Integracje / Telegram
Integracja AI z Telegram
Podłączamy bota Telegram do odbierania zgłoszeń awarii ze zdjęciami od ekipy w terenie i potwierdzeń wykonanych zadań. Asystent zakłada zlecenia serwisowe z treści wiadomości, przypisuje wykonawcę i wysyła raport poranny do szefa.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Telegram. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Telegram
Telegram to komunikator zainstalowany na smartfonach z Androidem i iOS, dostępny bez korporacyjnego konta i bez licencji na stanowisko. Technik, montażysta, kierowca i każdy pracownik w terenie zna go z prywatnego użytku, więc nie wymaga szkoleń ani instalacji czegokolwiek nowego. Bot wygląda jak zwykły kontakt w telefonie: pracownik pisze do niego jak do człowieka, wysyła zdjęcie z opisem, a AI odbiera treść i podejmuje działanie w kilka sekund.
Historia wiadomości i przesłane pliki są przechowywane na serwerach Telegrama, szyfrowane w transmisji. Bot obsługuje przepływy w obu kierunkach: przyjmuje zgłoszenia, potwierdzenia i meldunki od ekipy w terenie, odpowiada na pytania o zlecenia i wysyła alerty, gdy w systemie firmy spełni się zdefiniowany warunek. Pasuje firmom, gdzie część zespołu siedzi w biurze przy systemach, a część jest w ruchu i nie loguje się do żadnego panelu przez telefon.
Co podłączamy w Telegram
- Zgłoszenia awarii ze zdjęciami: opis usterki, obiekt, priorytet i zgłaszający
- Potwierdzenia wykonania zadań: zamknięcie zlecenia i zmiana statusu w systemie
- Meldunki z postępu: godzina przybycia na miejsce i zakończenia pracy
- Dokumentacja fotograficzna: numer dokumentu i odczytana wartość z obrazka
- Raport poranny: nowe zgłoszenia, opóźnione zlecenia i zdarzenia krytyczne z nocy
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Co mam zabrać na zlecenie 118 i o której mam jechać do klienta?"
„Które zlecenia techników są niezamknięte i ile mają dni opóźnienia?"
„Ile awarii zgłoszono wczoraj i jakie były pilne?"
„Jakie alarmy uruchomiły się w nocy i kto na nie zareagował?"
Co dokładnie podłączamy w Telegram
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
Czytamyzdjęcie usterki, opis tekstowy, lokalizacja i ewentualny numer seryjny z tabliczki znamionowej
AsystentAnalizuje zdjęcie i treść łącznie, uzupełnia pola zlecenia serwisowego i powiadamia dyspozytora linkiem do nowego zadania
Czytamynumer zlecenia i słowa potwierdzenia w treści wiadomości tekstowej od pracownika
AsystentZamyka zlecenie i zmienia status w systemie bez klikania przez pracownika w żaden formularz
Czytamygodzina przybycia i zakończenia pracy zawarta w krótkiej wiadomości tekstowej
AsystentRozpoznaje typ zdarzenia i dopisuje je do logu zlecenia ze znacznikiem czasu z momentu wysłania wiadomości
Czytamyzdjęcia protokołów odbioru, stanów liczników i faktur od podwykonawców przesłane przez bota
AsystentWyciąga numer dokumentu lub wartość liczbową z obrazka i przypisuje plik do właściwego zlecenia w systemie
Czytamypytanie tekstowe pracownika zawierające numer zlecenia lub imię klienta
AsystentSprawdza stan zlecenia w systemie i odpowiada bezpośrednio na czacie, bez angażowania biura i bez telefonu
Czytamyzdarzenie z systemu: przekroczony próg temperatury, alarm maszyny lub przeterminowana płatność
AsystentWysyła konkretną wiadomość do wyznaczonej osoby lub grupy z datą, godziną i szczegółami zdarzenia, bez oczekiwania do rana
Czytamynumer zlecenia, przypisany technik i liczba dni od przekroczenia terminu zamknięcia
AsystentWysyła alert do technika i jego przełożonego jeden raz o ustalonej godzinie z numerem zlecenia i nazwą klienta
Co się zmienia
Ekipa w terenie zgłasza usterki przez Telegram bez logowania do panelu, zlecenia trafiają do systemu same, a szef widzi stan pracy każdego ranka w jednej wiadomości.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Telegram na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Telegram zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Telegram
Łączymy się z Telegramem przez oficjalne Bot API: bot odbiera wiadomości od pracowników i odsyła odpowiedzi. Asystent działa na serwerze firmy, nie na serwerach Telegrama, przetwarza treść i zdjęcia po swojej stronie, a wyniki zapisuje do systemu firmy przez jego API. Połączenie pracuje w trybie stałego odczytu i zapisu po weryfikacji przez AI, bez ingerencji człowieka w przepływy rutynowe.
Do identyfikacji pracownika przypisujemy konto Telegram do profilu w systemie firmy: pracownik nie loguje się osobno, a bot rozpoznaje go po numerze. Przesłane pliki i wiadomości są szyfrowane w transmisji, ale historia czatów pozostaje na serwerach Telegrama, nie na infrastrukturze firmy. Dla firm przetwarzających dane szczególnie wrażliwe warto omówić ten punkt z prawnikiem lub doradcą RODO przed uruchomieniem.
Czego potrzebujemy od Was
- Token bota Telegram zakładanego przez administratora firmy w panelu BotFather
- Lista pracowników terenu z przypisanymi kontami Telegram do kont w systemie firmy
- Dostęp API do systemu firmy (CRM, platforma zleceń) z uprawnieniami odczytu i zapisu
- Osoba po stronie klienta, która zmapuje przepływy: kto zgłasza co i jak trafia do systemu
- Lista reguł alertów i zakres raportu porannego ustalony przed uruchomieniem bota
Gdzie to działa najlepiej
Technik serwisowy
Technik fotografuje przepalony bezpiecznik w chłodni i pisze do bota: 'Awaria, chłodnia C3, market Kowalski, pilne'. AI rozpoznaje opis, analizuje zdjęcie i pyta o numer seryjny urządzenia, którego brakuje w wiadomości.
Z asystentem: Po odpowiedzi technika asystent zakłada zlecenie serwisowe z wypełnionymi polami i wysyła dyspozytorowi link z opisem i zdjęciem. Zero telefonów do biura.
Dyspozytor
Dyspozytor przegląda panel zleceń i widzi komplet aktualizacji od ekipy: 'Na miejscu 08:12', 'Praca zakończona 10:44', 'Dostawa 1423 zrealizowana'. Żaden z techników nie dzwonił do biura przez cały ranek.
Z asystentem: Asystent przypisał każdy meldunek do właściwego zlecenia z godziną. Dyspozytor dzwoni tylko wtedy, gdy trzeba podjąć decyzję, a nie po każde potwierdzenie z terenu.
Właściciel firmy
O 7:30 właściciel otwiera Telegram i czyta raport poranny: 3 nowe zgłoszenia awarii poprzedniego dnia, jedno zlecenie opóźnione o 2 dni, alarm temperatury w nocy podjęty przez dyżurnego w 22 minuty.
Z asystentem: Widzi, co wymaga jego decyzji, bez logowania do żadnego panelu. Odpisuje do bota albo dzwoni bezpośrednio do konkretnej osoby na podstawie raportu.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Telegram →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Asystent nie zatwierdza ani nie zamyka zleceń w systemie bez potwierdzenia od uprawnionej osoby w terenie.
- Nie wysyła wiadomości do klientów zewnętrznych firmy, tylko do pracowników i grup wewnętrznych.
- Nie przetwarza przez Telegram danych wrażliwych objętych szczególną ochroną, takich jak dane płatnicze klientów.
- Nie wykonuje poleceń od osób spoza przypisanej listy kont pracowników, nawet jeśli napiszą do bota.
Pytania o integrację z Telegram
Czy bot może obsługiwać kilka różnych grup pracowników naraz?
Tak. Jeden bot obsługuje osobne przepływy dla różnych ról: technik serwisowy, kierowca, magazynier. Każda rola trafia do innego modułu systemu. Grupy Telegram też działają: zbiorowe potwierdzenia od grupy techników obsługiwane są tak samo jak wiadomości indywidualne.
Co jeśli pracownik zmieni numer telefonu lub konto Telegram?
Identyfikacja opiera się na przypisaniu konta Telegram do pracownika w systemie firmy. Gdy pracownik zmieni konto, administrator aktualizuje przypisanie w panelu. Bot rozpoznaje nowy kontakt natychmiast po zapisaniu zmiany, a stara historia zleceń zostaje bez zmian.
Czy raport poranny można dostosować pod różnych odbiorców w firmie?
Tak. Właściciel, kierownik zmiany i dyspozytor mogą dostawać raporty z inną zawartością i o różnych godzinach. Właściciel widzi zdarzenia krytyczne i opóźnienia, dyspozytor dostaje listę zleceń do podjęcia, kierownik zmiany widzi stan swojego oddziału. Zawartość każdego raportu ustalamy przed wdrożeniem.
Czy można zacząć od jednego scenariusza i dołączać kolejne stopniowo?
Tak, to zalecany sposób. Najprościej zacząć od jednego przepływu: zgłoszeń awarii albo samego raportu porannego. Gdy pierwszy scenariusz działa sprawnie na realnych danych ekipy, dołączamy kolejne. Prostą wersję z dwoma, trzema scenariuszami uruchamiamy w kilka dni roboczych.
Piętnaście minut o Telegram
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Telegram, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Komunikacja, projekty i biuro
Telegram jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.