Jak AI podłączone do Moodle i Dolineo pilnuje terminów BHP i odpowiada na pytania z kursów?

AI podłączone do Moodle albo Dolineo robi konkretne rzeczy: pilnuje, żeby żaden pracownik nie przegapił wygasającego certyfikatu BHP ani zaległego szkolenia obowiązkowego. Odpowiada pracownikom na pytania z treści kursów bez otwierania platformy. HR dostaje zestawienia ukończeń bez ręcznego klikania po raportach.

Co pobieramy z Moodle i Dolineo i jak te dane wyglądają?

Zanim AI zrobi cokolwiek użytecznego, musi wiedzieć, co jest w platformie. Z Moodle pobieramy przez REST API kilka konkretnych zasobów. Completion records to informacja, który pracownik ukończył który kurs i kiedy dokładnie. Grade items z modułu Quiz to wyniki testów: numer pytania, odpowiedź, punktacja. Każdy kurs ma też pole completion date oraz skonfigurowane kryteria ukończenia, na przykład minimalny wynik testu końcowego albo konieczność obejrzenia wszystkich lekcji w danym module.

W Dolineo struktura danych jest nieco inna. Platforma przechowuje ścieżki rozwojowe jako osobny obiekt, oddzielnie od kursów jednostkowych. Są też plany szkoleniowe przypisane do grup pracowniczych. Z panelu raportów Dolineo pobieramy: status ukończenia kursu (ukończony, w trakcie, nierozpoczęty), wynik końcowy testu, daty zapisania i ukończenia, a dla szkoleń certyfikowanych: datę ważności certyfikatu i jego numer.

Typowo firma ma w Dolineo kilka kategorii kursów: szkolenia obowiązkowe (BHP wstępne, BHP stanowiskowe, RODO, p.poż.), szkolenia techniczne (obsługa wózka widłowego, uprawnienia UDT, uprawnienia elektryczne SEP) i szkolenia miękkie lub produktowe. Każda kategoria rządzi się inną logiką ważności. BHP stanowiskowe wygasa po roku. Uprawnienia elektryczne SEP E1 po pięciu latach. RODO formalnie nie wygasa, ale większość firm odnawia je co rok. AI musi znać te reguły, żeby poprawnie liczyć terminy i nie alarmować bez powodu.

Jak AI pilnuje, żeby nikt nie miał przeterminowanego certyfikatu?

To jest ta część, którą HR czuje najbardziej. Certyfikaty BHP wygasają. Uprawnienia do obsługi wózka widłowego mają datę ważności. Badania lekarskie też. Ktoś siedzi przy Excelu z listą i raz w miesiącu ręcznie sprawdza daty. Żmudne i podatne na błędy.

AI działa inaczej. Raz na dobę odpytuje Moodle lub Dolineo i pobiera dane o certyfikatach z datami ważności. Porównuje je z bieżącą datą. Jeśli do wygaśnięcia zostało 30 dni (albo inna liczba, którą ustalamy przy wdrożeniu), wysyła przypomnienie: do pracownika, do jego przełożonego, do koordynatora szkoleń w HR. Nie ma żadnego ręcznego przeglądu. Jest za to gotowa lista co rano.

U jednego klienta, firmy produkcyjnej z kilkudziesięcioma pracownikami hali, dział HR co miesiąc spędzał sporą część dnia na przeglądaniu list uprawnień UDT dla wózków widłowych i suwnic. Po wdrożeniu integracji AI z Dolineo ten przegląd stał się automatyczny. AI każdy piątek o ósmej rano wysyła do koordynatora szkoleń zestawienie: imię, nazwisko, typ uprawnienia, data wygaśnięcia, ile dni pozostało. HR wchodzi na spotkanie zarządu ze świeżymi danymi, nie z plikiem otwieranym na gorąco pięć minut przed.

AI nie decyduje, co zrobić z wygasającym certyfikatem. Zgłasza fakt. Co z nim dalej zrobi HR albo przełożony, to ich decyzja.

Asystent, który odpowiada pracownikom na pytania z treści kursów

Pracownik ukończył kurs z obsługi reklamacji trzy miesiące temu. Teraz ma konkretną sytuację i nie pamięta, jaki był ustalony czas odpowiedzi na pismo klienta. Wróci do kursu w Moodle? Pewnie nie. Napisze do przełożonego? Możliwe. Zapyta kolegę? Tak, i ten kolega też nie będzie wiedział.

AI podłączone do treści kursów działa inaczej. Materiały szkoleniowe, o ile są dostępne jako pliki tekstowe, PDF-y albo transkrypty, mogą zostać zindeksowane. Pracownik pisze pytanie: "jaki jest termin odpowiedzi na reklamację pisemną?" i dostaje konkretną odpowiedź z treści szkolenia. Bez szukania w platformie, bez wracania do slajdów.

W Moodle materiały kursowe mają kilka typów zasobów: Page (strona z treścią HTML), File (plik PDF lub DOCX), Book (wielostronicowy zasób tekstowy), SCORM package. Z trzech pierwszych typów AI wyciągnie treść bez problemu. Paczki SCORM bywają trudniejsze, bo to spakowane pliki z własną logiką nawigacji. W praktyce indeksujemy przede wszystkim PDF-y i strony kursów, co obejmuje większość materiałów szkoleniowych.

W Dolineo struktura jest podobna: slajdy, pliki do pobrania, wideo z transkryptem. Treści tekstowe i PDF-y są dostępne przez API i nadają się do indeksowania bez dodatkowych prac po stronie platformy.

Taki asystent sprawdza się szczególnie przy kursach produktowych i proceduralnych, gdzie pracownicy po tygodniu nie pamiętają szczegółów. Zamiast dzwonić do przełożonego, piszą pytanie i dostają odpowiedź z tego samego źródła, z którego się uczyli.

Raporty ukończeń dla HR: co zrobiono, kto zalega, co wygasa

Moodle ma wbudowany moduł raportów. Jest tam Course completion report, Activity completion report, Grader report. Dolineo ma swój panel raportów z filtrowaniem po grupie, kursie, dacie, statusie. Oba systemy mają dane. Problem jeden: żeby skleić raport z kilku kursów i kilku grup naraz, trzeba albo ręcznie filtrować i eksportować, albo mieć kogoś, kto robi to regularnie.

AI łączy te dane i odpowiada na pytania bez otwierania panelu. Pytasz: "pokaż mi listę osób, które nie ukończyły szkolenia z RODO w tym kwartale" i dostajesz gotową odpowiedź. Pytasz: "kto z działu magazynu ma wygasające uprawnienia w ciągu 60 dni?" i AI pobiera dane z Dolineo, filtruje po dziale, zwraca listę.

Zarząd może dostawać miesięczny raport szkoleń bez proszeń. HR może go dostosować do własnych potrzeb:

• ile kursów zaczętych, a nieukończonych w danym miesiącu
• który kurs ma najniższe wyniki testów końcowych (to sygnał, że kurs wymaga przebudowy)
• jaka jest liczba ważnych certyfikatów w całej firmie według stanu na dziś
• które działy mają największy procent zaległości w szkoleniach obowiązkowych

To nie są nowe dane. Były w platformie od zawsze. Tylko dotarcie do nich wymagało zbyt wielu kliknięć i zbyt dużo czasu koordynatora.

AI proponuje kurs z materiałów, które firma już ma w katalogu

W firmach, które używają Moodle lub Dolineo od kilku lat, katalog kursów bywa spory. Czasem 40, czasem więcej. Problem polega na tym, że pracownik nie wie, co w tym katalogu jest. Przełożony też nie zawsze wie.

AI, znając stanowisko pracownika, jego ukończenia (z completion records w Moodle albo profilu w Dolineo) i dostępny katalog, może zaproponować konkretne szkolenie. Nie "sprawdź, co jest w katalogu", tylko: "masz w platformie kurs z negocjacji handlowych, pasuje do Twojego stanowiska i jeszcze go nie ukończyłeś."

Dla HR to ma jeszcze inny wymiar. Firmy często zamawiają szkolenia zewnętrzne, nie wiedząc, że temat jest już pokryty przez kurs wewnętrzny. AI może to flagować: zanim zamówisz szkolenie na zewnątrz, sprawdź, czy w Dolineo nie ma już podobnego materiału. Oszczędność nie jest tu gwarantowana żadną liczbą, bo zależy od ceny szkoleń i częstości takiej sytuacji. Ale pytanie "czy już to mamy?" warto zadać, zanim wyśle się zapytanie ofertowe do dostawcy.

Od czego zaczynamy wdrożenie?

Pierwsze pytanie, które zadajemy klientowi: czy Moodle albo Dolineo ma aktywne API? W Moodle trzeba włączyć REST API w panelu administracyjnym i wygenerować token dla serwisu integrującego. W Dolineo dostęp do API jest częścią planu subskrypcyjnego, więc warto sprawdzić umowę z dostawcą platformy przed startem, żeby nie było niespodzianek.

Potem mapujemy dane. Które kursy są obowiązkowe? Które certyfikaty mają datę ważności i jak długo obowiązują? Jak wyglądają grupy pracownicze w platformie: czy pokrywają się z działami z systemu HR, czy to osobna struktura? To praca koncepcyjna, nie techniczna. Bez niej AI będzie miała dane, ale nie będzie wiedziała, co z nimi zrobić.

Dalej ustalamy zakres. Czy AI ma działać jako czat dla pracowników przez intranet? Jako silnik wysyłający powiadomienia o terminach? Jako generator raportów na żądanie? Wszystko razem? W większości firm zaczynamy od jednego konkretnego problemu: monitoringu terminów szkoleń BHP i uprawnień. Po kilku tygodniach rozszerzamy zakres. Pierwsze efekty widać szybko, bo dane są już w platformie i tylko czekają na coś, co je sensownie przetworzy.

Chcesz wiedzieć, jak to wygląda u firm podobnych do Twojej? Sprawdź nasze realne wdrożenia. Albo umów się na bezpłatny audyt, żebyśmy zobaczyli, co realnie można wyciągnąć z Twojej platformy szkoleniowej i jak dopasować zakres do potrzeb Twojego HR.