Integracje / PPK
Kadry, płace i rekrutacja
Integracja AI: PPK
Podłączamy eksporty z modułu Kadry i Płace w Optimie, enova365 i Symfonii oraz pliki wymiany danych dla portali PKO TFI MojePPK i Nationale-Nederlanden. Asystent weryfikuje wpłaty PPK przed wysyłką do funduszu, pilnuje terminów rejestracji nowych pracowników i wykrywa różnice w naliczeniach.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie PPK włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyStatus (aktywny/rezygnacja/zawieszenie), PESEL, data przystąpienia i stopy wpłat podstawowych oraz dodatkowych per pracownik
AsystentPorównuje statusy z listą zatrudnionych, wykrywa zerowe wpłaty przy aktywnym statusie i niezgodności powstałe po zmianie wymiaru etatu
CzytamyKwota wpłaty finansowanej przez pracownika i pracodawcę per osoba za zamknięty miesiąc rozliczeniowy
AsystentPorównuje każdą kwotę z poprzednim miesiącem i flaguje odchylenia bez udokumentowanej zmiany wynagrodzenia lub wymiaru etatu
CzytamyPlik eksportu w formacie wymaganym przez instytucję (PKO TFI, Nationale-Nederlanden, PZU, Allianz, Pekao TFI) z danymi uczestników i kwotami
AsystentWeryfikuje numery PESEL, rachunki i kompletność wierszy przed wgraniem do portalu, a po błędach portalu generuje plik korygujący ze wskazaną pozycją
CzytamyData urodzenia każdego uczestnika powiązana ze statusem PPK i datą przystąpienia do programu
AsystentWyciąga listę osób kończących 55 lat w ciągu 60 dni i przypomina, że od tego progu autozapis wymaga złożenia wniosku przez pracownika, nie działa automatycznie
CzytamyData złożenia każdej deklaracji rezygnacji i wynikający z niej termin utraty ważności w 4-letnim cyklu autozapisu
AsystentLiczy, komu rezygnacja wygaśnie w nadchodzącym lutym autozapisu, i buduje listę pracowników do zawczasu powiadomienia przez kadrową
CzytamySuma wpłat pracodawcy, liczba uczestników, numer rachunku funduszu i termin przelewu za dany miesiąc
AsystentPrzygotowuje gotowe zestawienie miesięczne dopasowane do dokumentu przelewu, kadrowa zatwierdza je jednym krokiem zamiast składać z kilku raportów
CzytamyUmowa o zarządzanie PPK i umowa o prowadzenie PPK wgrane jednorazowo do bazy wiedzy asystenta
AsystentOdpowiada pracownikom na pytania o zasady wpłat, rezygnacji i wypłaty, odsyła do portalu instytucji po saldo, którego asystent nie zna
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Kto z nowych pracowników musi być zgłoszony do PPK przed końcem miesiąca?”
- „Czy plik PPK dla PKO TFI jest poprawny i nie ma błędów w PESEL ani rachunkach?”
- „Którzy pracownicy mają autozapis w lutym i nie złożyli jeszcze rezygnacji?”
- „Ile wyniosły łączne wpłaty pracodawcy do PPK w tym kwartale?”
Co się zmienia
Kadrowa przestaje ręcznie pilnować kalendarza PPK: asystent wykrywa błędy w plikach, przypomina o terminach zgłoszeń i przygotowuje zestawienia dla księgowości.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
PPK, czyli Pracownicze Plany Kapitałowe, to obowiązkowy program oszczędnościowy dla firm zatrudniających pracowników na etacie. Objął kolejne grupy pracodawców od 2019 roku. W codziennej pracy działu kadr oznacza comiesięczne naliczanie wpłat, zgłaszanie nowych pracowników do funduszu w ciągu 3 miesięcy od zatrudnienia, odbieranie deklaracji rezygnacji i pilnowanie 4-letniego cyklu autozapisu. Firma ze 150 osobami ma kilkanaście takich przypadków rocznie.
Dane PPK leżą w module Kadry i Płace programu kadrowego: lista uczestników ze statusami i stopami wpłat, miesięczny raport wpłat oraz funkcja eksportu pliku wymiany. Optima trzyma je w bazie MSSQL, enova365 udostępnia przez REST API, Symfonia przez eksport do pliku. Na co dzień dział kadr generuje z tych programów plik CSV albo XML i wgrywa go ręcznie do portalu pracodawcy wybranej instytucji finansowej.
Gdzie to działa najlepiej
Kadrowa, firma 150 osób
Na początku miesiąca pobiera eksport z Optimy. Asystent sprawdza 150 wierszy, wyciąga dwa: jeden pracownik ma literówkę w numerze rachunku, drugi ma zerową wpłatę przy aktywnym statusie po powrocie z urlopu macierzyńskiego.
Z asystentem: Kadrowa poprawia tylko dwa wskazane rekordy zamiast przeglądać całą listę. Plik do PKO TFI jest gotowy i zweryfikowany, wgrywa go do portalu bez ryzyka odrzucenia przez instytucję.
Pracownik działu produkcji
Przez czat firmowy pyta, co stanie się z jego składkami PPK, jeśli zmieni pracodawcę. Kadrowa dostaje to pytanie kilkanaście razy w roku i każdy raz poświęca na nie kilka minut z codziennej roboty.
Z asystentem: Asystent odpowiada na podstawie przepisów i wewnętrznych dokumentów firmy: środki przechodzą na rachunek uczestnika w nowym miejscu pracy. Kadrowa nie traci czasu na standardowe wyjaśnienie.
Główna księgowa
Pod koniec miesiąca czeka na dane od kadrowej: ile pracodawca zapłacił z tytułu PPK za ten miesiąc i na jaki rachunek przelać. Kadrowa zwykle składa to ręcznie z dwóch raportów i przesyła mailem.
Z asystentem: Asystent przygotowuje zestawienie z sumą wpłat pracodawcy, liczbą uczestników, numerem rachunku funduszu i terminem. Kadrowa zatwierdza je jednym kliknięciem, a księgowa dostaje gotowy dokument.
Jak się łączymy
Z Optimą łączymy się przez bazę MSSQL na zasadzie odczytu albo pobieramy cyklicznie generowany eksport CSV z raportu PPK. enova365 obsługuje REST API modułu HR: potrzebujemy konta serwisowego z uprawnieniami do odczytu i klucza API z konfiguracji systemu. Symfonia nie ma otwartego API, więc plik eksportu trafia do umówionego folderu sieciowego albo na wyznaczoną skrzynkę pocztową i stamtąd pobiera go asystent.
Asystent pracuje na serwerze firmy w ramach portalu, w trybie tylko do odczytu wobec programu kadrowego. Żaden zapis ani zmiana danych w Optimie, enova365 ani Symfonii nie odbywa się bez potwierdzenia przez kadrową. Pliki wymiany danych zostają na serwerze firmy, a do modelu trafia tylko to, co potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp tylko do odczytu do bazy MSSQL Optimy albo harmonogram eksportu CSV z raportu PPK
- Konto serwisowe w enova365 z uprawnieniami do odczytu modułu HR i klucz API z konfiguracji systemu
- Folder sieciowy lub adres e-mail do odbioru plików eksportu z Symfonii Kadry i Płace
- Umowa o zarządzanie PPK i umowa o prowadzenie PPK do jednorazowego wgrania do bazy wiedzy asystenta
- Wyznaczona osoba w dziale kadr jako kontakt do weryfikacji flag i zatwierdzeń plików
Czego asystent nie robi
- Nie wysyła pliku do portalu instytucji finansowej: kadrowa loguje się do portalu pracodawcy i wgrywa plik samodzielnie
- Nie zmienia danych uczestnika w programie kadrowym: wskazuje błąd i konkretną pozycję, poprawki robi kadrowa
- Nie zna salda uczestnika na rachunku w funduszu: te dane są wyłącznie w portalu wybranej instytucji finansowej
- Nie wysyła pracownikom komunikatów o PPK bez zatwierdzenia przez kadrową
Częste pytania
Co się dzieje z integracją, gdy firma zmieni instytucję finansową?
Każda instytucja ma własny format pliku wymiany danych. Gdy firma podpisuje umowę z nową instytucją, aktualizujemy wzorzec pliku do jej specyfikacji, co zajmuje zwykle jeden dzień roboczy. Historia wpłat i dane uczestników zostają w programie kadrowym firmy i nie zależą od wyboru instytucji.
Czy asystent działa z instytucjami innymi niż PKO TFI i Nationale-Nederlanden?
Tak. Obsługujemy pliki w formacie wymaganym przez PZU, Allianz i Pekao TFI. Format pobieramy z aktualnej dokumentacji portalu pracodawcy danej instytucji przed wdrożeniem, więc integracja jest zgodna z bieżącą specyfikacją, nie z pamiętanym wzorcem sprzed roku.
Czy asystent wykryje błędy, zanim portal instytucji odrzuci plik?
Weryfikujemy te same pola, które portal sprawdza przy przyjęciu pliku: PESEL, numer rachunku uczestnika i kompletność wymaganych kolumn. Celem jest przyjęcie pliku za pierwszym razem. Gdy portal mimo to zwróci błąd dla konkretnej pozycji, asystent wskazuje tę pozycję i pomaga wygenerować plik korygujący.
Jak asystent pilnuje terminów przy dużej rotacji pracowników sezonowych?
Śledzenie terminów działa na każdym pracowniku z osobna, niezależnie od skali rotacji. Asystent codziennie sprawdza listę zatrudnionych i wylicza termin zgłoszenia do PPK od daty zatrudnienia każdej nowej osoby. Przy dużej rotacji ten mechanizm jest najbardziej przydatny: terminy nie wypadają z kalendarza.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: kadry, płace i rekrutacja
PPK jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.