Integracje / Clockify
Komunikacja, projekty i biuro
Integracja AI: Clockify
Podłączamy wpisy czasu z pól timeInterval, description, billable i hourlyRate oraz budżety projektów z Clockify API. Asystent redaguje załączniki do faktur, wykrywa projekty bliskie przekroczenia budżetu i wysyła przypomnienia o brakujących wpisach.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Dane z Clockify w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Budżety projektów z Clockify. Moduł zbiera budżety i wpisy czasu z Clockify i pokazuje, które projekty zbliżają się do limitu. PM widzi na jednym ekranie bieżące wykorzystanie każdego projektu, tempo spalania godzin oraz liczbę wpisów bez opisu, bez logowania do Clockify.
- Wyświetla procentowe wykorzystanie budżetu per projekt na bieżąco
- Oblicza tempo spalania godzin i szacuje, kiedy budżet się wyczerpie
- Zaznacza projekty, które przekroczyły próg alertu (domyślnie 80%)
- Zlicza wpisy bez opisu i pokazuje je przy nazwie projektu
- Pozwala wysłać alert do PM-a jednym kliknięciem ze szczegółami budżetu
Pytanie w czacie
Zamiast przepisywać wpisy z Clockify, właściciel dostaje gotowy opis prac po polsku: wystarczy przejrzeć i dołączyć do faktury.
Możesz przygotować opis prac dla Korso Digital za ten okres rozliczeniowy? Chcę coś zrozumiałego dla klienta, nie surową tabelkę z Clockify.
Karta w narzędziu
Karta projektu łączy dane budżetowe z Clockify z historią działań asystenta: PM widzi od razu, co się dzieje i jakie kroki czekają na jego decyzję.
Jeden ekran zamiast codziennego zaglądania do Clockify: PM widzi stan wszystkich budżetów i może zareagować, zanim projekt przekroczy limit.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Clockify włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyPola timeInterval.start, timeInterval.end, description, projectId, userId i znacznik billable dla każdego wpisu
AsystentWykrywa wpisy z pustym polem description i wysyła do pracownika pytanie tego samego dnia, zanim szczegóły wypadną z głowy
CzytamyBudżet projektu z typem (godzinowy lub kwotowy), hourlyRate wspólna lub per pracownik w projekcie
AsystentOblicza bieżące wykorzystanie budżetu i wysyła alert do PM-a przy przekroczeniu ustawionego progu, np. 80 procent
CzytamyZbiorcze wartości billable per projekt, klient i pracownik z reports.api.clockify.me za wybrany okres
AsystentRedaguje opis prac po polsku z grupowaniem tematycznym do dołączenia do faktury, zrozumiały dla odbiorcy bez dostępu do Clockify
CzytamyWpisy z billable = false per projekt, pracownik i przedział czasu: spotkania wewnętrzne, poprawki, onboarding
AsystentZestawia tygodniowy raport wzorców non-billable, żeby PM widział, gdzie marża znika, zanim zmieni zakres lub stawkę
CzytamyStawka kosztowa per pracownik zapisana w projekcie obok stawki billable
AsystentLiczy marżę projektu: przychód ze stawek billable minus koszt ze stawek costRate, układa raport rentowności per klient za miesiąc
CzytamyWpisy z project_id = null: godziny zarejestrowane bez przypisania do żadnego projektu w workspace
AsystentZestawia miesięcznie liczbę takich godzin per pracownik, żeby PM miał punkt startowy do rozmowy z zespołem o poprawnym logowaniu
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Ile godzin zostało w budżecie projektu Gamma?”
- „Który klient był w tym miesiącu najbardziej opłacalny?”
- „Kto z zespołu ma niekompletne wpisy z zeszłego tygodnia?”
- „Czy mogę dostać gotowy opis prac do faktury za październik?”
Co się zmienia
Ostatni dzień miesiąca skraca się do przeglądu gotowych załączników, a alerty budżetowe trafiają do PM-a zanim projekt przekroczy limit.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Clockify to narzędzie do rejestracji czasu pracy dostępne przez przeglądarkę i aplikacje mobilne na iOS i Android. Używają go głównie agencje, software house'y i firmy usługowe rozliczające klientów na podstawie przepracowanych godzin. Workspace grupuje pracowników, projekty i klientów w jednym miejscu, a dane przechowywane są w chmurze Clockify.
Na co dzień pracownicy dodają wpisy czasu z opisem czynności i przypisują je do projektu, oznaczając jako billable lub non-billable. Każdy projekt może mieć budżet godzinowy albo kwotowy, stawkę godzinową wspólną lub indywidualną per pracownik, a także pole costRate do liczenia kosztu po stronie firmy. Raporty zbiorcze dostępne są przez osobny endpoint Reports API.
Gdzie to działa najlepiej
właściciel agencji
Ostatniego dnia miesiąca chce wystawić faktury dla czternastu klientów. Przez cały miesiąc AI zbierał wpisy każdej nocy, grupował prace tematycznie i redagował opisy do załączników.
Z asystentem: Zamiast maratonu z Excelem właściciel przegląda gotowe załączniki przez kilka godzin i wysyła faktury tego samego dnia. Klient dostaje opis po polsku, nie tabelkę z godziną bez kontekstu.
project manager
PM zajęty bieżącą pracą nie zagląda do Clockify przez dwa tygodnie. Projekt zbliża się do granicy 80 procent budżetu i nikt tego nie śledzi na bieżąco.
Z asystentem: Asystent wysyła alert z konkretną liczbą: ile godzin zostało i przy obecnym tempie do kiedy starcza. PM może porozmawiać z klientem, zanim projekt przekroczy limit.
pracownik agencji
Pracownik kilka razy w tygodniu dodaje wpisy bez opisu. Pod koniec miesiąca nikt nie pamięta, co kryje się za wpisem '3h' sprzed dziesięciu dni, i nie da się tego użyć w nocie do faktury.
Z asystentem: AI flaguje puste wpisy tego samego dnia i wysyła przypomnienie, póki czynność jest świeża w pamięci. Liczba bezużytecznych wpisów spada bez pilnowania przez właściciela.
Jak się łączymy
Łączymy się z Clockify przez REST API z kluczem wygenerowanym w Profil > Ustawienia > API. Zapytania o wpisy i projekty trafiają na api.clockify.me/v1, raporty zbiorcze na osobny host reports.api.clockify.me/v1. Skrypt odpytuje API raz dziennie i zbiera wszystkie wpisy z poprzedniej doby. Pracujemy wyłącznie w trybie odczytu: żaden wpis nie jest tworzony ani zmieniany bez potwierdzenia.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze klienta. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych potrzebne do konkretnej odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych firmy. Klucz API musi należeć do konta z rolą Admin lub Owner w workspace'ie Clockify: niższe role dają dostęp tylko do wpisów właściciela klucza, a nie całego zespołu.
Czego potrzebujemy od Was
- Konto Clockify z rolą Admin lub Owner w workspace'ie firmy
- Plan płatny (Basic lub wyższy) dla Reports API z wartościami billable i dostępu do stawek godzinowych
- ID workspace'u Clockify i klucz API konta z odpowiednią rolą
- Uzupełnione stawki godzinowe i budżety projektów w Clockify, żeby AI liczył wartości, nie tylko godziny
- Osoba po stronie firmy do weryfikacji pierwszego przebiegu i ustawienia progów alertów budżetowych
Czego asystent nie robi
- Nie tworzy ani nie zmienia wpisów czasu w Clockify bez wyraźnej zgody użytkownika.
- Nie księguje i nie wystawia faktur: redaguje treść i dane do załącznika, decyzja o wysyłce należy do właściciela.
- Nie zastępuje project managera: informuje o stanie budżetu, nie podejmuje decyzji o zmianie zakresu ani stawki.
- Nie uzupełnia brakujących opisów ani dat wpisów za pracownika: może zapytać, ale nie wpisuje w jego imieniu.
Częste pytania
Czy alerty budżetowe i przypomnienia wychodzą automatycznie, bez naszej obsługi?
Tak. Po jednorazowym ustawieniu skrypt odpytuje Clockify każdej nocy i sam wysyła alerty oraz przypomnienia. Próg alertu, np. 80 procent budżetu, i odbiorców ustawiacie raz na etapie wdrożenia. Potem system działa bez nadzoru.
Czy możemy przejrzeć dane z poprzednich miesięcy, zanim zdecydujemy o pełnym wdrożeniu?
Clockify REST API pozwala odpytywać historię bez ograniczenia daty wstecz, w ramach dostępnego planu. Możemy uruchomić jednorazową analizę wcześniejszych miesięcy i pokazać np. rentowność projektów z ostatniego kwartału, żebyście mieli konkretne liczby przed decyzją.
Co jeśli część zespołu loguje czas w Clockify, a część w innym narzędziu?
Integracja działa na danych z Clockify. Godziny zarejestrowane poza nim nie są widoczne przez jego API i AI o nich nie wie. Żeby raport obejmował cały zespół i był kompletny, wszyscy muszą logować czas w jednym systemie.
Czy integracja zadziała, jeśli projekty mają różne stawki w różnych walutach?
Clockify przechowuje stawki per projekt i per pracownik w wybranej walucie. AI czyta te wartości bezpośrednio z API i liczy kwoty w jednostkach zapisanych w systemie. Jeśli projekt ma stawkę w EUR, raport pokaże EUR: nie przeliczamy walut bez wyraźnego polecenia.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: komunikacja, projekty i biuro
Clockify jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.