Integracje / Open Nexus
Integracja AI z Open Nexus
Podłączamy API Open Nexus i pobieramy aktywne postępowania zakupowe wraz z ofertami dostawców. Asystent zestawia dane z każdej oferty w jednej tabeli, pilnuje terminów składania i sygnalizuje wzrost cen względem historii zamówień.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Open Nexus. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Open Nexus
Open Nexus to platforma do zarządzania postępowaniami zakupowymi. Używają jej głównie firmy z regulaminami zakupowymi: producenci, dystrybutorzy i organizacje obsługujące wielu dostawców równolegle. W jednym miejscu trzyma zapytania ofertowe, odpowiedzi kontrahentów i dokumentację każdego postępowania od ogłoszenia do wyboru dostawcy.
Na co dzień pracownik zakupów przegląda listę aktywnych postępowań, sprawdza, które oferty wpłynęły, i pilnuje, kiedy zamykają się kolejne terminy. Platforma ma moduły na formularze zapytań, odpowiedzi dostawców, ocenę ofert według kryteriów i raporty z postępowań. Dane przechowuje na serwerze platformy; eksport do arkusza dostępny bez konfiguracji.
Co podłączamy w Open Nexus
- Nagłówek postępowania: numer ZO, tytuł, termin z godziną, osoba prowadząca
- Formularz oferty dostawcy: cena netto, termin realizacji, warunki płatności, uwagi
- Eksport arkusza postępowania: dostawcy w wierszach, pola oferty w kolumnach
- Status aktywnych postępowań: liczba złożonych ofert i brakujące odpowiedzi
- Raport z postępowania: ocena ofert, punktacja kryteriów, dane do protokołu
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Które postępowania zamykają się w tym tygodniu i od kogo brakuje oferty?"
„Porównaj oferty na to postępowanie i zaznacz te z zastrzeżeniami w uwagach"
„Czy cena dostawcy ABC na tę pozycję wzrosła względem ostatniego zamówienia?"
„Przygotuj szkic protokołu wyboru dla postępowania ZO/2025/087"
Co dokładnie podłączamy w Open Nexus
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyLista wymaganych certyfikatów, standardów i warunków handlowych wpisanych w nagłówku postępowania przez osobę prowadzącą
AsystentSprawdza, czy każda złożona oferta spełnia wymogi formalne ze specyfikacji, i oznacza rozbieżności w tabeli porównawczej
CzytamyTreść pola 'Dodatkowe warunki' i stopki formularza oferty, którą dostawca wypełnia dowolnym tekstem
AsystentWyciąga zdania zmieniające sens oferty, np. minimalne ilości lub sezonowe ograniczenia terminu realizacji, i flaguje je w osobnej kolumnie zamiast pomijać przy pośpiechu
CzytamyMinimalna ilość zamówienia podana przez dostawcę i data, do kiedy obowiązuje złożona cena jednostkowa
AsystentDołącza te pola do tabeli porównawczej i ostrzega, gdy data ważności oferty mija przed planowanym terminem zatwierdzenia postępowania
CzytamyArchiwalne ceny, indeksy materiałów i daty zamówień z plików Excel prowadzonych równolegle do platformy zakupowej
AsystentŁączy dane z bieżącego postępowania z historią z arkusza i pokazuje, jak cena tego samego indeksu zmieniała się u danego dostawcy przez ostatni rok
CzytamyLiczba dni roboczych na wybór dostawcy po wpłynięciu ostatniej oferty, wynikająca z wewnętrznego regulaminu zakupów firmy
AsystentMonitoruje, które postępowania przekroczyły regulaminowy próg czasu na decyzję, i sygnalizuje to przełożonemu działu zakupów, zanim sprawa stanie się problemem audytowym
CzytamyCeny wszystkich indeksów zakupionych od jednego dostawcy w ciągu ostatnich 12 miesięcy ze wszystkich zakończonych postępowań
AsystentZestawia kierunek zmian cen w całym portfolio zakupowym dostawcy i odróżnia systematyczny wzrost od jednorazowego skoku na pojedynczej pozycji
Co się zmienia
Dział zakupów zaczyna dzień od jednego widoku ze statusem wszystkich postępowań, a podwyżki u dostawców wychodzą na jaw przed zatwierdzeniem wyboru, nie po fakturze.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Open Nexus na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Open Nexus zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Open Nexus
Open Nexus udostępnia API, przez które pobieramy listę aktywnych postępowań, dane nagłówkowe i złożone oferty dostawców. Połączenie działa w trybie odczytu: asystent nie zmienia danych w platformie, nie edytuje postępowań i nie składa żadnych odpowiedzi w imieniu firmy. Asystent działa na serwerze klienta, więc dane z postępowań nie opuszczają jego sieci.
Dla firm, które nie chcą na starcie angażować IT w konfigurację API, możliwy jest eksport pliku bezpośrednio z Open Nexus: dostawcy w wierszach, pola formularza ofertowego w kolumnach. Asystent odczytuje plik z folderu ze wspólnym dostępem. Oba tryby można łączyć: API dla bieżących postępowań, eksport pliku dla archiwum lub jednorazowego sprawdzenia.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do Open Nexus z uprawnieniami do odczytu listy postępowań i złożonych ofert
- Historia zakupów: plik Excel lub eksport z platformy z poprzednich postępowań z cenami
- Osoba po stronie klienta, która zna strukturę danych w Open Nexus i może sprawdzić poprawność pierwszych wyciągów
- Wersja Open Nexus z aktywnym API lub możliwością eksportu postępowania do arkusza
- Ustalone progi alertów cenowych: o ile procent lub złotych wzrost ceny ma generować flagę przed zatwierdzeniem
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik działu zakupów
Rano przed spotkaniem otwiera jeden widok w portalu zamiast pięciu zakładek Open Nexus. Widzi, które z kilkunastu postępowań zamykają się w tym tygodniu, od których dostawców brakuje ofert i które wymagają jego decyzji tego dnia.
Z asystentem: Asystent zebrał dane ze wszystkich aktywnych postępowań i ułożył je w jedną listę z priorytetami. Kierownik wie, co wymaga uwagi, bez ręcznego sprawdzania każdego postępowania z osobna.
Pracownik zakupów
Pięć odpowiedzi na jedno zapytanie ofertowe: trzy PDF-y, tabela w mailu i formularz z Open Nexus. Różny układ, różne formaty dat. Żeby rzetelnie porównać, ktoś przez ponad godzinę przepisuje dane do wspólnego arkusza.
Z asystentem: Asystent wyciąga z każdego pliku te same pola i układa je w jednej tabeli. Pole uwag i zastrzeżeń trafia do osobnej kolumny i nie ginie przy pośpiechu. Pracownik dostaje gotowe zestawienie zamiast przepisywać ręcznie.
Specjalista ds. zakupów
Przy porównaniu ofert w Open Nexus jeden dostawca znowu podaje najniższą cenę, ale ostatnie zamówienie od niego było kilka miesięcy temu. Nie ma czasu przeszukiwać starych arkuszy, żeby sprawdzić, czy to norma czy wzrost.
Z asystentem: Asystent zestawia aktualną ofertę z historią zakupów od tego dostawcy dla tego samego indeksu i pokazuje poprzednią zatwierdzoną cenę oraz różnicę. Specjalista podejmuje decyzję świadomie, zanim zatwierdzi wybór.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Open Nexus →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie zatwierdza wyboru dostawcy ani nie podpisuje protokołu: decyzja i podpis należą do osoby odpowiedzialnej za postępowanie.
- Nie zmienia danych w Open Nexus: nie edytuje postępowań, nie usuwa ofert i nie składa odpowiedzi w imieniu firmy.
- Nie wysyła powiadomień ani korespondencji do dostawców: komunikacja z kontrahentami zostaje po stronie pracownika zakupów.
- Nie zastępuje audytu: przygotowuje szkic protokołu z danymi i punktacją, ale treść wymaga weryfikacji przez człowieka przed przekazaniem do akt.
Pytania o integrację z Open Nexus
Co jeśli dopiero zaczęliśmy z Open Nexus i nie mamy historii zakupów?
Do porównania trendów cenowych wystarczy historia z pliku Excel prowadzonego wcześniej. Jeśli jej nie ma, asystent działa od pierwszego postępowania i buduje referencje na bieżąco. Alerty cenowe włączają się, gdy pojawi się przynajmniej jedno poprzednie zamówienie na dany indeks u danego dostawcy.
Czy ceny z ofert dostawców są bezpieczne, skoro asystent je odczytuje?
Asystent działa na serwerze firmy i dane z postępowań nie trafiają do zewnętrznych usług. Ceny dostawców widoczne są tylko dla użytkowników z dostępem do portalu, tak jak dane w samym Open Nexus. Połączenie przez API działa w trybie odczytu, bez możliwości wyprowadzenia danych poza serwer klienta.
Czy asystent działa, gdy kilka osób prowadzi osobne postępowania jednocześnie?
Tak. Asystent zbiera postępowania z całej platformy i przypisuje je do osób prowadzących według danych z Open Nexus. Każdy widzi swoje postępowania i alerty, a kierownik może przejrzeć wszystkie naraz. To eliminuje sytuację, gdzie każdy prowadzi własny plik Excel i nikt nie ma widoku całości.
Jak asystent obsługuje oferty w walutach obcych od zagranicznych dostawców?
Asystent odczytuje walutę z pola ceny i oznacza ją przy każdej pozycji w zestawieniu. Przeliczenia na złote według ustalonego kursu można skonfigurować, żeby tabela porównawcza była jednorodna. Alerty cenowe porównują wtedy ceny w tej samej walucie, żeby kurs nie powodował fałszywych sygnałów wzrostu.
Piętnaście minut o Open Nexus
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Open Nexus, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Portale i marketplace
Open Nexus jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.