Integracje / WEBCON BPS
Integracja AI z WEBCON BPS
Podłączamy WEBCON BPS przez REST API do endpointu /api/data/v1.0/elements i czytamy atrybuty formularza, etapy obiegu oraz historię kroków każdego elementu procesu. Asystent odpowiada na pytania o status faktury lub umowy, wykrywa przekroczone terminy etapów i streszcza załączone skany PDF dla akceptantów.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod WEBCON BPS. Bez umowy i bez karty.
Czym jest WEBCON BPS
WEBCON BPS to platforma do budowania i obsługi procesów obiegu dokumentów, stosowana przez średnie i duże firmy produkcyjne, budowlane i usługowe. Każda sprawa w systemie to tak zwany element procesu: formularz z polami, listą kroków obiegu, osobami przypisanymi do zadań i terminem realizacji każdego etapu.
Pracownicy obsługują procesy przez przeglądarkę: wypełniają formularze, przekazują dokumenty między etapami i zatwierdzają zadania przypisane w obiegu. System pilnuje terminów i wysyła przypomnienia mailowe. Dane trzyma w relacyjnej bazie SQL Server, a dostęp z zewnątrz odbywa się przez REST API. Konfigurację procesów, atrybutów i kroków obiegu buduje się w narzędziu Designer Studio.
Co podłączamy w WEBCON BPS
- Elementy procesu: numer dokumentu, etap, termin i osoba akceptująca
- Historia kroków obiegu i czas od ostatniej zmiany stanu
- Lista aktywnych zadań przypisanych użytkownikom w procesach
- Załączniki PDF: faktury zakupowe, umowy, protokoły odbioru
- Przekroczone terminy etapów w procesach zakupu, umów i wniosków
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Gdzie stoi faktura od firmy X i kto ją teraz trzyma?"
„Które faktury mają przekroczony termin etapu w tym procesie?"
„Ile spraw w procesie zamówień czeka ponad 5 dni na akceptację?"
„Które umowy kończą się w tym kwartale i nie mają jeszcze aneksu?"
Co dokładnie podłączamy w WEBCON BPS
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyNumer dokumentu, data wpływu, kontrahent, wartość brutto, etap, osoba odpowiedzialna i termin akceptacji
AsystentOdpowiada na pytania o status konkretnej faktury lub umowy, łącząc dane z kilku pól jednocześnie bez zapytania SQL
CzytamyZapis kolejnych zmian etapu z datami, nazwami wykonawców i czasem od ostatniej zmiany stanu
AsystentWykrywa, ile czasu sprawa stoi bez ruchu na danym etapie, i wskazuje osobę, która ostatnio trzymała dokument
CzytamyLista zadań przypisanych do konkretnych osób lub grup w procesach wraz z terminami realizacji
AsystentWskazuje, które sprawy blokuje konkretna osoba i ile zadań czeka na akceptację ponad ustalony limit czasu
CzytamyPliki faktur zakupowych, umów ramowych, protokołów odbioru i specyfikacji dołączonych do formularzy
AsystentWyciąga z dokumentu datę wystawienia, termin płatności, numer PO i kwoty, a następnie porównuje je z atrybutami elementu w systemie
CzytamyEtapy, gdzie upłynął zadeklarowany termin realizacji, wraz z liczbą dni opóźnienia i nazwą procesu
AsystentGeneruje alerty do menedżera przez Teams, maila lub SMS, zanim sprawa trafi do ręcznej eskalacji
CzytamyLimity budżetu projektu i numery zamówień zakupowych powiązane z elementem w formularzu
AsystentSprawdza, czy kwota faktury mieści się w limicie budżetu i czy numer PO na dokumencie zgadza się z tym zapisanym w systemie
Co się zmienia
Biuro przestaje ręcznie sprawdzać status dokumentów, a menedżerowie dostają alerty zanim termin płatności minie i firma zapłaci odsetki.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z WEBCON BPS na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. WEBCON BPS zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z WEBCON BPS
Łączymy się z WEBCON BPS przez REST API pod endpointem /api/data/v1.0/elements. Po stronie systemu zakładamy konto serwisowe z uprawnieniami wyłącznie do odczytu i generujemy token dostępowy. Asystent stoi na serwerze klienta: żadne dokumenty ani dane formularzy nie trafiają do zewnętrznej chmury.
Gdy API nie obejmuje wszystkich potrzebnych danych, na przykład przy niestandardowej konfiguracji procesów, łączymy się do widoków SQL na serwerze bazy danych w trybie tylko do odczytu. Żadnych zmian w danych WEBCON BPS nie wykonujemy bez jawnej zgody użytkownika z uprawnieniami do danej sprawy.
Czego potrzebujemy od Was
- Konto serwisowe z dostępem do REST API WEBCON BPS w trybie tylko do odczytu
- Lista procesów do integracji z opisem atrybutów formularzy i słowników etapów z Designer Studio
- Osoba po stronie IT znająca konfigurację procesów i atrybutów w Designer Studio
- WEBCON BPS w wersji obsługującej REST API lub dostęp do widoków SQL na serwerze bazy danych
- Serwer po stronie firmy do uruchomienia asystenta, bez konieczności wysyłania danych na zewnątrz
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik projektu budowlanego
Kierownik wraca po tygodniu z budowy i ma kilkadziesiąt nieprzeczytanych maili. Wie, że faktury podwykonawców czekają w obiegu WEBCON BPS, ale nie wie, ile z nich ma już przekroczony termin akceptacji i kto je blokuje.
Z asystentem: Asystent podaje w jednej odpowiedzi liczbę faktur z przekroczonym terminem i nazwiska akceptantów. Kierownik w kilka minut wie, do kogo zadzwonić jako pierwszego.
Radca prawny
Do radcy trafia w WEBCON BPS zadanie weryfikacji 30-stronicowej umowy handlowej. Ma już kilka umów w kolejce i nie wie, czy ta wymaga głębszej analizy, czy rutynowego sprawdzenia klauzul standardowych.
Z asystentem: Asystent wyciąga z PDF strony umowy, przedmiot, wartość kontraktu, kary umowne i termin wypowiedzenia. Radca od razu wie, ile czasu potrzebuje na tę sprawę, zanim otworzy plik.
Pracownik działu finansowego
Pracownik sprawdza listę faktur zakupowych w procesie i chce wiedzieć, które mają termin płatności w ciągu 5 dni roboczych, a jeszcze nie przeszły pełnego obiegu akceptacji w WEBCON BPS.
Z asystentem: Asystent zestawia termin płatności z bieżącym etapem obiegu i wskazuje faktury zagrożone opóźnieniem. Pracownik kontaktuje się z akceptantami, zanim firma zapłaci odsetki.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z WEBCON BPS →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie zatwierdza i nie odrzuca dokumentów: każda decyzja w systemie należy do akceptanta z uprawnieniami w WEBCON BPS
- Nie zmienia statusu ani atrybutów elementu w systemie bez jawnej zgody użytkownika z uprawnieniami do danej sprawy
- Nie zastępuje księgowej ani radcy prawnego: streszcza dokumenty i alarmuje, nie interpretuje przepisów podatkowych ani prawnych
- Nie ma dostępu do procesów ani atrybutów spoza zakresu uprawnień skonfigurowanego konta serwisowego
Pytania o integrację z WEBCON BPS
Czy asystent działa przy kilkunastu różnych procesach jednocześnie?
Tak, ale każdy proces w WEBCON BPS ma własną strukturę atrybutów i inny słownik etapów. Przed uruchomieniem mapujemy je oddzielnie. Uruchomienie jednego procesu zajmuje zazwyczaj 3-4 tygodnie. Kilkanaście procesów, np. zakupy, umowy i wnioski wewnętrzne, wydłuża ten czas proporcjonalnie.
Co się stanie, gdy administrator zmieni konfigurację procesu w Designer Studio?
Po zmianie konfiguracji w Designer Studio, np. nowej nazwy atrybutu lub dodanego etapu, mapowanie asystenta wymaga aktualizacji. Asystent może zacząć zwracać puste odpowiedzi dla zmienionych pól. Przy większych rekonfiguracjach warto nas uprzedzić, żebyśmy zsynchronizowali mapowanie przed wdrożeniem zmiany.
Czy asystent może wysyłać alerty przez Microsoft Teams lub SMS?
Tak. Alerty o przekroczonych terminach etapów możemy kierować na Microsoft Teams przez webhook do wybranego kanału lub czatu, mailem do przełożonego osoby akceptującej albo SMS-em. Wybór kanału zależy od narzędzi, których firma używa na co dzień. Konfigurujemy to w trakcie wdrożenia.
Czy asystent działa z WEBCON BPS uruchomionym w chmurze producenta?
Tak, jeśli REST API jest dostępne z sieci klienta lub przez VPN. Przy instalacji on-premise asystent stoi w infrastrukturze firmy i łączy się lokalnie. W wersji chmurowej trzeba sprawdzić, czy plan licencyjny WEBCON BPS umożliwia dostęp API z zewnętrznych aplikacji. Weryfikujemy to na etapie analizy wstępnej.
Piętnaście minut o WEBCON BPS
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod WEBCON BPS, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
WEBCON BPS jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.