Integracje / Comarch HRM
Kadry, płace i rekrutacja
Integracja AI: Comarch HRM
Podłączamy się do bazy SQL Optimy lub XL albo przez SOAP Web Services i czytamy moduł Kadry i Płace: salda urlopów, wnioski nieobecności, grafiki, badania i szkolenia BHP. Asystent odpowiada pracownikom na pytania o urlop i status wniosku, a kadrowym składa zestawienia nieobecności i przeterminowanych orzeczeń.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Dane z Comarch HRM w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Orzeczenia lekarskie z Comarch HRM. Moduł pobiera z Comarch HRM kartoteki badań profilaktycznych wszystkich pracowników i wyświetla je w jednym widoku: kto ma aktualne orzeczenie, kto jest po terminie i kto czeka na wynik wizyty. Dział kadr widzi od razu, które stanowiska wymagają pilnego działania, bez otwierania każdej kartoteki osobno w HRM.
- Lista pracowników z typem badania, ważnością orzeczenia i statusem z kartotek HRM
- Automatyczne oznaczanie orzeczeń przeterminowanych, bliskich terminu i bez dokumentu
- Filtr według działu, stanowiska i rodzaju badania: wstępne, okresowe, kontrolne
- Eksport listy zaległości do XLSX na potrzeby kontroli PIP lub audytu wewnętrznego
- Powiadomienie kierownika o pracownikach niedopuszczonych do pracy bez orzeczenia
Pytanie w czacie
Pracownik dostaje odpowiedź w kilkanaście sekund, bez czekania na oddzwonienie z działu kadr. Asystent czyta saldo bezpośrednio z bazy Comarch HRM.
Ile mam zostało urlopu na ten rok i ile jeszcze mam zaległego z poprzedniego? Chcę wziąć wolne w przyszłym tygodniu, ale nie wiem, czy saldo w HRM wystarczy.
Karta w narzędziu
Karta pokazuje pełną historię orzeczenia i wszystkie dane z kartoteki HRM. Asystent proponuje kolejny krok, a dział kadr zatwierdza każdą akcję kliknięciem.
Jedno miejsce zamiast przeglądania dziesiątek kartotek w HRM: dział kadr widzi od razu, kto wymaga pilnej wizyty u lekarza medycyny pracy, i dostaje gotową listę do wysłania.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Comarch HRM włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyWniosek delegacyjny z miejscem, datami wyjazdu i powrotu, statusem rozliczenia i kwotą zaliczki
AsystentPowiadamia pracownika o statusie delegacji i wskazuje kierownikowi, kto nie oddał jeszcze rozliczenia kosztów po powrocie
CzytamyUmowy, aneksy, świadectwa pracy, oświadczenia PIT-2 i zaświadczenia o zarobkach archiwizowane w HRM
AsystentWskazuje pracownikowi, gdzie pobrać dany dokument z HRM, i wyjaśnia, jakich formalności wymaga złożenie wniosku o zaświadczenie
CzytamyLista wniosków podwładnych z datą złożenia, typem nieobecności i aktualnym etapem procesu akceptacji
AsystentPrzypomina kierownikowi o zaległych wnioskach i informuje, ile dni temu każdy z nich czeka na decyzję
CzytamyZaakceptowane urlopy i inne nieobecności zestawione z konfigurowalnymi minimami obsady na stanowisko
AsystentAlarmuje kierownika, gdy planowane nieobecności zejdą poniżej minimalnej obsady na zmianie lub stanowisku w danym tygodniu
CzytamyWszystkie nieobecności pracowników: NNA, NNB, urlopy, delegacje i opieka nad dzieckiem z podziałem na działy
AsystentGeneruje gotowe zestawienie na koniec miesiąca z podziałem na działy i typy nieobecności, bez ręcznego przeglądania bazy
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Ile mam urlopu na ten rok i ile z poprzedniego roku mi zostało?”
- „Kiedy mój wniosek urlopowy złożony we wtorek zostanie zaakceptowany?”
- „Do kiedy muszę odnowić badania lekarskie i kiedy mija moje orzeczenie?”
- „Które wnioski urlopowe z mojego działu czekają dziś na moją akceptację?”
Co się zmienia
Kadrowiczki przestają odbierać telefony z pytaniami o saldo urlopu i status wniosku, a zestawienia nieobecności na koniec miesiąca są gotowe bez godziny przy Excelu.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Comarch HRM, znany wcześniej jako e-Pracownik, to aplikacja webowa i mobilna powiązana z modułem Kadry i Płace w Comarch ERP Optima, XL lub Altum. Pracownicy logują się przez przeglądarkę albo telefon i widzą swoje dane kadrowe bez angażowania działu HR. System sprawdza się w firmach od kilkudziesięciu do kilkuset pracowników, które korzystają już z Comarcha jako głównego systemu ERP.
Na co dzień w HRM pracownicy składają wnioski urlopowe i delegacyjne, sprawdzają grafik zmian i pobierają paski wypłat. Kadry widzą w nim statusy wniosków, terminy badań profilaktycznych i szkoleń BHP. Dane leżą w bazie MS SQL Server (schemat CDN w Optimie) albo są dostępne przez SOAP Web Services. HRM to warstwa prezentacji, a źródłem danych jest zawsze moduł Kadry i Płace w ERP.
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik produkcji
Wtorek rano, trzy wnioski urlopowe leżą w HRM od czterech dni bez akceptacji. Kierownik nie zaglądał do systemu, bo skupiał się na zamknięciu zlecenia. W tym samym tygodniu wnioskowały cztery osoby z jednej zmiany.
Z asystentem: Asystent wysyła rano powiadomienie z listą zaległych wniosków i flaguje konflikt obsadowy. Kierownik klika zatwierdzenie w kilka minut, zamiast dowiadywać się o problemie od pracownika w drzwiach.
Pracownik biurowy
Piątkowe południe, pracownik planuje wyjazd i chce wiedzieć, ile mu zostało urlopu na ten rok i czy zaległy z poprzedniego roku nie przepadnie. Dział kadr jest na spotkaniu, nikt nie odbiera.
Z asystentem: Asystent odczytuje saldo z bazy Optimy i odpowiada z dokładną liczbą dni, typem urlopu i datą przepadnięcia zaległego. Pracownik ma odpowiedź w kilkanaście sekund, bez czekania na oddzwonienie.
Specjalistka kadr i płac
Koniec marca, dyrektor prosi o zestawienie nieobecności na spotkanie zarządu za godzinę. Dane są w HRM, ale ich zebranie, podzielenie na działy i typy to przynajmniej godzina w Excelu i bazie.
Z asystentem: Asystent generuje zestawienie NNA, NNB, urlopów, delegacji i opieki nad dzieckiem z podziałem na działy w kilka minut. Specjalistka dostaje gotowy plik zamiast siadać do arkusza.
Jak się łączymy
Łączymy się z Comarch ERP Optima przez SOAP Web Services (serwis IIS na serwerze Optimy) albo przez zapytania SQL do bazy MS SQL Server, schemat CDN. Z Comarch ERP XL pracujemy przez XL API lub web services nowszych wersji. We wszystkich przypadkach używamy konta operatora z uprawnieniami tylko do odczytu w module Kadry i Płace.
Asystent stoi na serwerze klienta i stamtąd ma dostęp sieciowy do endpointu Web Services lub do instancji SQL. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania modelu na danych klienta. Zapis do Comarcha jest możliwy przez warstwę API, ale każdą taką operację wykonujemy wyłącznie po jawnym potwierdzeniu przez użytkownika.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy SQL Optimy (konto operatora tylko do odczytu, schemat CDN) albo uruchomione Web Services Optimy lub XL API
- Dostęp sieciowy z serwera asystenta do endpointu Web Services lub do instancji MS SQL Server
- Osoba po stronie firmy lub partnera Comarcha, która jednorazowo skonfiguruje połączenie i konto operatora
- Dane w systemie rzeczywiście wypełnione: terminy badań, typy nieobecności, grafiki i paski aktualne
- Określone minima obsadowe w konfiguracji, jeśli mają działać alerty o brakach obsady dla kierowników
Czego asystent nie robi
- Nie akceptuje wniosków urlopowych sam, decyzja o zatwierdzeniu zawsze zostaje przy kierowniku
- Nie zapisuje niczego do Comarcha bez jawnego potwierdzenia przez użytkownika, nawet mając do tego dostęp przez API
- Nie podaje danych, których nie ma w bazie: zamiast zgadywać mówi wprost, że informacja jest niekompletna
- Nie zastępuje kadr ani prawnika przy spornych interpretacjach przepisów prawa pracy
Częste pytania
Ile czasu zajmuje wdrożenie integracji z Comarch HRM?
Prototyp odpowiadający na pytania o saldo i status wniosku działa po kilku dniach, jeśli macie dostęp do bazy SQL lub Web Services. Pełna integracja z alertami dla kierowników i zestawieniami dla kadr wymaga osoby znającej strukturę bazy Comarcha albo WSDL Web Services. Harmonogram ustalamy na podstawie stanu Waszej instalacji i kompletności danych.
Czy pracownicy muszą się uczyć nowego systemu?
Nie, chatbot działa przez kanał, z którego pracownicy już korzystają: Teams, Slack albo chat na portalu firmy. Piszą naturalnym zdaniem, tak samo jak by pisali do koleżanki z kadr. Nie ma nowego interfejsu do nauki, nowych loginów ani osobnej aplikacji do instalowania.
Co się dzieje, gdy dane w Comarch HRM są nieaktualne lub niekompletne?
Asystent mówi wprost, że danych nie ma lub że mogą być nieaktualne, zamiast cokolwiek zgadywać. To bywa nieprzyjemnym odkryciem: okazuje się, że część orzeczeń lekarskich albo dat szkoleń BHP nie jest uzupełniona w systemie. Sam ten efekt bywa wartościowy, bo pokazuje luki, które dotąd były niewidoczne.
Mamy starą wersję Optimy. Czy integracja zadziała?
Bezpośrednie zapytania SQL do bazy MS SQL Server działają na każdej wersji Optimy, bo schemat CDN jest stabilny od lat. Web Services wymagają uruchomionego serwisu IIS i mogą być niedostępne w starszych konfiguracjach. Przed wdrożeniem sprawdzamy, co macie uruchomione, i dobieramy sposób połączenia do Waszej instalacji.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: kadry, płace i rekrutacja
Comarch HRM jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.