Integracje / inEwi
Kadry, płace i rekrutacja
Integracja AI: inEwi
Podłączamy kartę obecności inEwi z wpisami RFiD i biometrycznymi, salda urlopowe z zakładki Urlopy, moduł Grafiki oraz nadgodziny z podziałem na stawkę 50% i 100%. Asystent odpowiada na pytania o nieobecności, pilnuje zaległych urlopów i przygotowuje zestawienie do listy płac.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem inEwi?
Z inEwi łączymy się przez REST API, które udostępnia dane w czasie rzeczywistym. Dostęp do API zależy od planu abonamentowego: przy planie podstawowym możliwy jest cykliczny import pliku CSV z eksportu ręcznego.
- Na start potrzebujemy
- Dostęp do REST API inEwi (wyższy plan abonamentowy) albo możliwość regularnego eksportu CSV
- Czego asystent nie robi
- Nie decyduje o wynagrodzeniu: przygotowuje dane i zaznacza miejsca do weryfikacji, decyzja merytoryczna zostaje przy człowieku
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z inEwi w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Karty obecności z inEwi. Moduł zbiera wpisy RFiD i biometryczne z inEwi i układa je w dzienny przegląd dla każdego pracownika. Kadrowa i kierownicy widzą od razu, kto jest na miejscu, kto ma kod nieobecności, a przy kim brakuje jakiegokolwiek wpisu.
- Wyświetla źródło każdego wpisu: czytnik RFiD, biometryczny lub ręczny
- Oznacza dni bez żadnej rejestracji przy zaplanowanej zmianie jako flagę err
- Grupuje nieobecności według kodu inEwi: U, CH, D i brak wpisu
- Porównuje rejestracje z harmonogramem i wyróżnia rozbieżności do weryfikacji
- Eksportuje tygodniowe zestawienie do XLSX gotowe dla kadrowej
Pytanie w czacie
Asystent czyta salda wprost z inEwi i układa je według pilności, zanim kadrowa zacznie dzwonić.
Którzy pracownicy mają jeszcze zaległy urlop z poprzedniego roku i ile dni zostało? Sprawdź w inEwi, bo termin już blisko.
Karta w narzędziu
Karta z inEwi w jednym miejscu: źródło wpisu, podział nadgodzin i flaga przed zamknięciem miesiąca.
Jeden ekran zastępuje ręczne przeglądanie kart w inEwi: kierownik widzi, kto jest na zmianie, zanim zacznie odprawę.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie inEwi włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyZnaczniki czasu wejścia i wyjścia z każdego dnia, ze źródłem wpisu: czytnik RFiD, biometryczny lub ręczne wprowadzenie
AsystentSprawdza listę obecnych i nieobecnych na żądanie kierownika, sygnalizuje wprost brak rejestracji przy zaplanowanej zmianie i odróżnia odbitkę karty od wpisu ręcznego
CzytamyKody literowe przypisane do dni: U (urlop), CH (zwolnienie lekarskie), D (delegacja) oraz brak jakiegokolwiek wpisu
AsystentPodaje przyczynę nieobecności przy pytaniu o zespół i rozróżnia zgłoszoną absencję od sytuacji, gdy pracownik nie przyszedł bez żadnego wpisu w systemie
CzytamyPozostałe dni urlopu bieżącego roku i zaległości z poprzedniego, widoczne w zakładce Urlopy, z podziałem na każdego pracownika
AsystentCo tydzień generuje listę pracowników zbliżających się do terminu 30 września, wykrywa ujemne saldo przed zatwierdzeniem wniosku i wysyła gotowy wykaz do kadrowej lub kierownika
CzytamyHarmonogramy zmian i planowane godziny pracy każdego pracownika na dany tydzień lub miesiąc
AsystentPorównuje plan z rzeczywistymi rejestracjami, wykrywa systematyczne rozbieżności między zaplanowaną a faktyczną godziną przyjścia i oznacza je do weryfikacji
CzytamyGodziny ponad normę z podziałem na stawkę 50% i 100%, gotowe do przekazania do zestawienia płacowego
AsystentSumuje nadgodziny pracownika za wybrany okres i zaznacza osoby, które przekroczyły tygodniowy limit godzin pracy w danym miesiącu
CzytamyKonflikty między modułami: urlop w grafiku przy jednoczesnej rejestracji RFiD, L4 niezamknięte w terminie, delegacja bez diety
AsystentWyłapuje rozbieżności wymagające ręcznej decyzji i oznacza je jako flagi przed zamknięciem miesiąca, zanim wpłyną na listę płac
CzytamyZbiorczy przekrój: godziny normalne i nadgodziny, typy i liczba dni nieobecności, dni całkowicie bez wpisu wymagające wyjaśnienia
AsystentPrzygotowuje plik z flagami przy wierszach do weryfikacji, gotowy do przekazania do Sage Kadry albo Symfonii Kadr i Płac bez ręcznego zbierania danych w arkuszu
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Kto z działu logistyki był dziś nieobecny bez wcześniejszego zgłoszenia?”
- „Ile nadgodzin nazbierał Tomek w tym kwartale?”
- „Którzy pracownicy mają zaległy urlop do wykorzystania przed 30 września?”
- „Czy wszyscy pracownicy mają uzupełnione karty obecności za ostatni tydzień?”
Co się zmienia
Kierownik przed każdą odprawą zna listę nieobecnych z przyczyną, bez logowania do panelu inEwi i bez czekania na raport z HR.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
inEwi to system rejestracji czasu pracy przeznaczony dla firm, które chcą prowadzić elektroniczną ewidencję obecności zamiast papierowych list. Pracownicy potwierdzają obecność kartą RFiD albo czytnikiem biometrycznym przy wejściu i wyjściu z pracy. Na co dzień menedżer sprawdza stan zespołu przez przeglądarkę, kadrowa zarządza wnioskami urlopowymi i grafikami, a system sam wylicza nadgodziny na koniec okresu rozliczeniowego.
System obejmuje moduł Karty obecności, zakładkę Urlopy z saldami i zaległościami, moduł Grafiki do planowania harmonogramów zmian oraz automatyczne wyliczanie nadgodzin z podziałem na stawki. Wpisy z czytników RFiD i biometrycznych trafiają do tej samej bazy co wpisy ręczne. Integracja z asystentem działa przez REST API dostępne w wyższych planach lub przez cykliczny import pliku CSV przy planie podstawowym.
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik produkcji
Każdego ranka przed odprawą logował się do inEwi, filtrował widok po dziale i sprawdzał każdego pracownika z osobna. Sam przegląd zajmował mu kilkanaście minut, zanim w ogóle zaczął odprawę.
Z asystentem: Wysyła jedno pytanie do asystenta i dostaje listę nieobecnych z przyczyną lub informacją o braku zgłoszenia. Odprawa zaczyna się na czas, bez klikania w system.
Specjalista kadr i płac
Pod koniec miesiąca ręcznie zliczała nadgodziny i typy nieobecności z inEwi, szukała dni bez żadnego wpisu i przenosiła dane do arkusza przed wysłaniem do programu płacowego.
Z asystentem: Dostaje gotowe zestawienie z flagami przy wierszach wymagających uwagi. Weryfikuje oznaczone pozycje i zatwierdza dane zamiast budować tabelę od zera.
Właściciel firmy
Przed rozmową z pracownikiem chciał wiedzieć, ile zaległego urlopu ta osoba ma do wykorzystania i czy zbliża się termin 30 września, ale nie chciał angażować kadrowej w każde takie pytanie.
Z asystentem: Asystent podaje saldo urlopowe, liczbę zaległych dni i czas pozostały do terminu. Właściciel wchodzi na rozmowę z konkretnymi liczbami, bez pośredników.
Jak się łączymy
Z inEwi łączymy się przez REST API, które udostępnia dane w czasie rzeczywistym. Dostęp do API zależy od planu abonamentowego: przy planie podstawowym możliwy jest cykliczny import pliku CSV z eksportu ręcznego. W obu trybach asystent pracuje wyłącznie w trybie odczytu. Żadna zmiana w inEwi nie następuje bez wyraźnego polecenia i nadanych uprawnień zapisu po stronie klienta.
Pliki, bazy i historia rozmów zostają na serwerze firmy, a do modelu trafia tylko to, co potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta. Jeśli planujecie inną konfigurację, wdrożenie wymaga wpisu w rejestrze czynności przetwarzania i umowy powierzenia danych osobowych. Reguły dostępu ustawiamy tak, żeby kierownik widział tylko swój dział, właściciel całą firmę, a kadrowa zakres odpowiedni do swojej roli.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do REST API inEwi (wyższy plan abonamentowy) albo możliwość regularnego eksportu CSV
- Schemat działów i ról: kto może pytać o jakich pracowników i w jakim zakresie
- Osoba po stronie klienta do weryfikacji pierwszych zestawień i zatwierdzania flag
- Zaktualizowana polityka prywatności i poinformowanie pracowników zgodnie z RODO
- Decyzja, które sytuacje mają wywoływać automatyczne powiadomienie, a które czekają na zapytanie
Czego asystent nie robi
- Nie decyduje o wynagrodzeniu: przygotowuje dane i zaznacza miejsca do weryfikacji, decyzja merytoryczna zostaje przy człowieku
- Nie zatwierdza samodzielnie wniosków urlopowych ani nie zmienia grafiku bez wyraźnego polecenia i nadanych uprawnień zapisu
- Nie zastępuje kadrowej przy zamknięciu miesiąca: wskazuje niezgodności, ale ich korekta wymaga ręcznego potwierdzenia po stronie firmy
- Nie ma wglądu w dane pracowników spoza przypisanego działu, chyba że rola użytkownika wyraźnie to dopuszcza w konfiguracji
Częste pytania
Czy asystent działa, gdy inEwi jest chwilowo niedostępne?
Asystent odpowiada na podstawie ostatnich pobranych danych i wyraźnie zaznacza, że dane pochodzą z poprzedniego odświeżenia wraz z jego datą i godziną. Nie uzupełnia luk z własnych domysłów. Przy połączeniu przez API dane wracają automatycznie po przywróceniu dostępu, przy imporcie CSV moment aktualizacji zależy od harmonogramu eksportu.
Czy możemy ograniczyć, o jakich pracownikach pyta dany kierownik?
Tak, to część konfiguracji integracji, którą ustawiamy przed uruchomieniem. Kierownik dostaje wgląd wyłącznie w swój dział. Pytanie o pracownika spoza przypisanego zakresu kończy się odmową, nie odpowiedzią z danymi. Zakres ról można zmieniać bez konieczności ponownego wdrażania całej integracji.
Co się dzieje z danymi pracowników po zakończeniu współpracy?
Asystent nie przechowuje trwałej kopii danych z inEwi po swojej stronie. Po zakończeniu integracji dostęp do API odcięty jest po stronie inEwi, a dane tymczasowe usuwamy na żądanie. Szczegółowy tryb postępowania z danymi zapisujemy w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych przed startem.
Czy integracja zadziała, gdy część osób jest zatrudniona na umowę zlecenie?
Tak, o ile inEwi rejestruje czas pracy tych osób i mają oni wpisy w karcie obecności. Asystent czyta zapisy niezależnie od rodzaju umowy. Jeśli zleceniobiorcy mają osobny sposób ewidencji czasu albo inny identyfikator w systemie, omawiamy to przy konfiguracji, bo zakres dostępnych pól może się różnić od pracowników etatowych.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: kadry, płace i rekrutacja
inEwi jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.