Pracownik nie pisze do HR o urlop, ekwiwalent, L4 — pyta AI i ma odpowiedź w 30 sek.

Sytuacja przed wdrożeniem

Producent komponentów elektronicznych, 650 osób. HR dostawało średnio 120 pytań dziennie przez maile, Teams, telefon, korytarz. 70% to powtarzalne pytania: urlop, L4, opieka nad dzieckiem, ekwiwalent za pranie, kiedy wypłata. Zespół 4-osobowy nie wyrabiał. Pracownicy frustrowali się, bo czekali 2–3 dni na odpowiedź.

Co zrobiliśmy

• Wgraliśmy do AI: regulamin pracy, regulamin wynagradzania, polityki urlopowe, kodeks pracy (wybrane artykuły), procedury BHP, układ zbiorowy, polityki benefitów.
• Bot dostępny w Teams + intranecie + przez kod QR przy stacjach roboczych (dla blue-collar bez komputera).
• Pracownik pisze "ile mam urlopu?" → AI sprawdza w Płatnik/Symfonia, odpowiada: "Masz 14 dni do wykorzystania, w tym 4 dni zaległego z 2025".
• "Czy mogę wziąć dzień na opiekę?" → AI: "Tak, masz 2 dni opieki/rok. Wykorzystałeś 0. Chcesz, żebym wygenerował wniosek?".
• Skomplikowane pytania (rozwód, wynagrodzenie, dyscyplinarka, mobbing) → AI eskaluje do konkretnej osoby z HR z briefem.
• Wniosek o urlop, L4, urlop ojcowski → AI generuje, pracownik podpisuje cyfrowo, manager dostaje do akceptu.

Rezultat

Pytania do HR: z 120 na 18 dziennie (85% spadek). Czas odpowiedzi pracownikowi: z 2.3 dnia na 14 sek. Wnioski urlopowe procesowane same w 92% przypadków. HR ma czas na rzeczy strategiczne (zatrudnianie, rozwój) zamiast administrowania pytaniami.