Integracje / WEBCON BPS
Dokumenty i dane firmy
Integracja AI: WEBCON BPS
Podłączamy WEBCON BPS przez REST API do endpointu /api/data/v1.0/elements i czytamy atrybuty formularza, etapy obiegu oraz historię kroków każdego elementu procesu. Asystent odpowiada na pytania o status faktury lub umowy, wykrywa przekroczone terminy etapów i streszcza załączone skany PDF dla akceptantów.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem WEBCON BPS?
Łączymy się z WEBCON BPS przez REST API pod endpointem /api/data/v1.0/elements. Po stronie systemu zakładamy konto serwisowe z uprawnieniami wyłącznie do odczytu i generujemy token dostępowy.
- Na start potrzebujemy
- Konto serwisowe z dostępem do REST API WEBCON BPS w trybie tylko do odczytu
- Czego asystent nie robi
- Nie zatwierdza i nie odrzuca dokumentów: każda decyzja w systemie należy do akceptanta z uprawnieniami w WEBCON BPS
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z WEBCON BPS w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Faktury zakupowe WEBCON BPS. Moduł pobiera z WEBCON BPS aktywne elementy procesu obiegu faktur zakupowych i pokazuje je w jednym miejscu: aktualny etap, rolę wykonawcy i liczbę dni w etapie. Dział finansowy widzi od razu, które sprawy wymagają reakcji, bez logowania do WEBCON BPS.
- Pobiera etapy i wykonawców bezpośrednio z /api/data/v1.0/elements
- Oznacza elementy, gdzie czas w etapie przekroczył próg procesu
- Wyświetla rolę aktualnego wykonawcy bez ujawniania danych osobowych
- Otwiera kartę z historią kroków obiegu i podpowiedzią asystenta
- Eksportuje aktualną listę do XLSX dla kontroli wewnętrznej
Pytanie w czacie
Asystent czyta aktywne zadania z WEBCON BPS i grupuje je według roli i etapu. Wysyłka przypomnień następuje dopiero po Waszym zatwierdzeniu.
Ile spraw w procesie zamówień wewnętrznych w WEBCON BPS czeka ponad 5 dni na akceptację kierownika projektu i które z nich mają najwyższy priorytet?
Karta w narzędziu
Karta elementu łączy atrybuty formularza WEBCON BPS z historią kroków obiegu i podpowiedzią asystenta. Wysyłka i eskalacja po Waszym kliknięciu.
Moduł zestawia aktywne elementy z WEBCON BPS z progami terminów procesu. Kliknięcie wiersza otwiera kartę z historią kroków obiegu i podpowiedzią asystenta.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie WEBCON BPS włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyNumer dokumentu, data wpływu, kontrahent, wartość brutto, etap, osoba odpowiedzialna i termin akceptacji
AsystentOdpowiada na pytania o status konkretnej faktury lub umowy, łącząc dane z kilku pól jednocześnie bez zapytania SQL
CzytamyZapis kolejnych zmian etapu z datami, nazwami wykonawców i czasem od ostatniej zmiany stanu
AsystentWykrywa, ile czasu sprawa stoi bez ruchu na danym etapie, i wskazuje osobę, która ostatnio trzymała dokument
CzytamyLista zadań przypisanych do konkretnych osób lub grup w procesach wraz z terminami realizacji
AsystentWskazuje, które sprawy blokuje konkretna osoba i ile zadań czeka na akceptację ponad ustalony limit czasu
CzytamyPliki faktur zakupowych, umów ramowych, protokołów odbioru i specyfikacji dołączonych do formularzy
AsystentWyciąga z dokumentu datę wystawienia, termin płatności, numer PO i kwoty, a następnie porównuje je z atrybutami elementu w systemie
CzytamyEtapy, gdzie upłynął zadeklarowany termin realizacji, wraz z liczbą dni opóźnienia i nazwą procesu
AsystentGeneruje alerty do menedżera przez Teams, maila lub SMS, zanim sprawa trafi do ręcznej eskalacji
CzytamyLimity budżetu projektu i numery zamówień zakupowych powiązane z elementem w formularzu
AsystentSprawdza, czy kwota faktury mieści się w limicie budżetu i czy numer PO na dokumencie zgadza się z tym zapisanym w systemie
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Gdzie stoi faktura od firmy X i kto ją teraz trzyma?”
- „Które faktury mają przekroczony termin etapu w tym procesie?”
- „Ile spraw w procesie zamówień czeka ponad 5 dni na akceptację?”
- „Które umowy kończą się w tym kwartale i nie mają jeszcze aneksu?”
Co się zmienia
Biuro przestaje ręcznie sprawdzać status dokumentów, a menedżerowie dostają alerty zanim termin płatności minie i firma zapłaci odsetki.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
WEBCON BPS to platforma do budowania i obsługi procesów obiegu dokumentów, stosowana przez średnie i duże firmy produkcyjne, budowlane i usługowe. Każda sprawa w systemie to tak zwany element procesu: formularz z polami, listą kroków obiegu, osobami przypisanymi do zadań i terminem realizacji każdego etapu.
Pracownicy obsługują procesy przez przeglądarkę: wypełniają formularze, przekazują dokumenty między etapami i zatwierdzają zadania przypisane w obiegu. System pilnuje terminów i wysyła przypomnienia mailowe. Dane trzyma w relacyjnej bazie SQL Server, a dostęp z zewnątrz odbywa się przez REST API. Konfigurację procesów, atrybutów i kroków obiegu buduje się w narzędziu Designer Studio.
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik projektu budowlanego
Kierownik wraca po tygodniu z budowy i ma kilkadziesiąt nieprzeczytanych maili. Wie, że faktury podwykonawców czekają w obiegu WEBCON BPS, ale nie wie, ile z nich ma już przekroczony termin akceptacji i kto je blokuje.
Z asystentem: Asystent podaje w jednej odpowiedzi liczbę faktur z przekroczonym terminem i nazwiska akceptantów. Kierownik w kilka minut wie, do kogo zadzwonić jako pierwszego.
Radca prawny
Do radcy trafia w WEBCON BPS zadanie weryfikacji 30-stronicowej umowy handlowej. Ma już kilka umów w kolejce i nie wie, czy ta wymaga głębszej analizy, czy rutynowego sprawdzenia klauzul standardowych.
Z asystentem: Asystent wyciąga z PDF strony umowy, przedmiot, wartość kontraktu, kary umowne i termin wypowiedzenia. Radca od razu wie, ile czasu potrzebuje na tę sprawę, zanim otworzy plik.
Pracownik działu finansowego
Pracownik sprawdza listę faktur zakupowych w procesie i chce wiedzieć, które mają termin płatności w ciągu 5 dni roboczych, a jeszcze nie przeszły pełnego obiegu akceptacji w WEBCON BPS.
Z asystentem: Asystent zestawia termin płatności z bieżącym etapem obiegu i wskazuje faktury zagrożone opóźnieniem. Pracownik kontaktuje się z akceptantami, zanim firma zapłaci odsetki.
Jak się łączymy
Łączymy się z WEBCON BPS przez REST API pod endpointem /api/data/v1.0/elements. Po stronie systemu zakładamy konto serwisowe z uprawnieniami wyłącznie do odczytu i generujemy token dostępowy. Asystent stoi na serwerze klienta: pliki i bazy zostają na serwerze firmy, a do modelu trafia tylko to, co potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta.
Gdy API nie obejmuje wszystkich potrzebnych danych, na przykład przy niestandardowej konfiguracji procesów, łączymy się do widoków SQL na serwerze bazy danych w trybie tylko do odczytu. Żadnych zmian w danych WEBCON BPS nie wykonujemy bez jawnej zgody użytkownika z uprawnieniami do danej sprawy.
Czego potrzebujemy od Was
- Konto serwisowe z dostępem do REST API WEBCON BPS w trybie tylko do odczytu
- Lista procesów do integracji z opisem atrybutów formularzy i słowników etapów z Designer Studio
- Osoba po stronie IT znająca konfigurację procesów i atrybutów w Designer Studio
- WEBCON BPS w wersji obsługującej REST API lub dostęp do widoków SQL na serwerze bazy danych
- Serwer po stronie firmy do uruchomienia asystenta, bez konieczności wysyłania danych na zewnątrz
Czego asystent nie robi
- Nie zatwierdza i nie odrzuca dokumentów: każda decyzja w systemie należy do akceptanta z uprawnieniami w WEBCON BPS
- Nie zmienia statusu ani atrybutów elementu w systemie bez jawnej zgody użytkownika z uprawnieniami do danej sprawy
- Nie zastępuje księgowej ani radcy prawnego: streszcza dokumenty i alarmuje, nie interpretuje przepisów podatkowych ani prawnych
- Nie ma dostępu do procesów ani atrybutów spoza zakresu uprawnień skonfigurowanego konta serwisowego
Częste pytania
Czy asystent działa przy kilkunastu różnych procesach jednocześnie?
Tak, ale każdy proces w WEBCON BPS ma własną strukturę atrybutów i inny słownik etapów. Przed uruchomieniem mapujemy je oddzielnie. Uruchomienie jednego procesu zajmuje zazwyczaj 3-4 tygodnie. Kilkanaście procesów, np. zakupy, umowy i wnioski wewnętrzne, wydłuża ten czas proporcjonalnie.
Co się stanie, gdy administrator zmieni konfigurację procesu w Designer Studio?
Po zmianie konfiguracji w Designer Studio, np. nowej nazwy atrybutu lub dodanego etapu, mapowanie asystenta wymaga aktualizacji. Asystent może zacząć zwracać puste odpowiedzi dla zmienionych pól. Przy większych rekonfiguracjach warto nas uprzedzić, żebyśmy zsynchronizowali mapowanie przed wdrożeniem zmiany.
Czy asystent może wysyłać alerty przez Microsoft Teams lub SMS?
Tak. Alerty o przekroczonych terminach etapów możemy kierować na Microsoft Teams przez webhook do wybranego kanału lub czatu, mailem do przełożonego osoby akceptującej albo SMS-em. Wybór kanału zależy od narzędzi, których firma używa na co dzień. Konfigurujemy to w trakcie wdrożenia.
Czy asystent działa z WEBCON BPS uruchomionym w chmurze producenta?
Tak, jeśli REST API jest dostępne z sieci klienta lub przez VPN. Przy instalacji on-premise asystent stoi w infrastrukturze firmy i łączy się lokalnie. W wersji chmurowej trzeba sprawdzić, czy plan licencyjny WEBCON BPS umożliwia dostęp API z zewnętrznych aplikacji. Weryfikujemy to na etapie analizy wstępnej.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: dokumenty i dane firmy
WEBCON BPS jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.