie odczytu.
Portal z historią rozmów i danymi stoi na serwerze klienta. Do modelu AI trafiają tylko polecenie i fragmenty potrzebne do udzielenia odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta. Konto techniczne dostaje ograniczony profil uprawnień: F_BKPF_BUK do dokumentów FI wybranych spółek i M_MSEG_WMB do ruchów magazynowych w konkretnych zakładach. Zakres danych można ograniczyć per rola użytkownika: handlowiec widzi tylko swój obszar sprzedaży VKORG, kontroler całość.
Czego potrzebujemy od Was
- Konto techniczne w SAP (communication user lub system user) z uprawnieniami do odczytu wybranych modułów.
- Dostęp sieciowy do instancji SAP z serwera asystenta przez HTTP, HTTPS albo RFC.
- Administrator SAP lub architekt BASIS po stronie klienta do przyznania profili uprawnień i testów połączenia.
- Lista najczęstszych pytań pracowników kierowanych do kontrolerów i administratorów SAP jako punkt wyjścia do definicji zakresu.
- Informacja o stanie instancji: wersja (ECC czy S/4HANA), czy SAP Gateway jest aktywne, jakie serwisy OData są dostępne.
Czego asystent nie robi
- Nie wprowadza ani nie modyfikuje żadnych danych w SAP. Każda zmiana dokumentu wymaga działania człowieka zalogowanego w systemie.
- Nie zastępuje pełnego raportu zarządczego. Odpowiada na pytania operacyjne, nie generuje zestawień CO-PA ani bilansu.
- Nie ma dostępu do danych poza zdefiniowanym zakresem. Widzi tylko te moduły i spółki, na które dostało uprawnienia w SAP.
- Nie ocenia kondycji finansowej kontrahenta ani nie prognozuje wyników. Zwraca dane z SAP, decyzje należą do pracownika.
Częste pytania
Jak długo trwa wdrożenie integracji z SAP?
Zależy od liczby modułów i stanu instancji. Jeśli SAP Gateway jest aktywne i mamy konto techniczne, pierwsze połączenie z jednym modułem działa w ciągu kilku dni roboczych. Pełna integracja z FI, MM, SD i CO z testami na realnych pytaniach firmy zajmuje zwykle kilka tygodni.
Czy można ograniczyć, które dane widzi konkretny pracownik?
Tak. Zakres danych zależy od roli użytkownika asystenta i profilu uprawnień konta technicznego w SAP. Handlowiec może widzieć tylko klientów ze swojego obszaru sprzedaży VKORG, kontroler całość. Ograniczenia ustawiamy zarówno po stronie profili SAP, jak i po stronie konfiguracji asystenta.
Czy asystent może sam informować pracowników, nie czekając na pytanie?
Tak. Asystent może działać proaktywnie: codziennie rano skanuje BSID pod kątem otwartych pozycji z przekroczonym terminem płatności i wysyła każdemu opiekunowi klienta listę jego zalegających kontrahentów na Teams albo mailem. Nie trzeba pytać, żeby dostać informację.
Czy integracja działa, jeśli mamy SAP w chmurze, a nie na własnych serwerach?
Tak, choć szczegóły zależą od modelu chmurowego, z którego korzystacie. W SAP hostowanym w chmurze SAP Gateway działa standardowo i serwisy OData są dostępne przez HTTPS. Do ustalenia pozostaje dostęp sieciowy z serwera asystenta do Waszej instancji i sposób uwierzytelniania konta technicznego.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: programy księgowe i erp
SAP S/4HANA jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.