Integracje / Confluence
Komunikacja, projekty i biuro
Integracja AI: Confluence
Podłączamy drzewo stron i przestrzeni Confluence, czytamy treść, etykiety, makra Page Properties oraz historię edycji. Asystent odpowiada pracownikom na pytania z procedur, podaje tytuł strony z linkiem i wykrywa dokumenty czekające na przegląd.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem Confluence?
Łączymy się z Confluence przez REST API dla instancji Data Center albo Confluence Cloud API dla wersji chmurowej Atlassian, używając tokenu konta technicznego. Dostęp jest wyłącznie do odczytu: czytamy strony i metadane, ale nic nie zmieniamy bez potwierdzenia po stronie firmy.
- Na start potrzebujemy
- Konto techniczne w Confluence z tokenem API i uprawnieniami do odczytu wskazanych przestrzeni
- Czego asystent nie robi
- Nie edytuje ani nie tworzy stron w Confluence bez wyraźnego potwierdzenia osoby z firmy
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z Confluence w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Strony do przeglądu w Confluence. Moduł zbiera ze wszystkich przestrzeni Confluence strony z przeterminowanym przeglądem, brakującym właścicielem i etykietą do-weryfikacji. Widzicie w jednym miejscu, które dokumenty wymagają uwagi, kto jest właścicielem i ile czasu minęło od ostatniej aktualizacji. Po kliknięciu wiersza otwiera się karta strony z historią edycji i sugestią asystenta.
- Wyświetla strony po terminie przeglądu z polem 'Data przeglądu' z makra Page Properties
- Oznacza strony bez przypisanego właściciela etykietą błędu i grupuje je według przestrzeni
- Wykrywa strony osierocone, do których nie prowadzi żaden wewnętrzny link w przestrzeni
- Sprawdza, czy autor ostatniej zmiany nadal figuruje w katalogu użytkowników Confluence
- Generuje listę do wysyłki przypomnień do właścicieli stron po Waszym zatwierdzeniu
Pytanie w czacie
Asystent wskazuje konkretny fragment strony Confluence z odpowiedzią i od razu sygnalizuje, że sam dokument może wymagać aktualizacji. Wysyłkę przypomnienia do właściciela potwierdzacie jednym kliknięciem.
Ile dni mamy na zgłoszenie reklamacji do dostawcy przy brakujących pozycjach w dostawie? Sprawdź procedurę w Confluence.
Karta w narzędziu
Karta strony Confluence zbiera w jednym miejscu status, historię edycji i otwarte komentarze inline. Asystent wskazuje konkretną sekcję wymagającą poprawki i proponuje działanie, które zatwierdzacie jednym kliknięciem.
Moduł wskazuje, które strony Confluence wymagają Waszej uwagi: przeterminowane przeglądy, brakujący właściciel i strony osierocone w jednej tabeli. Wysyłkę przypomnień do właścicieli potwierdzacie jednym kliknięciem.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Confluence włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyHierarchia stron w wybranych przestrzeniach (np. HR, Sprzedaż, IT): tytuły, treść, nagłówki i tabele
AsystentOdpowiada na pytania pracowników, wskazując tytuł strony z linkiem i konkretny fragment pasujący do pytania
CzytamyEtykiety przypisane do stron, np. do-weryfikacji, onboarding, regulamin, archiwum
AsystentFiltruje dokumenty według etykiety i wskazuje strony oznaczone jako wymagające przeglądu lub aktualizacji
CzytamyPola Właściciel strony, Status i Data przeglądu pobrane z makra Page Properties na każdej stronie
AsystentOcenia wiarygodność informacji i flaguje dokumenty z przeterminowaną datą przeglądu lub brakiem właściciela
CzytamyData ostatniej modyfikacji i autor ostatnich zmian z historii wersji każdej strony w przestrzeni
AsystentWykrywa strony nieaktualizowane od ponad roku i sprawdza, czy właściciel strony nadal figuruje w systemie
CzytamyKomentarze inline powiązane z konkretnym fragmentem strony, widoczne w widoku edycji i recenzji
AsystentUwzględnia kontekst z komentarzy w odpowiedziach, gdy treść strony nie zawiera pełnego opisu procedury
CzytamyStrony bez etykiety i właściciela oraz wewnętrzne linki do formularzy lub stron docelowych w przestrzeni
AsystentWykrywa sieroty i zerwane odwołania, sygnalizując, że procedura może być niekompletna lub nieaktualna
CzytamyLogi pytań pracowników, na które asystent nie znalazł odpowiedzi w podłączonych przestrzeniach Confluence
AsystentProponuje szkielet nowej strony z tytułem, lokalizacją i sekcjami na podstawie wzorca powtarzających się pytań
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Ile dni mamy na zgłoszenie reklamacji do dostawcy?”
- „Jak wypełnić AWB dla kuriera DHL i co wpisać w pole Shipper reference?”
- „Gdzie jest procedura onboardingu dla nowego pracownika z działu IT?”
- „Co zrobić, gdy klient chce zwrot przy płatności BLIK po spakowaniu zamówienia?”
Co się zmienia
Pracownicy przestają dzwonić do innych działów po proste odpowiedzi, a lista stron wymagających aktualizacji trafia co miesiąc do właściwych osób.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Confluence to narzędzie do tworzenia i zarządzania firmową bazą wiedzy od Atlassian, używane w firmach technologicznych, produkcyjnych i usługowych, które potrzebują jednego miejsca na procedury, dokumentację i onboarding. Działy zakładają własne przestrzenie, w każdej budują drzewo stron z tekstem, tabelami i makrami, a kolejne osoby edytują strony, komentują je inline i przypisują właścicieli.
Dane żyją w strukturze przestrzeń-strona-podstrona. Każda strona może mieć etykiety, makro Page Properties z polami Właściciel i Data przeglądu oraz pełną historię wersji z autorami zmian. Confluence działa w dwóch wariantach: Data Center instalowany na serwerze firmy albo Confluence Cloud w infrastrukturze Atlassian.
Gdzie to działa najlepiej
Nowy pracownik IT
Zaczyna pracę i dostaje dostęp do Confluence z kilkudziesięcioma stronami w przestrzeni IT. Nie wie, które dokumenty są aktualne, od czego zacząć ani co musi zrobić w pierwszym tygodniu.
Z asystentem: Asystent generuje streszczenie Polityki bezpieczeństwa dostosowane do roli IT i wyciąga listę zadań na pierwszy tydzień z linkami do stron źródłowych. Pracownik nie traci dni na przeglądanie całej przestrzeni.
Pracownik logistyki
Musi wypełnić AWB dla przesyłki DHL, ale nie pamięta, co wpisać w pole Shipper reference. Wcześniej dzwonił po tę informację do starszego kolegi, blokując pracę obojga na kilka minut.
Z asystentem: Asystent wskazuje właściwą sekcję w przestrzeni Logistyka operacyjna z tytułem strony i linkiem. Pracownik dostaje konkretną wartość pola bez żadnego dzwonienia.
Kierownik działu HR
Co miesiąc musiał ręcznie przeglądać przestrzenie Confluence, żeby wyłowić strony nieaktualizowane od roku i wysyłać osobne wiadomości do właścicieli z prośbą o przegląd dokumentów.
Z asystentem: Asystent generuje listę stron wymagających przeglądu z przypisanymi właścicielami i wysyła powiadomienia automatycznie. Kierownik dostaje gotowy raport bez ręcznego przeglądania przestrzeni.
Jak się łączymy
Łączymy się z Confluence przez REST API dla instancji Data Center albo Confluence Cloud API dla wersji chmurowej Atlassian, używając tokenu konta technicznego. Dostęp jest wyłącznie do odczytu: czytamy strony i metadane, ale nic nie zmieniamy bez potwierdzenia po stronie firmy. Indeks wiedzy odświeżamy raz na dobę lub przy każdej zmianie strony.
Pliki i bazy zostają na serwerze firmy, a do modelu trafia tylko to, co potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta. Indeks obejmuje tylko przestrzenie wskazane przez firmę: pozostałe zostają poza zasięgiem. Fragmenty stron Confluence trafiają do modelu wyłącznie w celu przygotowania odpowiedzi.
Czego potrzebujemy od Was
- Konto techniczne w Confluence z tokenem API i uprawnieniami do odczytu wskazanych przestrzeni
- Dostęp do Confluence REST API lub Cloud API nadany przez administratora systemu
- Confluence Data Center lub Cloud (nie wycofana wersja Server bez aktywnego wsparcia)
- Osoba po stronie firmy do wskazania przestrzeni i weryfikacji pierwszych odpowiedzi asystenta
- Strony z uzupełnionym polem właściciela i statusu ułatwiają start, choć nie są obowiązkowe od razu
Czego asystent nie robi
- Nie edytuje ani nie tworzy stron w Confluence bez wyraźnego potwierdzenia osoby z firmy
- Nie usuwa, nie archiwizuje ani nie zmienia etykiet stron samodzielnie
- Gdy nie znajdzie odpowiedzi w dokumentach, informuje o tym wprost zamiast zgadywać
- Nie ocenia merytorycznej poprawności treści, tylko wskazuje stronę i cytuje fragment
Częste pytania
Co się stanie, gdy strona w Confluence zostanie usunięta?
Asystent odświeża indeks raz na dobę lub przy każdej zmianie strony. Gdy strona znika, przy kolejnym odświeżeniu przestaje pojawiać się w odpowiedziach. Jeśli pracownicy pytają o ten temat, asystent informuje wprost, że nie znalazł dokumentu, zamiast podawać nieistniejący link.
Czy asystent czyta wszystkie przestrzenie Confluence w firmie?
Podłączamy tylko przestrzenie, które wskazujecie na etapie wdrożenia. Konto techniczne otrzymuje uprawnienia do odczytu wyłącznie tych przestrzeni. Wasze prywatne projekty zarządu czy przestrzenie z danymi wrażliwymi zostają poza zasięgiem asystenta, o ile ich nie włączycie.
Czy pracownicy muszą logować się do Confluence, żeby pytać asystenta?
Nie. Pracownicy zadają pytania w interfejsie asystenta: w czacie w przeglądarce, Slacku lub Teams. Asystent podaje odpowiedź z tytułem strony i linkiem do Confluence. Kto chce zobaczyć pełny dokument, klika. Kto nie potrzebuje, ma gotową odpowiedź bez otwierania Confluence.
Czy asystent widzi strony z ograniczonymi uprawnieniami w Confluence?
Nie. Konto techniczne, przez które łączymy się z Confluence, dostaje uprawnienia tylko do przestrzeni, które wskazujecie. Strony lub przestrzenie, do których konto nie ma praw, są dla asystenta niewidoczne. Wy decydujecie, co wchodzi do integracji podczas konfiguracji.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: komunikacja, projekty i biuro
Confluence jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.