Jak AI odciąży dział kadr z Comarch HRM i e-Pracownika: wnioski urlopowe, grafiki i pytania pracowników

AI można podłączyć do Comarch HRM i przejąć przez nią typowe pytania pracowników, przypomnienia dla kierowników oraz zestawienia dla kadr, korzystając z danych z bazy SQL Optimy lub XL albo z Web Services udostępnianych przez serwer Comarcha. Nie jest to projekt na kilka miesięcy. Firmy, które to wdrożyły, przestają tracić czas kadr na pytania w stylu "ile mam urlopu" i mają pod ręką aktualny obraz nieobecności, grafików i zbliżających się terminów badań lekarskich.

Jakie dane z Comarch HRM i e-Pracownika są naprawdę przydatne dla AI?

Comarch HRM, znany wcześniej jako e-Pracownik, to aplikacja webowa i mobilna, która prezentuje pracownikom dane z modułu Kadry i Płace w Optimie, XL lub Altum. Pracownik widzi swoje wnioski, grafik, paski i dokumenty przez przeglądarkę. Ale te same dane leżą w bazie i AI może je czytać bezpośrednio.

Co konkretnie macie do dyspozycji:

• Salda urlopów: urlop zaległy, bieżący i na żądanie, z datą, do której zaległy przepada
• Wnioski nieobecności: typ (NNA, NNB, opieka nad dzieckiem, urlop okolicznościowy, delegacja), daty od i do, aktualny status: złożony, oczekuje na akceptację kierownika, zaakceptowany przez kadry, odrzucony z komentarzem
• Grafik czasu pracy: harmonogramy, zmiany, rejestracja czasu, nadgodziny i dyżury
• Badania profilaktyczne: data ostatniego badania wstępnego, okresowego lub kontrolnego i termin ważności orzeczenia lekarskiego
• Szkolenia BHP: data szkolenia wstępnego i ostatniego szkolenia okresowego, termin kolejnego
• Delegacje: wniosek delegacyjny z miejscem, datą wyjazdu i powrotu, statusem rozliczenia i kwotą zaliczki
• Paski wypłat: kwota brutto, netto, poszczególne składniki wynagrodzenia (premia regulaminowa, dodatek funkcyjny, nadgodziny), potrącenia PPK i komornicze
• Dokumenty kadrowe: umowy, aneksy, świadectwa pracy, oświadczenia PIT-2, zaświadczenia o zarobkach

Każdy z tych elementów ma swój odpowiednik w strukturze bazy. I każdy da się odczytać, zanim pracownik zdąży wybrać numer do kadr.

Firma 200 osób: dwie kadrowice i kilkadziesiąt telefonów dziennie

Poniedziałek rano. Marta z kadr ma przed sobą 12 nieodebranych z piątku i przełączeń z recepcji. Połowa to pytania o to, ile ktoś ma urlopu, albo czy wniosek złożony w środę już przeszedł. Joanna właśnie zamknęła luty i musi przygotować zestawienie nieobecności dla zarządu, bo dyrektorzy chcą wiedzieć, kto ile chorował i czy mają braki obsady w marcu.

To nie jest wyjątkowa sytuacja. W firmach tej wielkości Comarch HRM działa, pracownicy składają wnioski przez e-Pracownika, ale nadal dzwonią: bo nie wiedzą jak sprawdzić status w aplikacji, bo saldo jest niezrozumiałe, bo "jest pilnie". A Marta i Joanna odpowiadają na te same pytania kilka razy dziennie, zamiast zajmować się zamknięciem miesiąca albo rekrutacją.

AI nie zastępuje kadr. Przejmuje powtarzalne pytania i przygotowuje materiał, zamiast kazać kadrowiczkom klikać po tabelach.

Co AI mówi pracownikowi: saldo, wniosek, regulamin

Pracownik pisze do chatbota: "ile mam urlopu na ten rok?" albo "kiedy mój wniosek z wtorku zostanie zaakceptowany?". AI sięga do bazy, wyciąga saldo z tabeli uprawnień urlopowych dla tego konkretnego pracownika i odpowiada od razu. Bez kolejkowania, bez czekania, aż Marta odbierze.

Co AI może powiedzieć pracownikowi:

• Ile dni urlopu zostało na dany rok, ile jest z poprzedniego roku i do kiedy zaległy przepada
• Aktualny status wniosku złożonego w HRM: na którym etapie akceptacji jest i kto go teraz trzyma
• Kiedy mija ważność orzeczenia lekarskiego i do kiedy należy umówić badanie profilaktyczne
• Termin kolejnego szkolenia BHP: wstępnego dla nowych albo okresowego dla tych, którym właśnie mija
• Gdzie w e-Pracowniku pobrać pasek z ostatniej wypłaty i co oznaczają poszczególne pozycje, np. "Dod. funkt." albo "Potrącenie PPK prac."
• Zasady regulaminu pracy: ile dni z wyprzedzeniem składa się wniosek urlopowy, ile urlopu na żądanie przysługuje w roku, jak zgłasza się zwolnienie lekarskie

U jednego z naszych klientów z branży logistycznej co trzecia rozmowa z kadrami dotyczyła szkolenia BHP: pracownicy nie wiedzieli, kiedy ich obowiązuje kolejne szkolenie okresowe. Po wdrożeniu chatbota pytania te przestały trafiać do kadr w ogóle. AI patrzy na datę ostatniego szkolenia, sprawdza stanowisko i odpowiada wprost.

Ważny szczegół: AI mówi tylko tyle, ile widzi w bazie. Jeśli dane nie są zsynchronizowane albo wniosek jest w trakcie przetwarzania, mówi o tym wprost. Nie zgaduje i nie zmyśla salda.

Co AI mówi kierownikowi: konflikty w grafiku i wnioski bez akceptacji

Kierownik produkcji ma w HRM swoje zadania: akceptacja wniosków podwładnych, podgląd grafiku, zatwierdzanie delegacji. Problem typowy: wnioski leżą w systemie, ale kierownik o nich nie myśli, dopóki pracownik sam nie przyjdzie i nie zapyta. Albo kumulują się i okazuje się, że trzy osoby z jednej zmiany wzięły urlop na ten sam tydzień. Pusta linia montażowa w piątek to nie jest niespodzianka, którą ktoś chce mieć w środę rano.

Co AI może zrobić dla kierownika:

• Codzienne przypomnienie rano: "masz 2 wnioski urlopowe czekające na akceptację, najstarszy złożony 4 dni temu"
• Wykrycie konfliktu przed akceptacją: "na tydzień 15-21 marca masz 4 wnioski z działu montażu naraz, minimalna obsada to 6 osób, zostanie 5"
• Alert o braku obsady: jeśli firma ma w konfiguracji minima stanowiskowe, AI porównuje planowane nieobecności z tymi minimami i sygnalizuje zagrożenie
• Podgląd grafiku na najbliższe dwa tygodnie z zaznaczonymi zaakceptowanymi nieobecnościami i wolnymi miejscami
• Lista delegacji podwładnych czekających na rozliczenie: kto, kiedy wrócił i ile dni temu miał oddać rozliczenie kosztów

Kierownik dostaje te informacje przez Teams, maila albo SMS, bez logowania do Comarcha. To szczególnie ważne w firmach, gdzie nie wszyscy kierownicy regularnie zaglądają do HRM i korzystają z niego głównie wtedy, gdy pracownik już stoi w drzwiach.

Co AI przygotowuje kadrom: zestawienia, terminy badań i tłumaczenie paska

Kadry mają swój rytm: koniec miesiąca, zamknięcie list płac, kontrole PIP, przypomnienia o badaniach. Większość tego da się zautomatyzować, nie czekając, aż ktoś ręcznie przegląda tabele.

AI może przygotować:

• Zestawienie nieobecności na zamknięcie miesiąca: ile było NNA, NNB, urlopów wypoczynkowych, urlopów na żądanie, delegacji i opieki nad dzieckiem, z podziałem na działy i na poszczególnych pracowników
• Listę pracowników z przeterminowanym orzeczeniem lekarskim: imię, stanowisko, data ostatniego badania, liczba dni po terminie ważności
• Listę pracowników z kończącym się szkoleniem BHP: np. 30 dni przed terminem, z podziałem na szkolenie wstępne i szkolenie okresowe
• Zestawienie wniosków odrzuconych w ostatnim kwartale, przydatne gdy pracownik składa odwołanie albo pojawia się spór o nieudzielony urlop
• Odpowiedź pracownikowi na pytanie o pasek wypłaty: "Pana wynagrodzenie w lutym to kwota brutto z pola GrossSalary, składnik Premia regulaminowa pochodzi z rozliczenia za styczeń, potrącenie PPK pracodawcy naliczane jest od podstawy wynagrodzenia zasadniczego"

Kadry nadal decydują, zatwierdzają i interpretują przepisy. AI przygotowuje im materiał do pracy. Zamiast godziny przy Excelu i bazie dostają gotowe zestawienie na 10 minut przed spotkaniem zarządu.

Jak technicznie podłączyć AI do Comarch HRM: API, SQL, eksporty

To pytanie zadają szefowie IT przed każdym wdrożeniem. Odpowiedź zależy od tego, z jakiej wersji systemu korzystacie.

Comarch ERP Optima: SOAP Web Services. Optima udostępnia Web Services przez IIS, instalowane razem z serwerem. To interfejs SOAP z plikiem WSDL, przez który można pobierać i zapisywać dane kadrowe, sprzedażowe i finansowe. Do integracji potrzebujecie uruchomionego serwisu (Comarch ERP Optima Web Services, konfiguracja przez menedżer serwisów na serwerze Optimy), konta operatora z uprawnieniami do modułu Kadry i Płace, oraz dostępu sieciowego z serwera integracyjnego do endpointu Web Services. SOAP nie jest wygodny, ale działa stabilnie od lat i jest oficjalnie wspierany.

Comarch ERP XL: XL API. W wersji XL interfejs to XL API, historycznie oparty na COM, ale nowsze wersje udostępniają też web services i REST-owy dostęp do wybranych zasobów. Zakres API zmienił się znacząco między wersjami, więc przed wdrożeniem sprawdzajcie aktualną dokumentację techniczną dla Waszej konkretnej wersji XL.

Bezpośrednie zapytania do bazy SQL. Optima pracuje na MS SQL Server, dane kadrowe leżą w schemacie CDN. Tabele takie jak CDN.Pracownicy, CDN.Nieobecnosci, CDN.PracBadania, CDN.PracSzkolenia, CDN.GrafikCzasuPracy są czytelne i dobrze opisane w dokumentacji dla partnerów Comarcha. Czytanie danych przez SQL jest najszybsze do prototypowania: w kilka godzin da się sprawdzić, czy dane w bazie są kompletne i czy integracja w ogóle ma sens. Zapis z pominięciem warstwy API jest ryzykowny: Comarch nie gwarantuje spójności, jeśli omijacie logikę aplikacyjną przy wpisywaniu danych.

Comarch HRM: warstwa REST i własna baza. HRM ma swoją warstwę usługową i REST API, które obsługuje aplikację mobilną e-Pracownik. Dane leżą w tej samej bazie SQL co Optima, ale dostęp przez API HRM jest wygodniejszy przy pobieraniu danych konkretnego pracownika w kontekście jego sesji. Producent nie publikuje pełnej dokumentacji publicznej dla wszystkich endpointów. Dostęp możliwy jest przez konto integracyjne po uzgodnieniu z Comarchem lub autoryzowanym partnerem.

Czego nie macie z pudełka: Comarch nie udostępnia otwartego, publicznie udokumentowanego REST API dla wszystkich zasobów HRM. Bez konta partnera albo licencji deweloperskiej niektóre końcówki są trudno dostępne. Legalne drogi to: Web Services Optimy lub XL, zapytania SQL tylko do odczytu, eksporty z systemu w formatach XML lub CSV generowane przez Optimę, albo integracja przez gotowe konektory partnerów Comarcha.

Co trzeba mieć praktycznie: dostęp sieciowy do serwera SQL lub do endpointu Web Services, konto operatora z ograniczonymi uprawnieniami wyłącznie do odczytu danych kadrowych, oraz zaktualizowany rejestr czynności przetwarzania i ocenę RODO. Dane pracownicze to kategoria wrażliwa. Bez podstawy prawnej i dokumentacji nie wolno ich przetwarzać przez zewnętrzny system AI, niezależnie od tego, jak wygodna byłaby integracja.

Od czego zacząć wdrożenie AI w Comarch HRM

Zanim pójdziecie po całości, zacznijcie od jednego konkretnego problemu. Najczęściej wybieramy jedno z trzech:

• Bot do salda urlopów i statusu wniosku: trzy tabele w SQL, jeden kanał komunikacji (Teams, Slack albo chat na intranecie), efekt widoczny po tygodniu. To punkt, od którego zaczyna większość firm, bo pytania o urlop to największy generator telefonów do kadr.
• Alerty dla kierowników o wnioskach czekających na akceptację: prosty mechanizm cykliczny, tabela nieobecności z filtrem po statusie i dacie złożenia, wysyłka przez e-mail lub Teams rano każdego dnia roboczego.
• Raport dla kadr na zamknięcie miesiąca: zapytanie SQL, plik Excel lub PDF, generowany automatycznie ostatniego dnia miesiąca i rozsyłany do wskazanych osób bez ręcznego uruchamiania.

Każdy z tych punktów da się uruchomić niezależnie i dołożyć kolejny bez przerabiania poprzedniego. Firma nie musi decydować z góry, jak daleko chce dojść: zaczyna od bota do urlopów, widzi, jak działa, i sama mówi, co chce następne.

Jeśli chcecie zobaczyć, jak to wygląda na Waszych danych z Comarcha, umówcie się na 15 minut rozmowy. Możemy też pokazać realne wdrożenia z podobnych firm, żebyście widzieli, od czego zaczynały i gdzie są dziś.