Integracje / Archman
Integracja AI z Archman
Podłączamy rejestr umów i repozytorium dokumentów Archman razem z plikami PDF umów i aneksów. Asystent odpowiada na pytania o konkretny kontrakt, pilnuje terminów wypowiedzenia i wykrywa brak aneksu po zmianie ceny dostawcy.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Archman. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Archman
Archman to polski system do zarządzania dokumentami i obiegiem umów, używany w średnich i dużych firmach, które prowadzą rozbudowany rejestr kontraktów z dostawcami, klientami i podwykonawcami. Łączy w jednym miejscu rejestr umów, repozytorium plików PDF, moduł obiegu dokumentów i archiwum aneksów. Dane leżą w bazie SQL na serwerze firmy lub w instancji chmurowej.
Na co dzień pracownicy otwierają Archman, żeby sprawdzić status dokumentu, dorzucić aneks albo zobaczyć, kto odpowiada za dany kontrakt. Każda umowa ma własny ekran z historią wersji, stronami, kwotami i datami. Pliki PDF umów i aneksów leżą w repozytorium powiązanym z rekordami rejestru i są dostępne bezpośrednio z poziomu karty umowy.
Co podłączamy w Archman
- Rejestr umów: daty, strony, kwoty i okresy wypowiedzenia
- Pliki PDF umów i aneksów z indeksowaną treścią dokumentu
- Moduł obiegu dokumentów: statusy i osoby odpowiedzialne
- Archiwum aneksów powiązanych z umowami podstawowymi
- Historia wersji kontraktu z datami podpisania kolejnych zmian
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Co mamy z firmą XYZ Transport i do kiedy trwa umowa?"
„Które umowy kończą się w pierwszym kwartale przyszłego roku?"
„Czy mamy podpisany aneks po ostatniej zmianie stawki przez dostawcę?"
„Kiedy mija ostatni dzień na wypowiedzenie umowy z dostawcą mediów?"
Co dokładnie podłączamy w Archman
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyNumer umowy, strony, daty zawarcia i wygaśnięcia, kwoty netto i brutto, okres wypowiedzenia, klauzula automatycznego przedłużenia.
AsystentWylicza ostatni dzień na złożenie wypowiedzenia dla każdej aktywnej umowy i powiadamia osobę odpowiedzialną z pełnymi danymi kontraktu.
CzytamyPełna treść paragrafów: przedmiot, stawki, warunki wypowiedzenia, kary umowne, klauzule podwyżek i automatycznego przedłużenia.
AsystentWyciąga ustrukturyzowane pola z treści dokumentów i odpowiada na pytania o zapisy, których nie ma w polach rejestru.
CzytamyNumer aneksu, data podpisania, powiązanie z umową podstawową, zmienione pola: stawka, przedmiot lub termin.
AsystentŚledzi historię zmian każdego kontraktu i wykrywa brak aneksu po zmianie ceny lub zakresu usługi dostawcy.
CzytamyStatusy dokumentów na kolejnych etapach, osoby odpowiedzialne, daty akceptacji i przekazania dokumentu.
AsystentPodaje aktualny stan dokumentu w obiegu i wskazuje opiekuna kontraktu po stronie firmy bez szukania po systemie.
CzytamyDaty podpisania kolejnych wersji umowy, lista dokumentów powiązanych z danym kontraktem, zapis zmian między wersjami.
AsystentRekonstruuje oś czasu zmian kontraktu i zestawia zapisy z różnych wersji na żądanie użytkownika.
CzytamyPełna nazwa firmy, NIP, adres siedziby, osoba podpisująca po stronie dostawcy lub klienta.
AsystentZbiera wszystkie umowy powiązane z danym kontrahentem w jednym widoku przed rozmową lub renegocjacją.
Co się zmienia
Firma przestaje tracić pieniądze na automatycznie przedłużone umowy i ma pełny obraz każdego kontraktu w kilka sekund, bez szukania po folderach.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Archman na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Archman zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Archman
Podłączamy się do Archman przez API systemu lub bezpośrednio do bazy SQL, zależnie od wersji i konfiguracji instancji u klienta. Odczytujemy rejestr umów, pliki PDF z repozytorium dokumentów i statusy z modułu obiegu. Zapis w Archman pojawia się wyłącznie po potwierdzeniu przez uprawnionego użytkownika, np. przy oznaczeniu umowy jako wymagającej weryfikacji.
Asystent działa na serwerze firmy, w tej samej sieci co Archman. Do modelu AI trafiają tylko fragmenty potrzebne do odpowiedzi: treść konkretnej umowy lub wybrane pola rejestru. Pełna baza kontraktów nie jest przesyłana poza infrastrukturę firmy. Skany PDF bez warstwy tekstowej wymagają jednorazowego przetworzenia przez OCR przed pierwszym indeksowaniem.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy danych Archman lub klucz API z uprawnieniami do odczytu rejestru i repozytorium plików.
- Rejestr umów z wypełnionymi polami: numer, data zawarcia, okres wypowiedzenia i data wygaśnięcia.
- Pliki PDF umów i aneksów z warstwą tekstową OCR lub zgoda na jednorazowe przetworzenie skanów.
- Wskazana osoba po stronie firmy do odbioru powiadomień i weryfikacji konfiguracji integracji.
- Spójne nazewnictwo plików aneksów z odniesieniem do numeru umowy podstawowej w nazwie lub treści nagłówka.
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik logistyki
Dzień przed spotkaniem z przewoźnikiem pyta asystenta, co firma ma z tym dostawcą. Chce znać aktualne stawki, numery umów i to, czy po ostatniej zmianie cennika pojawił się aneks.
Z asystentem: Asystent podaje z Archman pełną listę umów i aneksów z tym kontrahentem, aktualne stawki i flaguje brak aneksu po ostatniej notyfikacji o zmianie cen.
Prawnik firmy
Otrzymuje powiadomienie od asystenta z konkretną treścią: umowa na serwis urządzeń chłodniczych, wartość 3 600 zł miesięcznie, ostatni dzień na wypowiedzenie za 47 dni, numer umowy i osoba odpowiedzialna.
Z asystentem: Wie dokładnie, o którą umowę chodzi i ile ma czasu. Otwiera PDF z Archman jednym kliknięciem i decyduje bez szukania w folderach.
Dyrektor finansowy
Przed miesięcznym rozliczeniem prosi asystenta o raport rozbieżności: które faktury od dostawców mają stawki wyższe niż wynika z aktualnych umów w Archman i gdzie brakuje aneksu potwierdzającego zmianę.
Z asystentem: Asystent zwraca listę umów z rozbieżnością i brakującymi aneksami. Dział prawny dostaje gotową listę do uzupełnienia przed kolejną płatnością.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Archman →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie zmienia danych w rejestrze Archman bez potwierdzenia przez uprawnionego pracownika.
- Nie sporządza aneksów ani umów jako dokumentów prawnie wiążących: przygotowuje projekt do zatwierdzenia przez człowieka.
- Nie ocenia ryzyka prawnego klauzul: wskazuje rozbieżności i braki formalne, ocenę zostawia prawnikowi.
- Nie wykrywa zmian cen dostawców bez dostępu do faktur lub danych z systemu finansowo-księgowego firmy.
Pytania o integrację z Archman
Czy asystent działa, jeśli część umów jest poza Archman?
Tak, możemy podłączyć kilka źródeł jednocześnie: Archman jako główny rejestr i np. Excel albo SharePoint, gdzie leżą starsze kontrakty. Asystent przeszukuje wszystkie źródła razem i zaznacza, skąd pochodzi konkretna informacja.
Ile czasu zajmuje wdrożenie integracji z Archman?
Zależy od stanu danych. Jeśli rejestr ma wypełnione pola dat i okresów wypowiedzenia, a pliki mają warstwę tekstową, pierwsze powiadomienia można uruchomić w kilka dni. Porządkowanie brakujących pól i nazewnictwa plików to zwykle kilka do kilkunastu godzin pracy po stronie firmy.
Czy dane umów wychodzą poza firmę podczas pracy asystenta?
Nie. Asystent działa na serwerze firmy, w tej samej sieci co Archman. Do modelu AI trafia tylko fragment potrzebny do konkretnej odpowiedzi: treść akapitu albo wybrane pola rekordu. Pełna baza kontraktów nie jest przesyłana na zewnątrz ani przechowywana poza serwerem firmy.
Czy asystent może śledzić umowy bezterminowe z klauzulą podwyżki?
Tak. Jeśli umowa zawiera zapis o możliwości zmiany stawki przez dostawcę z określonym wyprzedzeniem, asystent sprawdza, czy w Archman pojawił się aneks lub notyfikacja po upłynięciu tego okresu. Brak odpowiedzi na notyfikację dostawcy jest też oznaczany jako pozycja do sprawdzenia.
Piętnaście minut o Archman
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Archman, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Archman jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.