Jak AI odpowiada na pytania o zamówienia i faktury z SAP S/4HANA osobom bez licencji?

AI podłączone do SAP S/4HANA lub SAP ECC może odpowiadać na pytania o stan zamówień, otwarte faktury i stany magazynowe każdemu pracownikowi z dostępem do firmowego czatu, bez logowania do SAP i bez licencji. Dane pobieramy przez OData lub RFC bezpośrednio z tabel FI, MM i SD, a model językowy tłumaczy je na odpowiedź po polsku w ciągu sekund. Opiekun klienta może zapytać, czy faktura dla konkretnego kontrahenta jest zapłacona, i dostać odpowiedź natychmiast, zamiast czekać na kontrolera.

Opiekun sprzedaży dzwoni do kontrolera we wtorek rano. Pyta, które faktury jego klientów są przeterminowane, bo jedzie na spotkanie. Kontroler ma zamknięcie miesiąca i prosi o kontakt po południu. Spotkanie jest za godzinę. To nie jest opowieść o złym kontrolerze. To opis strukturalnego problemu w każdej firmie, gdzie SAP trzyma dane, ale dostęp do nich ma ograniczona liczba osób z licencjami.

Kto w firmie traci czas, bo nie ma dostępu do SAP?

Licencje SAP, szczególnie w S/4HANA, są drogie. Większość firm przydziela je księgowym, kontrolerom, kierownikom logistyki i planistom. Opiekunowie klientów, handlowcy regionalni, kierownicy projektów, asystenci biura, kierownicy zmiany w magazynie. Oni wszyscy potrzebują danych z SAP, ale ich nie mają.

Typowe pytania, które lądują codziennie na skrzynce kontrolera lub administratora systemu:

• Czy zamówienie zakupu 4500123456 zostało już potwierdzone przez dostawcę?
• Jakie faktury od klienta ABC są otwarte i które przekroczyły termin płatności?
• Ile mamy na stanie materiału 1000234 w magazynie centralnym?
• Czy dostawa do oddziału w Poznaniu wyszła z naszego magazynu?
• Jak wygląda wykonanie kosztów na centrum kosztów 1050 za sierpień?

Każde z tych pytań kontroler rozwiązuje w minutę przez transakcję FBL5N, ME23N albo MMBE. Ale żeby tę minutę zdobyć, pracownik musi napisać maila, zadzwonić albo czekać na tygodniowy raport. AI eliminuje ten krok.

Jakie dane wyciągamy z SAP i skąd dokładnie?

SAP ma dziesiątki tysięcy tabel. Nas interesują konkretne obszary, zależnie od tego, jakie pytania firma chce obsłużyć.

FI (Financial Accounting). Pracujemy głównie z tabelami BSID (otwarte pozycje klientów) i BSIK (otwarte pozycje dostawców). Z każdego dokumentu wyciągamy BELNR (numer dokumentu), BLDAT (data dokumentu), FAEDT (termin płatności), WRBTR (kwota w walucie dokumentu) i ZTERM (warunki płatności). Szczegóły pozycji daje BKPF razem z BSEG. To wystarczy, żeby AI wiedziało, która faktura jest zapłacona, która czeka i która przekroczyła termin o konkretną liczbę dni.

MM (Materials Management). Z zakupów bierzemy EKKO (nagłówek zamówienia zakupu) i EKPO (pozycje). Pole EINDT to data dostawy potwierdzona przez dostawcę, NETPR to cena netto, ELIKZ to znacznik końcowego dostarczenia. Stany magazynowe czytamy przez tabele MARD lub widok MMBE: ilości według lokalizacji w magazynie, jednostka miary, numer partii.

SD (Sales & Distribution). VBAK to nagłówek zamówienia sprzedaży, VBAP to pozycje. Z LIKP i LIPS mamy dane dostawy: kiedy wyszło, co wyszło, ile. Dokumenty rozliczeniowe, czyli faktury sprzedaży, to VBRK i VBRP. Pola AUDAT (data zamówienia), VDATU (żądana data dostawy) i LFSTK (status dostawy) pozwalają odpowiedzieć na pytanie: gdzie jest moje zamówienie i czy wyszło z magazynu.

CO (Controlling). Centra kosztów, zlecenia wewnętrzne, raporty CO-PA. Menedżer może szybko sprawdzić wykonanie budżetu centrum kosztów bez proszenia kontrolera o uruchomienie KE30 i przesłanie pliku.

Jak technicznie wygląda połączenie z SAP?

W S/4HANA standardowym kanałem są serwisy OData wystawiane przez SAP Gateway, dostępne pod adresem /sap/opu/odata/. SAP dostarcza gotowe serwisy dla zamówień zakupu (API_PURCHASEORDER_PROCESS_SRV), faktur sprzedaży (API_BILLING_DOCUMENT_SRV) czy zamówień sprzedaży (API_SALES_ORDER_SRV). Można też budować własne serwisy OData w transakcji SE80 albo korzystać z BAPI wywoływanych przez RFC.

W starszych instalacjach SAP ECC, gdzie OData często nie istnieje albo nie jest skonfigurowane, typowym podejściem jest RFC_READ_TABLE na widokach bazy danych lub dedykowane BAPI, np. BAPI_CUSTOMER_GETLIST albo BAPI_MATERIAL_AVAILABILITY. Różnica techniczna jest, ale z punktu widzenia użytkownika wynik jest ten sam: pyta po polsku, dostaje odpowiedź po polsku.

Całość spina agent AI stojący między użytkownikiem a SAP. Dostaje pytanie w języku naturalnym, tłumaczy je na zapytanie do odpowiedniego serwisu OData lub wywołanie RFC, odbiera dane strukturalne, a potem formułuje odpowiedź. Użytkownik nie musi znać ani nazwy transakcji, ani numeru serwisu.

Jedno jest tu ważne: AI nie modyfikuje danych w SAP. Tylko czyta. Konto techniczne, przez które AI łączy się z systemem, ma uprawnienia wyłącznie do odczytu. Działa to tak samo jak każde inne konto w SAP, różni się tylko tym, że po drugiej stronie jest model językowy, a nie człowiek.

Co AI realnie robi z tymi danymi na co dzień?

Monitoring przeterminowanych faktur. AI codziennie rano skanuje BSID i wyciąga wszystkie otwarte pozycje klientów z przekroczonym FAEDT. Każdy opiekun klienta dostaje na Teams lub mailem listę swoich zalegających kontrahentów z kwotami i liczbą dni po terminie. Bez raportu z kontrolera, bez Excela.

Odpowiedzi o status zamówień zakupu. Kierownik produkcji pyta: "Czy materiał 1000567 z zamówienia 4500223344 dotarł już na magazyn?". AI sprawdza pole ELIKZ w EKPO i ruch magazynowy w MSEG. Odpowiada: przyjęto 200 sztuk 23 września, albo: zamówienie otwarte, data dostawy według potwierdzenia dostawcy 28 września.

Streszczenia dużych dokumentów sprzedażowych. Duże zamówienia w SAP mają niekiedy kilkadziesiąt pozycji w VBAP. AI zestawia to w jedno zdanie: zamówienie klienta 1000456 obejmuje trzy grupy materiałów, status dostawy częściowy, brakuje 40 sztuk pozycji 30, termin wysyłki 2 październik. Menedżer czyta to w Teams, nie otwiera SAP.

Szybkie odpowiedzi o koszty bez czekania na raport. Kierownik centrum kosztów 1050 pyta o wykonanie za sierpień. AI pobiera dane z CO, zestawia plan z wykonaniem i odpowiada zdaniem. To nie zastąpi pełnego raportu zarządczego, ale odpowiada na znaczną część pytań operacyjnych, które normalnie lądują na biurku kontrolera.

U jednego z klientów z branży przemysłowej zidentyfikowaliśmy, że kontroler odpisywał tygodniowo na kilkadziesiąt wiadomości z pytaniami, które można było odpowiedzieć bezpośrednio z SAP. Po uruchomieniu asystenta AI ta liczba wyraźnie spadła, bo pracownicy zaczęli pytać bota zamiast pisać maile. Kontroler wrócił do pracy analitycznej, nie rozkładania danych przez telefon.

Uprawnienia i bezpieczeństwo danych przy integracji z SAP

SAP ma dojrzały system autoryzacji oparty na profilach i obiektach uprawnień. Konto techniczne dla AI dostaje profil z wyłącznie niezbędnymi uprawnieniami do odczytu, np. F_BKPF_BUK (dostęp do dokumentów FI konkretnych spółek) i M_MSEG_WMB (ruchy magazynowe w określonych zakładach). Możemy ograniczyć zakres danych per rola użytkownika asystenta: handlowiec widzi tylko klientów ze swojego VKORG, a kontroler całość.

Jeśli firma wymaga, żeby model językowy pracował wyłącznie na własnych serwerach i dane z SAP nie opuszczały infrastruktury, wdrażamy model lokalnie. W takim układzie dane z BSID czy EKKO nie trafiają do zewnętrznych API. To ważne szczególnie dla firm z wrażliwymi danymi finansowymi kontrahentów lub z wymogami SOX albo ISO 27001.

Od czego zaczynamy wdrożenie?

Pierwszym krokiem jest zebranie listy pytań, które pracownicy najczęściej zadają kontrolerom i administratorom SAP. Zwykle wychodzi 10-15 powtarzających się typów zapytań. Potem sprawdzamy, przez jaką metodę najłatwiej wyciągnąć potrzebne dane: czy instancja S/4HANA ma skonfigurowane OData Gateway, czy lepiej iść przez RFC, czy może są już gotowe widoki w bazie.

Kolejny krok to definicja uprawnień: jakie dane czyta AI, dla jakich ról w firmie, z jakich modułów. Następnie testujemy na realnych pytaniach z firmy, nie na wymyślonych scenariuszach. Pytania o zamówienia w firmie budowlanej wyglądają inaczej niż w produkcji dyskretnej, nawet jeśli obie mają SD i MM. Liczy się to, co pracownicy faktycznie pytają, nie to, co można teoretycznie wyciągnąć z bazy.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy to ma sens w Twoim przypadku, zapraszamy na bezpłatny audyt. Przyglądamy się, jakie dane siedzą w Twoim SAP, jak wygląda przepływ pytań w firmie i co realnie można zautomatyzować. Możesz też zajrzeć na nasze realne wdrożenia i zobaczyć, jak to wygląda u innych firm.