Jak AI przygotuje fakturę z Clockify i Toggl Track i wykryje projekty z przekroczonym budżetem?

Tak, Clockify i Toggl Track mają otwarte REST API i AI może się do nich podpiąć bez żadnych pośredników. Z tych danych wyciągniecie godziny per projekt, klient i osoba, stawki godzinowe, budżety i wpisy, których brakuje. AI zamieni to w gotowy załącznik do faktury z opisem prac, alert budżetowy zanim projekt przekroczy limit, i przypomnienie do pracownika, który zapomniał zalogować środę.

Ostatni dzień miesiąca w agencji: 14 projektów, maraton i jeden zmęczony właściciel

Znacie to. Jest 30., godzina 9 rano, do południa mają pójść faktury. Otwieracie Clockify, klikacie Detailed Report, filtrujecie po pierwszym kliencie, eksportujecie CSV, otwieracie Excela, sortujecie po projekcie, sumujecie godziny, mnożycie przez stawkę, dopisujecie opisy. Potem zamykacie plik i zaczynacie od nowa dla drugiego klienta. I trzeciego. Czternastego.

Gdzieś w połowie okazuje się, że Marek nie zalogował dwóch dni. Trzy wpisy mają pusty opis. Jeden projekt przekroczył budżet tydzień temu i nikt nie zauważył. Faktury wychodzą o 17. Klient dostaje tabelkę: "22h backend, 7h QA, 3h PM". Bez słowa wyjaśnienia. I ktoś w dziale klienta dzwoni: "co to jest ten QA, bo u nas ktoś kwestionuje tę pozycję".

Ten scenariusz da się zmienić. Nie przez lepszy Excel. Przez to, że AI robi tę pracę co noc przez cały miesiąc, nie w jeden ostatni dzień.

Jakie dane trzymają Clockify i Toggl Track i co można z nich wyciągnąć

W Clockify każdy wpis czasu ma kilka pól ważnych dla fakturowania. timeInterval.start i timeInterval.end dają dokładny czas pracy. description to opis, co robił pracownik: może być pusty, może być jedno słowo, może być całe zdanie. projectId wiąże wpis z projektem, userId mówi, kto pracował, billable to znacznik: czy ta godzina idzie do faktury, czy nie.

Do projektu przypisana jest hourlyRate, czyli stawka godzinowa, albo stawka per użytkownik, jeśli różne osoby są w tym samym projekcie rozliczane inaczej. Projekt ma też budget z typem godzinowym albo kwotowym oraz pole budgetType.

W Toggl Track pola są analogiczne: duration, description, project_id, user_id, billable. Projekty mają client_id, co ułatwia grupowanie wpisów po kliencie bez dodatkowego mapowania. Raporty są w osobnym endpoint Reports API v3: /summary zwraca agregaty za dowolny okres, /details każdy wpis z osobna wraz z opisem i wartością.

Co możecie wyciągnąć z obu systemów:

• Wszystkie wpisy za miesiąc, per projekt i per osoba, z opisami i stawkami
• Wartość prac po przemnożeniu przez stawki zapisane w systemie
• Budżet projektu i to, ile z niego zostało
• Wpisy z billable = false: czas, który nie idzie do faktury
• Wpisy z pustym description: godziny bez opisu, których nie da się użyć w nocie dla klienta
• Wpisy bez przypisanego projektu: czas "na powietrzu", który przepada bez śladu

Czego API nie da standardowo: historii zmian wpisów. Webhooka, który "pchałby" nowe wpisy w czasie rzeczywistym, też nie ma domyślnie. Clockify oferuje webhooki dla zdarzeń w wybranych planach płatnych, Toggl Track nie ma ich w standardzie. Praktyczne wyjście: skrypt pyta API raz dziennie, zbiera wszystkie wpisy z poprzedniej doby. Do rozliczeń miesięcznych w zupełności wystarczy.

Jak fizycznie wygląda podłączenie: API, klucze, uprawnienia i ograniczenia planów

Oba systemy to REST API z uwierzytelnianiem przez klucz API. W Clockify klucz generujecie w Profil > Ustawienia > API. Zapytania o dane operacyjne lecą na api.clockify.me/v1, raporty zbiorcze na osobny host: reports.api.clockify.me/v1. W Toggl Track token jest w Profile Settings > API Token, dane operacyjne pod api.track.toggl.com/api/v9, raporty pod api.track.toggl.com/reports/api/v3.

Żeby odczytywać dane innych użytkowników z workspace'u, musicie mieć rolę Admin lub Owner. Klucz API konta z niższą rolą widzi tylko własne wpisy tej osoby: nie macie dostępu do tego, co zalogowała reszta zespołu. To ważne na etapie konfiguracji.

Ważna sprawa przed planowaniem czegokolwiek finansowego: nie wszystkie plany dają pełny dostęp.

• Clockify Free: API do wpisów i projektów działa, ale Reports API z wartościami billable jest od planu Basic wzwyż. Stawki godzinowe i budżety projektów wymagają płatnego planu.
• Toggl Track Free: raport z wartościami billable wymaga planu Starter lub wyżej. Plan darmowy daje tylko godziny bez kwot.

Jeśli Wasze konta są na planach darmowych, AI policzy godziny, ale nie wartości. Zanim zaplanujecie integrację, sprawdźcie, co macie aktywne. Samo podłączenie to jednorazowa robota: skrypt, klucz API, ID workspace'u i dane płyną dalej automatycznie.

Co AI robi z wpisami czasu: od surowych danych do gotowego dokumentu i alertu

Tu zaczyna się praca, której Excel nie zrobi bez ręcznego pisania:

Załącznik do faktury po polsku, z opisem dla klienta. AI bierze wszystkie wpisy z danego projektu za miesiąc, czyta pole description każdego z nich i redaguje opis prac w języku zrozumiałym dla odbiorcy faktury: "W październiku zrealizowaliśmy wdrożenie modułu powiadomień email (8h), poprawki integracji z systemem płatności (4h) i przegląd bezpieczeństwa API (2h)." Opis bierze z wpisów, grupuje tematycznie i redaguje tak, żeby klient rozumiał, za co płaci. Nikt nie dzwoni z pytaniami.

Alert budżetowy zanim projekt przekroczy limit. Jeśli projekt ma budżet 60 godzin i do 20. miesiąca zużył już 54, AI wysyła wiadomość do project managera. Nie po przekroczeniu, bo wtedy jest za późno na rozmowę z klientem. Przed. Próg możecie ustawić sami: 70%, 80%, 90% wykorzystania budżetu.

Przypomnienie do pracownika o brakujących wpisach. AI przegląda ewidencję każdej osoby i wysyła: "Brakuje wpisów z 14.10 i 17.10. W trzech wpisach z zeszłego tygodnia nie ma opisu." Nie czeka do końca miesiąca. Pyta póki pracownik pamięta, co robił w środę.

Odpowiedź na bieżące pytanie project managera. PM pyta: "Ile zostało w budżecie projektu Gamma?" AI odpytuje API w czasie rzeczywistym i odpowiada: "Projekt Gamma: 42 z 60 godzin zużyte, zostało 18 godzin. Przy obecnym tempie budżet starcza do około 28. miesiąca." Bez otwierania Clockify, bez szukania raportu.

Możecie też ustawić tygodniowy digest dla project managerów: każdy PM dostaje w poniedziałek rano raport o stanie wszystkich swoich projektów z poprzedniego tygodnia: godziny, budżet, wpisy bez opisu, liczba osób aktywnych. Zero klikania. Zero szukania po zakładkach.

U jednego klienta, software house z dwunastoosobowym zespołem, ostatni dzień miesiąca skrócił się z maratonu trwającego do późnego wieczoru do dwugodzinnego przeglądu gotowych załączników. Faktury szły tego samego dnia. Właściciel mówił: "W końcu wiem, że nic nie pominąłem".

Czas non-billable, wpisy bez opisu i godziny bez projektu: gdzie cieknie praca agencji

Trzy miejsca, gdzie agencje regularnie tracą, nie zdając sobie z tego sprawy.

Pierwsze: godziny non-billable. Każde wewnętrzne spotkanie, każda poprawka błędu sprzed dwóch wersji, każdy onboarding nowego pracownika na projekcie klienta. Te godziny są w systemie, ale poza fakturą. AI raz w tygodniu pokazuje, ile tego narosło, kto ile ma i gdzie ten czas idzie. Nie ocenia: po prostu pokazuje. Żebyście widzieli wzorce zanim będzie za późno na decyzję o zmianie stawki albo zakresu projektu.

Drugie: wpisy bez opisu. Pole description jest w obu systemach opcjonalne. Pracownicy często klikają "dodaj wpis" i lecą dalej. Pod koniec miesiąca macie 15 wpisów "2h, 3h, 1,5h" bez słowa wyjaśnienia i nikt nie pamięta. AI flaguje takie wpisy na bieżąco i wysyła do właściciela wpisu pytanie, dopóki środa jest świeża w głowie.

Trzecie: wpisy bez projektu. W Toggl Track filtr project_id = null wyciąga wszystkie godziny zarejestrowane "na luzie", bez przypisania. Clockify analogicznie. AI zestawia to co miesiąc: ile godzin przepadło bez projektu, kto to robi, czy to jednorazowy incydent czy nawyk. Nikt w agencji nie lubi tego raportu. Ale wszyscy potem mówią, że to był dobry punkt startowy do rozmowy z zespołem o tym, jak logować czas.

Rentowność klientów i projektów: raport dla właściciela, który się nigdy nie składał sam

Rentowność klienta to nie to samo co przychód z klienta. Klient, który zamawia dużo, ale wymaga ciągłych poprawek, codziennych konsultacji i dziesiątek maili do wyjaśnienia każdej pozycji faktury, może być mniej opłacalny niż klient z mniejszym budżetem, z którym projekt idzie sprawnie i bez nerwów.

Clockify ma pole costRate per pracownik, które pozwala liczyć nie tylko przychód, ale i koszt projektu. Toggl Track w planie Business podobnie. Mając obie wartości: przychód (stawka billable razy godziny) i koszt (stawka kosztowa razy godziny), AI może co miesiąc pokazać właścicielowi, który klient daje realnie najlepszy wynik, gdzie godziny non-billable zjadają marżę, gdzie zakres projektu rozszedł się z oryginalną wyceną.

To jest raport, którego żaden standardowy widok w Clockify ani Toggl Track nie pokazuje od razu. Musiałby ktoś składać go ręcznie z eksportów co miesiąc. AI robi to automatycznie i układa w formę, którą właściciel przegląda w pięć minut, zanim wejdzie na rozmowę z klientem o przedłużeniu projektu.

Project manager widzi inne dane: ile godzin zostało w projekcie, gdzie tempo pracy jest wyższe niż zakładano, kto z zespołu jest przeciążony. AI odpowiada na pytania z obu perspektyw, bo dane są te same, tylko agregacja inna.

Od czego zacząć, żeby to działało za miesiąc

Zanim cokolwiek zadziała, sprawdźcie jedno: czy Wasze konta mają stawki godzinowe i budżety projektów ustawione w systemie. Bez tego AI policzy tylko godziny, nie wartości. Jeśli stawki są, macie gotową bazę.

Dobry punkt startowy to jeden projekt. Weźcie projekt, który właśnie się kończy, i poproście AI o przygotowanie załącznika do faktury na podstawie wpisów z tego miesiąca. Zobaczycie natychmiast, czy opisy są wystarczające, czy pracownicy logują czas sensownie, czy budżet był dobrze ustawiony. To najprostsza weryfikacja, zanim puszczacie to na wszystkie 14 projektów.

Kolejny krok: alert budżetowy. Gdy projekt wykorzysta 80% budżetu, AI wysyła wiadomość do PM. Jedno proste narzędzie, które zmienia to, że przekroczenie budżetu przestaje być niespodzianką w fakturze wysłanej do klienta. Zamiast tłumaczyć się po fakcie, macie tygodniowy bufor na rozmowę o zakresie.

Podłączenie obu systemów jednocześnie ma sens, gdy część Waszych klientów korzysta z Clockify, a część z Toggl Track. AI może zbierać dane z obu i dawać właścicielowi jeden widok na wszystkie projekty, niezależnie od narzędzia, z którego korzysta dany zespół.

Chcecie zobaczyć, jak to działa na Waszych danych? Zapraszamy na 15 minut rozmowy. Możecie też zajrzeć na realne wdrożenia w agencjach, które już to mają i fakturują bez maratonu ostatniego dnia miesiąca.