Konferencja branżowa: spersonalizowana ścieżka dla 2 400 uczestników

Sytuacja wyjściowa

Klient: agencja eventowa B2B specjalizująca się w konferencjach branżowych (technologia, finanse, retail), organizuje 18 wydarzeń rocznie. Konkurencja: 6 dużych agencji + agencje globalne wchodzące do Polski.

Konferencja 2 400 uczestników, 3 dni, 8 równoległych ścieżek, 140 prelegentów, 80 stoisk. Uczestnik dostawał drukowany program 80-stronicowy, miał 90 sekund na decyzję między 8 sesjami startującymi o 10:30. 73% sesji wybierał „bo kogoś znał" lub „bo tytuł brzmiał". Konkurencja podobne wydarzenia organizowała z app + matchmakingiem, ich satysfakcja była wyższa.

Jakie procesy weszły na AI

• Pre-event profilowanie uczestników — Uczestnik wypełnia 8-pytaniowy survey (zainteresowania, cele, branża, pozycja). AI generuje profil i zaczyna budować spersonalizowaną agendę.
• AI matchmaking uczestników — AI sugeruje 10 osób, z którymi warto się spotkać na podstawie profili + dostępności w grafikach. Uczestnik klika „zaproś" — AI proponuje slot 1:1.
• Spersonalizowana agenda — Każdy uczestnik widzi swój własny program dnia: 5 sesji rekomendowanych, 3 alternatywy, 4 sloty na 1:1, 2 sloty na networking break. Aktualizowane real-time jeśli sesja jest pełna lub odwołana.
• Asystent na evencie (głosowy) — Uczestnik pyta przez aplikację „gdzie jest sala 3", „kiedy zaczyna Magda Kowalska", „gdzie najbliższa kawa". AI odpowiada głosem natychmiast.

Architektura rozwiązania

Stack RedAI: Claude Opus 4.7 do komunikacji z uczestnikami, embedding e5-large do matchmaking (semantyczne dopasowanie zainteresowań i celów), graph algorithm do optymalizacji slotów spotkań 1:1. Integracje: rejestracja eventu, kalendarz, mapa eventu, transmisje sesji.

Dane klienta nie wychodzą poza prywatną instancję RedAI. Wszystkie wywołania modeli, retrieval z bazy wiedzy i operacje na systemach źródłowych logowane do audytu (NIS2, AI Act art. 12, RODO art. 32). Hooks Claude wymuszają deterministyczne kontrole uprawnień (ACL) przed każdym wywołaniem narzędzia.

Liczby i wyniki

Setup: 240 tys. zł (model + aplikacja + integracje). Opex: 14 tys. zł/mies. + per-event ~25 tys. zł. Korzyść: wyższa cena biletu + wyższa retencja sponsorów + większa skala. Payback w 2-3 evencie.

„Pierwsza konferencja, na której wyszedłem z 11 wartościowymi kontaktami zamiast 40 wizytówek do wyrzucenia."

— CEO firmy SaaS (uczestnik)

Co dalej

Kolejna faza: AI moderator paneli (sugeruje moderatorowi pytania w czasie rzeczywistym na podstawie reakcji audytorium), post-event recap dla każdego uczestnika (jego personalne podsumowanie tygodnia), generacja sales leads dla sponsorów na podstawie interakcji.

RedAI działa jako prywatna instancja w infrastrukturze klienta. Dane nie wychodzą poza firmę. Umówcie 30-minutowe demo — pokażemy analogiczne wdrożenie w Waszej branży i policzymy ROI na Waszych liczbach.