Integracje / inEwi
Integracja AI z inEwi
Podłączamy kartę obecności inEwi z wpisami RFiD i biometrycznymi, salda urlopowe z zakładki Urlopy, moduł Grafiki oraz nadgodziny z podziałem na stawkę 50% i 100%. Asystent odpowiada na pytania o nieobecności, pilnuje zaległych urlopów i przygotowuje zestawienie do listy płac.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod inEwi. Bez umowy i bez karty.
Czym jest inEwi
inEwi to system rejestracji czasu pracy przeznaczony dla firm, które chcą prowadzić elektroniczną ewidencję obecności zamiast papierowych list. Pracownicy potwierdzają obecność kartą RFiD albo czytnikiem biometrycznym przy wejściu i wyjściu z pracy. Na co dzień menedżer sprawdza stan zespołu przez przeglądarkę, kadrowa zarządza wnioskami urlopowymi i grafikami, a system sam wylicza nadgodziny na koniec okresu rozliczeniowego.
System obejmuje moduł Karty obecności, zakładkę Urlopy z saldami i zaległościami, moduł Grafiki do planowania harmonogramów zmian oraz automatyczne wyliczanie nadgodzin z podziałem na stawki. Wpisy z czytników RFiD i biometrycznych trafiają do tej samej bazy co wpisy ręczne. Integracja z asystentem działa przez REST API dostępne w wyższych planach lub przez cykliczny import pliku CSV przy planie podstawowym.
Co podłączamy w inEwi
- Karta obecności: godziny wejścia i wyjścia, wpisy RFiD i biometryczne
- Statusy nieobecności: U (urlop), CH (zwolnienie lekarskie), D (delegacja)
- Salda urlopowe z zakładki Urlopy: pozostałe dni i zaległości z poprzedniego roku
- Moduł Grafiki: harmonogramy zmian i planowane dni pracy dla każdego pracownika
- Nadgodziny wyliczone z podziałem na stawkę 50% i 100% do zestawienia płacowego
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Kto z działu logistyki był dziś nieobecny bez wcześniejszego zgłoszenia?"
„Ile nadgodzin nazbierał Tomek w tym kwartale?"
„Którzy pracownicy mają zaległy urlop do wykorzystania przed 30 września?"
„Czy wszyscy pracownicy mają uzupełnione karty obecności za ostatni tydzień?"
Co dokładnie podłączamy w inEwi
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyZnaczniki czasu wejścia i wyjścia z każdego dnia, ze źródłem wpisu: czytnik RFiD, biometryczny lub ręczne wprowadzenie
AsystentSprawdza listę obecnych i nieobecnych na żądanie kierownika, sygnalizuje wprost brak rejestracji przy zaplanowanej zmianie i odróżnia odbitkę karty od wpisu ręcznego
CzytamyKody literowe przypisane do dni: U (urlop), CH (zwolnienie lekarskie), D (delegacja) oraz brak jakiegokolwiek wpisu
AsystentPodaje przyczynę nieobecności przy pytaniu o zespół i rozróżnia zgłoszoną absencję od sytuacji, gdy pracownik nie przyszedł bez żadnego wpisu w systemie
CzytamyPozostałe dni urlopu bieżącego roku i zaległości z poprzedniego, widoczne w zakładce Urlopy, z podziałem na każdego pracownika
AsystentCo tydzień generuje listę pracowników zbliżających się do terminu 30 września, wykrywa ujemne saldo przed zatwierdzeniem wniosku i wysyła gotowy wykaz do kadrowej lub kierownika
CzytamyHarmonogramy zmian i planowane godziny pracy każdego pracownika na dany tydzień lub miesiąc
AsystentPorównuje plan z rzeczywistymi rejestracjami, wykrywa systematyczne rozbieżności między zaplanowaną a faktyczną godziną przyjścia i oznacza je do weryfikacji
CzytamyGodziny ponad normę z podziałem na stawkę 50% i 100%, gotowe do przekazania do zestawienia płacowego
AsystentSumuje nadgodziny pracownika za wybrany okres i zaznacza osoby, które przekroczyły tygodniowy limit godzin pracy w danym miesiącu
CzytamyKonflikty między modułami: urlop w grafiku przy jednoczesnej rejestracji RFiD, L4 niezamknięte w terminie, delegacja bez diety
AsystentWyłapuje rozbieżności wymagające ręcznej decyzji i oznacza je jako flagi przed zamknięciem miesiąca, zanim wpłyną na listę płac
CzytamyZbiorczy przekrój: godziny normalne i nadgodziny, typy i liczba dni nieobecności, dni całkowicie bez wpisu wymagające wyjaśnienia
AsystentPrzygotowuje plik z flagami przy wierszach do weryfikacji, gotowy do przekazania do Sage Kadry albo Symfonii Kadr i Płac bez ręcznego zbierania danych w arkuszu
Co się zmienia
Kierownik przed każdą odprawą zna listę nieobecnych z przyczyną, bez logowania do panelu inEwi i bez czekania na raport z HR.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z inEwi na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. inEwi zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z inEwi
Z inEwi łączymy się przez REST API, które udostępnia dane w czasie rzeczywistym. Dostęp do API zależy od planu abonamentowego: przy planie podstawowym możliwy jest cykliczny import pliku CSV z eksportu ręcznego. W obu trybach asystent pracuje wyłącznie w trybie odczytu. Żadna zmiana w inEwi nie następuje bez wyraźnego polecenia i nadanych uprawnień zapisu po stronie klienta.
Asystent stoi na serwerze firmy albo w prywatnej chmurze, dzięki czemu dane o obecności pracowników nie trafiają do zewnętrznych serwisów. Jeśli planujecie inną konfigurację, wdrożenie wymaga wpisu w rejestrze czynności przetwarzania i umowy powierzenia danych osobowych. Reguły dostępu ustawiamy tak, żeby kierownik widział tylko swój dział, właściciel całą firmę, a kadrowa zakres odpowiedni do swojej roli.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do REST API inEwi (wyższy plan abonamentowy) albo możliwość regularnego eksportu CSV
- Schemat działów i ról: kto może pytać o jakich pracowników i w jakim zakresie
- Osoba po stronie klienta do weryfikacji pierwszych zestawień i zatwierdzania flag
- Zaktualizowana polityka prywatności i poinformowanie pracowników zgodnie z RODO
- Decyzja, które sytuacje mają wywoływać automatyczne powiadomienie, a które czekają na zapytanie
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik produkcji
Każdego ranka przed odprawą logował się do inEwi, filtrował widok po dziale i sprawdzał każdego pracownika z osobna. Sam przegląd zajmował mu kilkanaście minut, zanim w ogóle zaczął odprawę.
Z asystentem: Wysyła jedno pytanie do asystenta i dostaje listę nieobecnych z przyczyną lub informacją o braku zgłoszenia. Odprawa zaczyna się na czas, bez klikania w system.
Specjalista kadr i płac
Pod koniec miesiąca ręcznie zliczała nadgodziny i typy nieobecności z inEwi, szukała dni bez żadnego wpisu i przenosiła dane do arkusza przed wysłaniem do programu płacowego.
Z asystentem: Dostaje gotowe zestawienie z flagami przy wierszach wymagających uwagi. Weryfikuje oznaczone pozycje i zatwierdza dane zamiast budować tabelę od zera.
Właściciel firmy
Przed rozmową z pracownikiem chciał wiedzieć, ile zaległego urlopu ta osoba ma do wykorzystania i czy zbliża się termin 30 września, ale nie chciał angażować kadrowej w każde takie pytanie.
Z asystentem: Asystent podaje saldo urlopowe, liczbę zaległych dni i czas pozostały do terminu. Właściciel wchodzi na rozmowę z konkretnymi liczbami, bez pośredników.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z inEwi →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie decyduje o wynagrodzeniu: przygotowuje dane i zaznacza miejsca do weryfikacji, decyzja merytoryczna zostaje przy człowieku
- Nie zatwierdza samodzielnie wniosków urlopowych ani nie zmienia grafiku bez wyraźnego polecenia i nadanych uprawnień zapisu
- Nie zastępuje kadrowej przy zamknięciu miesiąca: wskazuje niezgodności, ale ich korekta wymaga ręcznego potwierdzenia po stronie firmy
- Nie ma wglądu w dane pracowników spoza przypisanego działu, chyba że rola użytkownika wyraźnie to dopuszcza w konfiguracji
Pytania o integrację z inEwi
Czy asystent działa, gdy inEwi jest chwilowo niedostępne?
Asystent odpowiada na podstawie ostatnich pobranych danych i wyraźnie zaznacza, że dane pochodzą z poprzedniego odświeżenia wraz z jego datą i godziną. Nie uzupełnia luk z własnych domysłów. Przy połączeniu przez API dane wracają automatycznie po przywróceniu dostępu, przy imporcie CSV moment aktualizacji zależy od harmonogramu eksportu.
Czy możemy ograniczyć, o jakich pracownikach pyta dany kierownik?
Tak, to część konfiguracji integracji, którą ustawiamy przed uruchomieniem. Kierownik dostaje wgląd wyłącznie w swój dział. Pytanie o pracownika spoza przypisanego zakresu kończy się odmową, nie odpowiedzią z danymi. Zakres ról można zmieniać bez konieczności ponownego wdrażania całej integracji.
Co się dzieje z danymi pracowników po zakończeniu współpracy?
Asystent nie przechowuje trwałej kopii danych z inEwi po swojej stronie. Po zakończeniu integracji dostęp do API odcięty jest po stronie inEwi, a dane tymczasowe usuwamy na żądanie. Szczegółowy tryb postępowania z danymi zapisujemy w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych przed startem.
Czy integracja zadziała, gdy część osób jest zatrudniona na umowę zlecenie?
Tak, o ile inEwi rejestruje czas pracy tych osób i mają oni wpisy w karcie obecności. Asystent czyta zapisy niezależnie od rodzaju umowy. Jeśli zleceniobiorcy mają osobny sposób ewidencji czasu albo inny identyfikator w systemie, omawiamy to przy konfiguracji, bo zakres dostępnych pól może się różnić od pracowników etatowych.
Piętnaście minut o inEwi
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod inEwi, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Kadry, płace i rekrutacja
inEwi jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.