Integracje / Formularze Google
Integracja AI z Formularze Google
Podłączamy arkusz odpowiedzi z Formularzy Google i każde nowe wypełnienie trafia do AI, które czyta Sygnaturę czasową, pola opisowe i załączone pliki. Asystent kwalifikuje zgłoszenie, przypisuje je do właściwej osoby i wysyła pytanie zwrotne, gdy brakuje wymaganych danych.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Formularze Google. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Formularze Google
Formularze Google to bezpłatne narzędzie do budowania formularzy w usłudze Google Workspace. Większość polskich biur używa go już od lat: wnioski urlopowe, zgłoszenia usterek sprzętu, zapisy na szkolenia wewnętrzne, ankiety po projektach, zamówienia materiałów biurowych. Formularz może zawierać pola tekstowe, listy rozwijane, wybory wielokrotne, oceny i pola do wgrywania plików.
Każde wypełnienie trafia automatycznie do powiązanego arkusza Google Sheets jako nowy wiersz. Dane zostają w chmurze Google na koncie firmy i są dostępne z przeglądarki bez instalacji. Firmy z kilkoma formularzami mogą kierować odpowiedzi do jednego wspólnego arkusza albo do osobnych, po jednym na formularz. Arkusz odpowiedzi to główny pojemnik danych, z którym pracujemy.
Co podłączamy w Formularze Google
- Arkusz odpowiedzi: Sygnatura czasowa, adres e-mail i każda kolumna z polami formularza
- Pole opisowe: treść wpisana przez zgłaszającego do kwalifikacji sprawy
- Lista rozwijana Priorytet: wartość normalny, pilny lub krytyczny
- Załączniki pliku: zdjęcia i skany odczytywane i opisywane przez AI
- Kolumna Status: przegląd wierszy bez reakcji przekraczających ustalony próg
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Które zgłoszenia z dzisiaj nie zostały jeszcze przypisane do nikogo?"
„Do kogo poszło zgłoszenie serwisowe od Nowaka z piątku?"
„Co najczęściej wracało w negatywnych komentarzach ankiet w tym miesiącu?"
„Jakich pól najczęściej brakuje w zgłoszeniach z formularza usterek?"
Co dokładnie podłączamy w Formularze Google
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyData i godzina wysłania każdego wiersza, nadawana automatycznie przez arkusz w chwili przesłania formularza.
AsystentSprawdza, czy zgłoszenie wpłynęło poza godzinami pracy, i uwzględnia tę informację przy ustalaniu priorytetu i czasu reakcji.
CzytamyAdres zbierany przez formularz, gdy włączona jest opcja rejestrowania kont Google lub dodane ręczne pole tekstowe.
AsystentPorównuje z arkuszem przypisań klientów do opiekunów i kieruje zgłoszenie do konkretnego handlowca lub technika prowadzącego to konto.
CzytamyTreść wpisana przez zgłaszającego: opis usterki, pytanie, komentarz do usługi lub szczegóły prośby.
AsystentCzyta razem z wartością listy rozwijanej i wyciąga temat sprawy nawet wtedy, gdy nadawca wybrał opcję 'Inne' zamiast właściwej kategorii.
CzytamyWartości z pól jednokrotnego i wielokrotnego wyboru: rodzaj sprawy, lokalizacja, typ nieobecności, termin.
AsystentStosuje reguły kwalifikacji ustalone przed wdrożeniem i przypisuje zgłoszenie do właściwej osoby lub grupy, dołączając gotowe streszczenie.
CzytamyLink do pliku wgranego przez zgłaszającego: zdjęcie usterki, skan dokumentu, screenshot błędu.
AsystentOtwiera plik, opisuje, co na nim widać, i dołącza opis do zgłoszenia, zanim trafi do technika, bez konieczności otwierania załącznika.
CzytamyWartość wpisywana po każdej reakcji na zgłoszenie: Nowe, W trakcie, Zamknięte lub pusta komórka.
AsystentPrzegląda wiersze z wartością 'Nowe' lub pustą komórką przekraczające ustalony próg czasowy i wysyła przypomnienie z kopią do przełożonego.
CzytamyPary: ocena numeryczna od 1 do 5 i pole tekstowe z komentarzem po realizacji usługi lub zakończeniu projektu.
AsystentGrupuje komentarze tematycznie raz w tygodniu i pisze raport o powtarzających się wątkach w ocenach pozytywnych i negatywnych.
Co się zmienia
Koordynator przestaje przeglądać arkusz każdego ranka: zgłoszenia trafiają do właściwych osób automatycznie, a niezamknięte sprawy są wyłapywane bez jego nadzoru.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Formularze Google na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Formularze Google zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Formularze Google
Połączenie realizuje Google Apps Script, środowisko skryptowe wbudowane w każde konto Google Workspace, bez dodatkowej licencji. Skrypt nasłuchuje na zdarzenie przesłania formularza i w chwili pojawienia się nowego wiersza przekazuje jego treść do asystenta. Dane z formularza nie trafiają do zewnętrznej bazy: każde wywołanie obejmuje jeden świeży wiersz.
Asystent czyta dane z arkusza i zapisuje wynik wyłącznie do wyznaczonych kolumn w tym samym arkuszu: Przypisano do, Streszczenie, Brakujące dane. Dane zostają na koncie Google firmy i nie są trwale przechowywane poza nim. Asystent działa na serwerze portalu firmy, oddzielnie od infrastruktury Google.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do Google Workspace z uprawnieniami właściciela lub edytora na arkuszu odpowiedzi formularza.
- Lista reguł przypisania: kto z firmy dostaje które typy zgłoszeń i kto jest osobą domyślną przy niejednoznacznych sprawach.
- Ustalony próg czasowy dla przypomnień: po ilu godzinach bez zmiany Statusu uznajemy zgłoszenie za 'bez reakcji'.
- Lista wymaganych pól formularza, których brak ma blokować przekazanie zgłoszenia i uruchamiać pytanie zwrotne.
- Wyznaczona osoba po stronie firmy do weryfikacji pierwszych przypisań w tygodniu próbnym.
Gdzie to działa najlepiej
Koordynator biura
Co poniedziałek koordynator otwierał arkusz z kilkudziesięcioma wierszami z weekendu, czytał każdy i ręcznie rozsyłał e-maile do właściwych osób. Przy dużym natężeniu zajmowało to ponad godzinę przed rozpoczęciem innych zadań.
Z asystentem: Asystent przetwarza każde wypełnienie w chwili wpłynięcia. Koordynator dostaje rano gotowe zestawienie z przypisaniami i priorytetami. Do arkusza zagląda tylko przy zgłoszeniach oznaczonych jako niejednoznaczne.
Technik serwisowy
Technik dostawał zgłoszenie z opisem 'nie działa' bez nazwy urządzenia, lokalizacji ani zdjęcia. Dzwonił do zgłaszającego po podstawowe informacje, sprawa stała kilka godzin, zanim mógł zaplanować wizytę.
Z asystentem: Asystent wychwytuje brakujące pola przed przekazaniem zgłoszenia, pyta zgłaszającego e-mailem i scala odpowiedź z oryginalnym wierszem. Technik dostaje komplet danych od razu, w tym opis zdjęcia usterki.
Kierownik działu
Kierownik nie wiedział, czy technik zajął się pilnym zgłoszeniem sprzed kilku godzin. Żeby to sprawdzić, musiał otworzyć arkusz albo zadzwonić. Przy kilkudziesięciu otwartych sprawach nie było czasu na regularne śledzenie.
Z asystentem: Asystent co kilka godzin przegląda Status i przy przekroczeniu progu wysyła kierownikowi wiadomość z treścią zgłoszenia i czasem bez reakcji. Kierownik reaguje bez zaglądania do arkusza.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Formularze Google →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie zamyka spraw sam: zmiana Statusu na 'Zamknięte' wymaga działania przypisanej osoby lub potwierdzenia w arkuszu.
- Nie modyfikuje struktury formularza: etykiet pól, kolejności pytań ani ustawień obowiązkowości.
- Nie wysyła odpowiedzi merytorycznych do zgłaszającego: przypisuje, streszcza i pyta o brakujące dane, dalszy kontakt robi człowiek.
- Nie przypisuje jednoznacznie zgłoszeń wielotematycznych: trafiają do osoby domyślnej z adnotacją opisującą wątpliwość.
Pytania o integrację z Formularze Google
Czy AI może obsługiwać kilka różnych formularzy w tej samej firmie?
Tak, każdy formularz i powiązany z nim arkusz konfigurujemy osobno, z własnymi regułami kwalifikacji i przypisania. Można też kierować zgłoszenia z kilku formularzy do jednej wspólnej kolejki z podziałem na typy spraw. Przed wdrożeniem ustalamy, który schemat pasuje do struktury firmy i liczby formularzy.
Czy reguły przypisania można zmienić po uruchomieniu bez angażowania programisty?
Reguły kwalifikacji trzymamy w osobnym pliku konfiguracyjnym lub arkuszu przypisań, nie w kodzie skryptu. Zmiana osoby odpowiedzialnej za dany typ zgłoszeń albo dodanie nowej kategorii to edycja jednego wiersza w tym arkuszu. Taką zmianę może zrobić wyznaczona osoba po krótkim instruktażu, bez wiedzy technicznej.
Co dzieje się ze starymi zgłoszeniami w arkuszu sprzed wdrożenia AI?
Domyślnie asystent reaguje tylko na nowe wiersze pojawiające się po uruchomieniu integracji. Stare wiersze można przeprocesować jednorazowo na żądanie, na przykład po to, żeby uzupełnić kolumnę Przypisano do dla historycznych zgłoszeń. Zakres takiego przejścia ustalamy przed startem, bo przy dużym arkuszu może to zająć kilka minut.
Czy formularz musi wymagać logowania do konta Google, czy może być publiczny?
Formularz może być zarówno publiczny, jak i dostępny tylko dla osób zalogowanych w domenie firmy. W wersji z logowaniem arkusz automatycznie zapisuje adres e-mail zgłaszającego, co ułatwia routing i pytania zwrotne. W wersji publicznej pole e-mail trzeba dodać jako ręczne pytanie w formularzu, żeby asystent mógł odesłać prośbę o brakujące dane.
Piętnaście minut o Formularze Google
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Formularze Google, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Komunikacja, projekty i biuro
Formularze Google jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.