Integracje / Recruitee
Kadry, płace i rekrutacja
Integracja AI: Recruitee
Podłączamy profile kandydatów, etapy lejka rekrutacji i pliki CV przez REST API Recruitee. Asystent codziennie przegląda nowe aplikacje, porównuje ich treść z wymaganiami stanowiska i wskazuje, kto czeka bez odpowiedzi od kilku dni.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Recruitee włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyZdarzenia application.created i application.stage_changed wysyłane przez system przy nowej aplikacji lub zmianie etapu kandydata.
AsystentOdbiera powiadomienie w czasie rzeczywistym i dołącza kandydata do kolejki przeglądu, bez konieczności odpytywania API co kilka minut.
CzytamyCustom fields dodane przez firmę do profilu kandydata, na przykład własny termin ważności zgody RODO albo dodatkowe kwalifikacje.
AsystentCzyta wartości pól i włącza je do codziennego przeglądu, na przykład zestawienia profili, których firmowy termin zgody wypada najwcześniej.
CzytamyPole source przy każdej aplikacji: Pracuj.pl, LinkedIn, polecenie, strona kariery lub inne kanały skonfigurowane przez firmę w ogłoszeniu.
AsystentZestawia, które kanały rekrutacyjne dostarczają kandydatów przechodzących przez kolejne etapy, a które przynoszą dużo CV zatrzymujących się na wejściu.
CzytamyLista otwartych ofert pracy z liczbą aplikacji z ostatnich 7 dni i liczbą kandydatów, którzy przeszli poza pierwszy etap lejka.
AsystentPrzygotowuje co tydzień zestawienie: które rekrutacje mają ruch, a gdzie lejek stoi lub brakuje nowych aplikacji od dłuższego czasu.
CzytamyAktualny etap kandydata i data ostatniej zmiany statusu, pobierane z API dla każdego profilu w lejku.
AsystentWykrywa profile stojące bez żadnej akcji dłużej niż ustalone dni i generuje listę zaległości do działania na początku każdego dnia roboczego.
CzytamyEtap kandydata, notatki rekrutera i treść ogłoszenia pobierane przez API jako kontekst do przygotowania wiadomości.
AsystentPrzygotowuje projekt maila: zaproszenie na rozmowę, prośba o uzupełnienie danych lub informacja o zakończeniu procesu. Rekruter poprawia i wysyła.
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Kto z nowych kandydatów na specjalistę ds. logistyki pasuje do wymagań?”
- „Którzy kandydaci czekają na etapie Weryfikacja CV dłużej niż pięć dni?”
- „Z którego portalu przychodzą kandydaci docierający do rozmowy z menedżerem?”
- „Czyje zgody RODO wygasają w tym miesiącu i kogo trzeba usunąć z systemu?”
Co się zmienia
Rekruter zaczyna dzień od gotowego przeglądu nowych aplikacji i listy zaległości zamiast ręcznego otwierania każdego profilu z osobna.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Recruitee, od 2023 roku działający pod marką Tellent, to system ATS przeznaczony dla firm prowadzących rekrutacje w kilku kanałach jednocześnie. Każde ogłoszenie ma własny lejek z etapami, które firma konfiguruje sama: nazwy i kolejność etapów różnią się w każdej rekrutacji. Dane kandydatów, pliki CV i notatki rekruterów trafiają do chmury Tellent i są dostępne przez przeglądarkę lub REST API.
Na co dzień rekruter pracuje w widoku lejka: widzi kandydatów pogrupowanych według etapu, otwiera profile, dodaje notatki i oceny. System zapisuje przy każdej aplikacji, skąd kandydat trafił do ogłoszenia: Pracuj.pl, LinkedIn, polecenie wewnętrzne, strona kariery albo inny kanał wpisany przy konfiguracji. Każde CV i list motywacyjny są dołączone do profilu jako plik, a rekruterzy mogą oceniać kandydatów niezależnie od siebie.
Gdzie to działa najlepiej
Rekruter działu HR
W poniedziałek rano w Recruitee czeka 34 nowe aplikacje na specjalistę ds. logistyki. Za godzinę spotkanie z menedżerem, a notatki z piątku jeszcze nieprzejrzane. Każdy profil trzeba otworzyć osobno i wrócić do treści ogłoszenia.
Z asystentem: Asystent porównał CV z wymaganiami ogłoszenia i przygotował zbiorcze podsumowanie każdego kandydata. Rekruter czyta przegląd zamiast przeklikiwać kilkanaście profili i wchodzi na spotkanie z gotowymi obserwacjami.
Administrator danych osobowych
Firma prowadzi talent pool w Recruitee od kilku lat. Nikt nie ma przypisanego zadania, żeby regularnie sprawdzać, którym kandydatom wygasła zgoda RODO. Następny audyt zewnętrzny dopiero za kwartał.
Z asystentem: Asystent codziennie przegląda pola consent_date i custom fields z terminami zgód. Każdego ranka pojawia się lista profili do weryfikacji, zanim problem urośnie do rozmiaru audytu.
Menedżer ds. rekrutacji
Koniec tygodnia, trzy otwarte rekrutacje na różne stanowiska. Menedżer chce wiedzieć, gdzie brakuje kandydatów i gdzie ktoś utknął bez odpowiedzi od kilku dni, zanim wróci do biura w poniedziałek.
Z asystentem: Asystent zestawia aktywne ogłoszenia: ile nowych aplikacji wpłynęło w ostatnich siedmiu dniach, ile przeszło dalej, które profile stoją bez akcji. Menedżer dostaje skrót zamiast przeglądać trzy widoki lejka.
Jak się łączymy
Łączymy się z Recruitee przez REST API w wersji 2 dokumentowane przez Tellent. Do autoryzacji służy Bearer token generowany w panelu: Ustawienia, sekcja Apps, podzakładka API Tokens. Tworzymy osobne konto techniczne z ograniczonymi uprawnieniami, nie token konkretnego rekrutera: gdy konto osoby jest dezaktywowane, integracja przestaje działać bez ostrzeżenia.
Webhooki konfiguruje się w tym samym miejscu w panelu: wpisujemy adres URL serwera asystenta i wybieramy zdarzenia do obserwowania. Asystent pracuje w trybie odczytu, a wszelkie zmiany w danych kandydatów wymagają potwierdzenia ze strony rekrutera. Dostęp do REST API mają zazwyczaj konta od planu Business wzwyż.
Czego potrzebujemy od Was
- Konto Recruitee w planie Business lub wyższym z aktywnym dostępem do REST API.
- Bearer token wygenerowany na osobnym koncie technicznym, nie na koncie konkretnego rekrutera.
- Adres URL (endpoint) na serwerze do odbioru webhooków z Recruitee.
- Rekruter lub HR manager gotowy do codziennego odbioru i weryfikacji przeglądu.
- Lista nazw etapów lejka używanych w rekrutacjach (każda oferta może mieć inne nazwy etapów).
Czego asystent nie robi
- Nie zmienia etapów kandydatów w Recruitee ani nie przesuwa ich w lejku bez potwierdzenia rekrutera.
- Nie wysyła maili do kandydatów samodzielnie: przygotowuje projekt wiadomości, wysyłkę zatwierdza rekruter.
- Nie ocenia ani nie punktuje kandydatów: wskazuje zaległości i porządkuje informacje, nie wydaje werdyktu o zatrudnieniu.
- Nie pobiera danych z raportów wewnętrznych ani ze skonfigurowanych widoków lejka niedostępnych przez REST API.
Częste pytania
Co się stanie z integracją, gdy rekruter, na którego koncie jest token, odejdzie z firmy?
Właśnie dlatego token generujemy na osobnym koncie technicznym, a nie na koncie konkretnej osoby. Gdy pracownik odchodzi i jego konto jest dezaktywowane, token traci ważność i integracja przestaje działać bez ostrzeżenia. Konto techniczne zostaje aktywne niezależnie od zmian kadrowych.
Czy asystent może dodawać notatki albo zmieniać etap kandydata w Recruitee?
Domyślnie pracuje wyłącznie w trybie odczytu. Zapis, na przykład dodanie komentarza przy profilu, jest technicznie możliwy przez API, ale każda taka akcja wymaga osobnego potwierdzenia ze strony rekrutera. Nie uruchamiamy zapisu automatycznie: zmiana w profilu kandydata to decyzja ludzka.
Czy asystent widzi wszystkie ogłoszenia i kandydatury firmy, czy można to ograniczyć?
Domyślnie token API daje dostęp do wszystkich ogłoszeń przypisanych do konta. Na etapie konfiguracji można to zawęzić: filtrujemy po identyfikatorze oferty, dziale albo konkretnym lejku. Zakres danych, do których asystent ma dostęp, ustalamy razem przed wdrożeniem i można go zmienić w każdej chwili.
Ile czasu mija od zlecenia wdrożenia do działającego asystenta w Recruitee?
Samo podłączenie przez API zajmuje kilka godzin roboczych po stronie wdrożenia. Potrzebny jest token z działającego konta technicznego i adres URL do odbioru webhooków. Pierwsze automatyczne podsumowania pojawiają się następnego dnia po konfiguracji. Zakres przeglądu i cykle ustalamy wspólnie przed startem.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: kadry, płace i rekrutacja
Recruitee jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.